Ben je het overzicht kwijt, ondanks dat je regelmatig een planning maakt? Kom je alsnog in de knoei met je ‘to do’-lijst, ondanks dat je wekelijks alle taken die je maar kunt verzinnen erop noteert? Help is here. In dit artikel leer je hoe je jouw planning kunt transformeren tot een die wél werkt. En dat dankzij 4 tips!

Leren hoe je een goede planning maakt? Voorkom dan de meest gemaakte fouten

Begrijp me niet verkeerd. Ik juich het alleen maar toe dat je een planning maakt. Dat toont aan dat je waarde hecht aan overzicht en je graag op dingen voorbereid bent; je zou zo binnen ons Tijdwinst-team passen.

Alleen: je kunt met nog zoveel passie een planning opstellen, wanneer je deze 4 fouten maakt is je planning niet waterdicht. Beter gezegd: dan is hij waardeloos. Daar wil ik je voor behoeden. Laten we daarom kijken naar wat wél werkt en wat zeker niet.

4 redenen waarom je planning niet fail proof is

1. Een planning die niet realistisch is, werkt niet

Bevat jouw takenlijst alles dat je ooit nog in dit leven wil oppakken en afwerken? Van het sturen van die mail tot aan het opknappen van die oude kamper? En moet dat het liefst nog allemaal deze week gebeuren? Let me burst your bubble: dat gaat never nooit lukken.

Je kunt onmogelijk 100 uur aan werk in een werkdag van 8 uur proppen. Je kunt het proberen, maar het enige dat er dan gebeurt is dat je telkens weer al die taken, projecten en afspraken kunt doorsluizen naar het magische land van ‘morgen’. (Om er ook dan nooit aan te te komen.)

Kortom: je planning is niet realistisch. En dat zorgt niet alleen voor een hoop uitstelgedrag, maar ook voor de nodige stress en frustratie.

Voorkom daarom dat jouw takenlijst een wensenlijst wordt (‘Ooit pak ik dit op’) en houd het bij de tijd die jij tot je beschikking hebt. Dat vereist dat je kritisch moet zijn met de tijd en aandacht die je te besteden hebt, en dat je nou eenmaal keuzes moet maken. Prioriteiten stellen, noemen we dat.

Ik leg het je uit in deze video:

2. Een planning die niet compleet is, werkt niet

Daarnaast hebben de planning waarbij er wel gekeken is naar de nieuwe shiny taken die je gaat oppakken, maar waarbij geen rekening is gehouden met wat er al ligt.

Natuurlijk sta je te springen om volgende week dat veelbelovende project op te pakken, maar wanneer je vergeet dat je ook nog je gewone werk moet uitvoeren kom je in de knel. Want die mail afhandelen? En het verwerken van de aanmeldingen en het verrichten van die sales-belletjes? Tsjah, die moeten ook gewoon gebeuren.

Onthoud daarom Warren Buffett’s quote:

‘Do not save what is left after spending, but spend what is left after saving’

Geef niet alvast jouw kostbare tijd uit aan nieuwe taken en projecten, maar kijk eerst eens naar wat er standaard al moet gebeuren: met welke terugkerende taken moet je rekening houden? Als je al gemiddeld 15 uur kwijt bent aan je gewone werkzaamheden, dan kún je dat dus al niet besteden aan nieuwe zaken.

Voor de hand liggend, maar toch zie ik cursisten keer op keer deze fout maken.

Planning maken

3. Een planning die niet flexibel is, werkt niet

En zelfs al houd je rekening met wat er al op je bordje ligt, dan nóg kun je in de knoei komen met je planning. Reden? Je hebt geen rekening gehouden met onverwachte zaken of ad hoc klussen.

Want het falen van je crm-systeem, dat had je natuurlijk niet zien aankomen. Of een lastige klant die besluit om stennis te schoppen? Ook dat valt niet te plannen. Toch werpen deze dingen roet in het eten. Vanwege deze onverwachte zaken ben jij niet toegekomen aan een belangrijke klus en zal deze weer moeten doorschuiven.

Zou je daarentegen rekening houden met het feit dat niet altijd alles zo loopt als verwacht (Murphy’s Law: ‘everything that can go wrong, will go wrong’), dan kun je deze zaken opvangen. Plan dus niet alles vol, maar zorg ervoor dat je planning ruimte biedt voor te schuiven en te incasseren.

4. Een planning die uit tal van systemen bestaat, werkt niet

Dan is er ook nog zoiets als ‘te georganiseerd zijn’. Ja, dat komt uit de mond van een time management expert (lees: structuur junkie).

Hoewel het misschien reuze effectief voelt – tal van lijstjes, mapjes en folders in folders – raak je er alleen maar door overwhelmed. Niet alleen weet je niet meer in welk van de tientallen mapjes je normaal een bepaalde taak opslaat, het bijhouden ervan is zo omslachtig dat je het uitstelt. Het gevolg is dat je én geen overzicht hebt en misschien zelfs méér stress ervaart dan voorheen.

Eén ding dat je daarom in je oren moet knopen: houd je planningssysteem zo eenvoudig en simpel mogelijk. Enerzijds zodat jij en je brein er altijd op kunnen vertrouwen (‘ik schrijf afspraken altijd dáár op’), anderzijds zodat het bijwerken kinderspel is (en blijft).

Met deze informatie in je achterhoofd gaan we nu kijken naar hoe het wél moet:

Antwoord op de vraag ‘Hoe maak je een goede planning?’

Goed, je wil dus een planning die realistisch is, compleet, flexibel én die uit een makkelijk bij te houden systeem bestaat. In mijn boek ‘Elke Dag om 15.oo Uur Klaar’ leg ik haarfijn uit hoe je dat doet. Laat me die tips met je delen:

1. Houd rekening met wat je te besteden hebt

Eigenlijk werkt het net als met geld: je kunt niet meer geld uitgeven dan je tot je beschikking hebt. Denk aan het Warren Buffett verhaal. Daarom is het bij het maken van een planning verstandig om allereerst rekening te houden met de kosten die je al bij voorbaat maakt: welke taken en afspraken zijn terugkerend en moeten gewoon gebeuren? Die tijd kun je dus al niet besteden aan nieuwe projecten of afspraken. Plan die daarom als eerste in.

Vervolgens zet je tijd opzij voor onverwachte kosten (ad hoc klussen, hulpvragen of dingen zo zomaar tussendoor komen). Afhankelijk van je functie raad ik je aan daar één uur per dag voor vrij te houden.

De tijd die je nu nog over hebt kun je plannen. Op deze manier begin je met een planning die realistisch is en heb je een buffer gecreëerd waarmee je zaken die koud op je dak vallen kunt opvangen.

2. Reserveer tijd in je agenda voor grote klussen

Daarnaast doe je er goed aan om grote klussen (taken die langer dan 30 minuten duren) in je agenda te plannen en niet op je takenlijst te zetten. Om een aantal reden:

Allereerst dwing jij jezelf hiermee na te denken over de inhoud en de duur van de klus. Wat moet er allemaal nog mee gebeuren en hoeveel tijd denk ik hiermee kwijt te zijn? Wat is het meest ideale moment om de taak uit te voeren? Je plant hierdoor realistischer.

Daarnaast krijg je zelden de tijd om tussen je werkzaamheden door een grote klus uit te voeren. Vooraf tijd opzij zetten zorgt geeft je de mogelijkheid om geconcentreerd aan de taak te werken en geeft jou controle om andere taken en afspraken eromheen te plannen. Op die manier kom je eindelijk aan die grote klus toe én heb je een realistisch beeld van hoe je werkweek eruit ziet.

Planning maken

3. Houd het bij één eenvoudig systeem

Zoals gezegd werkt een te gedetailleerd systeem niet en levert het enkel stress op. Onmogelijk om dan een goede planning te maken. Maak het jezelf daarom niet onnodig lastig en werk vanuit één waterdicht systeem. Het Tijdwinst systeem dat wordt uitgelegd in het boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ bestaat daarom uit één agenda en één takenlijst.

En die mogen gerust binnen één planningstool bestaan (bijvoorbeeld Outlook) of een papieren variant zijn. Zelf geef ik de voorkeur aan een digitaal systeem: mijn agenda bevindt zich in Google Calendar en mijn takenlijst houd ik in Todoist bij.

Wat ik in die twee tools plaats? Al mijn afspraken, grote klussen en kleine klussen. Maar ook zaken die ik in de gaten wil houden of dingen die ik aan collega’s wil vragen. Indien je daar meer over wil weten, raad ik je aan dit artikel te lezen.

4. Schoon de boel dagelijks en wekelijks op

Goed plannen is één ding. Maar wanneer je niet dagelijks en wekelijks je planning naloopt blijven losse eindjes onopgelost staan. Niet alleen draagt dat bij aan een gebrek aan overzicht, het zorgt voor voor onnodig veel stress.

Neem daarom zowel dagelijks als wekelijks een moment om je planning op te schonen. Ja, dat kost iets van tijd, maar zie het als een investering. Dat kwartiertje dat je dagelijks kwijt bent aan het nalopen van je agenda en takenlijst voorkomt dat zaken blijven liggen of fouten onopgemerkt blijven. Hiermee verhoog je dus de kwaliteit van je werk en voorkom je dat je achteraf nog fouten moet herstellen.

Daarnaast wil je ook wekelijks even je planning opschonen, de wekelijkse reflectie noem ik dat. Neem daar ongeveer een half uur de tijd voor.

  • Bekijk je agenda. Waaraan heb je afgelopen week allemaal gewerkt en is dit af? Zo niet: moet je dit opnieuw inplannen?
  • En je mailbox? Is die helemaal leeg of wachten er nog mails op je? Neem nu de tijd om deze volledig te verwerken. De OHIO-methode helpt je erbij.
  • Dan de komende week: moet jij nog dingen voorbereiden? Gaat die afspraak wel door? Houd hier rekening mee en plan indien nodig taken in.
  • Zijn er nog grote projecten die je eventueel wil gaan oppakken? Kun je daar meteen mee aan de slag of heeft die klus nog wat verheldering nodig? Voer dan gelijk een mini-scrum uit.

Conclusie

Een goede planning maken hoeft niet moeilijk te zijn. Je moet het jezelf gewoon niet te lastig maken met allerlei subsystemen of de boel zo krampachtig plannen dat je niet meer kunt schuiven indien er zich iets onverwacht voordoet (en dat zal altijd gebeuren).

Om die reden wil je een planning hebben die flexibel is, compleet en realistisch is. En ja: dat iets van je tijd vergen, maar vergeet niet hoeveel tijd het je uiteindelijk oplevert. En hoeveel stress het wegneemt. Hoeveel beter het de kwaliteit van je werk maakt. Dát is waar je het voor doet: zodat je slimmer kunt werken in plaats van harder, zonder stress.

Planning maken

Kun je hier hulp bij gebruiken? Volg een cursus Time Management

Wil je meer weten over het opzetten van zo’n systeem dan raad ik je aan het boek ‘Elke dag om 15.00 Uur Klaar’ te lezen of om onze 1-daagse cursus Time Management te volgen. Ontzettend leerzaam en nuttig! Vind je het leuk om dagelijks tips op het gebied van timemanagement en persoonlijke effectiviteit te krijgen, volg dan zowel mij als Tijdwinst.com op Instagram.

Björn Deusings

directeur van Tijdwinst.com en timemanagement expert

Wie zijn wij? | Training Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog