Vergaderen, het lijkt soms meer een hobby van je leidinggevende dan dat het daadwerkelijk iets aan je werkdag toevoegt. Toch ontkom je er veelal niet aan: jouw agenda staat gevuld met allerlei meetings, stand-ups of ‘sparsessies’. Weten hoe je daar productief aan mee doet? Deze psycholoog verklapt het.

We hebben er een haat-liefdes-verhouding mee: vergaderen

Laten we eerlijk zijn; niemand houdt echt van vergaderen. Gedeeltelijk omdat iederéén ze haat – zegt psycholoog Joseph Allen, directeur van het Center for Meeting Effectiveness aan de Universiteit van Nebraska – maar ook omdat veel van die zogenaamde belangrijke meetings simpelweg slecht verlopen.

“Vergaderingen zijn vaak ronduit slecht en we kunnen helaas niet de verloren tijd terughalen die we daar hebben verspild. Daarnaast is het in onze cultuur haast de norm om vergaderingen te verachten en hierover te klagen met collega’s bij het koffieapparaat.”

Herkenbaar misschien, even zeuren tegen Anne van Accounting dat de presentatie toch niet zo goed was voorbereid of jammeren dat je die tijd had kunnen besteden aan het afhandelen van die aanvraag.

Met diezelfde gedachten en frustraties besloot Allen om samen met een groep onderzoekers 200 studies door te pluizen — kunnen zij het antwoord ontdekken op de vraag wat nou een goede vergadering maakt of kraakt? De ondervindingen werden gepubliceerd in het journal Current Directions in Psychological Science:

Enkele hoogtepunten uit het verslag zijn onder andere dat werknemers gemiddeld zo’n 6 uur per week vergaderen. Managers trekken er daarentegen zo’n 23 uur per week voor uit. Het is echter paradoxaal te noemen dat, hoewel we haast allemaal klagen over meetings, haast niemand ze volledig wil schrappen.

Allen:

“We hebben een bepaalde haat-liefdes-verhouding met vergaderingen. We vinden het fijn dat ze ons potentieel kunnen helpen met het vergaren van informatie. We haten ze omdat ze uiteindelijk nooit volledig die rol vervullen.”

Misschien wel de meest belangrijke bevinding van Allen en zijn team was – dat wanneer men een paar kleine aanpassingen zou maken in de wijze waarop men vergadert – het mogelijk is om een meeting te hebben die werknemers waarderen in plaats van verachten.

Vergaderen, meest productief met deze tips

Psycholoog geeft tips: vergaderen zó het productiefst

Dit zijn volgens psycholoog Allen en zijn team dan ook de beste manieren om de volgende vergadering zo soepel mogelijk – en hopelijk een stuk productiever – te laten verlopen.

Vóór het vergaderen— 5 tips om een meeting goed te starten

1. Bepaal vooraf het doel van de vergadering

Zorg allereerst dat je een helder doel voor ogen hebt, een die alleen kan worden bereikt door bepaalde mensen bij elkaar te brengen. Je wil namelijk dat alle deelnemers het gevoel hebben dat hun aanwezigheid nodig is en hen op die manier prikkelen een actieve rol te vervullen.

Je kunt bijvoorbeeld besluiten dat je voor het eind van de vergadering 3 oplossingen  wil hebben voor dat specifieke marketingprobleem — wat moet er hiervoor worden bespreken, met welk eindresultaat wil je de vergadering sluiten?

Hierbij is het ook ontzettend belangrijk om een kritisch oog te werpen op de deelnemerslijst, zegt Allen.

“De meest productieve vergaderingen hebben slechts 5 tot 8 deelnemers — een groepsgrootte die uitnodigt om deel te nemen aan effectieve discussies.”

2. Bepaal wie de vergadering leidt

Hoewel het misschien voor de hand liggend is, is het ook zeker belangrijk om voor de vergadering begint een leider vast te stellen. Degene die namelijk de vergadering initieert is niet vanzelfsprekend ook degene die de vergadering leidt. Zodra voor de deelnemers niet duidelijk is wie tijdens het overleg de touwtjes in handen heeft, is het lastig om gerichte vragen te stellen.

3. Licht deelnemers op tijd in en werk met agendapunten

Zodra duidelijk is wie de vergadering leidt, moet ook de planning helder zijn. Degene die de agenda beheert zal minimaal 24 uur van te voren een lijst met prioriteiten moeten doorsturen aan de deelnemers. Hierdoor hebben deelnemers tijd om zich voor te bereiden of in te lezen in het onderwerp en kunnen ze met gerichte vragen aankomen.

Het beste is om dit zo helder en kort mogelijk te houden; geen lange documenten barstensvol informatie, maar een paar heldere punten waar kort in beschreven staat wat tijdens de vergadering zal worden besproken.

4. Bepaal vooraf de tijdsduur

Voeg ook meteen een tijdsduur toe aan deze agendapunten, in plaats van alleen een gehele vergaderduur te hanteren. Hierdoor krijgen de deelnemers een duidelijk tijdsbeeld en kan er tijdens de vergadering op gelet worden dat men niet te lang doorpraat over één bepaald punt.

En wil je er nou helemaal zeker van zijn dat je vergadering een reuze productief is houdt het dan onder de 52 minuten, zegt Allen. Dit is namelijk de optimale duur die jij kunt opbrengen voordat jouw aandacht verslapt en je een pauze nodig hebt.

Meer weten over hoe je zo efficiënt en productief mogelijk de tijd in een vergader gebruikt? Volg een cursus Time Management!

5. Neem het serieus

Tot slot.

“Ga alsjeblieft geen leuke en liefkozende benamingen verzinnen voor de meeting – “we gaan even zitten”, “even om 14:00 sparren?”, of “… klankborden”. Een vergadering blijft een vergadering, noem ‘m dan ook zo.”

Duidelijk.

Vergaderen, doe dit tijdens de vergadering

Tijdens het vergaderen — 5 tips om de vergadering in goede banen te leiden

1. Respecteer andermans tijd

Hier kunnen we kort over zijn: begin op tijd. Allen stelt dat het misschien niets zo’n gigantisch probleem lijkt om 10 minuten later te beginnen, maar dit zal toch een effect op de vergadering hebben én de deelnemers met nog meer tegenzin naar de vergadering laten komen.

“Respecteer de agenda en tijdsdruk van mensen door op tijd te beginnen, op tijd af te sluiten én de tijd die ze in de vergadering steken, te waarderen.” zegt Allen. “Niets laat creativiteit en inspanning zo opbloeien als respect en waardering naar de ander.”

2. Voorkom afleiding

Zodra je bent begonnen overweeg dan ook om mensen te vragen hun technologische snufjes weg te leggen, om zo afleiding te voorkomen. Deelnemers die hun volledige aandacht kunnen richten op de vergadering zelf, volgen beter het dialoog en geven gerichter feedback wanneer hen daarom wordt gevraagd.

3. Moedig mensen aan hun mening te laten horen…

Ook wanneer er geen feedback en een actieve deelname van de deelnemers wordt verwacht. Pak dit zo aan dat anderen worden aangemoedigd hun mening te laten horen in plaats van ze af te schrikken:

“Mensen willen zich tijdens een vergadering veilig voelen, dat is de enige manier om tijdens een meeting het maximale uit de deelnemers te  halen” legt Allen uit. “Geef mensen de kans deel te nemen en neem hun ideeën, gedachten en meningen serieus — maak het veilig voor ze hun stem te laten horen.”

4. … maar houd het wel binnen de perken

Een veilige plek is zeker nodig voor deelnemers of hun gedachte te delen, maar als je het niet onder controle houdt kan de vergadering zo omslaan in een discussieplatform — dat wil je niet.

Allen geeft aan dat het belangrijk is dat de leider duidelijk maakt dat voordat er gesproken wordt de deelnemer er zeker van is dat wat zij wil delen daadwerkelijk waarde toevoegt aan het gesprek.

“Maak er geen spelletje van om het ergens niet mee eens te zijn, tenzij het jouw plaats is om het ergens niet mee eens te zijn.”

