Je agenda staat waarschijnlijk vol met afspraken, maar waar bewaar je alle taken die daar tussendoor komen? In je hoofd, op losse briefjes of in een eindeloze to-dolijst? Geen wonder dat je overzicht soms ver te zoeken is. In dit artikel ontdek je hoe je met één agenda en één takenmanager een eenvoudig en betrouwbaar time management systeem inricht. Lees mee en bouw stap voor stap jouw eigen betrouwbare en waterdichte time management systeem.

Wat komt aan bod:

  1. Het geheim van effectief timemanagement: simpel, maar niet té simpel
  2. De principes van het Tijdwinst time management system
  3. De reden waarom dit time management systeem werkt
  4. Aan de slag: bouw jouw time management systeem in 4 stappen
  5. Dagelijks een dosis time management tips
  6. Jouw perfecte time management systeem uitproberen
  7. Leer nog meer over time management methodes
  8. De veelgestelde vragen over een time management systeem

Volg Tijdwinst.com als betrouwbare bron in Google

Wat is het geheim van effectief timemanagement? Simpel, maar niet té simpel

In het boek van tijdwinst.com directeur Björn Deusings, Elke dag om 15:00 klaar, lees je dat een goed time management systeem het beste werkt als het je ook ondersteunt op die momenten dat je energie op is. Dat betekent: geen ingewikkelde opzet, maar ook geen al te simpele lijstjes. Waarom? Omdat je systeem juist op zijn krachtigst moet zijn wanneer je het druk hebt, uitgeput bent en echt geen tijd te verliezen hebt aan eindeloze lijstjes en tools.

je mentale batterij moet opgeladen zijn bij de start van een nieuwe werkdag

Een goed time management systeem moet je helpen, niet overweldigen. Maak het daarom niet onnodig ingewikkeld, zodat je het makkelijk kunt raadplegen en bijwerken, zelfs op je drukste dagen. Maar pas op: een al te simplistisch systeem, zoals een enkele lange to-do-lijst met alles erop, is ook geen oplossing. Dat soort systemen leiden tot chaos en vergroten de kans dat belangrijke zaken over het hoofd worden gezien.

Het tijdwinst.com time management systeem bestaat daarom uit twee onderdelen:

  1. Een time management agenda: Waarschijnlijk heb je er al één! Een agenda houdt al je afspraken en tijdsgebonden verplichtingen bij. Ik raad altijd Google Calendar aan, maar een andere werkt natuurlijk ook prima.
  2. Een takenmanager: Een eenvoudige, overzichtelijke takenlijst voor al je acties en projecten. Voor deze taak raad ik Todoist aan.

Met alleen deze twee hulpmiddelen kun je al je verplichtingen moeiteloos beheren, van grote projecten en tijdgebonden afspraken tot kleine actiepunten en herinneringen aan acties van anderen.

Wat zijn de principes van Tijdwinst time management systeem?

Je weet dus nu hoe je time management systeem hoort uit te zien, maar hoe gebruik je de tools nu? Daar heb ik 5 regels voor:

Afspraken horen thuis in je agenda

Of het nu gaat om een telefoongesprek, een meeting, zakelijke lunch of reistijd naar je afspraak: alles met een specifiek tijdstip zet je in je agenda. Hierdoor heb je al je afspraken overzichtelijk op één plek staan.

Grote taken plan je in je agenda

Grote klussen (ik hanteer met mijn collega’s van tijdwinst.com de regel: alles waar je langer dan een half uur voor nodig hebt) plan je in je agenda. Zoals het doornemen van een groot rapport, het schrijven van een blog of het lezen van een paar hoofdstukken uit een werkgerelateerd boek. Hierdoor zie je direct hoe je week eruit komt te zien en voorkom je dat deze taken blijven liggen. Je week blijft op deze manier beheersbaar en je stelt minder uit.

