Kon jij jezelf maar opsplitsen in meerdere personen, dan kreeg je tenminste alles op een werkdag gedaan. Helaas is dat onmogelijk en zul je moeten kiezen: kiezen waarmee jij je wél en vooral niet gaat bezighouden. Prioriteiten stellen, noemen we dat. Maar hoe weet je welke taken jouw aandacht waard zijn en welke je moet laten liggen? Beter nog: hoe ga je om met spoedjes die tussendoor komen? In 5 stappen je prioriteiten bepalen, als een vijfsterrengeneraal.
Herken je deze werkwijze?
Vandaag is een dag als geen ander. Taken, afspraken en projecten sieren je agenda en takenlijst, en je weet dat je daar wel een dag mee zoet bent. Zo moet je onder andere een memo uitwerken, wil je graag een sollicitatiegesprek bijwonen én moet je een nieuw budget vaststellen voor de nieuwe locatie.
Vooral dat laatste, dat budget, moet echt vandaag gebeuren. Veel te lang heb je het voor je uitgeschoven – je had namelijk wel betere of belangrijkere dingen te doen – maar nu voel je toch wel de deadline in je nek hijgen. Eigenlijk wil je dat dan ook direct oppakken, toch vind je dat lastig.
Er staan namelijk ook nog andere dingen op de planning; dingen die ook moeten gebeuren; die ook vandaag af moeten en die eenvoudiger (of stiekem zelfs leuker) zijn om op te pakken — daar moet je toch ook iets mee? Om nog maar te zwijgen over eventuele verzoeken van klanten of collega’s die zomaar ieder moment kunnen binnendruppelen…
Met andere woorden:
Waar begin je in vredesnaam? Wat heeft vandaag jouw prioriteit?
Doorgaans tackle je dat vraagstuk op een simpele, logische wijze. Al zeg je zelf. Je besluit de taken die de minste tijd vragen als eerste uit te voeren. Ben je daar al vanaf. En die handvol eenvoudige klusjes? Pf, piece of cake. Ook die handel je af. Zo kun je tenminste de middag vrijhouden voor die wat zwaardere concentratieklussen, redeneer je.
Misschien herken je deze werkwijze wel. Misschien gebruik je hem wel zelf, vaak of eigenlijk altijd. Indien je planning overladen is met taken en verantwoordelijkheden, en je daardoor niet zo goed weet waar je moet beginnen, kies je voor taken die het makkelijkst zijn of de minste tijd van je vragen.
En op zich snappen we die denkwijze wel, maar wij hoeven jou niet te vertellen dat je daardoor geregeld met de handen in het haar zit:
Want ondanks dat je de hele ochtend druk in de weer bent, kom je na de lunch in de knoei. Dat budget? Je weet wel, die klus die vandaag écht moest gebeuren en die je al te lang vooruit geschoven hebt? Ja, lastiger dan gedacht blijkt nu. Er zit nog zoveel onvoorzien werk in dat het je never gaat lukken om dat vandaag nog af te ronden — zeker wanneer daar ook nog eens je baas verschijnt. Of je die klacht die zojuist is binnengekomen, kunt oppakken. Zo spoedig mogelijk. ‘Ja, hoor.’ Je laat direct je alles uit handen vallen. Dat budget? ‘Shit.’
Prioriteiten stellen: een kwestie van kiezen
Hopelijk kunnen we het erover eens zijn dat bovenstaande werkwijze niet werkt.
Indien je productief wil zijn, en dat is wat er van jou als kenniswerker wordt verwacht, zul je op een andere manier aan de slag moeten. Je moet prioriteiten leren stellen. Zodat je proactief werkt, in plaats van reactief. Zodat je productief bent, in plaats van steeds achter de feiten aanloopt.
En of dat lastig is? Zeker niet. Prioriteiten stellen is niets meer dan beseffen dat je niet alles kunt doen.
Je hebt immers maar een bepaald aantal uur te besteden en jij kunt jezelf niet opsplitsen in meerdere personen. Jij zal daarom moeten kiezen: kiezen waar jij je wél mee bezig houdt, kiezen waar jij je niet mee bezig houdt. Dat betekent dat je dus soms ook ‘nee’ moet verkopen. Simpel.
Dit neemt natuurlijk niet weg dat er ook regelmatig zaken tussendoor komen; onverwachte zaken, klusjes, spoedjes, noodgevallen, maar ook mooie kansen. That’s life. Zulke dingen vallen niet te voorzien. Maar door vooraf duidelijk je prioriteiten in beeld te hebben, kun je met zulke dingen wel beter omgaan zodra ze zich aandienen.
Hoe de Eisenhower Matrix hierbij helpt
We zeiden het al: prioriteiten stellen is niets meer dan weten waar jij je wél mee bezig houdt en waarmee niet. Iemand die dat als geen ander begreep was Dwight Eisenhower, oud vijfsterrengeneraal en voormalig president van de Verenigde Staten. Om tijdens zijn ambtstermijn zo productief mogelijk te zijn, bedacht hij een manier om zijn verantwoordelijkheden te prioriteren. Dat deed hij volgens de – naar hemzelf vernoemde – ‘Eisenhower Matrix’.
De Eisenhower Matrix is een handige time management tool die inzicht kan verschaffen in waar jij je wel en niet mee bezig moet houden. In wat wel en geen prioriteit heeft, dus.
Het is ontzettend simpel:
Je bepaalt of iets wel of niet belangrijk is.
Je bepaalt of iets wel of niet dringend is.
C’est tout.
Die twee punten leveren een simpel kwadrant op:
Dit bericht op Instagram bekijken
Vak ‘A’ en ‘B’ zijn belangrijk. Daar moet jij je mee bezig houden.
Vak ‘C’ en ‘D’ zijn niet belangrijk. Daar hoef jij je dus niet mee bezig te houden.
Zeker wanneer jouw takenlijst dus uit zijn voegen barst, wil jij je niet bezig houden met de taken die zich in de onderste helft van het kwadrant bevinden. Zulke zaken schrap je volledig of je delegeert ze aan een ander. Ze behoren niet tot jouw prioriteiten.
Wat dan overblijft zijn de taken in de bovenste helft: ze taken die belangrijk zijn en waar je iets mee moet. Hierbij is het onderscheid heel simpel:
Iets is dringend.
Iets is niet dringend. Het is alleen belangrijk.
Het verschil:
- Iets is dringend wanneer jij het meteen moet oppakken. Het kan niet wachten.
Vaak zijn het zaken die spontaan tussendoor komen. Brandjes. Spoedjes. Klachten. Noodgevallen. Zaken die vaak niet te voorzien en al helemaal niet te plannen zijn. Je reageert er reactief op. - Belangrijk duidt vooral op zaken die je vooral niet moet vergeten. Ze moeten gebeuren, maar niet perse nu-nu.
Dit betreft het overgrote merendeel van je werk. Vaak vallen deze zaken te plannen en kun je er vooraf rekening mee houden. Je kunt erop anticiperen op een proactieve manier.
De bovenste helft bevat dus taken waarmee jij je moet bezighouden. Dat zijn jouw prioriteiten. Het grootste deel van het werk dat daar ligt is te verwachten. Je kunt er dus rekening mee houden in je planning. Afhankelijk van jouw functie is slechts een klein deel werkelijk dringend én belangrijk. Zulke zaken zijn vaak onverwacht.
Nog onduidelijk? Björn vertelt je er graag meer over in deze video:
Dan is er nog zoiets als “valse dringendheid”
Nu je een beter beeld hebt van wat jouw prioriteiten zijn (bovenste helft wel, onderste helft niet), weet je dus in theorie waar jij je mee moet bezighouden. ‘In theorie’ zeggen we, want vaak blijkt in de praktijk nog wel eens dat anderen hun verzoek of probleem verkeerd inschatten.
Zo wil het regelmatig voorkomen dat een collega, gestresst en wel, aan je bureau staat: ‘… moet ASAP de deur uit!’ Op zo’n moment voelt de kwestie wel ontzettend dringend en belangrijk, maar zodra je er eigenlijk goed over nadenkt blijkt het helemaal dringend. Het is vooral de wijze waarop je collega het laat overkomen dat het lijkt alsof er een nationale ramp is uitgebroken. Het kan prima wachten. “Valse dringendheid”, noemen wij zoiets.
Om zulk onderscheid te kunnen maken, is het daarom verstandig dat jij je bij zulke “spoedjes” afvraagt:
‘Moet ik dit persé nu doen of kan ik eerst afmaken waar ik mee bezig was?’
In 95% van de gevallen zul je zien dat het best wel meevalt en dat je gerust jouw budgetanalyse kunt afronden. Soms is het handig om toch nog even door te vragen, voor de zekerheid of om verwachtingen te managen. Dat doe je met de 4 I’s.
‘… moet het nu?’
Hoe je dit in de praktijk toepast (5 stappen)
Om terug te komen op je takenlijst. Er moest nogal het een en ander gebeuren. Laten we dit uiteen zetten in een praktisch voorbeeld zodat je weet hoe je dit later zelf in de praktijk doet.
1. Maak een lijst van alles dat vandaag moet gebeuren
Allereerst wil je overzicht. Je wil namelijk zien wat er allemaal ligt, dan pas kun je keuzes maken. Breng daarom eerst alles in kaart: taken, afspraken en verantwoordelijkheden. Schrijf alles zo concreet mogelijk op zodat je in één oogopslag ziet wat er moet gebeuren. Hierbij helpt het om de taak te omschrijven met een werkwoord en er direct de geschatte duur achter te plaatsen. De mini-scrum methode gaat daar verder op in.
