Verplichte kost voor time management newbies: ‘The Productivity Project’

Zodra het woord ‘productiviteit’ valt, denken mensen aan vroeger opstaan, strakkere schema’s en nóg meer taken afvinken. That’s not all there is to it however. En precies daarom is The Productivity Project van Chris Bailey interessant. Dit boek gaat niet over harder rennen, maar over slimmer sturen; over wat je aandacht opslokt, waarom je energie minstens zo belangrijk is als je agenda en hoe je meer gedaan krijgt zonder jezelf langzaam op te stoken. Leer meer over zijn productiviteitshacks in dit artikel

Wat komt aan bod:

1. Wat is The Productivity Project van Chris Bailey precies?
2. Wat kun je leren van The Productivity Project?
3. De 25 lessen uit the Productivity Project
4. Welke tip ga jij als eerste toepassen?
5. Veelgestelde vragen over ‘The productivity project’

Wat is The Productivity Project van Chris Bailey precies?

The Productivity Project van Chris Bailey is geen boek dat je vertelt hoe je nóg meer in je dag moet proppen. Het is vooral een boek over hoe je slimmer werkt. Bailey laat zien dat productiviteit niet draait om altijd druk zijn, maar om bewust omgaan met je tijd, aandacht en energie. En dat boek ontstond ook echt vanuit een vrij rigoureus persoonlijk project. 

Bailey besloot namelijk één jaar lang productiviteit niet alleen te bestuderen, maar ook op zichzelf te testen. Hij probeerde honderden tactieken uit, sprak met bekende experts en bundelde daar uiteindelijk de 25 lessen uit die volgens hem echt verschil maken.

Dat maakt The Productivity Project ook meteen anders dan veel andere boeken in dit genre. Je krijgt namelijk geen stapel losse tips waar je na drie dagen alweer klaar mee bent, maar vooral inzicht in vragen als: waar lekt je aandacht weg, wanneer werk jij op je best, waarom is druk zijn niet hetzelfde als effectief zijn en hoe richt je je dag zo in dat je meer gedaan krijgt zonder jezelf compleet uit te wonen? Dat is een stuk nuttiger dan weer een nieuw kleurtje geven aan je to-do-lijst.

Kort gezegd: The Productivity Project is een praktisch productiviteitsboek voor kenniswerkers die niet harder willen rennen, maar beter willen sturen. Het helpt je om scherper te kiezen, beter te focussen en bewuster te werken, in plaats van je dag te laten opslokken door alles wat toevallig hard genoeg piept.

Luister je liever naar een samenvatting. Ik bespreek samen met Björn Deusings het boek van Bailey ook in de Tijdwinst Podcast.

Wie is Chris Bailey eigenlijk en waarom is hij een autoriteit op het gebied van productiviteit?

Chris Bailey is de auteur van The Productivity Project, Hyperfocus en How to Calm Your Mind. Hij schrijft, spreekt en onderzoekt al jaren vrijwel één onderwerp: hoe je slimmer werkt zonder jezelf over de kling te jagen.

Waarom hij serieus genomen wordt? Niet omdat hij wat algemene tips verzamelde, maar omdat hij productiviteit jarenlang zelf obsessief testte. Voor The Productivity Project bouwde hij dus een heel jaar rond experimenten, onderzoek en gesprekken met bekende experts zoals David Allen (van Getting things done en Charles Duhigg van The power of Habit). Zijn autoriteit zit dus in die combinatie van praktijk, verdieping en vertaling naar iets bruikbaars. Geen productiviteitsgoeroe met alleen mooie oneliners dus, maar iemand die het écht zelf uitgeplozen heeft.

Wat kun je leren van The Productivity Project?

Wat je van The Productivity Project leert? Een andere kijk op productiviteit! Chris Bailey kijkt in The Productivity Project namelijk niet alleen naar tijd (zoals veel andere time management boeken dat wel doen), omdat tijd op zichzelf eigenlijk vrij waardeloos is. 

Je kunt namelijk best een leeg uur in je agenda hebben, maar als je hoofd alle kanten op schiet of je energieniveau ergens onder je schoenen ligt, krijg je alsnog weinig voor elkaar. Volgens Bailey ontstaat echte productiviteit pas als drie dingen samenwerken:

1. tijd
2. aandacht
3. energie.

Zie productiviteit dus als een soort driepoot. Haal je er één poot onderuit, dan kukelt het geheel om.

Bailey’s driepoot uitgelegd

• Heb je veel tijd en aandacht, maar geen energie ? Dan zit je misschien braaf achter je laptop, volledig gefocust naar je scherm te turen, maar voelt zelfs een simpele mail typen alsof je een koelkast een trap op moet tillen. Je bent er wel, je let op, maar je batterij is leeg. Denk aan iemand die na een gebroken nacht eindelijk twee rustige uren heeft om een voorstel uit te werken, alleen zo moe is dat hij drie keer dezelfde zin leest en uiteindelijk vooral naar koffie staart. Resultaat: tijd gehad, aandacht geprobeerd, weinig output.
• Heb je aandacht en energie, maar geen tijd<span style=”font-weight: 400;”>? Dan ben je juist wél scherp en klaar om te knallen, maar moet je over vijf minuten een meeting in of de trein halen. Dat is alsof je eindelijk zin hebt om je kledingkast op te ruimen, terwijl je al met één schoen aan bij de voordeur staat. Je kunt best even beginnen, maar niet ver genoeg komen om echt iets af te ronden. Productiviteit vraagt namelijk niet alleen mentale scherpte, maar ook genoeg ruimte om iets werkelijk gedaan te krijgen.
• Heb je tijd en energie, maar geen aandacht? Dan wordt het een klassieker van de moderne mens: je hebt een vrije middag, voelt je prima, maar ondertussen check je mail, appjes, een openstaand tabblad met sneakers, nog even LinkedIn en o ja, waar was je ook alweer mee bezig? Dan is je probleem niet een gebrek aan uren of fut, maar een gebrek aan gerichte focus. Je bent druk, zeker. Maar productief? Niet echt.

Dat is precies hoe Bailey naar productiviteit kijkt: niet als ‘zoveel mogelijk doen’, maar als het slim laten samenwerken van je tijd, aandacht en energie. Pas als die drie op hetzelfde moment aan jouw kant staan, krijg je werk gedaan dat er echt toe doet. Oftewel: een lege agenda is niet genoeg, een sterke espresso ook niet en pure concentratie zonder tijd helpt je ook maar tot op zekere hoogte. 

Wat zijn de 25 lessen uit The Productivity Project?

Leuk concept dus, maar wat doe je daar op maandagochtend om 09.17 uur mee, als je inbox al naar je schreeuwt? Bailey maakt het gelukkig concreet. 25 tips die je direct kunt toepassen om je productiviteit te boosten:

1. Begin bij wáárom je productiever wilt zijn

Waarom wil je eigenlijk productiever zijn?  Niet het keurige antwoord dat goed staat op LinkedIn, maar het antwoord dat overblijft als je alle nette laagjes eraf trekt. Zodat je nog meer meetings in je agenda kunt proppen? Nog sneller je inbox kunt leegwerken, zodat die zich een uur later weer als onkruid heeft hersteld? 

Productiever worden is geen doel op zich, benadrukt Bailey. Het heeft pas waarde als het je helpt om in minder tijd gedaan te krijgen wat moet, zodat je meer tijd, aandacht en energie overhoudt voor wat werkelijk belangrijk is.

Als je namelijk niet scherp hebt waarom je productiever wilt worden, is de kans groot dat je vooral heel goed wordt in druk zijn. Dan optimaliseer je niet je leven of je werk, maar vooral je vermogen om nog meer in een dag te proppen. En dat is een matige deal, zeker omdat productiever worden ook iets kost. Tijd, aandacht, wilskracht. Juist daarom moet je eerst weten waar je het vóór doet. Eerst bedoeling, dan pas gedrag.

“Intention should always precede action.”

• Dat betekent heel concreet dat je eerst je waarden helder maakt. Wat vind jij echt belangrijk? Waar wil je tijd voor vrijspelen? Waar wil je met meer aandacht aan kunnen werken? Pas als dat duidelijk is, heeft het zin om daar concrete productiviteitsdoelen aan te koppelen. Niet vaag dat je efficiënter wilt werken, maar scherp genoeg om richting te geven. Zodat je gedrag ergens naartoe beweegt, in plaats van alle kanten op schiet.
• Daarna volgt de eerlijkste stap: kijken of je dagelijkse acties daar ook echt bij aansluiten. Want productiviteit klinkt mooi, maar heeft alleen waarde als je tijd terechtkomt bij wat er voor jou werkelijk toe doet.
• En weet je nog niet goed wat je belangrijk vindt? Kijk dan eens naar waar je nu al je tijd en aandacht aan besteedt. Dat is vaak een verrassend eerlijke spiegel. Niet van wat je zegt belangrijk te vinden, maar van wat je op dit moment belangrijk maakt.

Dus nee, niet blind rennen omdat druk zijn zo lekker belangrijk voelt. Eerst bepalen waarom iets ertoe doet, en pas daarna kiezen wat je gaat doen. Anders ben je misschien wel productief, maar vooral in de verkeerde richting.

2. Besef dat niet alle taken even waardevol zijn

Veel kenniswerkers maken dezelfde fout: ze geven voorrang aan wat het hardst piept. Mail, chat, een tussendoor-verzoek, nog een overleg waar niemand zichtbaar van opknapt. Je bent druk, zeker. Maar drukte en waarde zijn niet hetzelfde. Niet alle taken verdienen dus dezelfde aandacht, simpelweg omdat sommige activiteiten veel meer opleveren dan andere.

Productief werken gaat daarom niet alleen over meer doen, maar vooral over het juiste doen, benadrukt Bailey. Sommige taken hebben namelijk gewoon veel meer impact dan de rest. Dat zijn de werkzaamheden die in verhouding de meeste waarde toevoegen aan je werk. Niet per se de taken die het meest zichtbaar zijn, het snelst afvinken of het vaakst om aandacht schreeuwen, maar de taken die echt verschil maken.

Dus zo pak je dat aan

• Om die te herkennen, helpt het om eerst eerlijk te kijken naar wat je in een gemiddelde maand eigenlijk allemaal doet. Niet op gevoel, maar gewoon concreet. Welke terugkerende taken vullen je dagen?
• Pas daarna komt de confronterende vraag: als je de hele dag nog maar één soort taak mocht doen, welke levert dan de meeste waarde op?
• En daarna dezelfde vraag voor nummer twee. 
• En voor nummer drie. 
• Zo dwing je jezelf om onderscheid te maken tussen werk dat vooral tijd vult en werk dat echt iets oplevert.

Zodra je dan weet wat je belangrijkste taken zijn, kun je die uitkomst gebruiken als maatstaf voor je werkdag. Dan stuur je je tijd, aandacht en energie vaker richting werk met hoge impact, in plaats van ze te laten weglekken naar alles wat toevallig binnenkomt. Dat voelt soms ongemakkelijk, zeker als je agenda vol staat en je hoofd gezellig meedoet. Maar het is ook verhelderend. 

Want pas als je scherp ziet welke taken echt waarde toevoegen, kun je stoppen met doen alsof alles even belangrijk is.

3. Kies elke dag je drie belangrijkste taken

Een eindeloze takenlijst oogt misschien georganiseerd, maar is vaak gewoon chaos met bullets ervoor. Hoe meer erop staat, hoe makkelijker het wordt om druk bezig te zijn zonder echt scherp te kiezen. Daarom werkt het beter om elke dag niet twintig dingen te willen afronden, maar drie. Drie taken die je aan het einde van de dag echt gedaan wilt hebben. Drie dingen waarvan je later kunt zeggen: ja, dát was vandaag belangrijk.

Drie is volgens Chris namelijk groot genoeg om vaart te maken, maar klein genoeg om helder te blijven.

Je onthoudt drie prioriteiten makkelijker dan een hele waslijst en je wordt meteen gedwongen om te kiezen wat níét centraal staat. Dat is voor kenniswerkers vaak het echte verschil. Minder reageren op alles wat binnenkomt, meer bewust werken aan wat er daadwerkelijk toe doet.

Dus welke drie taken kies je?

• Die keuze maak je het liefst aan het begin van de dag. Stel jezelf simpelweg de vraag: als ik vandaag maar drie dingen kan afronden, welke drie moeten dat dan zijn? Niet de drie makkelijkste, niet de drie snelste, maar de drie belangrijkste. De taken die de meeste waarde toevoegen, voortgang opleveren of rust geven omdat ze anders blijven slepen.
• Diezelfde aanpak werkt ook op weekniveau. Door niet alleen per dag, maar ook per week drie duidelijke prioriteiten te kiezen, voorkom je dat losse dagen alle kanten op schieten. Dan blijft je dagelijkse werk beter verbonden met het grotere geheel, in plaats van dat je agenda wordt bestuurd door toeval, inboxdrama en ander lawaai.
• Belangrijk is wel dat je die drie keuzes simpel en helder houdt. Dit is geen slim trucje om een nóg mooier systeem te bouwen. Het is juist een manier om jezelf te dwingen tot duidelijke prioriteiten die je ook echt kunt onthouden en uitvoeren.
• En door achteraf ook nog eens te kijken of je drie keuzes realistisch waren, leer je ook nog eens steeds beter inschatten wat je op een dag daadwerkelijk gedaan krijgt. Dat is handig, want veel mensen plannen alsof ze drie versies van zichzelf tot hun beschikking hebben… en dat is niet zo. Helaas. 

4. Werk op je piekmomenten

Je kunt nog zulke goede prioriteiten kiezen, maar als je brein op het verkeerde moment moet presteren, blijft het alsnog trekken. Belangrijk werk vraagt namelijk niet alleen om tijd, maar ook om mentale scherpte. En die is nu eenmaal niet de hele dag gelijk. Soms ben je helder, snel en gefocust. Op andere momenten voelt denken ongeveer als typen met een natte vaatdoek.

Productiviteit draait dus niet alleen om wat je doet, maar ook om wanneer je het doet.

Daarom is het slim om te ontdekken wanneer je piekmomenten liggen, zegt Chris Bailey. De uren waarop je namelijk de meeste energie, focus en mentale helderheid hebt; precies die momenten wil je reserveren voor je belangrijkste werk! Niet voor mail, administratie of ander werk dat ook prima lukt als je hoofd minder fris is. De Biological Prime Time, noemt Bailey het.

Hoe maak je gebruik van je BPT? 

Juist je lastigste, waardevolste taken verdienen je beste aandacht, niet wat er toevallig als eerste binnenkomt.

• Om dat goed te zien, helpt het om je energieniveau een tijdlang bewust bij te houden. Niet één dag, want daar valt weinig zinnigs uit af te leiden, maar over meerdere dagen of liever nog langer. Kijk per uur hoe scherp en energiek je bent. Dan ontstaat er meestal vanzelf een patroon. En zodra je dat patroon ziet, kun je ook slimmer plannen. Niet op basis van hoe je hoopt dat je dag loopt, maar op basis van hoe je energie zich echt gedraagt.
• Niet harder werken dus, maar je beste uren beschermen voor het werk dat er het meest toe doet. Je zwaarste taken, je belangrijkste denkwerk, de dingen die impact maken. De rest kan later prima nog. 
• En wie zijn natuurlijke ritme goed in kaart wil brengen, doet er verstandig aan om verstorende factoren zoals veel cafeïne, alcohol en suiker tijdens zo’n meetperiode zo veel mogelijk buiten beeld te houden. Anders meet je niet je energie, maar vooral de capriolen van je eigen bijsturing.

Slim plannen betekent dus niet je hele dag volzetten. Het betekent dat je de juiste taken op de juiste momenten legt. Want een goed uur is nu eenmaal meer waard dan een suf uur. En het zou zonde zijn om dat verschil te verspillen aan je inbox.

5. Pak lelijke, lastige taken bewust aan

Lelijke, lastige taken schuiven we graag voor ons uit, alsof ze vanzelf vriendelijker worden als we maar lang genoeg wachten. Dat gebeurt natuurlijk zelden. Juist het werk dat ertoe doet, roept vaak weerstand op. Niet omdat je lui bent, maar omdat dit soort taken meer denkwerk, aandacht en energie vraagt dan het simpele werk dat snel af voelt en direct een mini-beloning oplevert. Eat that frog dus!

Dat maakt uitstelgedrag meteen ook een stuk minder mysterieus. We stellen vooral taken uit die onaantrekkelijk voelen. Werk dat saai is, frustrerend, moeilijk, onduidelijk of simpelweg niet erg betekenisvol aanvoelt, krijgt al snel een enkeltje naar later. Zeker als er ook nog weinig directe beloning tegenover staat. Hoe meer van die eigenschappen een taak heeft, hoe groter de kans dat je hem voor je uitschuift en jezelf eerst overtuigt dat je “nog even iets kleins” moet doen. Waarna je een uur later verrassend veel mail hebt weggewerkt en opvallend weinig echt werk hebt gedaan.

• De slimste reactie is dan ook niet jezelf streng toespreken, maar eerst begrijpen waar die weerstand vandaan komt. Wat maakt deze taak zo onaantrekkelijk? Is hij saai? Frustrerend? Moeilijk? Of vooral vaag, waardoor je niet goed weet waar je moet beginnen? Zodra je dat scherper ziet, wordt de weerstand minder mistig en dus beter hanteerbaar.
• Ook helpt het om eerlijk te kijken naar betekenis en beloning. Werk dat niet prettig voelt en tegelijk niet duidelijk gekoppeld is aan iets belangrijks, verdwijnt sneller naar de achtergrond. Niet omdat jij geen discipline hebt, maar omdat je brein weinig reden ziet om er nú aan te beginnen.

En precies daarom is het zo belangrijk om lastige taken bewust aan te pakken. Want opvallend vaak is het werk waar je het minst spontaan aan begint, juist het werk dat de meeste waarde oplevert.

6. Denk vanuit je toekomstige zelf

We schuiven ellende opvallend makkelijk door naar later. Alsof je toekomstige zelf een soort opgewekte superversie van jou is die wél zin heeft in dat lastige werk, die vervelende keuze of die open eindjes waar jij nu geen trek in hebt. Alleen ben jij die persoon later nog steeds gewoon zelf. En precies daar gaat het mis. 

Zolang later namelijk voelt als iemand anders, blijft het verleidelijk om problemen door te schuiven en jezelf op termijn op te zadelen met extra gedoe.

Slimmer kiezen begint daarom niet met jezelf harder toespreken, maar met de afstand tussen nu en later kleiner maken.

Hoe echter je toekomstige zelf namelijk voelt, hoe kleiner de kans dat je werk uitstelt of rommel doorschuift. Dan wordt een keuze van vandaag ineens geen abstract verhaal meer, maar iets waar jij later heel concreet de rekening van betaalt. Of de winst van pakt, als je het een keer wél slim aanpakt.

• Sta dus eens bewust stil bij hoe jij naar je toekomstige zelf kijkt. Voelt die als jij of meer als een vage figuur die het later wel oplost? Hoe meer afstand daartussen zit, hoe makkelijker uitstelgedrag voelt. Juist daarom helpt het om dat latere moment concreter te maken. Stel je levendig voor hoe je toekomstige zelf profiteert als je vandaag begint, nu een keuze maakt of iets op tijd afrondt. Niet vaag “dat is beter voor later”, maar echt voor je zien wat het oplevert.
• Je kunt die verbinding ook tastbaarder maken door letterlijk een bericht aan je toekomstige zelf te schrijven. Een mail bijvoorbeeld, of een korte notitie. Niet om sentimenteel te doen tegen jezelf, maar om later minder abstract te maken. Hoe concreter dat beeld wordt, hoe makkelijker het is om nu keuzes te maken waar je straks niet chagrijnig van wordt.

Want uitstel ziet er in het moment vaak klein en onschuldig uit. Totdat later ineens vandaag is, en jij degene bent die met de haast, stress en rommel zit. Denken vanuit je toekomstige zelf is dus niet zweverig of braaf. Het is gewoon een slimme manier om nu al wat aardiger te zijn voor de persoon die jij straks zelf weer bent.

7. Bescherm jezelf tegen internetafleiding

Het internet voelt verraderlijk productief; je bent tenslotte de hele tijd iets aan het doen. Je checkt mail, zoekt iets op, opent nog een tab, reageert nog even snel ergens op. Voor je gevoel ben je volop aan het werk. In de praktijk word je vaak vooral weggelokt van het soort werk dat echt verschil maakt. Niet omdat internet per definitie slecht is, maar omdat het barstensvol snelle, hapklare bezigheden zit die moeiteloos je aandacht kapen en opvallend weinig opleveren.

Precies daar zit het probleem. Veel online activiteit lijkt nuttig, maar trekt je vooral richting werk met lage impact. Ondertussen wordt het steeds lastiger om je aandacht nog vast te houden bij lastig, waardevol werk dat concentratie vraagt. Hoe vaker je jezelf laat onderbreken door digitale prikkels, hoe verleidelijker dat makkelijke werk wordt en hoe meer weerstand belangrijk werk ineens oproept. Je brein raakt gewend aan snelheid, afwisseling en onmiddellijke beloning. Diep werk delft dan al snel het onderspit.

De oplossing is gelukkig vrij eenvoudig

• Je hoeft niet radicaal offline te gaan leven of je wifi ceremonieel uit het raam te gooien. Het punt is dat je bewust momenten zonder internet inbouwt, wanneer je aan belangrijk werk zit. Juist dan. Niet pas als alles af is, want dan komt het er meestal niet meer van. Door tijdelijk offline te werken, maak je het jezelf moeilijker om af te dwalen en geef je je aandacht weer een kans om ergens echt diep in te zakken.
• Daar hoort ook bij dat je kritischer kijkt naar je online gewoontes. Mail steeds checken bijvoorbeeld. Dat voelt verantwoord, maar levert vaak minder op dan je jezelf wijsmaakt. Check het dus hooguit twee, drie keer op een dag.
• Hetzelfde geldt voor gedachteloos telefoongebruik. Zo’n apparaat faciliteert een indrukwekkende hoeveelheid laagwaardig gedrag dat zich voordoet als iets nuttigs. Niet omdat jij zwak bent, maar omdat het er precies voor ontworpen is.

Wie jezelf beter wilt beschermen tegen internetafleiding, doet er dus goed aan om vaste momenten van disconnectie in te bouwen. Niet vaag minder scrollen, maar concrete blokken waarin je tijdelijk niet verbonden bent. Zodat je aandacht niet voortdurend wordt weggetrokken en je weer toekomt aan het werk dat meer vraagt, maar ook veel meer oplevert. Want online zijn voelt soms als werken, maar dat is nog iets anders dan echt iets gedaan krijgen.

8. Zie tijd als een beperkte economische hulpbron

Veel kenniswerkers behandelen tijd nog alsof elk uur ongeveer hetzelfde waard is. Alsof productiviteit vooral neerkomt op een strakke planning, een volle agenda en een paar nette tijdsblokken. Alleen werkt kenniswerk zo niet, volgens Bailey. Een uur kan namelijk enorm veel opleveren of bijna volledig verdampen in afleiding, vermoeidheid en halve focus. Tijd is dus niet simpelweg een neutrale bak waar je werk in giet. 

De waarde van een uur hangt sterk af van hoeveel aandacht en energie je op dat moment beschikbaar hebt.

Precies daarom is strak plannen alleen niet genoeg. Tijd is dan wel beperkt, maar het is niet de enige factor die bepaalt wat je gedaan krijgt. Je mentale scherpte wisselt, je concentratie zakt weg en niet elk moment van de dag leent zich even goed voor belangrijk denkwerk. Wie daar geen rekening mee houdt, plant misschien keurig, maar nog niet slim. Dan staat het juiste werk alsnog op het verkeerde moment.

• Slimmer werken begint hier dus met een ander uitgangspunt. Niet eerst je agenda dichtmetselen en daarna hopen dat het goedkomt, maar eerst bepalen wat je écht wilt bereiken.
• Pas daarna kijk je wanneer je daar de beste aandacht voor hebt. Want een volle dag zegt nog niets over echte productiviteit. Je kunt prima van afspraak naar taak naar mail naar overleg hobbelen en aan het einde toch vooral moe zijn van je eigen aanwezigheid.
• Daarom helpt het om je piekuren anders te behandelen dan de rest van je dag. Niet elk uur is gelijk en je beste uren zijn simpelweg waardevoller. Juist daar hoort je belangrijkste werk thuis. Niet verstopt tussen de rest, maar bewust gekoppeld aan de momenten waarop je brein nog echt meedoet.

