Die nieuwe zelfhulp-bestseller belooft jou antwoord te geven op de vraag “wat is time-management”. Aangezien jouw (werk)leven chaotisch te noemen is, slik jij het als zoete koek. Die nieuwe gewoontes die het boek je echter leerde, daar is een paar weken later helaas niets meer van over. Vinden wij niet gek – de kerngedachte klopt namelijk niet. Deze echter wel (met 5 ingrediënten)

“Wat is time-management?” – de vraag die velen fout beantwoorden

Je hoeft maar de eerste de beste boekenplank in een boekenwinkel te bekijken en je wordt er praktisch mee doodgegooid: “time-management”. De term siert de covers van vele zelfhulpboeken die stuk voor stuk beweren dat jij méér tijd overhoudt en de controle over jouw chaotische leven terugkrijgt. Hoe?

Door jouw tijd te leren managen.

Toch blijkt dit in de praktijk niet te werken. Na een paar hoofdstukken bevind jij je tot aan je knieën in de ‘to do’-lijsten en probeer jij allerlei rigoureuze systemen onder de knie te krijgen.

Het resultaat? Je voelt je gestresster en chaotischer dan toen je begon. Deze averechtse uitkomst valt vaak te wijten aan de time management technieken die veelal worden gegeven. Deze zijn namelijk vaak:

  • te theoretisch. Neem bijvoorbeeld een van de standaardwerken op het gebied van persoonlijke ontwikkeling: Stephen Covey’s  “The 7 habits of Highly Effective People”. Een boek vol goede inzichten – zeker. Echter blijft het praktisch advies dat Covey geeft regelmatig vaag en zelfs licht profetisch – dat is uiteraard niet gek aangezien het boek geschreven is vanuit Covey’s Mormoonse achtergrond.
  • te omslachtig. Een stuk praktischer is het werk van David Allen, “Getting Things Done”. Niet voor niets ook een bestseller; je krijgt je zaken gedaan, zoals de titel belooft – toch kan de aanpak als overweldigend worden ervaren; Volgens Kelly Forrister (Certified GTD Coach) heeft de lezer namelijk 2 minuten nodig om de aanpak te begrijpen, vervolgens moet hij 2 dagen opzij zetten om de informatie te implementeren en pas na 2 jaar zal hij ‘GTD’ als een gewoonte ervaren – je zult er dus wat tijd voor moeten uittrekken.
  • Voegt niet het woord bij de daad. Het boek “Busy” van Tony Crabbe heb je ook niet kunnen missen. Het ‘eeuwig druk zijn’ wordt door de bedrijfspsycholoog bij de horens gevat. Echter lijkt Crabbe het boek voornamelijk voor zichzelf te hebben geschreven; zoals hij zelf aangeeft, vindt hij het ontzettend lastig om om te kunnen gaan met de eindeloze drukte en afleidingen om hem heen. Dit boek zou voor hemzelf de oplossing moeten bieden. Haast een gevalletje ‘blind-leading-the-blind’, dus.

Wij beweren natuurlijk niet dat deze methodes helemaal niet werken – we halen ze namelijk zelf vaak genoeg aan in onze eigen time management tips. Wij zijn echter van mening dat het makkelijker kan. Geen ingewikkelde theorieën of complexe diagrammen over hoe je eindelijk controle krijgt over jouw tijd – dat kan namelijk niet.

Je zult nooit alles om je heen naar jouw hand kunnen zetten, hoe graag je dat ook wil. Waar je wél invloed op hebt, is hoe jij je aandacht besteedt. Tijdwinst.com ervaart time-management daarom als volgt:

Time-management draait níet om het managen van tijd, maar om het managen van jouw aandacht.

Focus-management dus.

Want laten we wel stellen: waarom zou je zaken organiseren waar je op dit moment toch niet mee bezig bent? Pure tijdsverspilling. Jouw hoogste prioriteiten, dáár moet jouw aandacht zich bevinden.

