Je hebt een belangrijke taak op je planning staan, maar voor je het weet ben je alweer drie mails, twee verzoeken van collega’s en een Teamsbericht verder. Waarom laat je je toch steeds afleiden, terwijl je weet wat prioriteit heeft? Het antwoord ligt voor een groot deel bij je brein. Ontdek waarom afleiding op het werk zo verleidelijk is, hoe je hersenen je keuzes beïnvloeden en wat je kunt doen om je beter te concentreren.

Wat komt aan bod:

  1. Ons brein: zowel indrukwekkend als een ouderwets systeem
  2. Waarom je urgente taken prioriteit geeft
  3. De drie onderdelen van je brein
  4. Hoe je belangrijke taken prioriteit geeft
  5. Veelgestelde vragen over afleiding op het werk

Volg Tijdwinst.com als betrouwbare bron in Google

Waarom is je brein de dooddoener bij afleiding op het werk?

Het brein bestuurt essentiële lichaamsfuncties zoals de ademhaling, het evenwicht en het pompen van je hart, om maar wat voorbeelden te noemen. Daarnaast is het ook verantwoordelijk voor je denken, je geheugen, je creativiteit en je emoties. In andere woorden: het houdt je niet alleen in leven, maar maakt je ook de persoon die je bent. Door de miljarden neuronen die met elkaar in verbinding staan, is het het meest ingewikkelde orgaan van het menselijk lichaam.

Er is echter een ‘maar’, want je hersenen zijn ook een eeuwenoud systeem dat nooit een grote ‘update’ heeft gehad. Er is veel veranderd sinds de tijd dat je zelf op zoek moest gaan naar je eten en tegelijkertijd op moest passen dat je niet de maaltijd werd van een roofdier. Die mammoeten en tijgers, die zijn weg. Je opereert alleen nog wel met hetzelfde brein, waardoor je cognitieve vaardigheden niet meer aansluiten bij de omgeving waarin je leeft én de eisen die je jezelf stelt.

afleiding komt door ons oerbrein

Zeker sinds de opkomst van computers en het internet is ons leven erg veranderd. De hoeveelheid informatie die inmiddels dagelijks op mensen afkomt en de snelheid waarmee we deze informatie moeten verwerken, vraagt veel van het brein. Het is de reden dat je continu het gevoel hebt het ‘druk, druk, druk’ te hebben en soms denken het allemaal niet aan te kunnen.

Vroeger was het leven veel overzichtelijker. Je voornaamste doel was alleen overleven en voortplanten. Je had niet te maken met carrière maken, lastige collega’s en proberen een leven te leiden dat voldoening geeft. Tegenwoordig is er ook veel meer wat je moet onthouden en waar je over moet nadenken. Maar je brein heeft nog steeds als voornaamste doel om te overleven en te voortplanten. Daar gaat dus iets mis.

Waarom geef je urgente taken prioriteit?

Dat je brein met verouderde soft- en hardware opereert, verklaart waarom je je dagen volmaakt met brandjes blussen en verzoeken van collega’s, en niet jouw belangrijke project. Back in the day vroegen de meest spannende dingen, zoals de tijger in de bosjes, namelijk om directe actie. Om te kunnen overleven, moest je brein daarom de prioriteit geven aan dat wat het meest dringend aanvoelt en luidruchtig om je aandacht schreeuwt. Uren gefocust aan een presentatie of Excel-bestand werken was niet aan de orde.

Rationeel gezien weet je dat je aan de presentatie moet werken en misschien heb je er zelfs wel tijd voor in je agenda geblokt. Toch word je afgeleid door het mailtje dat binnenkomt, het gesprek van je collega’s over het weekend en het berichtje op Teams waarin je collega vraagt of je iets kan oppakken. Je emotionele, instinctieve brein neemt over: “Je moet je collega helpen! Onmiddellijk!”

Wat zijn de drie onderdelen van je brein?

Je denkt misschien dat je gedurende de dag vooral rationele beslissingen maken, maar in werkelijkheid wordt ongeveer 90% van je beslissingen instinctief en onbewust gemaakt. Aan de ene kant is dat fijn, want als je over elke ademhaling zou moeten nadenken, zou dat enorm veel energie vreten. Aan de andere kant zijn er ook beslissingen die je achteraf betreurt, omdat je er niet rationeel over na hebt gedacht. Neem bijvoorbeeld die belangrijke presentatie waar je nu voor moet zwoegen, omdat je brein besloot om je collega eerst te helpen.

Wat gebeurt er dan precies in je brein? Daarvoor beschrijf ik kort naar de deelnemende gebieden:

Het reptielenbrein

Het reptielenbrein is het kleinste en oudste gedeelte van je hersenen, dat maar één doel heeft: overleven. Dit is het gedeelte dat alle essentiële lichaamsfuncties regelt, zoals de ademhaling en het pompen van je hart. Omdat jouw overleving de grootste prioriteit is, staat dit gedeelte van je brein ook altijd paraat om je te beschermen.

Als er een gevaar dreigt en je reptielenbrein dit waarneemt aan de hand van je zintuigen, denkt het niet na; het reageert instinctief en automatisch. Het reptielenbrein is dan ook de verantwoordelijke voor het vechten, vluchten of bevriezen, waar je vast wel eens van hebt gehoord.

In deze aflevering van de Tijdwinst Podcast spreekt host Björn Deusings met communicatie-expert Maggs Rippen over deze oerreactie.

Natuurlijk ben je je reptielenbrein dankbaar voor alle keren dat het je in leven heeft gehouden, maar feit blijft dat er vandaag de dag veel minder gevaar dreigt dan vroeger. Jouw reptielenbrein moet echter nog steeds 24/7 alert zijn en zal daardoor afgeleid worden wanneer je iets met je zintuigen waarneemt. Of je nu in je ooghoek een sabeltandtijger ziet in de bosjes of een berichtje ziet dat binnenkomt van je collega.

Het limbisch systeem

Boven het reptielenbrein is het limbisch systeem te vinden. Het gedeelte van de hersenen dat verantwoordelijk is voor je herinneringen, je emoties en je beoordelingsvermogen. Dit deel geeft hormonen af die je blij of boos maken, zoals endorfine en dopamine of juist adrenaline en cortisol. Het gevoel dat deze hormonen je geeft, helpt je te leren van gemaakte beslissingen. Voel je je goed? Dan zul je je dat herinneren en het gedrag herhalen. Voel je je slecht? Dan zul je in de toekomst een andere beslissing maken.

Het verklaart waarom je liever kleine ‘urgente’ taken oplost, dan taken waar je meerdere dagen mee bezig bent. Iedere keer dat je iets van je to-do list afkruist, kun je dankzij je limbisch systeem rekenen op geluksstofjes. Het resultaat? Dat wil je nog een keer ervaren, dus kies je voor nog een makkelijke snelle taak.

Ook het helpen van een collega kan op endorfine en dopamine rekenen. Kies je ervoor om iemand te helpen, dan vergroot je de kans op een positieve relatie met diegene, hoor je meer bij de ‘kudde’ en is je kans op overleven groter.

Het limbisch systeem en je reptielenbrein werken samen en vormen de instinctieve en emotionele basis van je brein.

De neocortex

De neocortex is het rationele gedeelte van je brein. Het deel van onze hersenen dat je logisch laat redeneren en analytisch en creatief is. Hoewel dit het grootste gedeelte van je hersenen is, heeft je instinctieve en emotionele brein de overhand. Dat komt doordat er twee keer zoveel verbindingen van de lagere delen van je brein naar de neocortex lopen dan andersom.

Het is waarom je achteraf je impulsen vaak proberen goed te praten. Wil je hier meer over weten? Luister dan naar de Tijdwinst Podcast aflevering waarin Professor dr. Stefan van der Stigchel, auteur van het boek Concentratie, meer vertelt over dit proces. Door dit goed te begrijpen, kun je beter omgaan met afleidingen.

Hoe geef je dan belangrijke taken prioriteit?

Je begrijpt nu waarom je brein zo vatbaar is voor afleidingen en automatisch de prioriteit geeft aan urgente taken. Maar wat kun je hier tegen doen? Nu je weet dat je brein altijd reageert op wat er wordt waargenomen met je zintuigen, is het belangrijk deze prikkels zoveel mogelijk te beperken. Zorg bijvoorbeeld dat je je afzondert, een koptelefoon opzet en alle notificaties uitzet.

Dit is natuurlijk niet de hele werkweek mogelijk, maar pas dit wel toe wanneer je geconcentreerd wil werken en je neocortex de kans wil geven om zijn werk te doen. Zolang er geen urgente taken op je radar verschijnen, zal je zien dat je belangrijke taken de prioriteit krijgen die ze verdienen.

Lees ook het nieuwe boek van Björn over dit onderwerp met de naam Full Focus Op Wat Echt Belangrijk Is – Elke dag met de juiste dingen bezig zijn. In dit boek vertelt Björn hoe je ervoor zorgt dat je bezig bent met wat écht belangrijk is. Hij leert je hoe je prioriteiten en doelen helder krijgt en ze daadwerkelijk realiseert.

thread post van tijdwinst.com over ontspannen

Conclusie: minder afleiding op het werk begint bij het begrijpen van je brein

Je brein is ontzettend slim, maar niet altijd even handig ingericht voor de moderne werkdag. Waar het vroeger noodzakelijk was om direct op gevaar te reageren, zorgt diezelfde instinctieve reactie er tegenwoordig voor dat je voortdurend wordt afgeleid door mails, meldingen en verzoeken van collega’s. Bovendien geven kleine taken je sneller een gevoel van voldoening, waardoor je belangrijke werkzaamheden gemakkelijk voor je uit schuift. Gelukkig kun je daar zelf iets aan doen.

Wil je minder afleiding op het werk en meer aandacht besteden aan wat écht belangrijk is? Begin dan met deze stappen:

  • Beperk prikkels door notificaties uit te schakelen, een koptelefoon op te zetten en een rustige werkplek te zoeken.
  • Reserveer vaste momenten waarop je ongestoord aan belangrijke taken werkt.
  • Controleer je mail en Teams op vaste tijdstippen in plaats van voortdurend tussendoor.
  • Maak duidelijke afspraken met collega’s over wanneer je wel en niet gestoord kunt worden.
  • Vraag jezelf bij iedere onderbreking af of iets daadwerkelijk dringend is of alleen dringend aanvoelt.
  • Durf nee te zeggen tegen verzoeken die niet bij jouw prioriteiten passen.

Je kunt je brein niet zomaar veranderen, maar je kunt wel voorkomen dat het voortdurend je werkdag bepaalt. Kijk daarom eens kritisch naar je eigen werkdag. Hoe vaak laat je je aandacht opeisen door iets wat eigenlijk best een uurtje kan wachten?

David Bakker,
Senior trainer

Meer weten?

Meer Tijdwinst?

Op Instagram en Pinterest delen we iedere dag praktische tips waarmee je je geheugen traint en je hersenen scherp houdt. Wil je wat meer de diepte in? Volg ons dan ook op LinkedIn. Daar vind je uitgebreide inzichten en concrete technieken die je zowel tijdens je werk als daarbuiten kunt toepassen. Liever uitgebreid lezen over slimmer werken en meer focus? Pak dan een van onze boeken erbij: Elke dag om 15:00 klaar of Full Focus op wat echt belangrijk is.

En wil je voortaan onze nieuwste artikelen ontvangen zonder zelf onze website in de gaten te hoeven houden? Meld je dan aan voor onze nieuwsbrief. Iedere week verzamelen we onze nieuwste kennis en tips voor je, zodat je alles gemakkelijk terugvindt in je inbox.

Veelgestelde vragen over afleiding op het werk

  • Wat te doen tegen afleiding?

    Het is de taak van jouw brein om je te beschermen, dus is het logisch dat je brein altijd zal kiezen voor de afleiding en niet voor het belangrijke project waar je geconcentreerd aan moet werken. Het is daarom essentieel om afleidingen zoveel mogelijk van tevoren te beperken. Bijvoorbeeld door een koptelefoon op te zetten, thuis te werken en/of je mailprogramma uit te zetten.

  • Wat te doen als afleiding?

    Soms kun je weer verder met een project als je even afleiding hebt gezocht. Wanneer je toe bent aan zo’n afleiding, kun je kleinere simpele taken uitvoeren, zoals het reageren op je mail. Ook praten met collega’s is een welkome afleiding die ook nog eens voor nieuwe inzichten kan zorgen.

  • Hoe voorkom je afleiding?

    Je voorkomt afleiding door je zoveel mogelijk tegen prikkels te beschermen, zowel intern als extern. Maak bijvoorbeeld duidelijke afspraken met je collega’s over wanneer je gestoord kan worden en houd een aantal vaste momenten op de dag aan dat je je mail checkt.

  • Wat is het reptielenbrein en hoe beïnvloedt het mijn dagelijkse werk?

    Het reptielenbrein heeft een grotere invloed op je dagelijkse werk dan je denkt. Dat komt omdat je niet beslissingen maakt met je rationele brein, maar met je onderbewustzijn – oftewel: je reptielenbrein. Die heeft als voornaamste doel om je zo min mogelijk pijn te laten voelen en zo veel mogelijk comfort te bieden. Ook beslissingen rondom het dagelijkse werk worden op basis hiervan genomen.

  • Hoe kan het limbisch systeem mijn emoties en beslissingen beïnvloeden?

    Bijna al je beslissingen worden genomen door je reptielenbrein. Het limbisch systeem beloont deze beslissingen, of straft deze af, door hormonen af te geven waardoor je je blij of verdrietig en boos voelt. Dit beïnvloedt je toekomstige beslissingen, omdat je hiervan leert. Je wil dat gevoel van blijdschap bijvoorbeeld weer ervaren.

  • Waarom maken we vaak keuzes gebaseerd op wat urgent lijkt in plaats van wat belangrijk is?

    Ons brein kiest voor dat wat urgent lijkt en niet dat wat belangrijk is. Dat komt doordat ons brein een eeuwenoud systeem is dat niet geüpdatet is voor de wereld waarin we nu leven. Vroeger was het immers belangrijk eerst dat wat urgent was op te lossen, zoals het urgente gevaar van ritselende bladeren (een roofdier). Tegenwoordig is dat wat je aandacht vraagt, echter niet meer het meest urgent én belangrijk… dat weet je brein alleen niet.

  • Wat is de rol van de neocortex in het omgaan met stress en druk?

    De neocortex is essentieel om rationeel na te kunnen denken en doordachte beslissingen te nemen in stressvolle situaties. Terwijl primitieve delen van het brein instinctief reageren op stress, biedt de neocortex de mogelijkheid om afstand te nemen, logisch na te denken en een weloverwogen aanpak te kiezen om stress en druk effectief te beheersen.

  • Hoe kan ik beter omgaan met afleidingen en mijn aandacht beter richten op belangrijke taken?

    Omdat je brein altijd paraat staat om je te beschermen voor gevaar, zal je altijd afgeleid worden wanneer je je probeert te focussen op belangrijke taken. Probeer afleidingen daarom zo veel mogelijk te beperken door prikkels te verminderen. Vraag jezelf af of een taak net zo urgent is als dat het lijkt, wanneer je toch afgeleid wordt.

  • Waarom voel ik de noodzaak om onmiddellijk te reageren op verzoeken van anderen?

    De meest luidruchtige stimuli voelen het meest urgent. Het verzoek van een collega zal daarom urgenter voelen dan het project waar je mee bezig was. Daarbij denkt je brein dat het helpen van je collega, ervoor zorgt dat je meer bij de kudde hoort. Dat zal de kans op overleven weer vergroten en dat is het voornaamste doel van je brein.

  • Hoe kan ik mijn werk efficiënter indelen om de invloed van mijn instinctieve brein te minimaliseren?

    Je instinctieve brein zal altijd reageren op je omgeving, dat is namelijk zijn taak. Deze invloed kan je verkleinen door prikkels in je omgeving te verminderen. Natuurlijk moet je collega’s blijven spreken en je mail beantwoorden. Stel hier daarom voor speciale tijden in.

  • Wat zijn praktische stappen om mijn reacties op druk en deadlines te beheersen?

    Wees niet bang om nee te zeggen tegen verzoeken vóórdat je werkdruk toeneemt en voordat je deadline nadert. Wees je bewust van elke onderbreking en reflecteer er vervolgens op. Stel jezelf de volgende vragen: werd ik afgeleid of leidde ik mezelf af, moet het per se op dit moment gebeuren en moet ik het per se doen?

  • Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn brein niet meer reageert op triviale afleidingen?

    Beperk de hoeveelheid afleidingen in je werkomgeving door je meldingen uit te schakelen op je telefoon en computer, een rustige werkplek te creëren en specifieke periodes te reserveren waarin je ongestoord werkt. Bedenk daarnaast bij elke afleiding of je terecht onderbroken wordt of niet.

  • Welke technieken kan ik gebruiken om mijn instinctieve reacties beter te beheersen?

    Gebruik de technieken bewustwording en kritisch reflecteren om je instinctieve reacties beter te leren herkennen en daardoor beter te beheersen. Pas dan kun je leren hoe je je tijd en energie beter kunt beheren en je focussen op dat wat echt belangrijk is.

  • Hoe krijg ik meer zelfvertrouwen op het werk?

    Je krijgt meer zelfvertrouwen op het werk door gestelde doelen te bereiken. Daarvoor is het nodig om je te focussen op belangrijke taken en je niet meer af te laten leiden door taken die wellicht urgent leken, maar dat achteraf niet blijken te zijn.