Met enkel ‘druk’ zijn red je het niet. Uiteindelijk draait het erom of jij je werk aan het eind van de week af hebt. Stop dus met enkel hard te werken en werk slimmer — geef je productiviteit een boost. Deze 5 ½ time management tips helpen je daarbij!
Je werkt elke dag ontzettend hard — tussen twee vergaderingen door lees je rapporten, help je direct iedere collega die jou aan de mouw trekt én sta jij altijd paraat wanneer er weer een brandje moet worden geblust. Kortom, je bent de hele dag druk in de weer.
Toch gebeurt het zelden dat je aan het einde van de dag je taken op tijd hebt afgerond. Hoe kan dat toch? Nou, daar kunnen we heel kort over zijn: je werkt dan misschien wel hard, dat betekent niet dat je ook werkelijk productief bezig bent.
5 1/2 time management tips helpen je productiviteit verhogen
Wil je daarom écht meer werk verzet krijgen dan zul je je werkwijze moeten veranderen — een simpele aanpassing in jouw dagelijkse bezigheden kan namelijk al een ontzettend verschil maken op de lange termijn.
Wat jij daarom nodig hebt zijn een aantal tips om je productiviteit te verhogen — 5 ½ wel te verstaan.
1. Focus op waardevolle taken
De meest doeltreffende manier om je productiviteit te verhogen is door je enkel bezig te houden met de taken en projecten die je dichterbij je doel brengen.
Logisch misschien, maar hoe veel uur per dag besteed jij niet aan het uitvoeren van ad hoc klusjes of andere tijdverspillers? Precies. Zulke taken slokken alleen maar kostbare tijd van je op, zonder dat ze daadwerkelijk iets bijdragen aan je productiviteit.
Bekijk daarom iedere dag wat daadwerkelijk waarde toevoegt aan je voortgang en werk hieraan. Om te bepalen welke taken dat zijn, stel jij jezelf 3 vragen:
Wat zijn mijn belangrijke taken/projecten op dit moment?
Welke acties kan alleen ik uitvoeren en behoren tot de kern van mijn functie?
Wat is nu de meest waardevolle besteding van mijn tijd?
Staat er bijvoorbeeld een vergadering van twee uur op het programma of vraagt een collega of je ‘even’ dit verslag kunt doornemen, vraag jezelf dan kritisch af of dit werkelijk wel de meest waardevolle besteding van jouw tijd is — je kan die tijd immers gebruiken voor het afronden van dat ene belangrijke project.
Zodra je hier bewust rekening mee houdt ben je al goed op weg, wil jij je productiviteit verhogen.
2. Kies jouw meest productieve moment
Vervolgens is het ook verstandig om na te denken over wat het beste moment is om die belangrijke taken uit te voeren. Je productiviteit verhogen is namelijk niet alleen rekening houden met wat je doet, maar ook wanneer en waar.
Zodra jij je diep moet concentreren op een intensieve taak, werkt het niet bevorderlijk als je dat midden in een kantoortuin doet, op het moment dat verschillende collega’s belafspraken hebben staan.
Kijk daarom per taak ook naar welk tijdstip je de meeste tijd en energie kunt opbrengen. Plan concentratietaken zoveel mogelijk in de ochtend wanneer je hoog in je energie zit. Werk eventueel thuis of ga apart zitten. Laag concentratiewerk en vergaderingen: na de lunch, zodra de gevreesde middagdip optreedt en jij je toch niet kunt toeleggen op intensieve taken.
Weten hoe je nog efficiënter je taken indeelt? Volg een training Time Management.
3. Productief zijn = delegeren
Een andere manier om meer gedaan te krijgen in minder tijd, is door taken te delegeren. Zodra namelijk iemand anders de taak sneller, beter of goedkoper kan uitvoeren, geef het dan uit handen. Op die manier kun jij je bezig houden met de werkelijk belangrijke taken en zo je productiviteit verhogen.
Let er natuurlijk wel op dat je delegeert en niet simpelweg doorschuift.
Enkel een taak over de schutting gooien omdat jij geen zin hebt om de taak uit te voeren werkt niet. Goed delegeren gebeurt daarentegen wanneer jij taken zó overdraagt dat zowel jij als de ander erop vooruit gaan. Hier lees je hoe je dat efficient doet.
4. Plan vooraf je belangrijkste werkzaamheden in…
Daarnaast zal ook zeker het hebben van overzicht bijdragen aan een hogere productiviteit. Zodra jij namelijk niet weet welke taken en projecten zich op jouw bordje bevinden, zie je niet alleen zaken over het hoofd, je geeft ad hoc zaken de kans je planning overhoop te gooien.
Leg taken en projecten daarom dan ook vast — gebruik hiervoor een agenda en een takenmanager (een goed werkende ‘to do’-lijst).
In je agenda plaats je alles dat tijdgebonden is. Denk aan afspraken, reistijden en taken die langer dan 30 minuten in beslag nemen.
In je takenmanager plaats je alle andere taken waarbij het uitvoeren korter duurt dan 30 minuten, zaken die je nog met anderen moet bespreken of dingen waar je nog op wacht.
Dit helpt jou ontzettend in het organiseren van je (werk)dag. Zodra jij namelijk vooraf precies weet wat je die dag of week kunt verwachten, kun jij daarop anticiperen.
5. … maar houd 30% ruimte voor ad hoc zaken
Wil jij je productiviteit verhogen dan zul je toch ook rekening moeten houden met die onvoorziene zaken. Je wil namelijk niet je hele rooster moeten omgooien omdat er zich plotseling een belangrijke taak voordoet.
Houd daarom je planning altijd flexibel door je agenda niet meer dan 70% vol te plannen en rooster niet alleen werktaken in, maar ook zeker privé-activiteiten, zoals sociale evenementen en tijd voor jezelf.
In een training Time Management leer je hier meer over, kijk er eens naar.
5½. Blijf je systeem finetunen.
Werk je voortaan aan de hand van deze tips, dan zul je snel merken dat je niet alleen meer in minder tijd krijgt gedaan, je zult ook minder fouten maken omdat je meer gefocust te werk gaat.
Let er wel op dat je hier niet te ver in doorslaat. Time management is namelijk geen magische oplossing voor teveel werk. Het is een tool die je helpt om je prioriteiten helder te krijgen, keuzes te maken en je tijd beter in te delen. Het voorkomt echter niet dat je keuzes zult moeten maken en dat anderen daar soms niet blij mee zijn.
Gun jezelf daarom af en toe de ruimte om te kijken wat je verder nog kunt verbeteren in jouw workflow maar ook om opnieuw te kijken naar wat je aandacht heeft en waar je focus moet liggen.
Zie het als een (leer)proces dat je met vallen en opstaan verder kunt verbeteren. Je werk is namelijk constant in beweging en daarnaast krijg je ook nieuwe inzichten. Het is ook niet voor niks dat cursisten bij ons gebruik kunnen maken van een opfriscursus.
Dus,
Je productiviteit verhogen? Met deze basis-tips kun jij een heel eind op weg:
- Houd je enkel bezig met waardevolle taken.
- Kies jouw meest productieve moment.
- Wees niet bang om taken te delegeren.
- Plan vooraf je belangrijkste werkzaamheden in…
- … maar houd 30% ruimte voor ad hoc zaken.
en onthoud:
5½. Blijf je systeem finetunen.
Meer weten? Volg een training Time Management!
Ben je nou nieuwsgierig naar wat je allemaal nog kunt om je productiviteit te verhogen, check dan eens deze pagina vol handige tips óf volg eens een training time management — daar leer hoe jij nog beter met je tijd en aandacht kunt omgaan.
Ervaar het dus een zelfs, die training Time Management en krijg nog meer werk gedaan in minder tijd — en dat in minder dan 1 dag!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