Een voorbeeld van jouw takenlijst:
2. Schrap alles uit vak ‘D’
Neem de lijst vervolgens door en pas de Eisenhower Matrix erop toe. Te beginnen met vak ‘D’: alles dat niet belangrijk en niet dringend is. Zulke zaken schrap je. Daar ga jij je (vandaag) niet mee bezighouden. Bepaal welke zaken op jouw lijst hieronder vallen en haal ze van je takenlijst af.
In dit voorbeeld is dat de meeting met Bas en het plaatsen van een social media-post. Alle kosten tijd en omdat ze jou niet daadwerkelijk iets opleveren, noch daarentegen dringend zijn, besluit je ze te schrappen.
3. Delegeer alles uit vak ‘C’
Vervolgens kijk je naar het vak daarnaast, naar de zaken die wel uiteindelijk moeten gebeuren, maar niet perse door jou. Een collega kan het net zo goed doen. Zulke taken delegeer je dan ook. Ook hierbij kijk je weer naar de taken op je lijst: welke kan een ander net zo goed (goedkoper, beter, sneller) uitvoeren? Besteed die uit (wel netjes natuurlijk. Doe je zo.).
Neem het uitwerken van die memo: deze kost je al snel een uur en aangezien je om tijd verlegen zit, is dit misschien een uitstekende klus voor de stagiair. En het nakijken van het contract en het verwerken van de HR-mails? Eigenlijk niet jouw taak. Door naar Dennis van HR.
4. Prioriteer alles uit vak ‘B’
Er blijft nu een mooie lijst over. Het zijn de zaken die in vak ‘B’ behoren en die jij moet uitvoeren. Het zijn jouw prioriteiten. Het koren. (Het kaf heb je in de vorige stappen geëlimineerd.) Om enig overzicht aan te brengen, is het handig om ook deze te prioriteren. Zet ze op volgorde van prioriteit zodat je weet waar jij vandaag als eerst mee moet bezighouden.
In dit voorbeeld het controleren van het budget vandaag jouw hoogste prioriteit. Daar werk je vandaag als eerste aan. Zodra je daarmee klaar bent, check de cijfers van de Financing afdeling, waarna je het sollicitatiegesprek bijwoont. Etcetera. Het is handig om deze zaken vooraf vast te leggen in een agenda of takenmanager zodat je zicht blijft houden op wat er moet gebeuren. Hoe dat werkt, lees je hier.
5. Pak tussendoor alleen zaken op écht in vak ‘A’ horen
Je kent nu je prioriteiten. In ieder geval de prioriteiten die je in de hand hebt. Het kan namelijk zomaar gebeuren dat er zich ineens een spoedje voordoet. Een werkelijk dringend geval dat nu moeten worden opgepakt en niet kan wachten; zo’n vak ‘A’-geval. Daar maak je dan even tijd voor vrij. Maar echt alleen daarvoor! Niet tussendoor zaken oppakken die dringend overkomen, maar het niet daadwerkelijk zijn. Dat is verleden tijd.
Kortom
Prioriteiten stellen is niets anders dan kiezen waar jij je mee moet bezighouden. Eenvoudiger kunnen we het niet maken. Laat je dus niet leiden door wat dringend voelt of door wat een ander dringend laat lijken, maar door wat werkelijk dringend is. Schrap en delegeer alles dat overbodig is en houd je enkel bezig met wat overblijft. Dan ga je een uiterst productieve werkdag tegemoet.
Merk je nou dat je structureel zaken tegenkomt die je moet schrappen omdat je te weinig tijd hebt? Of dat je vaak een bepaalde taak moet uitbesteden? Vraag je dan af of de taken en verantwoordelijkheden die binnen jouw functie passen nog wel bij je aansluiten.
Soms zijn bepaalde taken door de maanden heen overbodig geworden. Of zijn er taken langzaam op jouw bordje beland, zonder dat jij daar echt de verantwoordelijkheid voor draagt. Je kunt dan wel blijven schrappen en delegeren (pleister op de wond) of je kaart het bij je leidinggevende aan (het probleem van binnenuit aanpakken). Op deze manier ga je zo’n gesprek aan.
Zijn het juist grote projecten die structureel blijven liggen en telkens weer vooruitgeschoven worden – omdat je bijvoorbeeld niet weet hoe en waar je ze managet – overweeg dan zo’n simpel takenlijstje te schrappen en te werken vanuit een waterdicht time management systeem. Hoe je zoiets simpel, en met slechts een paar tools inricht, leggen we je graag uit in onze 1-daagse training Time Management.
Leren welke fouten je moet vermijden, check dan ook deze video
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
