Je kunt het niet helpen. Voor je het weet is de dag, week, maand weer voorbij en eigenlijk ben je alleen maar bezig geweest met brandjes blussen. Die vervelende gewoonte om reactief in plaats van proactief te werken, is bijzonder hardnekkig en je komt er maar niet van af. Alles lijkt dringend en je komt niet aan je eigen werk toe. Wil je niet langer gestoord worden door onbelangrijke zaken? In dit artikel geven we je de handvatten om nu voor eens en altijd te stoppen met brandjes blussen.
- Wat betekent brandjes blussen?
- Waarom je altijd aan het brandjes blussen bent
- Waarom is dit problematisch?
- Wat is reactief werken eigenlijk?
- Hoe ga je van reactief naar proactief?
- Andere mensen vroegen ook
Wat betekent brandjes blussen?
Het klinkt misschien wat dramatisch want in werkelijkheid ben je natuurlijk niet echt een brand aan het blussen. Maar doordat je altijd afgeleid wordt door het stoorgedrag van anderen loop je constant op hete kolen. Figuurlijk ben je dus steeds een brandje aan het blussen omdat er altijd wel iets mis gaat of je aandacht nodig heeft. Daardoor heb je geen rust in je hoofd en geen rust in je agenda. Je bent continue on edge en loopt achter de feiten aan. Hoe komt dat toch?
Waarom je altijd aan het brandje blussen bent
Symptomen kun je bestrijden, maar als je niet weet waar de problemen vandaan komen dan blijf je tevergeefs van alles proberen. Je zegt een paar keer ‘nee’ tegen een collega maar uiteindelijk weten ze je toch weer te vinden. Je goede voornemens hebben weinig resultaat. De eerste stap is dan ook om te onderzoeken waar de problemen vandaan komen. Dus, waarom ben je telkens brandjes aan het blussen?
Geen grenzen
Brandjes blussen is het gevolg van slechte grensbewaking: moeite met grenzen aangeven en bewaken. En doordat je geen duidelijke grenzen hebt, lopen mensen er makkelijk overheen. Dit soort opmerkingen herken je misschien:
“Ik heb je echt even nodig om dit te fixen”
“Kun jij even bijspringen? Het is dringend,”
“Ik kan je hulp gebruiken, kun je even hierheen komen?”
Alles lijkt dringend en collega’s die hun eigen sh*t niet op orde hebben weten jou maar al te graag te vinden.
Geen structuur
Het kan ook zijn dat je wat chaotisch van aard bent. Als je het moeilijk vindt om gestructureerd en gedisciplineerd te werken, heb je meer kans om in de val van andermans brandjes blussen te trappen.
Dit herken je misschien:
- Je gebruikt geen agenda
- Je maakt geen to-do lijst voor de dag
- Je hebt geen idee van je tijdsbesteding per taak
- Je ziet meestal wel hoe de dag zich ontvouwt
Pleasegedrag
Daarnaast kan het zo zijn dat je een pleaser bent. Je vindt het niet prettig om je mening te geven en vindt het moeilijk om je grenzen aan te geven. Gevolg: mensen nemen je niet serieus en spannen jou voor hun karretje.
Dit herken je misschien:
- Je vindt het moeilijk om nee te zeggen
- Je voelt je ongemakkelijk wanneer iemand iets van je vraagt
- Je hebt behoefte aan bevestiging van anderen
- Je wilt het graag goed doen voor anderen
Waarom is dit problematisch?
Omdat je natuurlijk niet aan je eigen werk toekomt! Dat in de eerste plaats. Ten tweede zorgt het voor onrust, onzekerheid en een ongeorganiseerde werkdag. Je rent van het ene naar het andere brandje, en in de tussentijd stapelen jouw eigen taken zich steeds meer op.
Wat je nog meer merkt:
- Je hebt weinig focus;
- Je hebt je werk niet op tijd af;
- Je loopt achter de feiten aan;
- Je bent snel geïrriteerd of prikkelbaar;
- De écht belangrijke taken blijven liggen.
Je verliest al met al dus veel tijd met reactief werken en dat is zonde.
Wat is reactief werken eigenlijk?
Wat wordt bedoeld met reactief? Reactief werken betekent dat externe factoren bepalen hoe jij je tijd besteedt. Je komt pas in de actiestand doordat iemand anders (een collega of klant) dat van je vraagt. Een deel van je werk zal altijd uit reactief werken bestaan, maar het kan je werk ook domineren en zorgen voor een gevoel van onmacht. Wat je wil is een goede balans tussen reactief en proactief werken.
Bij reactief werken ben je bezig met het uitvoeren aanpakken op basis van directe verzoeken of aanvragen. Het houdt in dat je reageert op wat er op je afkomt, in plaats van proactief te plannen en prioriteiten te stellen. Je werkzaamheden worden dus grotendeels bepaald door externe factoren zoals ad-hoc verzoeken, deadlines of onverwachte gebeurtenissen. Je bent constant bezig met het oplossen van problemen en het afhandelen van dringende taken, waardoor je weinig ruimte hebt om vooruit te plannen of te werken aan lange-termijndoelen.
Wat is het verschil tussen reactief en proactief werken?
Bij reactief werken wordt jouw werktijd dus gedomineerd door de plannen of verzoeken van anderen. Bij proactief werken sta jij zelf aan het stuur. Je maakt je eigen planning en voert enkel die taken uit die aan jouw takenpakket bijdragen. Je hebt daardoor meer overzicht, meer rust en weet goed wat jouw verantwoordelijkheden zijn.
Wat levert het op om te stoppen met brandjes blussen?
- Meer energie
- Meer focus
- Minder stress
- Beter overzicht van je taken
- Betere samenwerking met je collega’s
Door van reactief naar proactief werken te gaan krijg je meer focus, energie en werkplezier.
Hoe zou het voor je zijn als je dit allemaal kunt bereiken? Door te stoppen met reactief werken? Als je klaar bent voor verandering en proactief wilt leren werken, lees dan vooral verder!
Hoe ga je van reactief naar proactief?
Het is niet makkelijk om van reactief naar proactief werken te gaan als je gewend bent om vooral reactief te werken. Het vraagt een grote aanpassing en geduld om dit te realiseren. De eerste stap daarin is bewustwording. Aangezien je dit artikel nu leest, ben je je in ieder geval bewust van het probleem. Hoe ga je nu de volgende stap zetten?
Ik vertel je er meer over in deze video:
1. Maak een overzicht van al je taken
Houd een maand lang elke dag al je taken en activiteiten bij. Zo krijg je een beter begrip van waar je nu allemaal mee bezig bent en hoeveel tijd je daarmee kwijt bent. Schrijf alles op!
Maand: Juni
- Taken Tijdsbesteding
- Acquisitie
- Klantcontact
- E-mails
- Vergaderingen
- Ontmoetingen met klant
- Reistijd
- Offertes versturen
2. Stel een time-management systeem in
Het is essentieel om slimmer te gaan werken wanneer je besloten hebt niet langer brandjes te blussen. Een degelijk time-management systeem bestaat uit een agenda plus takenlijst. In je agenda heb je dan al je afspraken (vanaf 30 min) en in je takenlijst kun je je belangrijkste taken prioriteren. Zo houd je het clean en overzichtelijk.
Tip: Door je collega’s inzicht te geven in je agenda kunnen zij beter zien wanneer je wel of niet beschikbaar bent. Dat kan heel eenvoudig met bijvoorbeeld Outlook Agenda > Agenda Delen. Las eventueel inloopmomenten of coffee breaks in zodat ze weten wanneer ze bij je terecht kunnen voor vragen.
3. Pas de prioriteitenmatrix van Eisenhower toe
Deze matrix stelt je in staat om beter in beeld te krijgen hoeveel je reactief versus proactief werkt. Bij de prioriteitenmatrix van Eisenhower gelden 2 kernvragen:
- Is het belangrijk?
- Is het dringend?
De definitie die wij bij Tijdwinst voor dringend gebruiken:
“Een klus of vraag is dringend wanneer je deze meteen moet oppakken. Je kunt niet afmaken wat je nu aan het doen bent. In de praktijk betekent dit vaak dat het geen binnen dertig minuten kan wachten.”
Maar, iets voelt misschien dringend, maar is het in werkelijkheid ook dringend? Wanneer iets dringend én belangrijk is dan weet je dat je direct moet handelen. Is een taak dringend maar niet belangrijk, dan kun je het beter uitbesteden. En als een verzoek noch dringend noch belangrijk is? Elimineer het dan in zijn geheel. Zonde om daar je tijd aan te verspillen.
4. Bepaal met je collega’s wat voor jullie dringend en belangrijk is
Jij kunt wel bedacht hebben dat dit je nieuwe aanpak wordt, maar zolang je collega’s daar niet van op de hoogte zijn zul je alsnog te maken krijgen met dringend lijkende verzoeken en ongewenste aanvragen. Bespreek daarom ook met je team dat je een nieuw plan van aanpak hebt en daar graag over wilt afstemmen. Bespreek ook hoe jullie communiceren wanneer iets dringend en/of belangrijk is.
- Bel wanneer het dringend is;
- Mail wanneer het belangrijk is.
Een voorbeeld:
Beste collega’s,
Ik heb besloten om mijn tijdsbesteding radicaal anders aan te pakken en daar wil ik jullie graag in mee nemen. Concreet betekent het dat ik meer focus wil leggen op enkel dringende en belangrijke zaken. De komende tijd ga ik daarom experimenteren met de prioriteitenmatrix van Eisenhower en ik heb jullie input nodig. Ik stel voor om een teammeeting in te lassen om ook onze prioriteiten als team te bespreken.
“No one said it was gonna be easy!”
Blijf proberen! Het zal niet in een keer goed gaan. Ook wanneer jij misschien alles eraan doet om je aan je nieuwe werkmethode te houden, zul je te maken krijgen met weerstand of collega’s die geen rekening met je houden. Het is dan ook belangrijk om te beseffen dat elke nieuwe gewoonte tijd nodig heeft om zich te vestigen. Geef niet te snel op en blijf het proberen!
Wist je dat? Nieuwe gewoontes hebben gemiddeld 100 dagen nodig om zich te vestigen.
Stoppen met brandjes blussen, nu weet je hoe!
We hebben het zo praktisch mogelijk voor je gemaakt. Nu is het tijd om zelf aan de slag te gaan! Je zult het probleem bij de oorzaak moeten aanpakken om te voorkomen dat je lijdt aan het stoorgedrag van je collega’s of klanten. Iets voelt misschien dringend, maar in werkelijkheid is het dat vaak niet. Door met een time-managementsysteem te gaan werken, de prioriteitenmatrix toe te passen en te blijven oefenen kun je meer rust, focus en structuur in je werk aanbrengen. En meer focus betekent betere resultaten en meer werkplezier!
Björn Deusings
Time management expert
Directeur Tijdwinst.com
Wil je meer leren over de prioriteitenmatrix? Volg een cursus Time Management
Bij Tijdwinst.com bieden we verschillende trainingen aan om je effectiever te leren werken. Dat doen we vanuit onze passie voor slimmer (samen)werken. Onze trainingen bieden een scala aan mogelijkheden; van effectief thuiswerken tot aan snellezen en gesprekstechnieken. Je vindt het volledig trainingsaanbod op de website.
Meer lezen over Time Management?
Check ook eens deze artikelen:
- Prioriteiten stellen als een pro? Gebruik het Eisenhower model
- Prioriteiten stellen als een vijfsterrengeneraal (in 5 stappen)
- Hoe prioriteiten stellen? Gebruik de ‘ABCDE’-methode eens!
- Prioriteiten matrix uitgelegd: dringend versus belangrijk
- Prioriteiten matrix — in 4 kwadranten op naar de meest productieve dag ooit
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
