Regelmatig hoor ik mensen zuchten dat ze de regie kwijt zijn. Ze lopen aan tegen het feit dat hun systeem vol staat met zaken waarvan ze eigenlijk niet weten of ze die er wel in willen hebben. Ze voelen zich meegezogen in van alles en nog wat. En aan het einde van de week hebben ze het gevoel dat ze bezig zijn geweest met dingen die anderen belangrijk vonden. Leer hier met me hoe je de regie weer terug krijgt.

Wat komt aan bod?

  1. Wat betekent regie over je werk hebben eigenlijk?
  2. Hoe merk je dat je de regie over je werk kwijt bent?
  3. Waardoor raak je de controle over je werkdag zo snel kwijt?
  4. Hoe krijg je weer grip op je werk als alles tegelijk belangrijk lijkt?
  5. Hoe kun je meer regie nemen over je planning en prioriteiten?
  6. Wat helpt als je werkdag steeds wordt overgenomen door ad-hoczaken?
  7. Hoe stel je beter grenzen om meer regie over je werk te houden?
  8. Wat is het verschil tussen druk bezig zijn en echt regie hebben?
  9. Regie terugkrijgen doe je niet alleen door harder te werken

Hoe ontstaat het gevoel dat je de regie kwijtraakt?

Het gevoel dat je de regie kwijt aan het raken bent, ontstaat zelden in één keer. Het sluipt erin. Er komt een project bij. Een verantwoordelijkheid erbij. Een paar extra mensen om rekening mee te houden. Een klant die meer van je vraagt. Een team dat groeit en ingewerkt moet worden. Je rol die wat opschuift. En voor je het weet ben je vooral aan het reageren. Op verzoeken, verwachtingen, problemen. Eigenlijk op alles wat langskomt.

En daar ontstaat dat gevoel van controleverlies. Drukte is niet per definitie verkeerd en ook groei niet, maar je koers onderweg kwijtraken is dat wel. Mensen zijn wel druk met varen maar hebben niet meer scherp wat hun bestemming ook alweer was. En als je niet helder hebt waar je naartoe wilt, voelt alles uiteindelijk urgent.

regie nemen is nadenken over je rollen

Regie over je werk terugkrijgen begint daarom niet bij meer uren maken, strakker plannen, nog sneller werken of nóg een tool. Het begint bij een veel belangrijkere vraag:

Hoe zie ik mijn eigen rol?

Pas als je daar weer helderheid over hebt, kun je bepalen wat je wilt bereiken. En pas daarna kun je besluiten wat vandaag, deze week en deze maand echt jouw aandacht verdient.

Maar first: wat betekent regie over je werk hebben eigenlijk?

Regie over je werk hebben is niet hetzelfde als controle hebben. Controle is een fantasie: de illusie dat jij alles kunt overzien, voorspellen en beheersen en dat het dan ook nog allemaal perfect uitkomt. Totale bullsh*t natuurlijk. Er zullen altijd onverwachte dingen gebeuren. Taken lopen uit, prioriteiten veranderen en er vallen zaken op je bord die je niet had kunnen voorzien. Regie houden is dus niet dat er niks onverwachts meer mag gebeuren. Het is ook niet dat niemand tussendoor iets van je mag willen. 

Regie is iets anders. Regie betekent als je het mij vraagt dat jij helder hebt waar je naartoe wilt en dat je onderweg bereid bent om bij te sturen. Vergelijk het met een schip, maar jij staat wel aan het roer.  Als je bestemming duidelijk is, kun je koers houden. Dan kun je ook omgaan met tegenwind, vertraging, gedoe of onverwachte wendingen. Maar jij bepaalt wel waar je wél en niet in meegaat.

Wat gaat er dan vaak mis?

Maar: heb je die bestemming niet helder, dan wordt het een ander verhaal. Dan vaar je niet echt ergens naartoe. Dan beweeg je vooral op wat er op dat moment gebeurt. Dan bepaalt het onverwachte je wending. Sterker nog: dit wordt je richting. Inclusief alle andere dingen die je pad kruisen. En dat is precies wat er in werk ook gebeurt. Veel mensen hebben wel het gevoel dat ze de regie kwijt zijn, maar hebben nog niet scherp waar ze dan eigenlijk wél naartoe willen.

Ze storen zich aan de verstoringen maar hebben niks om er tegenover te plaatsen: hun eigen koers. 

Daarom kijk ik bij regie altijd naar drie niveaus:

  1. Het eerste is functieniveau. Waar ben jij eigenlijk voor? Welke rol heb jij binnen je organisatie, team of onderneming? Welke verantwoordelijkheden horen daarbij, en welke niet? Ik vat dat zelf bij voorkeur samen in 3 of 4 petten. In mijn boek Full Focus op wat echt belangrijk is noem ik dit het O.M.A.-principe.
  2. Het tweede is doelniveau. Wat wil jij, vanuit die rol, de komende tijd bereiken? Waar moet je op sturen? Waar wil je voortgang op boeken? Kortom: wat zijn je projecten, je aandachtspunten en je grote klussen? Het verschil tussen projecten en aandachtspunten leg ik uit in mijn eerste boek Elke dag om 15:00 klaar.
  3. Het derde is operationeel niveau. Wat betekent dat concreet voor vandaag, deze week en deze maand? Welke projecten, taken, afspraken en acties horen daar dan bij? En vooral: hoe organiseer je al dat spul in een overzichtelijk systeem.

Waarom is dit onderscheid belangrijk?

Dat onderscheid tussen die drie niveaus is belangrijk, omdat veel mensen regieverlies vooral ervaren op operationeel niveau. Hun dagen lopen vol. Hun hoofd raakt vol. Hun agenda wordt overgenomen. Maar de oorzaak zit vaak hoger. Ze hebben onvoldoende helder waar ze op functie- en doelniveau eigenlijk voor (zouden moeten) staan. En dan is het niet vreemd dat de operatie het overneemt. 

Of zoals docent en auteur Terence McKenna ooit zei:

“If you don’t have a plan, you become part of somebody else’s plan.”

Hoe merk je dat je de regie over je werk kwijt bent?

De meeste mensen merken het eerst aan hun gevoel en pas daarna aan hun gedrag. Ze voelen eerst onrust, drukte, volte en opgejaagdheid. Ze hebben het idee dat ze de hele dag bezig zijn, maar niet met de dingen waar ze eigenlijk op afgerekend worden. Ze zijn veel aan het doen, maar boeken te weinig voortgang op wat er echt toe doet. Dat zijn vaak de eerste signalen.

Je merkt het ook aan de momenten waar jouw echte werk uiteindelijk gedaan wordt. Niet midden op de dag, maar aan de randen ervan. Aan het einde van de middag. In de avond. Aan het einde van de week. In de momenten waarop anderen eindelijk stil zijn en jij nog snel probeert toe te komen aan wat je eigenlijk al veel eerder had moeten doen.

Een ander signaal is dat andermans prioriteiten steeds vaker jouw planning bepalen. Je reageert veel. Je springt bij. Je lost op. Je helpt. Je past je aan. Allemaal begrijpelijk. Maar als je niet uitkijkt, word je daar langzaam heel druk van en tegelijk steeds minder effectief.

Nog een signaal: je hebt wel allerlei wensen, maar ze blijven vaag. Je zegt bijvoorbeeld dat je meer wilt ondernemen, strategischer wilt werken, meer tijd wilt voor acquisitie of eindelijk eens wilt bouwen aan iets nieuws. Alleen: zolang dat op wensniveau blijft hangen en niet vertaald wordt naar echte doelen en concrete keuzes, blijft het vooral een verlangen. Geen koers.

Je bestemming moet helder zijn

Want als jouw bestemming vaag blijft, dan wint het operationele altijd. Dan krijgen de meest concrete dingen voorrang. De mail die nu binnenkomt. De vraag die nu wordt gesteld. Het probleem dat nu opgelost moet worden. Niet omdat dat per se belangrijker is, maar omdat het duidelijker aanwezig is. Het lijkt dringender.

Dat is misschien wel het pijnlijkste kenmerk van regieverlies: je bent niet alleen druk met de verkeerde dingen, je legt het vaak ook nog uit alsof het logisch is. Alsof jouw kracht is dat je altijd beschikbaar bent, altijd kunt schakelen, inspringen en leveren.

In je hoofd klinkt dat als iets nobels. Maar in de praktijk is het heel vaak gewoon een symptoom van het feit dat je je eigen koers niet scherp genoeg bewaakt.

Waardoor raak je de controle over je werkdag zo snel kwijt?

Veel mensen denken dat ze de regie over hun werk verliezen omdat ze simpelweg te veel te doen hebben. Soms is dat ook zo. Maar vaak is dat niet het echte probleem. Het echte probleem is dat ze wel reageren op wat er vandaag op hen afkomt, maar onvoldoende helder hebben waar dat toe in verhouding moet staan. Anders gezegd: ze zitten zo diep in de uitvoering dat ze niet meer sturen vanuit functie en doelen.

En dan gebeurt er iets voorspelbaars: de operatie wint altijd. Dat is ook logisch. Het operationele niveau is concreet. Een mail die binnenkomt is concreet. Een collega met een vraag is concreet. Een klant die iets wil is concreet. Een probleem dat nu speelt is concreet. Terwijl jouw echte koers vaak abstracter is. Die vraagt denkwerk, rust en afstand.

En zolang je niet helder hebt waar jij eigenlijk voor bent, blijft bijna alles bespreekbaar. Dan worden taken op jouw ‘bord’ toegevoegd zonder dat er iets afgaat. Dan schuift je rol langzaam op zonder dat je daar bewust “ja” tegen hebt gezegd. Dan laat je andere mensen steeds meer bepalen wat belangrijk is. Niet per se omdat zij dominant zijn, maar omdat jij je eigen koers niet scherp genoeg bewaakt.

Wat doet groei hier nog bij?

Groei versterkt dat probleem vaak alleen maar. Je ontwikkelt je. Je krijgt meer verantwoordelijkheden. Je bedrijf groeit. Je team groeit. Je wordt op meer plekken voor gevraagd. En ondertussen verdwijnen er zelden vanzelf taken van je bord. Dus groeit niet alleen je werk, maar ook de ruis eromheen. 

Dat is precies waarom mensen zich dan afvragen waarom hun werkdag hen steeds overkomt. Vaak niet omdat ze lui zijn, maar omdat ze te betrokken zijn. Ze willen helpen, kansen pakken en niemand teleurstellen. Alleen zonder duidelijke koers wordt betrokkenheid al snel versnippering.

En dan krijg je dat bekende patroon: je bent de hele dag hard aan het werk, maar je belangrijkste werk schuift alsnog door.

Hoe krijg je weer grip op je werk als alles tegelijk belangrijk lijkt?

Door te stoppen met alles op hetzelfde niveau te behandelen. Als alles belangrijk lijkt, ontbreekt het jou aan onderscheid. Meer grip krijg je dan niet door nóg harder in je takenlijst te duiken. Je krijgt grip door omhoog te gaan.

  • Eerst naar functieniveau: waar ben ik eigenlijk voor? Welke verantwoordelijkheid is van mij en welke niet? 
  • Dan naar doelniveau: wat wil ik, vanuit die rol, de komende tijd echt bereiken qua projecten en aandachtspunten? 
  • En pas daarna naar het operationele niveau: wat moet er vandaag, deze week en deze maand concreet gebeuren om die koers te varen?

Veel mensen doen het andersom. Ze beginnen bij de waan van de dag en hopen ergens tussendoor ook nog aan hun echte werk toe te komen. Maar zonder duidelijke koers wint altijd datgene wat het hardst piept.

Neem iemand die zegt: “Ik wil meer bezig zijn met ondernemen.” Oké, maar dat is nog geen koers. Pas als je dat concreet maakt, ontstaat er richting. Wil je je netwerk vergroten? Een nieuw product ontwikkelen? Structureel aan acquisitie doen? Strategischer werken aan je positionering? Make up your mind.

Dán kun je bepalen welke projecten, acties en keuzes daarbij horen. Dat is regie: niet dat je alles onder controle hebt, maar dat je weet welke kant je op wilt en dus ook beter kunt beoordelen waar je wel en niet op reageert.

Hoe kun je meer regie nemen over je planning en prioriteiten?

Door planning te zien als het praktische verlengstuk van je koers. Veel mensen hebben wel taken, afspraken en losse acties in beeld, maar die hangen niet stevig genoeg aan hun functie en doelen. Dan krijg je geen planning, maar een verzameling “dingen” die aandacht vragen. Regie nemen over je planning begint daarom niet in je agenda, maar erboven. Eerst moet helder zijn waar jij voor bent en wat je wilt bereiken. Pas daarna krijgt planning betekenis.

Dat betekent ook dat prioriteiten niet alleen gaan over wat urgent is, maar vooral over wat relevant is.

Veel mensen plannen vooral datgene wat concreet is: overleg, deadlines, vragen, verzoeken. Hun eigen doelen zijn abstracter en schuiven daardoor makkelijk op. Precies daarom is een goed systeem zo belangrijk. Niet omdat een agenda of takenmanager magisch is, maar omdat jouw koers ergens zichtbaar moet worden. Buiten je hoofd.

Ik zie bij mensen die de regie kwijt zijn bijna altijd hetzelfde probleem: ze hebben geen betrouwbaar systeem waarin duidelijk is wat hun grotere doelen zijn, welke projecten daaruit voortkomen en wat dat operationeel van hen vraagt. Dan wordt plannen al snel een vorm van hopen.

En hoop is een beroerde strategie.

Wat helpt als je werkdag steeds wordt overgenomen door ad-hoczaken?

Om te beginnen: accepteren dat ad-hoc erbij hoort. Het is altijd een deel van je functie en dus een deel van je dag. Je werk is geen gecontroleerde laboratoriumomgeving waarin niks mis kan gaan. Mensen hebben vragen. Dingen veranderen. Problemen ontstaan. Zeker als je met anderen werkt, zal niet alles lopen zoals jij had bedacht. Shit happens.

Maar dat is nog geen reden om je koers los te laten. Veel mensen gebruiken ad-hoc als bewijs dat plannen toch geen zin heeft. Dat is je reinste onzin. Persoonlijk vind ik het zelfs een zwaktebod. Juist omdat er onverwachte dingen gebeuren, heb je koers nodig. Anders neemt ieder incident het stuur van je over.

Ad-hoc wordt vooral gevaarlijk als jij niet helder hebt waar jij wel en niet van bent. Dan voelt bijna alles als iets waar jij op moet reageren.

Wat helpt, is dus vooral helderheid:

  • waar ben ik wel van?
  • waar ben ik niet van?
  • wat heeft nu echt voorrang?
  • hoeveel ruimte houd ik vrij voor verstoringen?

In deze video vertel ik je meer over deze ad hoc taken en vooral: waarom deze helemaal niet zo ad hoc zijn als je misschien denkt.

Daarnaast helpt het om kritischer te worden op wat echt ad-hoc is. Veel dingen zijn niet urgent, maar slecht voorbereid, onduidelijk of gewoon van iemand anders. Niet alles wat op je pad komt, vraagt dus om een koerswijziging.

Hoe stel je beter grenzen om meer regie over je werk te houden?

Grenzen stellen klinkt voor veel mensen harder dan het is. Ze denken aan afwijzingen, mensen teleurstellen of bot worden. Maar in de kern gaat grenzen stellen niet over afstand nemen van anderen. Het gaat over trouw blijven aan je koers.

Dat is nodig, want jouw omgeving heeft ook doelen, belangen en urgenties. Collega’s willen iets van je. Klanten willen iets van je. Je team wil iets van je. De organisatie wil iets van je. Prima. Maar als jij daar geen eigen koers tegenover zet, word je vanzelf een verlengstuk van andermans prioriteiten.

Grenzen stellen begint dus bij helderheid voor jezelf:

  • Waar ben ik van?
  • Wat hoort bij mijn rol?
  • Wat verdient mijn tijd nu echt?
  • En wat trekt mij structureel weg van mijn eigen doelen?

Pas als dat helder is, kun je ook naar buiten toe duidelijk worden. Dan zeg je niet zomaar nee omdat je ergens geen zin in hebt, maar omdat je weet waar je wel verantwoordelijk voor bent.

Hetzelfde geldt naar jezelf. Niet alles wat jij wilt of bedenkt, hoeft nu. Niet ieder idee verdient meteen uitvoering. Ook dat is regie: erkennen dat sommige wensen nog geen prioriteit hebben. Soms is het al genoeg om ze op te vangen in een time management systeem en later terug te pakken.

Wat is het verschil tussen druk bezig zijn en echt regie hebben?

Druk zijn is niet hetzelfde als regie hebben. Sterker nog: veel mensen die de regie kwijt zijn, zijn juist heel druk. Hun dagen zitten vol, hun hoofd ook. Ze reageren snel, schakelen veel en lossen van alles op. Van buiten ziet dat er soms zelfs indrukwekkend uit.

Maar drukte is een slechte graadmeter. Je kunt de hele week vol zitten en toch geen regie hebben. Dan ben je vooral bezig met wat zich aandient, wat urgent voelt en wat anderen jouw kant op schuiven.

Regie ziet er vaak minder spectaculair uit. Iemand met regie is niet per se rustiger, maar meestal wel helderder. Die weet waarom bepaalde dingen wel op de agenda staan en andere niet. Die kan uitleggen welke doelen nu voorrang hebben. Die laat zich nog steeds verrassen door de werkelijkheid, maar niet bij ieder zuchtje wind uit koers trekken.

Dat zijn de verschillen:

  • Druk bezig zijn is reactief. Regie hebben is richting houden.
  • Drukte zegt: ik ben de hele dag in beweging. Regie zegt: ik weet waarom.

In de Tijdwinst Podcast spreek ik met medecoach Patrick van der Gulik over dat druk zijn geen productief zijn is. Bekijk deze interessante aflevering hieronder.

Conclusie: de regie over je werk terugkrijgen doe je dus niet alleen door harder te werken

Merk je na het lezen van dit artikel dat je eigenlijk al langer te veel reageert en te weinig stuurt? Dat je dagen vollopen met ad-hoczaken, verwachtingen van anderen en werk waar je steeds minder energie van krijgt? Dan is het misschien tijd om daar niet nog langer zelf op te blijven puzzelen.

In een persoonlijk coachingstraject kijken we samen waar jij de regie precies bent kwijtgeraakt en welke taken, rollen en verwachtingen daarin een rol spelen. Maar vooral: hoe je weer koers aanbrengt in je werk door helder te krijgen waar jij van bent, wat echt belangrijk is en hoe je daar in de praktijk ook tijd, aandacht en grenzen aan geeft.

Ik zelf of een van onze andere ervaren coaches helpt je om weer grip te krijgen op je planning, je prioriteiten en je werkplezier. Zodat je niet langer geleefd wordt door alles wat op je afkomt, maar weer bewust stuurt op wat voor jou echt telt.

Wil je daar serieus werk van maken? Bekijk dan ons coachingstraject persoonlijke effectiviteit en ontdek hoe je weer rust, overzicht en regie terugkrijgt.

Björn Deusings
Persoonlijke effectiviteit expert en coach