Druk op kantoor, chaos thuis en geen tijd voor jezelf of je gezin? Creëer een betere werk privé balans — deze 7 time management tips helpen daarbij. Hiermee voorkom je niet alleen dat je iedere avond uitgeput op de bank ploft, je houdt ook tijd over voor de zaken die er echt doen.
Ongeacht hoe veeleisend je baan of privéleven ook is, je hebt het altijd druk. Na een lange werkdag wil je dan ook het liefst op de bank neerploffen. Helaas kom je hier niet altijd aan toe — thuis loopt alles namelijk ook gewoon alles door en even ontspannen is dan soms niet mogelijk.
Toch kan de boog niet altijd gespannen staan. Wanneer je dan ook merkt dat je steeds vaker moe of geïrriteerd bent of afspraken moet afzeggen omdat je alwéér moet overwerken, is het duidelijk dat jouw werk privé-balans is verstoord.
Wil je deze balans herstellen dan zul je kritisch moeten kijken naar hoe jij met jouw tijd omgaat, zowel op kantoor als daarbuiten. Pas wanneer je hier aanpassingen in maakt, krijg je eindelijk weer wat rust.
Deze 7 time management tips helpen daarbij:
1. Stop met overwerken — verhoog je productiviteit
Het is niet vanzelfsprekend dat hoe meer je werkt, hoe productiever je ook bent. Integendeel. Het blijkt juist dat hoe langer je werkt, hoe minder efficiënt én productief je uiteindelijk bent — zegt ook onderzoek.
In een studie, gepubliceerd in het ‘The Business Roundtable’, bleek het volgende:
“Wanneer een werkschema van meer dan 60 uur per week langer dan twee maanden wordt volgehouden, zal dit een cumulatief effect van verminderde productiviteit voortbrengen. Daarnaast zal het het werkproces zodanig vertragen dat men het sneller had kunnen voltooien in een 40-urige werkweek.”
Zoek jij dus naar een betere werk privé-balans dan is dit het eerste waar jij verandering in moet aanbrengen. Je kunt jezelf (of je gezin) wel steeds voorhouden dat je écht meer uren moet draaien deze week om dat project af te ronden, maar uiteindelijk ben je minder efficiënt bezig dan wanneer je gewoon de kantoordeur om 5 uur achter je dichttrekt.
2. Zeg minder vaak ‘ja’ — houd je bezig met taken die er toe doen
Daarnaast zul je ook zeker moeten leren om je eigen grenzen aan te geven. Je kunt namelijk wel steeds iedere taak aannemen die over de schutting wordt gegooid, maar wanneer jij een goede balans tussen werk en privé zoekt, zul je moeten leren dat je niet alles kunt doen — ongeacht of dit werk of privé-zaken betreft.
“Het verschil tussen succesvolle mensen en zeer succesvolle mensen is dat die zeer succesvolle mensen haast altijd “nee” zeggen tegen alles. — Warren Buffett.
Zeg daarom niet ‘ja’ tegen alles, maar wees kritisch: houd je enkel bezig met de taken die daadwerkelijk het grootste effect en resultaat behalen. Je kunt beter 20% van je tijd besteden aan het uitvoeren van taken die 80% van het resultaat boeken, dan dat je 80% van je tijd in zaken stopt die maar 20% resultaat leveren.
Op die manier kom je er misschien achter dat het wekelijks bijhouden van die lijst met afgewezen offerte-aanvragen helemáál niet zo efficiënt is dat je dacht. Het kost je enkel veel tijd, maar echt resultaat levert het niet op — tijd dus om dat van je lijst te schrappen, wil je meer tijd overhouden voor je privéleven.
3. Ga slim om met flexibele uren — compenseer
Veel organisaties werken met flexibele uren en sturen op resultaat — dat is fijn. Toch zien wij in onze Time-Management Training regelmatig cursisten voorbij komen die hierdoor in de knoei komen met hun werk privé-balans. Veel te vaak komt het namelijk voor dat ze ‘s avonds het echt belangrijke werk nog moeten afmaken, omdat ze gedurende de dag verschillende nutteloze vergaderingen moesten bijwonen.
Wanneer we hierop doorvragen, horen we vaak “dat ‘nee’ zeggen geen optie is. Het hoort eenmaal bij flexibel werken.” Ze houden zichzelf dan voor dat ze hun uren op een later moment wel terugpakken.
… maar dat gebeurt natuurlijk nooit. Er is altijd wel weer een andere klus, een ander ‘spoedje’ of een andere taak waardoor ze weer hun kostbare tijd moeten opofferen.
Niet alleen zul je dus kritisch moeten zijn over de taken die jij jezelf toebedeelt. Let er ook op dat je de tijd die jij extra besteedt ook daadwerkelijk op een ander moment terug pakt. Het kan namelijk niet de bedoeling zijn dat flexibel werken inhoudt dat jij overal maar “ja” op zegt. Bovenstaand Pareto-principe werkt dus echt pas als jij je er zelf hard voor maakt.
4. Doe niet alles zelf — laat anderen je helpen
Ook zul je moeten accepteren dat je niet alles alleen hoeft te doen — je kunt sommige dingen namelijk niet alleen en dat is oké.
Jij kunt je dus wel blijven vasthouden aan je principe dat je toch écht iedere dinsdag drie verslagen wil afronden, als je hierdoor voor de zoveelste keer je fitnessmaatje moet afbellen omdat je die groepsles niet redt, zul je jouw principe moeten bijschaven — of je vraagt hulp.
Wanneer je namelijk sneller een taak kunt afronden door gewoonweg samen te werken of door een taak te delegeren aan iemand die het sneller of beter kan, is dat een prima oplossing om meer beweegruimte te creëren in de werk privé-balans.
5. Wees geen perfectionist — weet wanneer het voldoende is
Accepteer dat wat je ook doet, het waarschijnlijk nooit perfect kan zijn — stop dan ook met het achterna jagen van deze perfectie. Dat zegt ook dr. Simon Sherry, professor Psychologie aan de Dalhousie University;
“We ondervonden dat perfectionisme productiviteit alleen maar verslechtert. Hoe perfectionistischer de persoon, hoe minder productief ze zijn.”
Wanneer je meer tijd aan een taak besteedt dan waar de taak om vraagt, taken uitstelt omdat je op het perfecte moment wacht óf niet het grote geheel ziet omdat je focust op een klein gedeelte, is dit een teken dat je perfectionistisch bent.
Stop daarmee.
Wil een een betere werk privé-balans dan zul je moeten accepteren dat niet alles altijd een 10 kan zijn. Soms is een 6’je ook genoeg — vooral wanneer het jou meer vrije tijd oplevert.
6. Maak afspraken over je bereikbaarheid — stel duidelijke grenzen
Pas geleden hadden we in onze Time Management Training een cursist die zijn telefoon maar niet kon wegleggen — “Ik moet altijd bereikbaar zijn voor mijn baas, anders kom ik in de problemen.” Ook al had hij dus een vrije dag opgenomen om onze training te volgen, in zijn achterhoofd bleef hij maar bezig met werk, social media en zijn email.
Dat kan natuurlijk niet de bedoeling zijn.
Want of je nu dit argument gebruikt of een andere smoes (“… anders vertrekt een klant” of “… anders komt de productie stil te liggen”), we hebben ze allemaal gehoord — en we geloven er niets van. Laten we eerlijk zijn: de snelheid waarmee je moet reageren wordt namelijk ontzettend overdreven.
Jij bent als werknemer namelijk niet verplicht om 24/7 klaar te staan voor je werkgever — stap dan ook uit deze slachtofferrol waar jij jezelf aan blijft vastklampen. Zelfs als je voor een internationaal bedrijf werkt, kan er niet van je verwacht worden dat je de klok rond werkt — jij kunt niet jouw hele werk privé-balans aanpassen aan tig tijdzones.
Wat ons betreft had hij zich het geld van de training dan ook beter kunnen besparen. Niet alleen omdat hij er niet met zijn volledige aandacht bij was en dus niets meekreeg van de cursus — zijn probleem met bereikbaar zijn richting zijn werkgever was zo groot en structureel dat zelfs een time-management cursus dit niet zou kunnen oplossen.
Wees daarom streng en bepaal duidelijk je eigen grenzen.
Spreek bijvoorbeeld met jezelf af dat je vanaf een bepaald tijdstip niet bereikbaar bent — en hou je daaraan. Dat betekent dat jij dus ook niet je werkgerelateerde mail checkt, je zet je notificaties uit – en nog belangrijker – je reageert niet.
Appt een collega dus “even met een dringende” vraag – waarvan we allemaal weten dat dit best tot de volgende werkdag kan wachten – parkeer dit dan tot het moment dat jij zelf kiest dat je bereikbaar bent.
7. Stop met het uitvoeren van herhalende taken — automatiseer
Om een gezondere balans tussen werk en privé te creëren, zul je daarnaast moeten snijden waar er gesneden kan worden. Vooral wanneer je taken hebt die je op regelmatige basis uitvoert, kijk dan of er een mogelijkheid is om deze taken slimmer aan te pakken. Automatiseer ze bijvoorbeeld.
Uit onderzoek blijkt namelijk dat terugkerende taken ontzettend veel tijd en energie vreten. Ook al denk je misschien dat je een dagelijkse taak steeds vlugger en vlugger afhandelt – je doet het immers iedere dag – blijkt toch uit verschillende studies dat dit niet het geval is:
De hoeveelheid tijd die jij beschikbaar stelt om aan een taak te werken, gebruik namelijk je vaak volledig. Trek je dus één uur uit voor een taak van 30 minuten dan kun je er zeker van zijn dat je ook dat uur volledig benut.
Trek jij dus standaard iedere dag een uur uit om mailtjes te beantwoorden die ongeveer allemaal dezelfde boodschap bevatten, wees dan kritisch. Is de tijd die je erin steekt reëel? Kun je de duur verkorten? Is het mogelijk deze terugkerende taak te automatiseren? — bespaart je een hoop kostbare tijd.
8. Wees niet te optimistisch — ga uit van ervaring
Houd ook rekening met wat je weet. Jij kunt er namelijk wel van uitgaan dat je het vandaag wél red om op tijd thuis te zijn, je hoeft immers nog maar één rapport te beoordelen. Wanneer je echter uit ervaring weet dat je concentratie na vier uur verslapt, plan deze taak dan niet op het eind van de dag in.
Of zoals Patrick, een van onze trainers op het gebied van Time-Management, zegt:
“Als je schat dat iets 1 á 2 uur duurt, dan hoop je dat het 1 uur kost, maar weet je dat het 2 uur duurt.”
Wil je dus een betere werk privé-balans creëren, kijk dan kritisch naar je eigen workflow en voorkeuren. Pas je taken en planning hierop aan. Zo kom je op het eind van de dag niet in de knoei wanneer dat analyseren ineens toch langer blijkt te duren omdat je gewoonweg op bent.
9. Werk niet altijd — doe ook soms eens niets
Je denkt misschien dat je met je 40- (misschien zelfs 50- of 60-) urige werkweek ontzettend nuttig bezig bent, maar voor een goede balans zul je moeten inzien dat eens even niets doen net zo belangrijk is als productief zijn.
Net als dat jij je agenda vol plant met afspraken en vergaderingen, rooster je daarom ook eens tijd in voor jezelf — plan afspraken in met vrienden, trek een paar uur uit om aan je hobby te werken of maak een gezellig avondje met je partner een terugkerende taak in je agenda.
Je tijd goed managen gebeurt namelijk niet alleen op kantoor, ook daarbuiten zul je moeten meten en passen met taken en verplichtingen. Neem daarom zaken in je privéleven even serieus als je werkleven en maak er tijd voor vrij — niemand anders zal dit voor je doen.
Wil je dus een betere werk privé-balans?
… dan zul je jouw tijd beter moeten managen, zowel op kantoor als daarbuiten:
- Stop met overwerken en verhoog liever je productiviteit.
- Zeg minder vaak ‘ja’ en houd je enkel bezig met taken die er echt toe doen.
- Ga slim om met flexibele uren — verlies jezelf hier niet in en neem ergens anders vrije uren op.
- Doe niet alles zelf, maar laat anderen je ook eens helpen.
- Wees geen perfectionist, maar weet ook een keer wanneer het voldoende is.
- Maak afspraken over je bereikbaarheid — stel duidelijke grenzen.
- Stop met het uitvoeren van herhalende taken en kijk waar je kunt automatiseren.
- Stop met gokken en ga uit van persoonlijke ervaring en voorkeuren.
- Werk niet altijd, maar doe ook soms eens niets. Plan hier tijd voor in.
Op die manier houd je kostbare tijd over voor de zaken die er echt toe doen.
Deze werk privé-balans tips in de praktijk toepassen?
Wil je nou meer weten over Time Management en wil je leren hoe je bovenstaande tips kunt toepassen in de praktijk? Volg dan eens onze 1-daagse cursus Time Management. Hier gaan we dieper in op bovenstaande tips en leren we je een aantal handige tips and tricks waarmee jij die werk privé-balans kunt verbeteren!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