Dit is waar de voorbereiding – met zijn korte bespreekpunten en de minimale inlichting van 24 uur – handig van pas komt.

5. Weet wanneer je moet stoppen

Leer herkennen wanneer de vergadering kan worden afgesloten — een kleine, maar zeker belangrijke skill. Zodra je namelijk alle bespreekpunten hebt afgehandeld, stop dan ook al heb je nog niet de volle vergadertijd vol gemaakt.

“Er komt een moment in de vergadering dat het gesprek zijn hoogtepunt heeft bereikt en dat de groep niet langer met frisse, nieuwe ideeën aankomt. Herken wanneer dat gebeurt en sluit de vergadering af.”

Vergaderen. Voorkom een volgende meeting door onduidelijkheden

Ná het vergaderen — voorkom zoveel mogelijke nieuwe vergaderingen

1. Bepaal vervolgacties en houd overzicht

Het laatste dat mensen willen is een nieuwe vergadering inroosteren omdat de vorige vergadering niet met concrete acties eindigde. Voorkom dit door aan het eind van de vergadering twee dingen te doen:

  • Iedere deelnemer krijgt een duidelijke taak mee waar hij of zij aan kan werken tot de volgende vergadering zal plaatsvinden. Hierdoor is voor hen duidelijk wat er verwacht wordt.Wil je meer leren over deze zogenaamde E.V.A.’s of EerstVolgende Acties? Volg eens een 1-daagse cursus Time Management en leer hoe jij en je team nog efficiënter kunnen werken.

     

  • De groep moet een helder overzicht hebben van de verantwoordelijkheden van de groep — wie gaat aan de slag met welke taak? Vooral wanneer een groep niet nauw of op afstand samenwerkt, is het belangrijk dat voor anderen duidelijk is waar de verantwoordelijkheden liggen.Dit bijhouden kan bijvoorbeeld heel makkelijk door een gezamenlijk project te beheren in de takenmanager Todoist. Hier lees je daar mee over.

Na afloop kan de vergaderleider eventueel nog reminders versturen om zo de leden aan hun taak te laten herinneren.

“Houdt mensen verantwoordelijk voor de taken die ze moeten doen.” zegt Allen. “Ga ook geen nieuwe vergaderingen plannen om de voortgang te bekijken om te peilen of de beslissingen die tijdens de vergaderingen zijn besproken, zijn doorgevoerd. Just move on.

Allen en zijn team ondervonden tot slot dat de meest effectieve vergader-leiders regelmatig feedback willen krijgen over de kwaliteit van de vergadering en hun input — een simpele manier om de vergaderingen te verbeteren die vaak over het hoofd wordt gezien.

Hoe je die feedback het beste vraagt, krijgt en ontvangt lees je hier.

“Wat ik uiteindelijk zag is dat de meeste mensen zich zorgen maken over de evaluatie die ze van anderen ontvangen. Je wil namelijk niet per sé weten hoe goed je het doet, want zodra je dat weet zul je misschien dingen moeten aanpassen.” zegt Allen.

“Toch, zodra je weet wat je beter kunt doen, weet je zeker dat de volgende vergadering misschien nog beter zal zijn, dan deze.”

Vergaderen. Voorbereiding = halve werk

Geïnspireerd geraakt? Volg een cursus Time Management

Met deze punten weet je zeker dat je die oersaaie – en meest onproductieve – vergadering verandert in een efficiënte meeting waar iedereen wat aan heeft. Wil je nou meer leren over hoe jij (en je team) de vergadering nog doeltreffender kunnen inrichten, volg dan eens een cursus Time Management.

Hier leer je bijvoorbeeld hoe je aan de hand van een zogenaamde ‘1 op 1’-lijst bijhoudt wat je bij de volgende vergadering met iemand moet bespreken — reuze handig.

Benieuwd naar onze andere tips & tricks? — volg gewoon eens onze 1-daagse cursus Time Management en we vertellen ze je allemaal 😉

En wil je nog meer weten over slim vergaderen? Lees dit ook eens:

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de tweewekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.

Wie zijn wij? | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog