Ren jij van hot naar her om vervolgens onder de streep niets klaar te spelen? Dan is dit hét artikel voor jou! Je leert de 3 factoren kennen die zorgen voor dat ‘druk, druk, druk’-gevoel. Plus: wat jij kunt doen om te voorkomen dat je slechts in de weer bent, maar aan het eind van de dag niet productief bent geweest!
Wat komt aan bod?
- Verwar druk zijn nooit met productief zijn
- Je bent met de verkeerde dingen bezig
- Je komt niet aan je echte werk toe
- Je wordt daadwerkelijk overvraagd
- Neem de regie terug: 3 tips
- Kortom
Verwar druk zijn nooit met productief zijn
Er is altijd te veel te doen. En hoe hard je ook werkt, je kunt niet alles doen of iedereen tevreden houden. Nu probeer je dat natuurlijk toch. Je zet je beste beentje voor wanneer het op je eigen werk aankomt en probeer tussendoor ook nog verscheidene brandjes te blussen.
Dat is prima een tijdje vol te houden. Toch merk je de laatste tijd dat het begint te wringen; je moet bepaalde klussen alwéér vooruitschuiven en ook in je hoofd wordt het onrustig. Je voelt je druk, druk, druk.
In ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ vertellen we dat het hele ‘druk zijn’ vaak een mindset is, een statussymbool zelfs. Het voelt druk, maar als je kritisch kijkt naar je werkwijze zie je dat er wel een dingetje of twee efficiënter kan.
In dit artikel willen we je daarop wijzen. Zonder oordeel, want het kan natuurlijk ook écht zo zijn dat je teveel werk op je bordje hebt liggen. Daarom: de 3 factoren voor jouw ‘druk, druk, druk’-gevoel en wat je er tegen kunt doen:
Factor 1. Je bent met de verkeerde dingen bezig
Er wordt veel van je gevraagd; je hebt afspraken die je moet bijwonen, meetings waarbij je aanwezig moet zijn en klussen waarvan de deadline nadert — om maar nog te zwijgen over die overvolle mailbox. Omdat jij geen onbeperkte hoeveelheid tijd en energie hebt, moet je daarom geregeld kiezen wat jouw aandacht verdient en wat je laat liggen: verwerk je de gezamenlijke inbox of kijk je toch eerst naar dat voorstel? Prioriteiten stellen, noemen we dat.
Wanneer je geen zicht hebt op wat er allemaal ligt, is dat lastig. Je pakt dan de klussen op die het dichtst bij je liggen of die het hardste schreeuwen om aandacht. Dat wil echter niet zeggen dat het ook de klussen zijn die een prioriteitsstempel verdienen.
Hierdoor werk jij gedurende je werkdag wel heel hard, maar ben je niet echt effectief geweest. Goed, je hebt die aanvragen verwerkt, die telefoontjes afgehandeld en een conceptvoorstel opgesteld, maar de werkelijk belangrijke klus is (alweer) blijven liggen.
Je ervaart dat druk, druk, druk-gevoel omdat je wel constant in de weer bent, maar aan het eind van je werkweek niets beduidends hebt neergezet. Je gaf de verkeerde zaken prioriteit.
Hoe op te lossen?
Pas zodra je helder voor ogen hebt wat er op je bordje ligt, kun jij je de juiste keuzes maken. Je hebt daarom overzicht nodig, zodat je de regie behoudt, je grenzen (op tijd) kunt aangeven en kunt bijsturen indien nodig.
Factor 2. Je komt niet aan je echte werk toe
Naast dat jij je eigen werkzaamheden hebt, wordt er natuurlijk ook nog van allerlei kanten aan je getrokken; je ontvangt een offerte waar binnen het uur akkoord op moet komen, een klant belt je met een dringend verzoek en ook aan de spontane ingeving van je collega moet gehoor worden gegeven.
Omdat je veel waarde hecht aan een ‘hands on’-aanpak geef je daar direct gehoor aan. Zo ben je er meteen vanaf én help je die collega gelijk op weg. Toch is deze reactieve houding alles behalve productief, ondanks dat het misschien wel zo voelt.
Al die externe brandjes die je namelijk blust, blijken achteraf gezien namelijk niet dringend. En dat verzoek van je collega? Ook dat had prima kunnen wachten. Het probleem is alleen wel dat je hiervoor jouw werkzaamheden hebt moeten onderbreken…
Je speelt misschien wel kort op de bal, maar telkens alles uit handen laten vallen is één van de redenen waarom jij je telkens zo druk, druk, druk voelt. Je verwart reactiviteit en spontaniteit met productiviteit.
Dat kan zijn omdat je bang bent dat je de kwestie anders vergeet of omdat je iets over het hoofd ziet. Om die reden houd je angstvallig je mailbox in de gaten, check en beantwoord je om de haverklap je telefoon en geef je externe factoren de ruimte om je aandacht te kapen.
Hoe op te lossen?
Je moet onderscheid leren maken tussen wat werkelijk dringend is (en dus nu moet worden opgepakt) en wat prima even kan wachten. Je zal ook jouw concentratie op de eerste plek moeten zetten. Dat betekent dat je stoorzenders zoveel mogelijk elimineert (of dat nou een rinkelende telefoon is of een collega die weer aan je bureau staat).
Factor 3. Je wordt daadwerkelijk overvraagd
Natuurlijk zijn er ook nog dagen (en soms weken) waarin het werk zich maar blijft aandienen; een nieuwe klant wil onverwacht met jullie in zee gaan, een collega is komen uit te vallen of je baas heeft de workload onderschat.
Dat kan gebeuren. Je hebt dan een periode waarin je meer werk hebt dan tijd; druk, druk, druk. Indien dat een enkele keer voorkomt, zul je daarmee moeten leren omgaan. Je schakelt een tandje bij en verhoogt jouw input om de benodigde output te bereiken.
Komt dit echter structureel voor, dan zul je aan de bel moeten trekken:
Wanneer blijkt dat je keer op keer achter de feiten aanloopt, zul je jouw functie taken moeten vergelijken met wat ervan je gevraagd wordt: komt dit met elkaar overeen? Ligt er inderdaad teveel werk of ligt het toch aan jouw manier van werken? Dat kan natuurlijk ook.
Hoe op te lossen?
Indien het aan jouw manier van werken ligt, zul je kritisch moeten kijken naar waar jij tijd aan besteedt: aan de juiste dingen of randzaken? Leer ‘nee’ zeggen (tegen nieuwe projecten, verzoeken of hulpvragen) en ga het gesprek aan met collega’s, klanten of je leidinggevende. Word assertiever.
Neem de regie terug: 3 tips
Begrijp dat bovenstaande factoren elkaar overlappen en afwisselen én dat zelfs de beste timemanager ze nooit volledig kan kwijtschelden. Je zal nooit helemaal 100% ‘stoorvrij’ zijn. Wél kun je de factoren zoveel mogelijk naar je hand te zetten.
Je hebt nooit volledig invloed op je werk en je omgeving, maar je kunt wel je best doen om de regie te behouden.
In ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Klaar’ vertellen we je hoe je dat aan de hand van de beste timemanagement tips en methodes dat klaarspeelt. Zeker een aanrader, wil je meer uit je tijd halen. Voor nu delen we enkele pointers met je:
1. Organiseer je werk
Je hebt overzicht nodig om te weten wat er speelt zodat je de juiste prioriteiten kunt stellen. Dat lukt niet wanneer je met submappen, post-it’s of verschillende ‘to do’-lijstjes werkt.
Jij hebt één betrouwbare, vaste plek nodig waar je al jouw afspraken, klussen en verantwoordelijkheden bewaart: één waterdicht timemanagementsysteem.
Zo’n systeem bestaat twee dingen:
- Eén agenda — voor al je tijdgebonden afspraken en grote klussen.
- Eén takenmanager — voor al je kleine klussen en dingen die je in de gaten wil houden.
Daarnaast is het handig om één plek aan te wijzen waarin je al je notities bewaart, bijvoorbeeld één vaste kladblok (of één digitale plek, zoals Evernote). En ook je mailbox wil je zoveel mogelijk stroomlijnen.
Bij alles geldt: om up te date te blijven van wat er in je (werk)leven speelt, check én verwerk je met regelmaat al deze plekken.
Indien je meer over het opzetten van zo’n timemanagementsysteem wil weten, de verschillende plekken waar input binnenkomt of het bijhouden van je mailbox, raden we je aan deze artikelen te lezen:
- Een 100% betrouwbaar time management systeem (dankzij de wekelijkse reflectie)
- Werken vanuit thuis: jezelf organiseren met 1 simpele regel
- Elke dag je inbox, bureau én hoofd leeg? Het bestaat (met OHIO).
2. Leg de focus op focus
Je weet nu dat reactiviteit parten speelt in jouw druk-druk-druk gevoel. Door bewuster met externe- en interne afleiding om te gaan, kun je voorkomen dat jouw concentratie telkens wordt gekaapt.
Bij externe afleiding kun je denken aan een collega die om de haverklap aan je bureau staat of een telefoon die telkens oplicht. Je hebt dat niet altijd in de hand, wél kun je jouw devices op stil zetten en deze uit het zicht leggen. Ga ook het gesprek met je collega aan en maak hem of haar duidelijk dat niet dringende zaken kunnen wachten — ‘zet het maar op de mail of op onze één op één lijst. Een afgezonderde werkplek inclusief noise cancelling headset doen ook wonderen.
Interne afleiding kan jou net zo goed van je werk afhouden; ingevingen, goede ideeën of neigingen sporen reactief gedrag aan en verlagen zo je productiviteit. Geef er niet aan toe, maar leg ze tussentijds vast in je notitieboek. Dan, op een moment dat wel schikt, verwerk je het in je timemanagementsysteem of voer je ze uit.
Probeer ook je mindset te veranderen; besef dat niet alles nu direct een reactie van jou nodig heeft:
3. Durf je tijd te bewaken
Indien je overvraagd wordt en je daaraan toegeeft – ‘… ik heb eigenlijk geen tijd, maar goed. Ik kijk wel naar je opzet’ – moet je kritisch kijken naar wat je toestaat: is de hulpvraag van een ander belangrijker dan je eigen werk afkrijgen?
We begrijpen dat je collegiaal wil zijn, maar als jij je steevast druk, druk, druk voelt zul ergens moeten snijden. Laat dat beginnen bij niet dringende verzoeken.
Daarvoor zul je een stukje assertiever moeten worden – ‘nee, sorry dat lukt nu niet. Laten we er vrijdag naar kijken’ -, maar ook vóór je ergens ‘ja’ op zegt moeten kijken of het past. Je kunt je tijd namelijk maar één keer uitgeven; hoe leuk het project ook is.
Om je daarbij te helpen, raden we je aan deze artikelen te lezen:
- “Reactief werken”-cultuur binnen je team? De rust terug in 2 stappen
- Bewaak je tijd: een afspraak afzeggen zonder smoesjes
- Hoge werkdruk? Vertel het je baas, in 3 stappen
Kortom
Druk, druk, druk zijn is soms wel lekker, maar het moet niet de spuigaten uitlopen. Zeker niet wanneer je daardoor niet toekomt aan de werkelijk belangrijke klussen. Na het lezen van dit artikel weet je nu waardoor dat drukke gevoel ontstaat (een samenhang van factoren die elkaar soms overlappen ) en hoe je daarmee omgaat (zorg voor overzicht, voorkom reactief werken en durf assertiever te zijn: zeg eens ‘nee, dat lukt deze week niet’.) Kijk maar eens wat het met je productiviteit doet.
Wie zijn wij? | Training timemanagement
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
