Thuiswerken geeft je vrijheid, maar die vrijheid werkt niet altijd in je voordeel. Voor je het weet, ben je druk met mailtjes, kleine klusjes en andere zaken die vooral veel tijd kosten. Efficiënt werken op een thuiswerkdag helpt je om slimmer met je tijd en energie om te gaan. Ontdek hier mijn praktische tips om meer uit je thuiswerkdagen te halen met behoud van je energie en focus.

Wat komt aan bod:

  1. Efficiënt werken betekent niet hetzelfde als effectief werken
  2. Efficiënt werken tips: meer bereiken met minder
  3. Meer tips voor productief thuiswerken
  4. Veelgestelde vragen over efficiënt werken

Wat is het verschil tussen efficiënt werken en effectief werken?

Laten we beginnen bij het begin. Wat bedoel ik precies met efficiënt werken? Het is namelijk belangrijk om de term niet te verwarren met effectief werken. Wanneer je effectief werkt, focus je op je doelen. Je geeft bijvoorbeeld prioriteit aan de taken die hieraan bijdragen. Je weet wel, het maken van dat belangrijke sales deck dat een nieuwe klant gaat overtuigen of het schrijven van een plan van aanpak voor het nieuwe project.

threads post over efficient thuiswerken

Efficiënt werken draait echter om het optimaliseren van je tijd en energie. Wanneer je efficiënt werkt, wil je met zo min mogelijk inspanning, tijd, energie en moeite een zo optimaal mogelijk resultaat behalen. Je kijkt hierbij vooral naar terugkerende taken die niet direct bijdragen aan je doelen, zoals het controleren van je mail, het betalen van facturen en vergaderingen met je team.

Een efficiënt werken voorbeeld:
Je facturen niet betalen wanneer ze binnenkomen, maar één keer per maand alle facturen betalen.

Natuurlijk moeten deze taken ook gebeuren, maar bij efficiënt werken kijk je hoe je hier zo min mogelijk middelen aan kan besteden. Zo houd je namelijk weer tijd en energie over voor het belangrijke werk. Efficiënt werken kan dus bijdragen aan effectief werken. En in het beste geval werk je zowel efficiënt als effectief.

Hoe kun je efficiënt werken? Tips om meer te doen in minder tijd en energie

Goed, nu daar geen misverstanden meer over bestaan, is het tijd om te kijken naar hoe je dat efficiënt werken dan aanpakt. Dat is waarschijnlijk makkelijker dan je denkt, want dit doe je door kritisch na te denken over je terugkerende taken en vervolgens bewust je dagen, weken en maanden in te delen. Volg deze 4 stappen:

  1. Maak een lijst van je taken.
  2. Beoordeel naast de noodzaak ook de frequentie.
  3. Realiseer je: meer is niet altijd beter.
  4. Creëer een gestructureerde thuiswerkdag.
  5. Lees het boek Full Focus op wat echt belangrijk is van productiviteitsexpert Björn Deusings

1. Maak een lijst van je taken

Geen apps die je moet downloaden dus, geen timers die je moet zetten, maar pen en papier om een lijst te maken van de taken die je momenteel doet. Vraag jezelf vervolgens kritisch af bij elke taak wat de noodzaak hiervan is. Voer je de taak uit omdat het (indirect) bijdraagt aan je doel? Of voer je de taak alleen uit omdat je het nu eenmaal altijd al doet?

2. Beoordeel naast de noodzaak ook de frequentie

Ik noemde het al eerder: van sommige taken kun je nu eenmaal geen afscheid nemen. Maar dat betekent niet dat je ze zo vaak moet uitvoeren. Vaak kun je met een mindere frequentie hetzelfde resultaat bereiken en tegelijkertijd tijd en energie overhouden voor andere belangrijke projecten.

Productiviteitsexpert en auteur van The 4-Hour Body, Timothy Ferriss, noemt dit ook wel de Minimum Effective Dose (MED). De minimale dosis inspanning die je moet leveren voor een zo optimaal mogelijk resultaat.

De MED kun je bepalen door jezelf bij je taken de volgende vragen te stellen:

  • Wat is het allerergste dat er kan gebeuren als ik dit niet op tijd doe?
  • Wat is het absolute minimum aantal keren per dag/week/maand dat ik moet doen zonder dat ik of anderen in de problemen komen?
  • Hebben collega’s hier misschien een andere mening over en kan ik deze input meenemen in het bepalen van de MED?

Met de antwoorden op deze vragen kun je bepalen hoe vaak je een taak moet uitvoeren.

3. Realiseer je: meer is niet altijd beter

Het bepalen van de MED leidt hopelijk tot de realisatie dat meer inspanning niet altijd een beter resultaat betekent. Wie in aanloop van een hardloopwedstrijd te veel traint, geeft zijn spieren immers ook niet genoeg rust om goed te herstellen. Daardoor kan diegene niet alleen rekenen op vermoeide benen op de wedstrijddag, maar is de kans op blessures ook enorm groot. En dan ben je verder van huis! Het is niet voor niets dat hardlopers de weken voor een wedstrijd juist gaan afbouwen: je wil gemotiveerd en uitgerust aan de start verschijnen.

Zeker voor thuiswerkers is dit een goede les om in de oren te knopen. Thuiswerken kan de grenzen tussen werk en privé namelijk vervagen, waardoor het risico op lange dagen en ‘even je boterham achter je laptop opeten’ groot is. Voorkom dat je continu ‘aan’ staat en je zal zien dat je motivatie en productiviteit omhoog schiet.

4. Creëer een gestructureerde thuiswerkdag

Een andere uitdaging van thuiswerken is de afleiding die op de loer ligt. De telefoon is zo opgepakt, een wasje zo gedraaid en de kat vereist ook vaak aandacht. Maar vergeet ook zeker niet de Slack of Teams berichtjes van je collega’s die ten eerste zeer gezellig zijn. Ten tweede voel je je waarschijnlijk verplicht om snel te reageren, omdat je niet op kantoor aanwezig bent.

efficient thuiswerken betekent ook geen afleiding

Zeker bij het laatste voorbeeld, het reageren op collega’s, zal je er bij het bepalen van de MED achterkomen dat je dit beter op bepaalde momenten kunt doen, in plaats van de hele dag door. Zo zal je met de MED van al je terugkerende taken je werkweek gestructureerd kunnen inplannen. Wanneer je naast de benodigde frequentie ook de tijdsinvestering vaststelt, kun je jouw tijd helemaal goed optimaliseren. De tijd die je ‘bespaart’, besteedt je vervolgens aan wat écht belangrijk is.

Houd bij het plannen van je werkweek meteen rekening met je energielevel en productiviteit gedurende de dag. Wanneer je ‘s ochtends het meest productief bent, is het een goed idee om dan tijdsblokken met belangrijk werk in te plannen. Dan kun je ‘s middags, als je er stiekem al een beetje doorheen zit, minder intensieve taken doen zoals administratief werk.

5. Lees het boek Full Focus op wat echt belangrijk is van productiviteitsexpert Björn Deusings

In Björns nieuwe boek Full Focus op wat écht belangrijk is, deelt hij meer tips over efficiënt en effectief werken. Door het lezen van dit boek doe je niet alleen waardevolle inzichten op, maar ga je aan de hand van opdrachten ook meteen aan de slag om meer tijd over te houden voor die belangrijke projecten.

Conclusie: efficiënt werken is meer dan taken afvinken

Efficiënt werken betekent niet dat je zoveel mogelijk taken in zo weinig mogelijk tijd moet proppen. Het gaat erom dat je bewust kijkt naar wat je doet, hoe vaak je het doet en hoeveel tijd en energie dat kost. Door terugkerende taken slimmer te organiseren, houd je meer ruimte over voor werk dat daadwerkelijk bijdraagt aan je doelen. Zo kunnen efficiënt en effectief werken elkaar juist versterken.

Wil je meer uit je thuiswerkdag halen, begin dan niet met nóg harder werken. Kijk eerst eens kritisch naar je huidige werkwijze:

  • Maak een overzicht van je terugkerende taken.
  • Beoordeel welke echt nodig zijn en hoe vaak je deze moet doen.
  • Realiseer je: meer is niet altijd beter.
  • Creëer een gestructureerde thuiswerkdag.
  • Lees Björns boek.

Efficiënter werken begint zelden met een spectaculaire verandering, maar vaak gewoon met iets minder vaak doen wat je altijd al deed.

Ghislen Nysten,
Senior trainer time management

Volg ons op onze socials voor meer thuiswerk tips

Kun je wel wat extra tips gebruiken om jezelf te verbeteren op allerlei vlakken, zoals time management? Lees dan ook Björns eerste boek nog: Elke Werkdag om 15.00 Uur Klaar. Een boek waar hij de belangrijkste punten uit de time management trainingen van tijdwinst.com voor je heeft gebundeld. Waardoor je niet harder, maar vooral slimmer gaat werken. Eerst online inspiratie opdoen? Volg tijdwinst dan op Instagram en Pinterest voor een dagelijkse dosis tips. Of schrijf je in voor de nieuwsbrief.

Lees je al genoeg op je werk? Ik snap je. Daarom deel ik ook graag de Tijdwinst Podcast met je. Vol met interessante gasten en tips, maar visueel te volgen op Youtube en auditief via Springcast.

efficient werken

Meer tips voor productief thuiswerken

Veelgestelde vragen over efficiënt werken

  • Wat is efficiënter werken?

    De efficiënt betekenis is dat je je tijd en energie bewuster inzet door kritisch te kijken naar de frequentie van je taken. Vaak blijken routinetaken minder vaak uitgevoerd te kunnen worden zonder dat dit invloed heeft op de uitkomst. Door deze taken slimmer in te richten, kun je kostbare tijd besparen en je focussen op belangrijke werkzaamheden. Het draait erom dat je met minder inspanning meer bereikt.

  • Hoe kun je zo efficiënter mogelijk werken?

    Om efficiënter te werken, is het belangrijk om je takenlijst eens goed onder de loep te nemen en objectief te evalueren. Het kan lastig zijn om taken die je al langere tijd op dezelfde manier uitvoert kritisch te beoordelen, maar door de noodzaak en frequentie van deze taken in twijfel te trekken, creëer je ruimte voor meer productiviteit.

  • Hoe kun je effectief werken?

    Effectief werken draait om het behalen van de doelgerichte resultaten, dus het is belangrijk om je energie en tijd te richten op de taken die daadwerkelijk bijdragen aan je doelstellingen. Dit doe je ten eerste door specifieke doelen op te stellen en vervolgens door taken te prioriteren die hieraan bijdragen.

  • Wat wordt bedoeld met de “Minimum Effective Dose” (MED), en hoe kan dit principe helpen bij productiviteit?

    De “Minimum Effective Dose” (MED) is een principe waarbij je de minimale hoeveelheid inspanning, tijd en middelen identificeert die nodig zijn om een optimaal resultaat te behalen. Door deze benadering kun je je werk efficiënter organiseren, waardoor je meer tijd hebt voor de dingen die echt belangrijk zijn en je productiviteit laten stijgen.

  • Waarom is het beter om niet altijd méér inspanning te leveren om betere resultaten te bereiken?

    Hoewel je misschien denkt dat je meer bereikt door minder te doen, kan het juist ook tegen je werken. Je kan ook juist te veel doen. Vergelijk het met amateursporters die vaak meer doen dan topsporters, maar een minder resultaat bereiken, omdat ze te kort herstellen.

  • Hoe kun je bepalen wat de optimale frequentie is voor het uitvoeren van terugkerende taken?

    Je bepaalt de optimale frequentie for terugkerende taken door bewust na te denken bij elke taak wat de impact van de taak is en hoe vaak je deze moet uitvoeren voor een optimaal gebruik van je tijd en energie. Er is vaak geen man overboord als je sommige taken minder vaak uitvoert dan nu het geval is.

  • Wat is het risico van “overtraining” bij fysieke of mentale taken, en hoe kan de MED dit voorkomen?

    Overtraining kan juist je prestaties, productiviteit en motivatie verminderen. Door de Minimum Effective Dose (MED) toe te passen, kun je slimmer werken in plaats van harder, wat helpt om overtraining te voorkomen. Deze aanpak zorgt ervoor dat je de juiste balans vindt tussen te veel en te weinig inspanning, zodat je hetzelfde gewenste resultaat behaalt met een efficiënter gebruik van je energie en tijd.

  • Hoe helpt het gebruik van de MED bij het verminderen van reactieve taken en het creëren van meer focus?

    De Minimum Effective Dose helpt je om je tijd en energie efficiënter te beheren, wat je focus ten goede komt. Je vermindert hiermee de frequentie van reactieve taken, waardoor je meer tijd en energie overhoudt voor de dingen die er echt toe doen.

  • Waarom is het belangrijk om kritisch naar de noodzaak en frequentie van taken te kijken?

    Wanneer je nooit naar de noodzaak en frequentie van je taken hebt gekeken, zal je niet efficiënt werken. Je voert ze waarschijnlijk te vaak uit, wat kostbare energie en tijd verspilt die je ook had kunnen besteden aan het toewerken naar je doelen.

  • Hoe kun je beslissen hoe vaak je een taak moet uitvoeren om effectief te blijven zonder onnodige tijdsinvestering?

    Je beslist hoe vaak je een taak moet uitvoeren om effectief te blijven door deze kritisch te evalueren. Neem efficiënt werken in de zorg bijvoorbeeld. Wanneer je dit wil bereiken kijk kritisch naar elke terugkerende taak zoals overleggen en bevoorraden, om te kijken of je dit niet efficiënter kunt aanpakken. Alleen deze bewustwording maakt vaak al een groot verschil.

  • Hoe kan het principe van MED bijdragen aan betere samenwerking en verwachtingsmanagement binnen teams?

    Het principe van MED kan bijdragen aan betere samenwerking en verwachtingsmanagement binnen teams, wanneer het bepalen van de MED in samenspraak wordt gedaan. Door de gesprekken hierover wordt duidelijk wat de prioriteiten zijn en hoe teamleden hierover denken.

  • Wat wordt bedoeld met de “sweet spot” tussen te veel en te weinig inspanning, en hoe kun je deze vinden?

    Zowel te veel als te weinig inspanning leidt niet tot het beste resultaat. Dat wordt bedoeld met de sweet spot vinden tussen te veel en te weinig inspanning. Wanneer je deze hebt gevonden kun je een zo optimaal resultaat bereiken zonder daarbij energie en andere middelen te verspillen.

  • Hoe kun je de impact van een taak analyseren om te bepalen of de frequentie daadwerkelijk bijdraagt aan je doelen?

    Je kunt de impact van een taak analyseren om te bepalen of de frequentie daadwerkelijk bijdraagt aan je doelen, door hier kritisch en objectief naar te kijken. Vaak zijn taken erin geslopen en heb je hier nooit bewust over nagedacht. Dit kan alleen al genoeg zijn om de impact te analyseren.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen.