Optimisme is een eigenschap die we maar wat graag bezitten. Wanneer je het glas namelijk als halfvol beschouwt, sta je stabieler in je leven. Toch heeft optimistisch zijn ook een keerzijde. Tenminste, wanneer het op het managen van je tijd aankomt. Zó maak je een planning die wél uitkomt (2 tips van een Nobelprijswinnaar):

Optimistisch zijn is prima (maar niet bij het maken van een planning!)

Alle tijd van de wereld! Maar wanneer je regelmatig je tijd verkeerd inschat (“dat doe ik wel eventjes”) en daardoor deadlines mist of beloften niet nakomt, is dat frustrerend. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor de mensen waarmee je samenwerkt. 

Op het gebied van plannen en organiseren helpt optimistisch zijn dus niet. Ontwikkel daarom een realistische kijk. In ieder geval zodra het op plannen en organiseren aankomt. (Daarbuiten mag je alles van de zonnige kant bekijken). 

Deze Nobelprijswinnaar vertelt je er meer over:

tafel met agenda en blokjes koffie en laptop

Kahneman: ‘kenniswerkers maken 1 cruciale denkfout: planning fallacy’

Laten we jouw optimisme uitleggen aan de hand van een voorbeeldsituatie:

Stel dat jouw leidinggevende je vraagt om een jaarrapportage te maken. “… wanneer denk je dat uiterlijk aan te kunnen leveren?”, vraagt ze. Vol zelfvertrouwen geeft je aan dat het “makkelijk deze week moet lukken. Woensdag al, als alles meezit.” In werkelijkheid ligt het eindresultaat pas na drie weken op haar bureau…  

Niet alleen vervelend, maar ook onprofessioneel. Maar wat is de oorzaak? Heb je het project te lang voor je uitgeschoven? Gehoor gegeven aan uitstelgedrag? Of zit het toch dieper? Volgens Daniel Kahneman is de oorzaak duidelijk: je bent gewoon erg slecht in plannen.

De psycholoog en Nobelprijswinnaar stelt dat kenniswerkers 1 cruciale denkfout maken wanneer het op plannen en organiseren aankomt: 

We zijn te optimistisch. We schatten de duur van een taak steevast te laag in omdat we telkens uitgaan van een best case scenario‘planning fallacy’, noemt Kahneman het.

Voorbeeld optimisme bij plannen: duur scriptie

Kahneman vroeg studenten aan de University of Waterloo in Canada een inschatting te maken: hoe lang heb jij denk je nodig voor je scriptie? Het gemiddelde antwoord bleek 34 dagen. (Als alles mee zou zitten, dacht de gemiddelde student er 27 dagen over te doen. Worst case scenario: 49 dagen.)

In werkelijkheid bleek 70% van de de studenten er ruim 55 dagen voor nodig te hebben. Dat is ruim 3 weken langer dan dat ze bij voorbaat inschatten!

Voorbeeld optimisme bij plannen: Sydney Opera House

Niet alleen studenten en kenniswerkers vallen ten prooi aan hun optimisme, kijk maar eens naar overheidsprojecten of bouwplannen:

Neem het Sydney Opera House; volgens de planning zou het in 1963 afgerond moeten zijn, kostenplaatje rond de 7 miljoen dollar. In werkelijkheid duurde het maar liefst 14 jaar langer dan wat men had gedacht, met een schamele 102 miljoen dollar als uiteindelijke som. Toch aardig een verschil! 

Nobelprijswinnaar verklaart optimisme — 2 redenen waarom we plannen en organiseren lastig vinden

Maar waardoor ontstaat dit? Wat is de reden dat we het lastig vinden om realistisch te plannen? Waarom gooien we alle rationaliteit het raam uit? Volgens Kahneman heeft dit twee oorzaken:

“De meeste van ons beschouwen de wereld goedaardiger dan dat het in werkelijkheid is, onze eigen eigenschappen gunstiger als dat ze daadwerkelijk zijn, en de taken die we aannemen haalbaarder dan dat uiteindelijk blijken. Ook zijn we geneigd ons vermogen om de toekomst te voorspellen te overdrijven — wat ons vals optimistisch maakt.”

Duidelijk:

1. We overschatten onszelf, onze successen en onze capaciteiten

We schrijven maar wat graag positieve uitkomsten uit het verleden toe aan onze eigen vaardigheden. Lukte het je destijds om een rapport binnen één week af te ronden, dan moet dat nu zéker lukken!

2. We onderschatten externe factoren

En laten we eerlijk zijn: onvoorziene tegenslagen kunnen nooit jouw schuld zijn. Een ander leverde te laat iets aan. Het weer was ongunstig. De periode was instabiel én er heerste een griepseizoen. Onvoorziene omstandigheden die dit keer zeker ander verlopen!

Herkenbaar? Merk je dat je bij het maken van een planning inderdaad je eigen vaardigheden overschat en externe factoren onderschat? Tijd om daar iets aan te doen:

vrouw en man bekijken een technische tekening

Beter leren plannen en organiseren begint bij het voorkomen van planning fallacy — 2 stappen

Laten we uitgaan van ons voorbeeldscenario: je maakt een jaarplanning. Vanwege jouw optimistische planning fallacy ga je ervan uit dat je dat makkelijk binnen een week redt. Je plant het daarom als volgt in je agenda:

Ziet er goed uit, toch? Genoeg tijd om aan die rapportage te werken, verschillende besprekingen bij te wonen én zo houd je de vrijdagmiddag vrij!

Helaas bleek jouw planning wederom te optimistisch. De werkelijkheid was als volgt:

Logisch eigenlijk. Een klus waarvan jij inschatte dat het dertig uur in beslag zou nemen, past nooit te nimmer in een veertig uur durende werkweek.

Je hebt onvoorziene klussen waarmee je rekening moet houden. Ad-hoc taken. Onverwachte afspraken. Andere collega’s. Privé-omstandigheden. Je eigen concentratie — je zou gek zijn om te denken dat je bij dit project die dans wel ontspringt.

In ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ vertellen we hier uitgebreid over. We leren je realistisch plannen (aan de hand van een quote van Warren Buffett) en vertellen je stap voor stap hoe je een planning maakt die wél uitkomt. Wil je daar meer over weten, lees dan zeker het boek. Voor nu werk je met de twee adviezen die Kahneman je geeft: 

Beter plannen? Wees realistisch over je eigen vaardigheden en houdt rekening met onverwachte factoren. Hij noemt dit het ‘binnenaanzicht’ en het ‘buitenaanzicht’.

vrouw aan keuken tafel met laptop aantekeningen maken

Stap 1: Zorg voor een realistisch referentiekader

Dit is het binnenaanzicht. Je plant op basis van wat je kent, vaak vanuit ervaring. Hierbij kijk je naar specifieke omstandigheden, voorvallen uit het verleden en feitelijke statistieken — ‘Reference class forecasting’.

Realistisch plannen? Je bepaalt het binnenaanzicht als volgt:

1. Identificeer een geschikt referentiekader

Stel dat jouw collega Lisa vorig jaar een soortgelijk rapport heeft opgesteld. Je zou haar kunnen raadplegen.

2. Beschik over de statistieken

Zorg dat je over de statistieken van dit referentiekader beschikt; hoe lang deed Lisa erover? Wat waren haar omstandigheden? (“Ik deed er 35 uur over, maar uiteindelijk bevatte het nog een aantal fouten. Ik was er toen nog zo’n 3 uur mee met alle kinks uit de kabels te halen.’) Zo’n 38 uur dus.  

3. Maak een voorspelling

Gebruik de specifieke informatie om een basis-voorspelling te maken waarbij je rekening houdt met het referentiekader. Jij bent namelijk Lisa niet. 

Zo ben je pas net werkzaam binnen de functie, daarnaast werk je minstens twee dagen vanuit huis waardoor je het overleg rondom dit project online bijwoont. Lisa werkt daarentegen al tien jaar voor het bedrijf en kent het klappen van de zweep.

Je kunt daarom prima concluderen dat jij er iets langer over zult doen. In ieder geval minimaal 38 uur. Dát is je binnenaanzicht.

Stap 2: Houd rekening met een worst case scenario

Zoals je nu weet houd je rekening met het onverwachte; het buitenaanzicht. Omdat je geen magische glazen bol hebt, zul je daarvoor een ruwe inschatting moeten maken. In ons boek raden we je aan om één uur van je werkdag daarvoor vrij te houden, Kahneman vraagt je een lijst op te stellen:

‘Beschrijf drie onverwachte zaken die jouw project compleet in de war zouden kunnen schoppen.’ Wat zou jouw planning compleet aan diggelen kunnen slaan? Hoeveel tijd zou jou dit extra kosten?

Dit dwingt zelfs de meest optimistische persoon zijn planning in een ander daglicht te bekijken. Het geeft je de ruimte te twijfelen aan je aanpak, waardoor je nadenkt over hoe realistisch het in the first place was.

Stap 3: voeg stap 1 en 2 samen (een samenvatting)

… dan je houdt een realistische planning eraan over. Wil je er dus zeker van zijn dat jouw planning niet eindigt als de bouw van het Sydney Opera House, wees dan minder optimistisch en ga uit van feitelijke statistieken: plaats de situatie buiten jezelf en bedenk daarbij wat het ergste is dat je kan overkomen.

Je deed het als volgt:

1. Bepaal het ‘binnenaanzicht’ door middel van ‘Reference Class Forecasting’.

  • Je identificeert een geschikt referentiekader.
  • Je zorgt dat je over de statistieken van dit referentiekader beschikt
  • Je gaat hoe jij je ten opzichte van het referentiekader verhoudt.

2. Bepaal het ‘buitenaanzicht’: ga uit van een worst-case scenario.
Door middel van een gedachtenexperiment bepaal jij wat de 3 factoren zouden kunnen zijn die jouw planning in de war kunnen schoppen

3. Ten slotte neem je beide aanzichten in overweging en bepaal je de werkelijke tijd die jij nodig hebt om het project uit te voeren.

Op die manier voorkom je dat jouw planning telkens ten onder gaat aan planning fallacy!

in agenda schrijven

Verder lezen over realistisch plannen?

Tips in de praktijk? Volg een cursus Time Management

Merk je dat zelfs na het toepassen van Kahneman’s tips je achter de feiten aanloopt en je planning het nalaat? Of plan je überhaupt niet (omdat je niet weet hoe)? Volg dan eens onze 1-daagse training Time Management. Daar leer je niet alleen goed plannen, maar recht je samen met één van onze experts een timemanagementsysteem in dat werkt!