Hard werken alleen is niet voldoende. Het draait erom of je aan het eind van de week daadwerkelijk je werk af hebt. Stop daarom met alleen hard werken en begin slimmer te werken — geef je productiviteit een boost. Met deze 5 ½ time management tips ga je efficiënt aan de slag!
Je bent de hele dag druk: tussen vergaderingen door lees je rapporten, help je collega’s die iets van je willen en ben je altijd paraat wanneer er weer een brandje geblust moet worden. Toch lukt het zelden om je taken op tijd af te ronden. Hoe komt dat? Kort gezegd:
Hard werken betekent niet automatisch dat je productief bezig bent.
5 ½ tips om je productiviteit te verhogen
Wil je écht meer werk verzetten, dan moet je je werkwijze aanpassen. Een kleine verandering in je dagelijkse routine kan op de lange termijn een enorm verschil maken. Hieronder vind je 5 ½ praktische tips om je productiviteit naar een hoger niveau te tillen.
1. Focus op waardevolle taken
De beste manier om productiever te worden, is door je te richten op taken die je daadwerkelijk dichter bij je doelen brengen. Het klinkt logisch, maar hoeveel tijd per dag besteed je aan ad hoc klusjes of andere tijdverspillers? Precies.
Stel jezelf dagelijks drie vragen om te bepalen welke taken echt waarde toevoegen:
- Wat zijn mijn belangrijkste taken of projecten op dit moment?
- Welke taken kan alleen ik uitvoeren en horen bij mijn functie?
- Wat is nu de meest waardevolle besteding van mijn tijd?
Vraag jezelf bijvoorbeeld af of die twee uur durende vergadering of dat verslag van je collega écht de beste tijdsbesteding is. Werk liever aan die ene taak die je doelen dichterbij brengt.
2. Kies je meest productieve moment
Het draait niet alleen om wat je doet, maar ook om wanneer en waar je het doet. Taken die diepe concentratie vereisen, kun je beter niet uitvoeren midden in een drukke kantoortuin. Plan je concentratietaken bijvoorbeeld in de ochtend, wanneer je energieniveau het hoogst is. Vergaderingen en minder intensieve taken kun je bewaren voor de middag, wanneer de bekende middagdip toeslaat.
3. Productief zijn = delegeren
Een effectieve manier om meer werk te verzetten, is door taken te delegeren. Als iemand anders een taak sneller, beter of goedkoper kan uitvoeren, geef het dan uit handen. Zo houd jij tijd over voor de écht belangrijke taken. Maar let op: delegeren is niet hetzelfde als simpelweg werk doorschuiven. Goed delegeren betekent dat zowel jij als de ander er baat bij hebben. Hier lees je hoe je delegeren efficiënt aanpakt.
4. Plan je belangrijkste werkzaamheden vooraf in
Zonder goed overzicht wordt het lastig om productief te zijn. Als je niet duidelijk hebt welke taken op je bord liggen, laat je ruimte voor ad hoc zaken die je planning in de war schoppen. Leg je taken daarom vast in een agenda en een takenlijst. In je agenda zet je tijdsgebonden taken, zoals afspraken en taken die langer dan 30 minuten duren. De rest plaats je in je takenmanager.
5. Houd 30% ruimte voor ad hoc zaken
Wil je je productiviteit echt verhogen, dan moet je ruimte houden voor onvoorziene taken. Plan daarom niet meer dan 70% van je tijd in, zodat je flexibel kunt blijven. Vergeet daarbij ook niet tijd in te plannen voor privé-activiteiten, zoals sociale evenementen en ontspanning.
5½. Blijf je systeem finetunen
Werk je volgens deze tips, dan zul je al snel merken dat je meer gedaan krijgt in minder tijd. Maar time management is geen magische oplossing voor te veel werk. Het is een hulpmiddel om je prioriteiten helder te krijgen en je tijd beter in te delen. Vergeet niet om af en toe je systeem te evalueren en aan te passen waar nodig. Het is een leerproces dat je continu kunt verbeteren, omdat je werk en inzichten altijd in beweging zijn.
Verhoog je productiviteit met deze 5 ½ tips
- Richt je op waardevolle taken.
- Werk op je meest productieve momenten.
- Delegeer taken waar mogelijk.
- Plan je belangrijkste werkzaamheden vooraf in.
- Houd 30% ruimte voor onvoorziene zaken.
- Blijf je systeem continu verbeteren.
Wil je meer leren over time management? Volg een training time management en haal nog meer uit je tijd.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
