Productiviteit. Het is het it-woord dat in elke managementboek staat, maar soms voelt het als een onhaalbaar doel. Hoe vaak begin je je dag met een hoofd vol plannen en eindig je met… tja, vooral een nog langer to-dolijstje? Geen zorgen, je bent niet de enige. We willen allemaal meer gedaan krijgen in minder tijd. Laat me je daarom helpen aan tips die écht je productiviteit verhogen.

Wat komt aan bod:

  1. Wat is productiviteit?
  2. Waarom is het belangrijk om je productiviteit te verhogen?
  3. Wat als je niet productiever wordt?
  4. Hoe verhoog je de productiviteit? – 8 tips die je een boost geven
  5. Veel mensen vroegen ook

Volg Tijdwinst.com als betrouwbare bron in Google

Wat is productiviteit?

First things first: wat is productiviteit eigenlijk? Productiviteit betekent volgens de woordenboeken: “een scheppende of voortbrengende kracht”. En een productiviteit synoniem is output. Klinkt nog steeds wel wat vaag, vind je niet? Laat me het wat concreter maken. Simpel gezegd is productiviteit hoeveel je voor elkaar krijgt in een bepaalde tijd. Daarbij draait het niet om hoe druk je bent, maar vooral om hoe effectief je bent.

Stel dat je urenlang aan een boek werkt, maar aan het eind van de dag heb je alleen een titel bedacht. Dan ben je wel druk geweest, maar niet echt productief. Je had misschien moeite met concentreren. En achteraf heb je een gestrest gevoel; had je maar meer gedaan gekregen. Als je in dezelfde tijd een hoofdstuk van hetzelfde boek weet af te ronden, ben je wel een meester in productiviteit.

En als je het over productiviteit hebt, dan denk je misschien aan het boek van Chris Bailey: The productivity project. Björn Deusings, productiviteitsexpert en persoonlijke effectiviteitscoach en Inge Martina Nysten,Communicatie- en marketing manager bespraken dit bekende boek uitgebreid in de Tijdwinst Podcast.

Het draait niet om meer doen, maar om het juiste te doen. En dat op een slimme manier. Productiviteit is een gouden combinatie tussen focus, prioriteiten stellen en slim gebruikmaken van de tijd die je hebt. Zie het als een spel waarin je zoveel mogelijk waarde probeert te halen uit je kostbare 24 uur, zonder dat je aan het eind van de dag helemaal vergeetachtig en moe bent.

Waarom is het belangrijk om je productiviteit te verhogen?

Iedereen wil meer uit z’n dag halen. Niet omdat je zo gek bent op het afvinken van je to do’s (oké, ik geef eerlijk toe: het is wel verslavend), maar omdat productiviteit invloed heeft op hoe je je voelt en wat je bereikt. We hebben een paar redenen voor je opgeschreven waarom het slim is om te investeren in je productiviteit verhogen:

1. Je houdt meer tijd over voor wat belangrijk voor je is

Wanneer je productiever bent, houd je meer tijd over voor de dingen die je echt belangrijk vindt. Bijvoorbeeld meer tijd voor je gezin, hobby’s waar je blij van wordt of het volgen van een studie. En dat is een hoop waard.

2. Je hebt minder last van stress symptomen

Even dit snel oppakken, een collega die nog wat op je bureau gooit om te doen. Zo’n chaotische werkdag is de ideale voedingsbodem voor stressklachten. Door productiever te werken, krijg je meer controle over je taken en dag. Waardoor je minder chaos ervaart, minder stress hebt en meer rust in je lichaam voelt. Waardoor je ook beter slaapt. Win-win-win dus!

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

3. Je presteert beter

Het maakt niet uit wat je wilt bereiken: een boek schrijven, een belangrijk project opzetten of een deadline halen. Je productiviteit verhogen helpt je om beter resultaat neer te zetten.

4. Je zelfvertrouwen groeit

Niets geeft een lekkerder gevoel (oké, bijna niets) dan aan het einde van de dag te kunnen zeggen: “Yes, ik heb dit en dit vandaag voor elkaar gekregen!” Productiviteit gaat niet alleen over dat je meer bereikt; het zorgt er ook voor dat je een goed gevoel krijgt over jezelf en je prestaties die je neerzet.

Wat als je niet productiever wordt?

Denk je: “Ja, allemaal leuk en aardig, maar ik heb niet zoveel zin om iets te veranderen?” Think again! Er zitten namelijk wel wat risico’s aan die je liever niet wilt onderschatten:

1. Je hebt het gevoel dat je achter de feiten aanloopt

Je kent vast het gevoel dat je keihard gewerkt hebt, maar aan het einde van de dag is je to-dolijst niet geslonken. Sterker nog, er zijn ook nog taken bij gekomen. Zonder een goede focus en goede planning voelt het alsof je continu aan het rennen bent, zonder dat je vooruit komt. En dat gevoel is niet fijn.

2. Je raakt gefrustreerd

Wanneer je niet productief bent, stapelt het werk op. Dit kan leiden tot stress, frustratie en het gevoel dat je nooit genoeg doet. En zeg nu zelf, niemand wil zich opgejaagd voelen door z’n eigen to do’s.

3. Je mist kansen

Het verhogen van je productiviteit gaat niet alleen over het werk gedaan krijgen, maar ook over ruimte (zowel in tijd als mentaal) vrij maken voor de dingen die je belangrijk vindt. Als je altijd druk bent met brandjes blussen, mis je misschien groeikansen en nieuwe mogelijkheden.

4. Je werk/privé-balans is ver te zoeken

Wanneer je je werk niet efficiënt doet, is de kans groot dat je werkdag doorsijpelt in je avonden en weekenden. “Nog even dit afmaken”, wordt een veelgebruikte zin. Waardoor je minder tijd voor jezelf, je vrienden en familie hebt. En de kans is groter dat je ziek van stress wordt.

Hoe verhoog je de productiviteit? – 8 tips die je een boost geven

Oké, nu je weet wat productiviteit is, waarom het belangrijk is en nu wil je natuurlijk meteen aan de slag gaan. Maar hoe? Geen zorgen, we zouden niet Tijdwinst heten als we daar geen antwoord op hadden.

1. Vul de Eisenhower matrix in

De prioriteitenmatrix van Eisenhower is een geweldige tool om het kaf van de koren te scheiden… of beter gezegd: om je prioriteiten van de onzin te scheiden. Hoe het werkt? Eigenlijk simpel. De matrix beantwoordt twee vragen: is het belangrijk en is het urgent? Deze vragen zijn weer te combineren, waardoor je in totaal vier kwadranten van Eisenhower krijgt:

  1. Is het belangrijk en urgent?
  2. Is het belangrijk, maar niet urgent?
  3. Is het urgent, maar niet belangrijk?
  4. Is het niet belangrijk en niet urgent?

EISENHOWER-MATRIX-5

Maak een lijst van alles wat je doet en verdeel het vervolgens onder in deze vier kwadranten:

  • In kwadrant 1 zet je dus alles wat je zo snel mogelijk moet doen. Als je het niet binnen een half uur doet, heb je een groot probleem. Je pakt het daarom direct op.
  • In kwadrant 2 zet je de taken die belangrijk zijn, maar die echt wel even kunnen wachten. Deze plan je in je agenda in.
  • De taken die wel urgent zijn, maar niet onder jouw verantwoordelijkheid vallen, zet je in kwadrant 3. En deze taken ga je niet zelf doen. Nee, deze delegeer je naar je collega, partner, kind of iemand anders die er verantwoordelijk voor is.
  • Last and for sure least: niet urgent en niet belangrijk. Deze taken schrap je van je lijst. Jij gaat ze niet doen en je gaat ook niet iemands tijd verdoen door ze te delegeren.

Door een Eisenhower schema te maken, zie je heel duidelijk wat je te doen hebt, wanneer en of je taken moet inplannen, delegeren of schrappen.

In de boeken van time management en productiviteitsexpert, Björn Deusings, Full Focus Op Wat Echt Belangrijk Is – Elke Dag Met De Juiste Bezig Zijn en Elke dag om 15:00 klaar lees je nog meer handige tips om je productiviteit te verhogen.

2. Plan je taken realistisch in

Dankzij de Eisenhower methode weet je precies welke taken je moet inplannen. Maar ja, hoe doe je dat zonder dat je dat te optimistisch doet? Want we overschatten vaak wat we in een dag of een week kunnen doen en onderschatten wat we in een jaar kunnen doen.

Dan heb je nog die tussendoor to do’s; die ad hoc klussen. Je klant belt je spontaan met een verzoek. Of je collega staat naast je bureau met een spoedje. Het is handig om wekelijks ruimte in te plannen voor dit soort ad hoc taken. Laat 20% van je tijd in de week vrij voor deze ad hoc klussen. Je weet niet wát er onverwacht gaat gebeuren, maar wel dát er altijd iets zal gebeuren.

Vervolgens kijk je naar de grote projecten. Hak deze in stukken. Vraag jezelf eerst het volgende af:

  • Hoe ziet dit eruit als het afgerond is? Deze vraag helpt je om te zien wat het eindresultaat is waar je op … (datum) klaar mee wil zijn.
  • Welke stappen moet je zetten om het eindresultaat te bereiken? Knip de taken op en schrijf ze op. Zoals: klant vragen voor input.
  • Hoeveel tijd gaan deze klussen je kosten? Bepaal hoelang je ergens mee bezig bent (wees realistisch) en plan deze tijd in je agenda.

De taken waarvoor je langer dan 30 minuten tijd voor nodig hebt, zet je in je agenda. Taken die minder dan 30 minuten in beslag nemen, zet je op je takenlijst.

3. Maak een wachten-op-lijst

Heb je taken gedelegeerd? Goed gedaan! Maar ja, je bent soms wel afhankelijk van je collega’s of anderen om verder te werken aan een bepaalde taak. Zo heb je bijvoorbeeld je collega gevraagd om een uitdraai te maken van bepaalde cijfers die je wilt verwerken in je presentatie. Het is niet jouw verantwoording, maar je hebt het wel op tijd nodig. Dus wil je ervoor zorgen dat je het op tijd binnen hebt. Het blijft door je hoofd spoken. En dat in je hoofd spoken van iets, is nu net iets wat je niet kunt gebruiken als je geconcentreerd wilt werken. Want midden in het schrijven van een zin, denk je: “Zou Tessa die informatie al hebben uitgedraaid?”

In plaats van het in je hoofd rond te laten spoken, maak je een wachten-op-lijst aan. Deze maak je in je takenlijst die je hebt aangemaakt in Evernote, Todoist of een andere handige takenmanager. In dit deel van deze takenlijst zet je alleen de dingen die je een ander wil vragen.

  • Tessa vragen of ze de informatie al heeft verzameld – 10 september
  • Klant reactie vragen op offerte – 12 september
  • Feedback vragen Teun op gestuurde rapportage – 14 september

Het betekent dat je voor de deadline de ander vraagt naar de status. Doe dit niet drie keer per dag, anders heb je de kans dat je collega denkt: stik er lekker in. Heb wat vertrouwen in je collega’s.

4. Werk in focusblokken

Ik moet degene die 8 uur op een dag continu gefocust is nog maar leren kennen. Dus nu je alles hebt opgedeeld en in je agenda hebt gezet, hoef je niet te verwachten dat jij wel die persoon bent die 8 uur Supermanfocus heeft. Gelukkig zijn er handige manieren om je focus te verbeteren.

Zoals de Pomodoro-methode. Hierbij zet je je timer op 25 minuten (of 50 minuten voor een ingewikkeldere taak). Tijdens deze 25 of 50 minuten werk je zeer geconcentreerd aan de taak. Je doet niets anders. Wanneer de timer afgaat, neem je een pauze van 5 minuten. Dit herhaal je meerdere keren, na vier sessies neem je een langere pauze. Dit helpt je om consistent te werken zonder uitgeput te raken.

5. Laat je niet afleiden

Een mail die binnenkomt, een Whatsapp-bericht of een collega die je aantikt; allemaal momenten dat je uit je concentratie wordt gehaald. Zonde van je flow en concentratie.

Mijn nr. 1 tip voor concentratie te behouden is dan ook: laat je niet afleiden.

Zet de meldingen op je telefoon uit, zodat je geen ‘pling’ hoort of lampje ziet knipperen. Klik je mailbox weg en zet hiervan ook meldingen uit, zodat je niet in je scherm opeens een mailtje voorbij ziet komen. En maak goede afspraken met je collega’s. Geef aan dat je geconcentreerd aan het werk gaat van X (tijd) tot X (tijd) en dat je alleen gestoord mag worden door iets wat dringend is. Om te voorkomen dat Gerda vindt dat het dringend is, terwijl het om iets onbenulligs gaat, maak je duidelijke afspraken. Zoals: stoor alleen als het iets is dat niet kan wachten tot later. Is het niet iets dringend, dan mag je collega het gewoon naar je mailen of ze zetten het maar op de ‘1 op 1’-lijst. Dan pak je het later samen op.

6. Optimaliseer je werkplek

Tientallen post-its, her en der managementboeken verspreid over je bureau, een oude, verschimmelde tosti die bijna van je bureau wegloopt. Wat denk je, werken deze dingen mee of juist tegen als je je moet concentreren op een taak? Juist, het werkt tegen je productiviteit.

Betere concentratie nodig? Ruim je werkplek op. Maar niet alleen de spullen die op je werkplek liggen, hebben impact op je concentratie. Ook de mensen om je heen. Heb je collega’s die om kwart over 10 altijd druk aan het kletsen zijn in de koffiecorner in de buurt van jouw bureau? Zorg dat je dan geen concentratiewerk inplant om dat tijdstip. Of ga ergens anders werken. Kun jij je beter concentreren bij het café om de hoek? Go for it.

7. Maak je hoofd leeg

Het komt ook weleens voor dat je vol goede moed achter je computer zit om je taak te doen, maar dat je gedachten telkens afdwalen. Wat je ook probeert, je blijft concentratieproblemen houden. Tijd om je hoofd leeg te maken. Dat doe je door alles wat je denkt op papier te zetten. Van grote, belangrijke taken tot kleine taken; schrijf het allemaal van je af. Björn noemt dit in zijn boek een ‘gedachtendump’. Zorg dat je alles wel onderverdeeld in privé, zakelijk en overig, zodat je wat overzicht houdt. Later kun je dit allemaal in je agenda of takenlijst zetten.

In deze video legt senior trainer time management, David Bakker, je uit hoe je zo’n gedachtendump uitvoert en wat de voordelen zijn.

8. Reflecteer dagelijks en wekelijks

Je hebt een geweldige Eisenhower matrix gemaakt met al je taken en deze heb je ingepland, direct gedaan, gedelegeerd of geschrapt. Maar dat betekent niet dat je er dan nooit meer naar om hoeft te kijken. Want als je dat doet, is de kans groot dat je binnen de kortste keren stress en lichamelijke klachten krijgt.

Kijk daarom dagelijks en wekelijks naar je planning. Zijn er nog taken die losse eindjes hebben? Plan acties voor de komende dag of week. Vervolgens kijk je naar wat je de komende dag en week te doen hebt. Welke afspraken heb je? Welke deadline moet je halen? Plan het in. Hierdoor weet je zeker dat je de komende werkdag en week georganiseerd begint, met alle taken en afspraken in je agenda en takenmanager.

Wil je meer productiviteitstips? Neem dan ook een kijkje op ons Instagram, Pinterest of schrijf je in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Conclusie: je productiviteit verhogen heb je zelf in de hand

Je productiviteit verhogen klinkt misschien uitdagend, maar het is vooral een kwestie van slimmer werken. Door prioriteiten te stellen met de Eisenhower matrix, efficiënt te plannen en gebruik te maken van handige tools en methoden, haal je structureel meer uit je dag. En dat zonder jezelf over de kop te werken.

tijdens de cursus time management leg ik je ook uit hoe je je productiviteit kunt verhogen

Het draait er niet om hoe druk je bent, maar vooral om wat je bereikt. Door kleine aanpassingen te maken in je werkgewoonte en mindset merk je al direct verschil. Denk aan het optimaliseren van je werkplek, zodat je minder afgeleid raakt. Of het maken van een wachten-op-lijst, zodat je niet de hele tijd denkt aan het helpen herinneren van je collega. En het mooiste? Het levert niet alleen verbeterde resultaten op, maar het helpt ook om stress te verminderen. Stop dus met uitstellen en ga aan de slag met deze tips. Dan heb je binnen de kortste keren tijd over in plaats van een tijdsgebrek.

Ghislen Nysten,
Senior time management trainer

Je productiviteit verhogen met een training Time Management

Kun je nog wel wat hulp gebruiken met het verhogen van je productiviteit? Dan is onze training Time Management jouw reddingsboei. Want dankzij de cursus:

Dus, ben je er klaar mee dat je altijd achter de feiten aanloopt? Schrijf je vandaag nog in voor onze 1-daagse cursus Time Management. En nee, dat hoef je niet eerst op je takenlijstje te zetten, gewoon direct doen.

Veel mensen vroegen ook

  • Wat zijn de vier soorten productiviteit?

    Wanneer je zoekt naar productiviteit verhogen op de werkvloer, kom je al gauw de volgende vier soorten tegen:

    1. Kapitaalproductiviteit
    2. Materiële productiviteit
    3. Arbeidsproductiviteit
    4. Totale factorproductiviteit

  • Hoe verhoogt een organisatie de productiviteit?

    De productiviteit van medewerkers verhoog je door ze te leren om prioriteiten te stellen, zoals met de Eisenhower matrix. En slim tijdbeheer toe te passen, bijvoorbeeld met de Pomodoro-methode. Daarnaast helpt een goed ingerichte werkplek, heldere communicatie over doelen en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling. En… door tijd en geld te investeren in een time management cursus voor je personeel!

  • Hoe verbeter je de arbeidsproductiviteit?

    Arbeidsproductiviteit verbeteren begint met het stellen van duidelijke doelen en prioriteiten. Gebruik methoden zoals de Eisenhower matrix om te bepalen wat echt belangrijk is. Werk in focusblokken om taken efficiënter uit te voeren. Zorg daarnaast voor een optimale werkomgeving.

  • Hoe kan ik mijn productiviteit verhogen zonder meer uren te werken?

    Daarvoor hoef je niet eerst je productiviteit te berekenen. Maak een prioriteitenmatrix, plan de taken die je moet doen in je agenda en splits grote taken op in hapklare brokken. Zet taken die korter zijn dan 30 minuten in een takenmanager. En zorg dat je gefocust werkt tijdens de blokken die je hebt ingepland voor bepaalde taken.

  • Welke tools en apps zijn het beste om mijn tijd beter te beheren?

  • Wat zijn effectieve strategieën om afleidingen te minimaliseren?

    Effectieve strategieën om afleidingen te minimaliseren zijn het uitschakelen van meldingen op je telefoon en computer. Daarnaast het werken in focusblokken, zoals met de Pomodoro-methode. Zorg voor een opgeruimde en rustige werkplek, zodat visuele en auditieve afleidingen beperkt blijven.

  • Hoe stel ik prioriteiten en werk ik aan de belangrijkste taken?

    Vul de Eisenhower matrix in, zodat je inzicht krijgt in wat belangrijk en urgent is en wat niet. Je verdeelt de taken onder urgent en belangrijk, belangrijk maar niet urgent, urgent en niet belangrijk en niet belangrijk en niet urgent.

  • Wat is de beste manier om een dagelijkse planning te maken?

    Gebruik de Eisenhower matrix om prioriteiten te stellen en verdeel je dag in tijdsblokken. Laat ruimte over voor onverwachte taken en korte pauzes. Sluit de dag af door je planning te evalueren en vooruit te kijken naar morgen.

  • Hoe kan ik mijn focus en concentratie verbeteren tijdens het werken?

    Je kunt je focus en concentratie verbeteren door in korte, intensieve blokken te werken, zoals met de Pomodoro-methode. Minimaliseer afleidingen door meldingen uit te schakelen en je werkplek opgeruimd en rustig te houden. Neem regelmatig korte pauzes om je brein te resetten.

  • Wat is time blocking en hoe kan ik dit toepassen?

    Time blocking is een methode waarbij je je dag opdeelt in tijdsblokken, waarbij elk blok is gereserveerd voor een specifieke taak of activiteit. Het helpt je focus te behouden en voorkomt dat je tijd verspilt aan multitasking. Je kunt dit toepassen door je belangrijkste taken in te plannen in vaste tijdsperiodes, inclusief tijd voor pauzes en ad hoc werkzaamheden.

  • Hoe ga ik om met uitstelgedrag en blijf ik gemotiveerd?

    Omgaan met uitstelgedrag begint met het opdelen van grote taken in kleinere, behapbare stappen en direct starten met een eenvoudige actie. Beloon jezelf na elke afgeronde stap om gemotiveerd te blijven. Tot slot helpt het om een vaste werkroutine te ontwikkelen en afleidingen zoveel mogelijk te minimaliseren.

  • Welke rol speelt pauzeren en rust nemen in het verhogen van productiviteit?

    Pauzeren en rust nemen zijn belangrijk voor het verhogen van productiviteit, omdat ze helpen je energie en focus te herstellen. Korte, regelmatige pauzes voorkomen mentale vermoeidheid en verbeteren de concentratie. Door jezelf tijd te geven om te ontspannen, kun je effectiever werken en voorkomt overbelasting.

  • Hoe combineer ik productiviteit met een gezonde werk-privébalans?

    Productiviteit combineren met een gezonde werk-privébalans begint met duidelijke grenzen stellen tussen werk en privé. Plan je werktaken efficiënt in, zodat je tijd overhoudt voor ontspanning en sociale activiteiten. Gebruik time management technieken zoals time blocking om je werkdag goed in te delen en voorkom dat werk in je privéleven doordringt.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat mensen helpt slimmer en efficiënter (samen)werken. Door het hele land geven we (online) trainingen, zoals time management, assertiviteit, gesprekstechnieken en snellezen. Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Bekijk onze website en blog of schrijf je in voor een van onze (digitale) trainingen.