Om dus voor eens en altijd de vraag te beantwoorden “wat is time-management” volgt onze omschrijving:

time management definitie: pas zodra je dat beseft, krijg je wellicht niet de controle over je tijd, maar wel de regie.

Wat is time-management

Voordelen time management – 7x waarom jij er niet zonder kan

Dit zal echter wel een kleine investering van jouw kant vereisen – je moet wíllen veranderen. Zodra jij namelijk niet de juiste motivatie hebt om jouw prioriteiten aan te pakken, ben je sneller geneigd het bijltje erbij neer te gooien en verval je na enkele weken weer in jouw oude, onoverzichtelijke patroon.

Laat deze voordelen van time management je daarom voorgoed overtuigen:

1. Je hebt overzicht

Klanten verwachten onmiddellijk een reactie terug. Jouw collega vraagt of je die offerte kunt oppakken en had je die aanvraag al ingediend? Kortom, jij laat je leiden door (ad hoc) zaken die het hardst om aandacht schreeuwen – dat werkt natuurlijk niet.

Time management laat jou inzien waar jouw aandacht zich wél moet bevinden én wat er zich allemaal op jouw bordje bevindt – zo smeer jij jezelf niet te dun uit.

2. Je krijgt meer rust

Vanzelfsprekend heeft dit ook effect op jouw gemoedstoestand. Alles altijd maar in je hoofd opslaan, geeft een hoop onrust – je brein is daar namelijk helemaal niet voor bedoeld.

Eindelijk al die taken, projecten en afspraken ergens overzichtelijk opslaan, verlicht dit en geeft rust in je hoofd.

3. Je krijgt meer gedaan

Een hoop van onze tijd en energie gaat verloren door het ongestructureerd managen van onze taken, waardoor je vaak te laat begint of ad hoc zaken voorrang geeft.

Time management leert jou echter hier efficiënter en slimmer mee om te gaan, zodat je niet in de wilde weg maar ergens aan werkt, maar gericht – zo verspil je geen onnodige tijd waardoor je méér werk gedaan krijgt.

4. Je maakt betere keuzes

Zodra je constant je hoofd boven water moet houden om al die taken en deadlines te overzien, maak je in alle haast foute keuzes. Je slaat bijvoorbeeld sneller die grote, maar uiteindelijk belangrijke, taak af omdat je zo druk was met willekeurige ad hoc zaken. Ze leken immers op dát moment belangrijk.

Zodra je echter beter je tijd en aandacht managed, leer je jouw prioriteiten kennen en sla je minder beduidende zaken sneller af – dat verandert niet alleen jouw manier van werken, maar zorgt er ook nog eens voor dat sterker in je schoenen staat;

Weet jij echter wat je doet en waarom, dan kun jij makkelijker jouw keuzes verantwoorden naar jezelf, maar ook naar de personen die met jouw planning aan de haal willen.

5. Je voorkomt uitstelgedrag

Het is erg gemakkelijk om je te laten afleiden en daardoor je werk ‘even’ opzij te zetten. Voordat je het weet zijn die 5 minuten veranderd in één uur en aan de eind van de dag is die offerte onaangeroerd gebleven.

Time management leert je bewuster met jouw tijd om gaan waardoor je minder snel vervalt in slechte gewoonten of het uitstellen van (vervelende) zaken. Veelal door het stellen van haalbare doelen. Hierdoor kan uitstelgedrag geen voet aan de grond krijgen.

6. Je levert een hogere kwaliteit

Vervolgens zal het geven van jouw aandacht aan de juiste zaken je alleen maar helpen de kwaliteit van je werk te verbeteren. Je staat namelijk niet toe jouw focus te laten versnipperen aan randzaken, maar legt je volledig toe op het uitvoeren van één taak – en dat werpt zo zijn vruchten af.

7. Je houd tijd over voor wat werkelijk belangrijk is

Ten slotte de belangrijke motivatie om je eens te verdiepen in dat time management: je houdt meer tijd over voor de leuke dingen in het leven. Time management is namelijk meer dan alleen een strak georganiseerde agenda of een lege inbox;

Het is een tool die jouw helpt jouw kostbare tijd juist te besteden. Die twee uur die je overhoudt omdat je efficiënt aan die offerte hebt gewerkt, zijn ineens twee uur die jij kunt besteden aan het bijwonen van die voorstelling of aan dat hobbyproject dat je maar bleef uitstellen – want daar gaat ‘t om;

Hoe werkt dat en wat heb je er voor nodig? – maar 5 dingen.

Time management vaardigheden – 5 basisingrediënten

Dit zijn ze, de 5 belangrijkste ingrediënten van ons time management systeem. Ingewikkeld of omslachtig: zeker niet. Ze werken juist vanuit hun eenvoud.

Wat is time-management? Nou dit:

1. Overzicht creëren

Jouw hoofd zit constant vol met allerlei onafgeronde klusjes, verzoekjes en andere ad hoc zaken. Het is dan ook niet zo gek als jij het overzicht verliest of dingen vergeet – je hoofd is hier helemaal niet voor bedoeld.

De eerste stap op weg naar een rust in je hoofd is daarom dan ook alles in kaart brengen wat op dit moment jouw aandacht eist. Pas zodra je helder voor ogen hebt wat er allemaal speelt, kun je keuzes maken en prioriteiten stellen.

Doe dit door middel van een gedachtendump. Het levert je een overvolle lijst op met onafgeronde zaken, maar daarmee is wel meteen je hoofd leeg – zoals het hoort.

2. Prioriteiten stellen

Het tweede principe dat je nodig hebt om orde te scheppen, is weten welke zaken vervolgens wel en niet jouw aandacht verdienen. Eisenhower pakte dit bijvoorbeeld erg slim aan. Hij stelde zijn prioriteiten vast aan de hand van de ‘Eisenhower Matrix’.

Wat is time-management

Kort door de bocht genomen komt deze aanpak op het volgende neer: jouw taken, projecten en verplichtingen kunnen 2 dingen zijn:

  • Wél belangrijk, de bovenste rij: jij moet er iets mee doen, nu of op de lange termijn – inplannen dus.
  • Niet belangrijk, de onderste rij: jij hoeft er niet iets mee te doen. Het kan gedelegeerd of geschrapt worden.

Op basis van deze criteria wordt iedere klus beoordeeld. Zo besteed je tijd en aandacht aan de juiste zaken.

3. Projecten en taken onderscheiden

Voordat je deze zaken daadwerkelijk kunt tackelen, komen we bij onderdeel 3: onderscheid leren maken tussen projecten en taken – het is nogal een verschil.

  • Een project is in feite alles wat je doet dat uit meer dan één taak bestaat. Het zijn zaken waar je verantwoordelijk voor bent of die je bezighouden. Het is een bundeling van verwante taken waarvan je hetzelfde eindresultaat verwacht.
  • Taken zijn simpelweg de dingen die je doet om een project uit te voeren of af te ronden. Ook deze kunnen natuurlijk variëren in grootte, maar in totaal onderscheiden wij, bij Tijdwinst, 4 soorten – hoe dat precies werkt, lees je hier.

Het leren onderscheiden van de twee, is cruciaal zodra jij beter met jouw tijd wil leren omgaan. Pas dan kun je proactief er mee aan de slag? Hoe – met een time management systeem natuurlijk;

4. Werken vanuit een time-management systeem

This is where the magic happens.

Op dit punt komt alles samen: je taken, projecten, afspraken en verplichtingen. Klinkt als een onoverzichtelijke boel, maar niets is minder waar. Een time management systeem is eerder een verkeerstoren van waaruit je overzicht hebt op je hele (werk)dag.

Om deze boel te kunnen overzien, heeft jouw time management systeem volgens ons 4 onderdelen nodig:

  • Een agenda — je kent ‘m wel. Deze gebruik je voor alles dat tijdgebonden is. Denk aan afspraken, reistijden, grote taken etcetera.
  • Een takenmanager – zoiets als een ‘to do’-lijst, maar dan gestructureerder. Hierin zet je al je projecten en andere taken.
  • Een ‘1:1’-lijst. Simpel gezegd is het een lijst waarop je alle zaken plaatst die je nog aan iemand anders wil voorleggen. Hoe dat precies werkt, lees je hier.
  • Een ‘wachten op’-lijst. Deze lijst functioneert als een overzicht om bij te houden van wie, je wat, nog krijgt. Ook dit bespreken we hier uitgebreider.

En de plek waar je dit allemaal laat samenkomen? Je hebt de keuze uit verscheidene fantastische time management systemen, maar onze favoriet is Outlook – dit laat draadloos de 4 onderdelen op elkaar aansluiten, voor een goed functionerende verkeerstoren. Hoe je dat precies instelt? – zo:

5. Een time management systeem onderhouden

Ten slotte zul je consequent moeten zijn, ongeacht de aanpak. Verval je namelijk weer in je oude gewoonte door alles maar op losse papiertjes te schrijven of in je hoofd te bewaren, zal jouw systeem falen. Verwerk daarom gedurende de dag of week alles zodat jouw time management systeem up to date blijft – het kost je hooguit een uurtje per week, maar het scheelt je een hoop kopzorgen.

Wat is time-management

Dat is de aanpak die werkt. Geen ingewikkelde of omslachtige methodes uit hippe boeken, maar gewoon recht toe, recht aan, vanuit jouw verkeerstoren:

  • overzicht creëren – je weet wat er allemaal ligt en jouw brein hoeft ‘t niet te onthouden!
  • prioriteiten stellen – jij begrijpt wat wél en níet jouw aandacht verdient, je kunt namelijk niet alles doen!
  • betere keuzes maken – zo werk jij aan taken die belangrijk zijn, niet die wat het hardst om aandacht schreeuwen.
  • nadenken over je taken  – jij weet eindelijk wáárom je aan iets werkt en bent realistisch, dit voorkomt dat nare uitstelgedrag.
  • en wekelijks kijken hoe ‘t ervoor staat – zo houd jij de regie in eigen handen én maak jij jouw time management tot een blijvende gewoonte (in tegenstelling tot wanneer jij je tot die zelfhulp-bestsellers wendt)

Deze ‘stappen’ klinken natuurlijk weinig spectaculair. Zoete beloftes als “een gestructureerd leven in een week” of “nooit meer druk” zijn, klinken natuurlijk beter in de oren. Geen wonder dat deze boeken dan ook als warme broodjes over de toonbank vliegen. Toch komt het allemaal op hetzelfde neer:

Time management in de praktijk ervaren?

De beste manier om meer tijd dan werk over te houden, is door eens een 1-daagse time management cursus te volgen. Dit kan bij ons, Tijdwinst. Wij brengen je volledig op de hoogte van alle actuele methodes en invalshoeken op het gebied van efficiënt werken en gaan samen met jou aan de slag om die eindeloze onrust en dagelijkse stortvloed aan ad hoc zaken aan te pakken.

Kom dus naar onze ‘Open Training’ of informeer naar de mogelijkheden voor een incompany-training.

Wij hebben ervaring met:

Waar wacht je nog op? Je hebt niets te verliezen, behalve jouw chaotisch en overzichtelijke (werk)leven!

En jij?

Heb jij eindelijk wat duidelijkheid op jouw vraag “wat is time-management” gekregen? Heb je misschien zelf nog leuke inzichten over wat time management voor jou is? Deel het met ons in de comments.

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.

Wie zijn wij? | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog