Lange dagen, je boterham achter je bureau opeten, meeting op meeting bijwonen: niemand zal zich in zo’n situatie afvragen of je hard werkt. Vaak levert hard werken echter niet het gewenste effect en is het geen heilige graal om succes te boeken. De heilige graal is namelijk in dit verhaal eerder efficiënt werken. Hierbij gaat het niet om de kwantiteit van je werk, maar om kwaliteit én resultaat. Leer hier daarom efficiënter werken.

Wat komt aan bod:

  1. Harder werken loont niet altijd
  2. Efficiënt werken betekenis: de ‘sweet spot’ vinden
  3. Efficiënt werken voorbeeld: de Minimum Effective Dose in de praktijk
  4. Het doel van de sweet spot vinden
  5. Efficiënt werken tips: zo bepaal je zelf de Minimum Effective Dose
  6. Veelgestelde vragen over efficiënt werken

Volg Tijdwinst.com als betrouwbare bron in Google

Waarom loont harder werken niet altijd?

Het is je vaak met de paplepel ingegoten: om succesvol te zijn, zul je moeten zwoegen. Om je doelen te bereiken, zal je hier uur na uur aan moeten besteden en bloed, zweet en tranen laten zien. Natuurlijk draagt tijd besteden aan een doel bij aan het behalen ervan. Maar inmiddels weet je dat het niet zo zwart-wit is. Hard werken staat vaak niet gelijk aan efficiënt werken.

Onderzoek heeft bijvoorbeeld aangetoond dat pauzes juist bijdragen aan je productiviteit. Hoe tegenstrijdig het ook voelt: minder werken helpt op deze manier om meer gedaan te krijgen.

Hard werken is niet de sleutel tot succes. Meer werken en taken vaker uitvoeren hoeft niet altijd te leiden tot het gewenste resultaat. En het kost je ook nog eens waardevolle tijd en energie. Björn Deusings, productiviteitsexpert en persoonlijke effectiviteitscoach, besprak dit al eerder met Isabelle Feteris in de Tijdwinst-podcast. Als voormalig wereldkampioen powerlifting weet ze als geen ander wat de sleutel tot succes wel is. Zij benoemt dat amateurs vaak harder werken dan topsporters, maar minder resultaat boeken.

Waarom? Ze doen te veel. Ze geven hun spieren niet genoeg tijd om te herstellen, waardoor ze overtraind raken. Vergelijk het met het koken van een eitje. Het kost tijd en energie om het water te laten koken, maar als het water eenmaal het kookpunt heeft bereikt, heeft het geen zin om extra energie te gebruiken om het vuur nog hoger op te stoken. Het is misschien verleidelijk als je honger hebt en geen geduld hebt, maar het eitje zal niet sneller klaar zijn. Het is verspilde energie.

Wat dan wel?

Wat betekent efficiënt werken? De ‘sweet spot’ vinden

In het voorbeeld van de sporters is te weinig trainen echter ook niet wenselijk. Ze moeten daarom de ‘sweet spot’ zien te vinden. Genoeg training om de spieren te laten groeien en sterker te worden, met tegelijkertijd voldoende tijd om te herstellen. Timothy Ferriss, productiviteitsgoeroe en auteur van The 4-Hour Body, noemt deze sweet spot ook wel de Minimum Effective Dose.

Bij dit MED-principe wil je met een minimale dosis inspanning, tijd en energie een zo optimaal mogelijk resultaat boeken. Je bereikt hiermee het best mogelijke resultaat in de kortst mogelijke tijd. Oftewel: je bent efficiënt aan het werken.

Efficiënt werken voorbeeld: de Minimum Effective Dose in de praktijk

Maar hoe vind je de Minimum Effective Dose? Dat laat Björn in zijn tweede boek FULL FOCUS op wat écht belangrijk is zien aan de hand van een aantal persoonlijke voorbeelden.

  • Facturen betalen: de sweet spot is ze maandelijks in één keer weg te werken. Genoeg om op tijd facturen te kunnen betalen, zonder zich continu bezig te hoeven houden door administratieve werkzaamheden.
  • Notificaties checken: dagelijks. Zodat hij geen belangrijke informatie hoeft te missen, zonder voortdurend afgeleid te worden.
  • Collega’s managen/spreken: wekelijks. Dan heeft hij tijd genoeg om beren op de weg op voorhand dood te knuffelen, zonder een Gestapo-achtige managementstijl te hoeven hanteren waar iedereen gillend gek van zou worden.

Voor kenniswerkers zullen dit herkenbare voorbeelden zijn, maar ook wanneer je niet de hele dag achter een bureau zit kan het waardevol zijn om de Minimum Effective Dose te bepalen. Neem efficiënt werken in de zorg bijvoorbeeld. Dat voelt misschien onmogelijk, omdat het enorm chaotisch kan zijn en je afhankelijk bent van je patiënten bij het verloop van je dag. Ook dan kan het effectief zijn om bij tijdvreters zoals overleggen, het verzamelen van hulpmiddelen en administratieve taken de sweet spot te vinden.

ik werk altijd met focus om mijn efficientie te boosten

Wat is het doel van de sweet spot vinden?

Als het gaat om efficiënt werken is er vooral veel te winnen op het gebied van repetitieve taken. Het vinden van de Minimum Effective Dose bij dit soort taken, helpt om tijd en energie over te houden voor grote belangrijke taken die veel aandacht en inspanning vereisen. De taken die je uiteindelijk verder helpen in het bereiken van je doelen en het behalen van het gewenste effect.

Het is geen magische gouden pil waardoor je altijd efficiënt werkt vanaf nu, maar het helpt je kritisch te kijken naar de manier waarop we onze tijd besteden en deze efficiënter in te delen.

Hoe bepaal je zelf de Minimum Effective Dose? Mijn efficiënt werken tips

Meer bereiken door minder te doen, klinkt je vast als muziek in de oren. Met deze tips bepaal je voor je eigen taken de Minimum Effective Dose en kun je gestructureerd werken aan dat wat echt belangrijk is:

  1. Maak een lijst met je eigen taken.
  2. Overleg met je collega’s.
  3. Bepaal de MED.

1. Maak een lijst met je eigen taken

De allereerste stap is om een lijst te maken van alle taken die je regelmatig moet doen. Wat is het minimale dat je moet doen om effectief te zijn? Vraag jezelf kritisch af wat een effectieve frequentie voor deze taak zou zijn.

2. Overleg met je collega’s

Bij taken die een impact hebben op je collega’s, zoals bijvoorbeeld een overleg, is het logisch om de frequentie af te stemmen. Dat levert soms interessante discussies op, want de ene collega denkt misschien dat jullie dagelijks moeten overleggen, terwijl de ander met om de week een overleg tevreden is. Kom hier samen uit door kritisch en objectief naar de taak te kijken.

3. Bepaal de MED

Bepaal bij elke taak hoe vaak je hem moet uitvoeren en hoeveel tijd je hiervoor denkt nodig te hebben. Dit kan je inzetten als tool om effectiever te werken en te focussen op wat echt belangrijk is.

Conclusie: efficiënt werken is dus je sweet spot vinden

Efficiënt werken betekent niet dat je nóg sneller door je taken heen moet jagen. Het betekent dat je kritisch kijkt naar hoeveel tijd, energie en aandacht een taak werkelijk nodig heeft. Met de Minimum Effective Dose zoek je precies die sweet spot: genoeg doen om het gewenste resultaat te behalen, zonder onnodig werk toe te voegen. Zeker bij terugkerende taken kan dat verrassend veel ruimte opleveren voor werk dat er echt toe doet.

Zo bepaal je je MED in 5 stappen:

  1. Maak een overzicht van je terugkerende taken.
  2. Bepaal per taak wat de minimale effectieve frequentie is.
  3. Bespreek taken die invloed hebben op collega’s samen.
  4. Kijk kritisch naar wat er gebeurt als je iets minder vaak doet.
  5. Gebruik de vrijgekomen tijd voor werk dat rechtstreeks bijdraagt aan je belangrijkste doelen.

Kies vandaag eens één terugkerende taak en test of het met minder tijd of een lagere frequentie net zo goed werkt. Misschien ontdek je ook wel dat efficiënter werken niet begint met meer doen, maar juist met slim durven schrappen.

Ghislen Nysten,
Senior time management trainer

Meer tips in Full Focus op wat écht belangrijk is!

Meer van dit soort praktische tips waar je meteen mee aan de slag kunt? Lees dan verder in Björns boek ‘FULL FOCUS op wat écht belangrijk is’. Je leert waarom je automatisch de prioriteit geeft aan zaken waar je hard werkt aan minder belangrijke taken en hoe je tijd vrijmaakt voor wat echt belangrijk is. Of lees Björns eerste boek: Elke dag om 15:00 klaar, waarin hij je de voordelen leert van een waterdicht time management systeem en hoe zo’n systeem uitziet.

Ook op de tijdwinst social media kanalen geven we dagelijks tips en delen we waardevolle inzichten. Volg ons op Instagram of LinkedIn of luister naar de Tijdwinst Podcast op Spotify.

Veelgestelde vragen over efficiënt werken

  • Wat is efficiënter werken?

    Efficiënter werken is je tijd en werk zo indelen dat je een zo goed mogelijk resultaat behaalt in zo min mogelijk tijd en moeite. De letterlijke efficiënt betekenis is dan ook ‘met veel en snel resultaat’. Het gaat dus niet om sneller werken, maar om beter je tijd in te delen.

  • Hoe kun je zo efficiënt mogelijk werken?

    Je kunt zo efficiënt mogelijk werken door je dag van tevoren in te plannen en prioriteiten te stellen. Daarnaast is het waardevol om naar terugkerende taken te kijken om te zien hoe je deze zo efficiënt mogelijk op kunt pakken. Sommige taken voelen aan alsof we ze regelmatig moeten doen, terwijl we ze in werkelijkheid minder vaak kunnen doen en toch effectief kunnen blijven.

  • Wat is het verschil tussen efficiënt en effectief werken?

    Effectief werken gaat over doelgericht bezig zijn. Het wordt ook wel als efficiënt synoniem gebruikt, maar eigenlijk gaat de betekenis verder dan dat. Bij efficiëntie wordt de nadruk gelegd op de bestede tijd en inspanning. Het verschil tussen effectief en efficiënt is dat er bij de tweede met zo min mogelijk inspanning zo veel mogelijk resultaat behaald wordt.

  • Hoe kun je effectief werken?

    Effectief werken staat gelijk aan doelgericht werken. Bedenk daarom welke doelen je wil behalen en welke prioriteiten je hiervoor moet stellen. Bepaal bewust waar je je aandacht aan besteedt en optimaliseer je focus en productiviteit.

  • Wat wordt bedoeld met de “Minimum Effective Dose” (MED) en hoe kan dit principe helpen bij productiviteit?

    De “Minimum Effective Dose” of het MED-principe is bedacht door Timothy Ferriss en staat voor de “sweet spot” tussen inspanning en resultaat. Meer doen levert je niet altijd meer op, maar te weinig doen ook niet. De “Minimum Effective Dose” is de balans tussen twee uitersten: een zo optimaal mogelijk resultaat met een minimale dosis inspanning, tijd en energie.

  • Waarom is het beter om niet altijd méér inspanning te leveren om betere resultaten te bereiken?

    Meer inspanning levert niet altijd betere resultaten op en is tegelijkertijd ook niet de meest efficiënte manier om je tijd te besteden. Een voorbeeld is sporters die hun spieren willen trainen en sterker willen worden. Bij te veel training hebben de spieren niet de tijd om te herstellen, waardoor je niet tot het optimale resultaat hebt en waardevolle inspanning en tijd hebt verspild.

  • Hoe kun je bepalen wat de optimale frequentie is voor het uitvoeren van terugkerende taken?

    De optimale frequentie van terugkerende taken bepaal je door kritisch en objectief over een aantal vragen na te denken. Draagt het nu bij aan je doel of ben je ook effectief als je het minder vaak uitvoert? Wat is het ergste dat kan gebeuren als je het niet op tijd doet? Wat is het minimum aantal keren dat je dit moet doen, zonder dat jij of anderen in de problemen komen?

  • Wat is het risico van “overtraining” bij fysieke of mentale taken en hoe kan de MED dit voorkomen?

    Het risico van “overtraining” is dat je kostbare tijd en energie verspild, die je had kunnen steken in andere belangrijke taken. Het levert geen beter resultaat op en kan soms zelfs averechts werken. Het vinden van de MED zorgt ervoor dat je een optimaal resultaat behaalt zonder daarbij inspanning, tijd en moeite te verspillen. Het voorkomt daardoor “overtraining”.

  • Hoe helpt het gebruik van de MED bij het verminderen van reactieve taken en het creëren van meer focus?

    Het gebruiken van de MED zorgt dat je tijd en aandacht bespaart die anders zouden opgaan aan tijdverspillers, waardoor je meer energie overhoudt voor wat werkelijk belangrijk is. Door terugkerende en reactieve taken minder vaak uit te voeren, wordt je er niet door afgeleid en kun je een betere focus behouden op wat echt belangrijk is.

  • Waarom is het belangrijk om kritisch naar de noodzaak en frequentie van taken te kijken?

    Je voert terugkerende taken vaak nou eenmaal uit, omdat het een gewoonte is geworden. Je hebt op woensdagochtend een teammeeting, omdat dat altijd al het geval was, bijvoorbeeld. Door kritisch naar dit soort ingeslopen taken te kijken, kom je er wellicht achter dat ze niet zo belangrijk zijn als je denkt en minder vaak uitgevoerd hoeven worden. Dat levert weer tijd en energie op voor belangrijk werk.

  • Hoe kun je beslissen hoe vaak je een taak moet uitvoeren om effectief te blijven zonder onnodige tijdsinvestering?

    Je kunt beslissen hoe vaak je een taak moet uitvoeren om effectief te blijven, door een lijst te maken met vaste taken die je dagelijks, wekelijks en maandelijks moet doen. Vraag jezelf vervolgens bij elke taak kritisch en objectief af wat het minimum aantal keren is dat je de taak moet uitvoeren en wat het ergste is dat er kan gebeuren wanneer je dit een keer niet op tijd doet.

  • Hoe kan het principe van MED bijdragen aan betere samenwerking en verwachtingsmanagement binnen teams?

    Het MED-principe zorgt ervoor dat je samen met je collega’s bepaalt wat er moet gebeuren, hoeveel tijd dat kost en met welke frequentie dit moet gebeuren. Collega’s zullen het er niet altijd mee eens zijn, maar je kunt in ieder geval veel beter elkaars verwachtingen managen.

  • Wat wordt bedoeld met de “sweet spot” tussen te veel en te weinig inspanning, en hoe kun je deze vinden?

    Met te weinig inspanning ga je je doelen niet behalen, maar te veel inspanning heeft vaak ook geen zin. Dat zie je bijvoorbeeld aan het nemen van pauzes. Wie een deadline wil halen, komt vaak in de verleiding om een pauze te skippen, terwijl even afstand nemen van je werk wonderen kan doen voor je productiviteit. Je kunt de “sweet spot” vinden door de impact van je terugkerende taken te analyseren en aan de hand daarvan je tijd te optimaliseren.

  • Hoe kun je de impact van een taak analyseren om te bepalen of de frequentie daadwerkelijk bijdraagt aan je doelen?

    Je kunt de impact van een taak analyseren door te bepalen of de frequentie van een taak werkelijk bijdraagt aan je doelen. Vraag jezelf af of je ook effectief bent als je de taak minder vaak uitvoert. Door je facturen bijvoorbeeld één keer per maand in bulk te betalen, in plaats van elke dag één, houd je tijd over aan taken die daadwerkelijk bijdragen aan je doelen.

Wie zijn wij? | tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat mensen helpt slimmer en efficiënter (samen)werken. Door het hele land geven we (online) trainingen, zoals time management, assertiviteit, gesprekstechnieken en snellezen. Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Bekijk onze website en blog of schrijf je in voor een van onze (digitale) trainingen.