De Bill Gates van 1900. De man die een van de meest voortvarende bedrijven uit die tijd runde. De man die je waarschijnlijk niet kent: Charles M. Schwab. Hij bleek een genie als het aankomt op effectief werken. Zijn geheim? Een methode die hem in slechts 15 minuten werd verteld. En nu jou ook.
Hoe Charles Schwab (“The master hustler”) zo succesvol werd
Thomas Edison prees hem destijd al: Charles M. Swab. Over de staalmagnaat, die destijds één van de rijkste mensen ter wereld was, zei hij:
“Swab is the master hustler”
Vrij vertaald: iemand die hard werkt en succes als enige optie ziet.
Niet alleen omdat Swab het verschil kende tussen hard en slim werken, maar ook omdat hij altijd zocht naar manieren om de efficiëntie van zijn werknemers te vergroten. Hiermee was hij een van de eersten die zich bezighield met time management.
Charles Schwab was er van overtuigd dat alles beter en sneller kon — mits je juist deed plannen en organiseren. Om die reden huurde hij Ivy Lee in, een consultant in effectief werken.
Het advies dat hij Schwab vervolgens gaf, tilde de productiviteit van het bedrijf niet alleen naar ongekende hoogte, de methode was zo eenvoudig dat het hem slechts 15 minuten kostte om het uit te leggen.
Het kwam hierop neer:
Wat Ivy Lee hem vertelde:
Lee verklapte dat het geheim achter effectief werken bestond uit juist plannen. Het enige dat je daarvoor nodig had was een stuk papier en een pen. Vervolgens doe je dit:
- Je maakt een lijst waar de 6 belangrijkste taken voor morgen op staan.
- Vervolgens prioriteer je deze taken. De belangrijkste eerst.
- Morgen, zodra de dag is aangebroken, focus je je allereerst op de eerste taak.
- Pas als die is afgevinkt ga je naar de tweede, dan de derde…— etcetera.
- Aan het einde van de dag neem je het lijstje erbij. Kijk ernaar. Wat is afgekomen, wat niet?
- Taken waaraan je niet bent toegekomen gaan op eenzelfde lijst voor morgen.
- Herhaal dit iedere dag.
Dat was Lee’s advies. Hét advies dat de productiviteit van Schwab en zijn werknemers de pan deed uitrijzen. En zoals je ziet is het helemaal niet ingewikkeld. Integendeel: daar hoef je geen staalmagnaat voor te zijn, dat kun jij ook!
Lee’s 15-minuten-methode in 6 stappen toepassen
Op basis van Lee’s methode ga jij aan de slag. Je pakt pen, papier of opent een digitaal bestand en doorloopt deze stappen:
Stap 1: Maak de lijst
Heb je een bestaande takenlijst, neem die er dan bij. Scan alle items die erop staan.
Indien je nog geen takenlijst hebt, neem dan een half uur de tijd om je hoofd leeg te maken. Schrijf alles op wat je nodig moet doen of wat je aandacht vraagt — van afspraken tot projecten, van kleine taken tot grote klussen.
Stap 2: Kies 6 taken uit
Kijk vervolgens welke taken de hoogste prioriteit hebben. Denk hierbij aan taken die dringend zijn (die dus niet kunnen wachten) en/of belangrijk zijn (ze leveren waarde op, nu of op de lange termijn). Kies er 6 uit.
Stap 3: Bepaal hun duur
Schat in hoe lang iedere taak duurt. Met die ene klus ben je misschien twee uur zoet, de andere heb je binnen 15 minuten afgerond. Wees hierbij kritisch en realistisch. Je kunt beter de duur over- dan onderschatten. Noteer de tijd achter iedere taak.
Stap 4: Plan het in
Plan de tijd vervolgens in je agenda voor morgen. Begin met de taak die het lastigst, grootst of het meest intimiderend is. Of rooster taken die de meest concentratie vereisen als eerst in.
Stap 5: Werk eraan
Zodra de dag dan aangebroken is, ga je aan de slag. Je begint aan de eerste taak. Is die klaar, door naar taak twee.
Om nou te voorkomen dat je tussentijds wordt gestoord, is het verstandig om een noise cancelling headset te dragen. Ook je smart devices op stil zetten, en je collega’s op de hoogte brengen dat je deze ochtend niet gestoord wil worden, is aan te raden.
Stap 6: Herhaal
Je doel is om alle zes de taken op je lijst te voltooien. Lukt dat niet, no worries. Neem de taken die niet zijn afgekomen en plaatst ze opnieuw op de lijst voor morgen. Vul deze weer aan met nieuwe taken en prioriteer.
Werk je op die manier dan krijg je niet alleen een hoop gedaan, het geeft je ook voldoening. Je hebt eindelijk kunnen werken aan taken die echt belangrijk zijn, in plaats van je tijd te verkwisten aan ad-hoc zaken.
Kortom: efficiënt werken was nog nooit zo eenvoudig
Lee’s trucje helpt je binnen 15 minuten een reuze productieve (werk)dag tegemoet te gaan. Geen wonder dat Charles Schwab zijn advies opvolgde en het zelf toepastte binnen zijn bedrijf. Hij was er zelfs zo dankbaar voor dat hij Lee een cheque uitschreef van 25.000 dollar — dat is tegenwoordig een mooie 400.000 dollar.
Goed verdiend met slechts een kwartiertje uitleg.
Meer weten over effectief werken? Volg een Training Time Management…
In onze 1-daagse training Time Management gaan we veel dieper in op praktische technieken zoals hierboven, maar wel conform de tools en de mindset van de 21e eeuw. Ben je dus nieuwsgierig en wil je meer te weten komen over de verschillende manieren waarop jij jouw (werk)dag nog efficiënter kunt laten verlopen, volg ‘m dan eens en krijg meer gedaan in minder tijd — altijd fijn.
… of onze training Effectief Thuiswerken voor Teams
Ook zodra je vaak vanuit huis werkt, kun je baat hebben bij een van onze trainingen. Neem onze nieuwe training ‘Effectief Thuiswerken voor Teams’ bijvoorbeeld. Daar ontvang je tips voor thuiswerken en leer je beter samenwerken op afstand. Interessant, vooral nu. Volg ‘m daarom eens, alleen of samen met je collega’s.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