Kleine taken zet je in je takenmanager

Heb je taken op je bordje die je binnen een half uur kunt afvinken? Deze plaats je in je takenmanager. Zoals feedback verwerken van een artikel en het plaatsen van een video op je website. Zet een korte omschrijving bij de taak, geef het een deadline en een prioriteit. Hierdoor heb je een goed overzicht wat je te doen hebt en waarmee je het beste het eerst begint.

Bespreekpunten houd je op een aparte lijst bij in je takenmanager

Een vraag aan je directe collega, iets wat je met je manager wilt doornemen, zet je in een aparte ‘1-op-1-lijst’ in je takenmanager. Voor elke collega waar je nauw mee samenwerkt, maak je een specifieke sectie aan. Komt er een vraag of iets om te bespreken in je op? Noteer het dan achter de naam van degene. Hiermee zorg je dat je niets vergeet, maar je voorkomt ook dat je de ander ermee lastig valt terwijl degene net geconcentreerd aan het werk is. Er is niets irritanter dan uit je flow gehaald worden voor iets wat echt wel kan wachten.

Wil je meer weten over de 1-op-1-lijst? Kijk dan Björns video.

Acties met input van anderen zet je op een ‘wachten-op-lijst’ in je takenmanager

Soms moet je wachten op een ander, omdat je bijvoorbeeld iets hebt gedelegeerd of wacht op een reactie. Door ze op je ‘wachten-op-lijst’ te zetten in je takenmanager, volg je ze zonder dat je de ander telkens moet onderbreken. Noteer hierbij de verwachte deadline, zodat je eventueel een herinnering kunt sturen als het nodig is. Zo blijft alles op koers, zoals het ontvangen van de aangepaste versie van het rapport.

Waarom werkt dit time management systeem?

Dit systeem is eenvoudig, maar niet al te simplistisch. Het is compleet, zonder te veel ingewikkeldheden. Dit time management systeem is zo ontworpen dat je het ook op de lange termijn kunt volhouden, dankzij vijf belangrijke principes:

  1. Overzichtelijkheid, want als je het mij vraagt biedt een goed time management systeem je direct inzicht in wat je aandacht nodig heeft. Je ziet snel welke taken prioriteit hebben en welke actie vereist is, waardoor je sneller de juiste keuzes maakt.
  2. Eenvoud, want je wilt niet nodeloos nadenken over wat je moet doen en waar je het moet plaatsen. Het systeem moet eenvoudige keuzes mogelijk maken, zodat je, zelfs wanneer je moe bent, altijd weet waar je wat kunt vinden.
  3. Betrouwbaarheid, want een systeem dat maar een deel van je taken of afspraken bijhoudt, is onbetrouwbaar. Je brein kan hier niet op bouwen, omdat het niet weet wat er ontbreekt. Denk aan een parachute die voor 80% betrouwbaar is. De meeste keren dat je parachutespringt gaat het goed, maar die ene keer net niet.
  4. Actiegerichtheid, want na een snelle blik op je systeem wil je direct aan de slag. Je wilt niet eerst hoeven nadenken over wat je nu weer moet doen. Daarom moeten je taken en afspraken altijd helder en concreet zijn.
  5. Twee eenvoudige tools, want volgens mij is een efficiënt time management systeem compact. Het bestaat niet uit eindeloze lijsten en mappen. Wat je nodig hebt, zijn simpelweg een takenmanager en een agenda.

Als je systeem niet aan deze basisprincipes voldoet, is het niet duurzaam. Het wordt dan onoverzichtelijk, ingewikkeld en zet je niet aan tot actie. Deze principes zijn geen aanbevelingen, maar noodzakelijke voorwaarden.

Zolang je systeem helder, eenvoudig en actiegericht is, fungeert het als een navigatiesysteem in je auto die je soepel en helder naar je bestemming leidt.

Hoe bouw je jouw time management systeem? In slechts 4 stappen!

Je weet nu wat een goed time management systeem nodig heeft en waar je alles kunt bewaren. Tijd om jouw eigen Tijdwinst.com time management systeem op te zetten, in vier simpele stappen:

  1. Kies de time management tools die voor jou werken.
  2. Richt je tools in.
  3. Vul je time management systeem.
  4. Time management systeem van Tijdwinst bijhouden.

1. Kies de time management tools die voor jou werken

Het maakt niet uit welke tools je kiest, als je het maar eenvoudig houdt. Zorg ervoor dat je systeem een agenda en een takenmanager bevat: één plek voor tijdgerelateerde afspraken en een plek voor acties en diverse lijsten.

Tools voor een digitale agenda

  • Google Calendar: Deze populaire agenda-app is gratis, eenvoudig te synchroniseren met andere Google-diensten en biedt handige functies, zoals gedeelde agenda’s en herinneringen. Onze absolute aanrader!
  • Apple Agenda: Voor gebruikers van iOS en Mac is de Apple Agenda een goede keuze. Deze app werkt perfect samen met andere Apple-services, zoals iCloud en Siri en maakt het delen van agenda’s en versturen van uitnodigingen eenvoudig.
  • Microsoft Outlook Calendar: Een krachtige optie die beschikbaar is op verschillende platforms. Outlook combineert e-mail, agenda en takenbeheer en integreert met Microsoft 365-diensten.
  • Fantastical: Deze agenda is geschikt voor iOS en macOS. Het heeft een intuïtieve interface en handige functies voor taakbeheer en agenda. Het is te combineren met iCloud, Google Agenda en Microsoft Exchange.
  • Calender: dit is zowel een agenda als een afsprakenplanningstool. Het helpt je bij het beheren van je afspraken en planning.

Mogelijke tools voor digitale takenlijsten zijn:

  • Todoist: Een gebruiksvriendelijke takenmanager die beschikbaar is op meerdere platforms. Todoist biedt functies voor projectorganisatie, prioriteiten en integratie met andere apps.
  • Microsoft To-Do: Eenvoudig in gebruik en biedt handige functies voor taakbeheer, herinneringen en synchronisatie met Microsoft 365.
  • Trello: Met zijn visuele kaarten en borden is Trello ideaal voor het organiseren van taken en projecten, perfect voor teams die samenwerken.
  • Asana: Deze krachtige tool richt zich op projectbeheer en samenwerking, met functies zoals taakafhankelijkheid en tijdslijnen.
  • Notion: Een veelzijdige tool voor notities en projecten. Notion laat je aangepaste databases maken en workflows inrichten, perfect voor wie meer wil dan alleen een takenlijst.

2. Richt je tools in

Nu je jouw tools hebt gekozen, is het tijd om ze in te stellen. Volg de aanwijzingen in de programma’. Meestal wijst het zichzelf vanzelf uit. Zorg ervoor dat je een stevige basis voor jouw time management systeem legt. Voeg daarnaast nog twee lijsten toe aan je takenmanager:

  1. Maak een ‘wachten-oplijst’ aan: Dit is de plek waar je acties bijhoudt die je in de gaten wilt houden of waar je op wacht.
  2. Maak een ‘een-op-eenlijst’ aan: Hier noteer je vragen en bespreekpunten voor gesprekken met anderen. Het is handig om voor collega’s met wie je nauw samenwerkt aparte secties te maken.

3. Vul je time management systeem

De basis voor je systeem is er. Nu is het tijd om ‘m in te richten.

Tip: Een handige manier om te achterhalen wat je allemaal moet doen, is door een ‘Gedachtendump’ uit te voeren. Bij deze oefening zet je al je taken, afspraken en verplichtingen op papier. Zo haal je alles uit je hoofd en zet je het op papier. Dit helpt je om een volledig overzicht te krijgen van alles dat je aandacht nodig heeft. Je kunt de Gedachtendump oefening hier vinden.

threads post over gedachtendump

Zodra je weet wat er allemaal speelt, is het tijd om alles een plek te geven:

Afspraken in je agenda zetten

Alle tijdgebonden afspraken, zoals vergaderingen, telefoongesprekken of lunches met klanten, horen in je agenda. Kies een datum en tijd en geef aan hoe lang de afspraak zal duren. Vergeet ook niet om je pauzes in te plannen, heel belangrijk. Daarnaast is het cruciaal om grotere taken, die meer dan dertig minuten in beslag nemen, ook in je agenda te noteren.

Kleine taken in je takenmanager plaatsen

Kleine taken die je snel kunt afronden, zoals het corrigeren van een document of het beantwoorden van een e-mail, moeten in je takenmanager. Maak het overzichtelijk door elke taak te beginnen met een werkwoord, zoals “voorbereiden presentatie” of “versturen factuur.” Vergeet niet om een deadline toe te voegen: wanneer moet de taak af zijn? Veel takenmanagers laten je ook prioriteiten instellen; gebruik deze functie om aan te geven hoe belangrijk of urgent de taak is.

Bespreekpunten in je takenmanager zetten (op je ‘1-op-1-lijst’)

Dingen die je met iemand wilt bespreken, komen op je ‘1-op-1-lijst’. Kies het juiste kopje voor de betreffende persoon en voeg indien nodig prioriteiten en deadlines toe. Bijvoorbeeld: ‘Melanie: wat vind je van het rapport?’, ‘Kris: hoeveel mensen hebben zich aangemeld voor het jaarlijkse ski-uitje?’

Acties waar je op wacht in je takenmanager zetten (op je ‘wachten-oplijst’)

Als je iets hebt gedelegeerd, een boek hebt uitgeleend of wacht op een reactie van een klant, houd dit dan bij in je ‘wachten-oplijst’. Noteer op wie je wacht en wat de actie is. Je kunt ook een deadline toevoegen: wanneer verwacht je een reactie? Zo weet je wanneer je een vriendelijke herinnering kunt sturen. Geef ook hier een prioriteit aan. Bijvoorbeeld: ‘Wachten op vergunning gemeente – vrijdag’ en ‘Wachten op feedback van Mandy – dinsdag’.

Op deze manier zorg je ervoor dat al je taken, afspraken en verantwoordelijkheden goed zijn ondergebracht in jouw nieuwe time management systeem. Reserveer gerust een paar uur voor deze eerste opzet, zodat je zeker weet dat alles wat jouw aandacht nodig heeft goed is vastgelegd!

4. Time management systeem van Tijdwinst bijhouden

High five! Nu heb je een time management systeem dat zeker werkt. Je hoeft maar een blik erop te werpen en je weet wat je vandaag en de rest van de week moet doen. Maar je bent niet klaar: dit systeem vult zich niet uit zichzelf. Als je het niet regelmatig bijwerkt, mis je misschien taken of afspraken.

Zeg vaarwel tegen losse post-it’s, to-do-lijstjes of krabbels op de achterkant van die ene presentatie. Wil je een taak noteren? Dan doe je dat direct in je time management systeem. Geen discussie mogelijk.

Dagelijks bijhouden

Neem elke dag even de tijd om alles up-to-date te houden. Duurde die afspraak bij de klant langer dan gepland? Pas het aan in je agenda. Taak af? Yes, vink het af in je takenmanager. Heb je tijdens een gesprek met je collega wat dingen van je ‘1-op-1 lijst’ gevraagd? Verwijder ze. En nieuwe taken en afspraken zet je er weer in.

Wekelijkse reflectie

Plan wekelijks een moment in om je systeem door te lopen, bijvoorbeeld een uur voor de vrijmibo. Dit is wat je hebt te doen:

  • Bekijk je takenlijst: wat heb je allemaal afgerond?
  • Kijk naar je notities: staan hier nog taken of afspraken die je moet verwerken?
  • Controleer je mailbox: zijn hier nog openstaande taken of afspraken?
  • Update je agenda: wat heb je deze week gedaan?
  • Kijk vooruit: wat staat er voor volgende week op de planning? Moet je hier nog iets voor regelen? Zijn er taken waar je aan wilt werken?

Door dit regelmatig te doen, is je time management systeem helemaal bij en geef je je hoofd rust. Je weet dat je bezig bent met de juiste dingen. Prioriteiten stellen is daardoor veel makkelijker, je hebt zelf in je systeem gezet wanneer wat belangrijk is.

Dagelijks een dosis time management tips

Volg ons op Instagram of Pinterest voor meer handige tips over timemanagement en slimme manieren om je communicatieve vaardigheden te verbeteren. Wil je de nieuwste artikelen eenvoudig en overzichtelijk in je inbox ontvangen? Schrijf je dan in voor onze wekelijkse nieuwsbrief.

Ben je een echte boekenwurm? Dan is ons andere boek Full Focus op wat echt belangrijk is ook een aanrader. Ontdek de beste inzichten uit onze trainingen en leer hoe je slimmer kunt werken in plaats van harder.

full focus presentatie Björn en Inge

Conclusie: jouw perfecte time management systeem nu dus eens uitproberen

Tolt je hoofd vaak van de dingen die je nog moet doen, verlopen je werkdagen chaotisch van hak-op-de-tak-taken en kom je niet in slaap, omdat je aan alles denkt wat je nog moet doen? Dan heb je te maken met een time management systeem dat niet lekker loopt. Of het nu bijna goed is of totaal niet werkt, daar neem je geen genoegen meer mee. Je wilt een systeem dat 100% voor je werkt, net zoals je wilt dat je parachute openklapt als je uit het vliegtuig springt.

Het lukt je met je gloednieuwe time management systeem wel. En jij bepaalt zelf met welke tools je het systeem inricht. Of je nu Todoist, Outlook, Trello of Asana gebruikt, het doet er niet toe. Het belangrijkste is dat het systeem aansluit op jouw persoonlijke voorkeuren, behoeften en:

  • Het fungeert als een extern geheugen, zodat je brein ontlast wordt.
  • Het werkt alleen als het systeem betrouwbaar is. Het moet eenvoudig en waterdicht zijn.
  • Een te simpel systeem mist misschien belangrijke elementen, waardoor het onbetrouwbaar wordt. Aan de andere kant, als het systeem te ingewikkeld is, gooi je er al snel met je pet naar.
  • Jouw timemanagementsysteem moet dus bestaan uit één agenda en één takenmanager.

Het kan niet eenvoudiger! Test het vooral eens uit!

Patrick Stastra,
Senior trainer Time management en Snellezen, Mindmapping & Geheugentechnieken

time management systeem

Leer nog meer over time management methodes

Wil je een waterdicht time management systeem leren opzetten en meer time management vaardigheden onder de knie krijgen? Volg dan de 1-daagse training Time Management. In deze training leer je een eenvoudig, effectief systeem te maken met een agenda en takenmanager, waardoor je overzicht houdt, prioriteiten stelt en tijd en energie bespaart. Je leert ook hoe je dit systeem up-to-date houdt voor blijvende rust en hogere productiviteit.

De veelgestelde vragen over een time management systeem

  • Wat is een time management schema?

    Een time management schema is een georganiseerd plan dat helpt bij het beheren van tijd en taken. Het omvat vaak een combinatie van een agenda en een takenlijst, waarmee je afspraken, deadlines en prioriteiten kunt bijhouden. Dit schema helpt je om je tijd effectief in te delen, zodat je je doelen kunt bereiken en stress kunt verminderen.

  • Wat zijn voorbeelden van goed time management?

    • Prioriteiten stellen
    • Gebruik van een agenda
    • Takenlijsten
    • Tijdblokken in de agenda
    • Wekelijkse reflectie

  • Wat valt onder timemanagement?

    Timemanagement omvat technieken en strategieën om taken en activiteiten effectief te plannen en uit te voeren. Dit omvat het maken van planningen, prioriteiten stellen, takenlijsten bijhouden, tijdregistratie, doelen stellen, delegatie van taken en regelmatige evaluatie van voortgang. Deze elementen helpen om tijd efficiënter te gebruiken en stress te verminderen.

  • Welke varianten van timemanagement zijn er?

    • Pomodoro-techniek: Dit houdt in dat je werkt in blokken van 25 minuten, gevolgd door korte pauzes.
    • Getting Things Done (GTD): Een methode die je helpt om taken te verzamelen, organiseren en uitvoeren.
    • Eisenhower Matrix: Een hulpmiddel om taken te prioriteren op basis van urgentie en belangrijkheid.
    • Agile time management: Gebruikt in projectbeheer, waarbij taken flexibel en iteratief worden gepland.
    • Time blocking: Het inplannen van specifieke tijdsblokken voor verschillende taken of activiteiten.

  • Wat is het belangrijkste doel van dit time management systeem?

    Het hoofddoel van het Tijdwinst.com Time Management Systeem is om kenniswerkers en teams te ondersteunen bij het effectiever beheren van hun tijd, waardoor ze meer rust in hun leven kunnen ervaren. Het systeem biedt overzicht en structuur, zodat taken, afspraken en verantwoordelijkheden beter georganiseerd kunnen worden.

  • Welke specifieke functies biedt het systeem om tijd effectiever te beheren?

    Het systeem biedt functies zoals een agenda voor het inplannen van tijdgebonden afspraken en een takenmanager voor het beheren van projecten, kleine en grote taken, bespreekpunten en dingen waar je op wacht. Dit stelt je in staat om al je verantwoordelijkheden op één plek te organiseren.

  • Is dit systeem geschikt voor individuen, teams of beide?

    Dit time management systeem is geschikt voor zowel individuen als teams. Individuen kunnen het inzetten voor hun persoonlijke taken en afspraken, terwijl teams het gebruiken om projecten en samenwerkingen te coördineren. Kortom, het is bruikbaar voor iedereen!

  • Hoe onderscheidt dit time management systeem zich van andere vergelijkbare systemen op de markt?

    Ons time management systeem onderscheidt zich door de focus op eenvoud en betrouwbaarheid. Het is gebruiksvriendelijk en bestaat uit slechts twee tools: een agenda en een takenmanager. Dit voorkomt onnodige complicaties, zodat iedereen er eenvoudig mee aan de slag kan!

  • Kun je voorbeelden geven van bedrijven of personen die met succes gebruik hebben gemaakt van dit systeem?

    Zelf werken we op kantoor met dit systeem. In onze Training Time Management hebben we ontzettend veel mensen met dit systeem laten kennismaken.

  • Zijn er integratiemogelijkheden met andere software of tools die mensen al gebruiken?

    Je hebt de mogelijkheid om zelf tools en software te kiezen die goed bij je passen. Het prettige aan dit systeem is dat je het in verschillende tools kunt maken. Hierdoor voorkom je dat je een tool gebruikt die je niet prettig vindt werken.

  • Welke soorten statistieken of rapporten kan het systeem genereren om de productiviteit te meten?

    Omdat je het systeem zelf inricht in de tools die je prettig vindt werken, is het afhankelijk van de tools die je gebruikt of je daar rapporten uit kunt halen.

  • Is er een mobiele app beschikbaar voor toegang tot het systeem onderweg?

    De tools die wij adviseren, Google Calendar, Apple Agenda, Microsoft Agenda, Fantastical, Calender, Todoist, Microsoft To-Do, Trello, Asana en Notion zijn als app te gebruiken.

  • Hoe wordt de privacy en beveiliging van de gebruikersgegevens gewaarborgd?

    Dat is per tool verschillend. Kijk daarvoor naar de voorwaarden van de tool.

  • Wat zijn enkele tips voor effectief gebruik van dit time management systeem?

    Houdt het dagelijks en wekelijks bij, zodat je een waterdicht systeem houdt. Gebruik de tools die jij het prettigst vindt werken, zodat je geen irritaties ervaart.