“Wie tijd ziet als een beperkte economische hulpbron, gaat dus niet alleen zuiniger plannen, maar vooral slimmer kiezen waar de hoogste opbrengst zit.” 

Dat is een stuk minder ouderwets dan alleen maar je agenda volproppen en hopen dat druk gelijkstaat aan productief.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

9. Meer doen begint soms met minder werken

Meer uren maken voelt productief. Alsof een lange werkdag automatisch betekent dat je goed bezig bent geweest. Alleen werkt het bij kenniswerk juist niet zo. Langer doorgaan levert lang niet vanzelf meer resultaat op. Zodra je werkuren blijven oplopen, lever je meestal juist in op energie, aandacht en herstel. En laat dat nu precies de dingen zijn die bepalen of je goed werk aflevert of vooral heel lang naar een scherm hebt zitten kijken. 

Druk zijn is dus nog geen bewijs van productiviteit. Het kan net zo goed een teken zijn dat je je tijd, aandacht en energie niet slim inzet.

Chris Bailey is er dan ook van overtuigd dat minder tijd juist nuttige druk kan creëren:

Wanneer je minder tijd beschikbaar hebt, krijgt je werk ook minder kans om eindeloos uit te waaieren. Je wordt dan gedwongen om sneller keuzes te maken, scherper te focussen en minder te dralen.

Dat maakt ook meteen duidelijk waarom lange werkdagen niet automatisch iets bewonderenswaardigs zijn. Ze laten vaak vooral zien dat je minder tijd overhoudt om op te laden. En zonder herstel lever je weer in op scherpte, concentratie en kwaliteit.

Slimmer werken betekent hier dus: geef taken bewust minder tijd, gebruik die begrenzing om je aandacht op te schroeven en kijk eerlijk naar het verschil tussen bezigheid en resultaat. 

10. Energie is net zo belangrijk als tijd

Je agenda kan nog zo strak in elkaar zitten, maar als je energie op is, valt je productiviteit vrij snel stil. Tijd is belangrijk, zeker, maar energie bepaalt uiteindelijk wat je met die tijd kunt doen. Daarom hoort belangrijk werk niet ergens op de dag gepropt te worden “wanneer het uitkomt”, maar juist op de momenten waarop je hoofd nog scherp is en je aandacht nog niet in duizend stukjes ligt. Niet na drie calls, een volle inbox en een halve dag reactiewerk dus, maar in je beste uren.

Structuur helpt dus, maar is geen heilige graal. Je kunt je dag perfect indelen op papier, terwijl je in de praktijk alsnog op een dood moment iets probeert te forceren waar je simpelweg de energie niet meer voor hebt. 

• Slim plannen betekent dus niet alleen kijken naar je agenda, maar ook naar je energieniveau. Wanneer ben je het scherpst? Wanneer kost focuswerk je het minste moeite?
• Daarom werkt een combinatie van bescherming en flexibiliteit het best. Bescherm je beste uren voor je belangrijkste werk. Laat die niet vollopen met vergaderingen, losse verzoeken en ander gedoe dat weinig oplevert maar opvallend goed is in tijd innemen.
• Tegelijk hoef je ook niet rigide te plannen alsof je een machine bent met vaste standen. Het helpt juist om mee te bewegen met hoe je energie zich door de dag echt gedraagt.

Dat is uiteindelijk het verschil tussen alleen strak plannen and bewust plannen: je hoeft niet elk uur vol te stoppen, je moet vooral zorgen dat je goede uren niet worden verspild aan werk dat ook prima op een minder scherp moment had gekund. 

Want tijd beheren is nuttig, maar energie slim inzetten is vaak wat het verschil maakt tussen druk zijn en echt iets gedaan krijgen.

@tijdwinstAltijd moe, geen energie meer voor leuke dingen, en het gevoel dat je van vakantie naar vakantie leeft?⁠ ⁠ Je bent niet lui. Je batterij is gewoon leeg.⁠ ⁠ Net zoals je telefoon heeft jouw brein een mentale batterij. Maar dit is het verschil: bij een telefoon maakt het niet uit of die op 25% of 75% staat, hij werkt even goed. Bij mensen werkt dat anders. Hoe leger je batterij, hoe meer moeite álles kost.⁠ Volledige video bekijken? Check de link in bio om naar ons Youtube kanaal te gaan! 🔗 #tijdwinst #mentalebatterij #burnoutpreventie #energie #stress #gewoontes #timemanagement♬ original sound – Tijdwinst.com

11. Ruim je werk en verplichtingen op

De meeste kenniswerkers proberen hun dagen nóg slimmer vol te plannen, terwijl het soms verstandiger is om eerst op te ruimen. Niet je bureau per se, maar al het werk dat wel gedaan moet worden en tegelijk weinig echte waarde toevoegt. Denk aan boodschappen, was, schoonmaken en ander terugkerend onderhoud. Op zichzelf niets mis mee. Het probleem ontstaat wanneer je dit soort taken steeds tussendoor doet. Dan lekt je week langzaam leeg in kleine onderbrekingen en voelt het alsof je continu bezig bent zonder ooit echt op gang te komen.

Slimmer werken begint hier dus niet met méér organiseren, maar met bundelen. Verzamel onderhoudstaken op één vast moment, in plaats van ze door je dagen heen te laten rondzwerven. 

• Eén vaste onderhoudsdag bijvoorbeeld. Daarmee voorkom je dat dit soort lage-impactwerk telkens je aandacht kaapt en houd je de rest van je week een stuk vrijer voor taken die meer opleveren.
• Dat vraagt ook om een nuchtere blik op het soort werk waar we het over hebben. Onderhoud is geen prioriteitswerk. Het is werk dat gewoon moet gebeuren, maar het verdient niet automatisch je beste tijd, je scherpste focus of een halve werkdag aan mentale ruimte. Door het als een aparte categorie te behandelen, wordt het makkelijker om het op zijn plek te houden.
• Daar hoort ook bij dat je perfectionisme loslaat. De was hoeft niet strategisch, de boodschappen hoeven niet visionair en het opruimen hoeft niet in museumkwaliteit. Dit soort taken moeten vooral efficiënt afgehandeld worden, zonder dat ze ongemerkt de hoofdrol krijgen in je week. 

12. Vertraag om bewuster te werken

Veel mensen denken dat productiever worden betekent dat je nóg sneller moet bewegen. Sneller reageren, sneller schakelen, sneller afvinken. Alleen zit de winst daar lang niet altijd. Soms word je juist productiever door te vertragen. Niet lui, niet laks, maar bewuster. Minder tijd verspillen aan werk met lage impact, meer ruimte geven aan wat echt telt en af en toe uit de maalstroom stappen zodat je hoofd weer normaal kan nadenken.

Druk zijn is nog geen bewijs van goed werk. Als je dag namelijk volloopt met mail, losse verzoeken en kleine reactietaken, voelt dat misschien productief, maar je aandacht raakt versnipperd en je werk oppervlakkiger. Vertragen helpt dan niet omdat je minder doet, maar omdat je minder automatisch doet.

Je kiest dus bewuster waar je tijd naartoe gaat en laat je minder meeslepen door alles wat zich opdringt.

Dus wat komt daarbij kijken?

• Daar hoort ook bij dat je lage-impacttaken bewust minder ruimte geeft. Mail bijvoorbeeld. Handig, nodig soms, maar ook berucht goed in het opslokken van complete stukken werkdag als je het zijn gang laat gaan. Door dat soort taken kleiner te houden, ontstaat er meer aaneengesloten tijd voor belangrijk werk.
• Ook momenten van mentale ruimte spelen daarin mee. Een douche, een rondje hardlopen, ergens lezen zonder constante ruis om je heen. Niet omdat dat zo heerlijk zen klinkt, maar omdat je hoofd buiten de gebruikelijke prikkelstroom vaak weer overzicht krijgt. Juist daar ontstaan rust, helderheid en soms ook de inzichten waar je achter je scherm maar niet op kwam.

Vertragen is dus geen stap terug. Het is een manier om met meer aandacht, meer rust en meer richting te werken. Minder opgejaagd, meer opzettelijk. En eerlijk, dat is voor de meeste kenniswerkers al winst genoeg.

13. Maak onbelangrijke taken kleiner

Veel werk ziet eruit alsof het belangrijk is, terwijl het in werkelijkheid vooral netjes vermomde opvulling is. Dat is precies waarom onbelangrijke taken zo verraderlijk zijn. Ze voelen nuttig. Ze lijken redelijk. Ze geven je zelfs het idee dat je lekker bezig bent. Ondertussen trekken ze je tijd en aandacht langzaam leeg. Denk aan mail, meetings en ander ondersteunend gedoe. Niet volledig zinloos, maar wel groot genoeg om je hele werkdag te kapen als je niet oppast.

De oplossing is daarom niet altijd schrappen, maar vaak verkleinen: minder ruimte en aandacht geven, want dit soort lage-impacttaken slopen je productiviteit op twee fronten. Sommige zijn vooral aandachtshappers, zoals mail. Andere zijn vooral tijdvreters, zoals vergaderingen. En zodra je dat verschil ziet, kun je ook gerichter ingrijpen. Niet alles vraagt dezelfde aanpak, maar bijna alles vraagt wél een grens.

Dat is ook de tip van Bailey 

• Bepaal hoeveel van je werkdag dit soort taken mogen opsouperen. Doe je dat niet, dan groeien ze vanzelf. Mail vult elk leeg moment dat je haar geeft. Meetings rekken zich moeiteloos uit tot de beschikbare tijd. En voor je het weet ben je een hele dag druk geweest zonder iets wezenlijks te hebben verzet. Heel actief, weinig resultaat. Een klassieke kenniswerkerstruc, al is het geen bijzonder sterke.
• Dus niet elk taakje hoeft weg, maar veel ervan moet wel krimpen. Korter, minder vaak, strakker afgebakend. Supportwerk mag best bestaan, zolang het niet ongemerkt de hoofdrol krijgt in een werkdag die eigenlijk voor belangrijker werk bedoeld was. Wie dat niet begrenst, wordt vanzelf manager van zijn eigen bijzaken. En dat is zelden de functie waar je op hoopte.

14. Schrap het onbelangrijke helemaal

Sommig werk kun je niet slimmer, kleiner of netter maken, het moet er gewoon uit. Niet alles wat op je bordje belandt, verdient namelijk een plek in je week. Sterker nog, een deel van dat werk houdt je vooral weg van de taken waar jouw aandacht echt iets toevoegt. Zeker in kenniswerk is dat ongemakkelijk, omdat veel van die klusjes best nuttig ogen. Ze voelen verantwoord, behulpzaam of noodzakelijk. Maar intussen slurpen ze wel tijd, energie en aandacht op zonder veel terug te geven.

Niet alles hoeft ook door jou persoonlijk gedaan te worden. Terugkerende onderhoudsklusjes, lage-impacttaken en werk waarbij je eigenlijk maar zijdelings nodig bent, kun je vaak beter delegeren, uitbesteden of gewoon weigeren. Jouw tijd is niet gratis alleen omdat jij eraan gewend bent alles zelf op te lossen.

• Daar helpt een simpele vraag bij: wat zou een uur van je leven je waard zijn om terug te kopen? Dan wordt de afweging ineens een stuk concreter. Want als een taak je veel tijd kost en weinig oplevert, is zelf blijven aanmodderen lang niet altijd de verstandigste keuze. Zeker niet wanneer iemand anders dat werk prima kan overnemen.
• Juist terugkerend onderhoudswerk is daarin een beruchte tijdvreter. Dingen die steeds terugkomen, weinig denkwerk vragen en nauwelijks beroep doen op jouw unieke bijdrage, zijn vaak de eerste kandidaten om van je bord te halen.
• Ook verzoeken, projecten en overleggen verdienen diezelfde eerlijkheid. Niet elk verzoek is belangrijk. Niet elk overleg heeft jouw aanwezigheid nodig. En niet elk project waar je naam op geplakt wordt, vraagt ook werkelijk om jouw aandacht. Wie onbelangrijk werk niet schrapt, eindigt al snel met een volle agenda en te weinig ruimte voor wat er echt toe doet.

15. Haal alles uit je hoofd en externaliseer het

Je hoofd is geen archiefkast. Het is bedoeld om te denken, verbanden te leggen en beslissingen te nemen, niet om ondertussen ook nog elk los taakje, idee, zorgpunt en half plan vast te houden. Toch proberen veel mensen dat wel. Met als gevolg: onrust, mentale ruis en dat vervelende gevoel dat je van alles niet mag vergeten, zonder nog precies te weten wat dan eigenlijk. Daarom is het slim om zoveel mogelijk uit je hoofd te halen en ergens buiten jezelf neer te zetten voor rust, overzicht en focus.

• Dat begint heel praktisch. Zorg dat ideeën, taken en losse verplichtingen meteen ergens kunnen landen zodra ze opkomen. In een notitieboek, een app, een document, desnoods op een vaste broedplek waar je altijd op terugkomt. Alles is beter dan vertrouwen op “dat onthoud ik wel”. Dat is meestal geen systeem, maar een optimistische gedachte met een houdbaarheid van ongeveer drie seconden.
• Ook zorgen verdienen zo’n externe plek. Zodra je ze daar opschrijft, haal je ze uit de vage achtergrondruis en maak je ze concreter. Daardoor sleep je ze minder de hele dag met je mee. Wat eerst als een ongrijpbaar gevoel in je hoofd bleef hangen, wordt ineens iets waar je naar kunt kijken, op kunt terugkomen and soms zelfs direct iets mee kunt doen. Dat begrenst het gepieker en geeft lucht. Een braindump, zoals Chris Bailey het noemt, helpt daar goed bij. Gewoon alles opschrijven wat nog openstaat, aandacht vraagt of in je hoofd rondzingt. Pas daarna kijk je verder. Juist dat leegmaken verlaagt stress en geeft overzicht, omdat je niet meer krampachtig alles tegelijk hoeft vast te houden.
• Daarbij helpt het om niet alleen aan werk te denken, maar ook aan de rest van je leven. Mentale open eindjes zitten namelijk net zo goed in je gezondheid, emoties, relaties, financiën of vrije tijd. Door zulke gebieden systematisch langs te lopen, zie je sneller waar nog losse draadjes hangen die ongemerkt ruimte in je hoofd innemen. En hoe minder daarvan daar blijven rondspoken, hoe meer aandacht je overhoudt voor het werk dat er echt toe doet.

16. Reflecteer op je werk

Je kunt nog zo braaf alles uit je hoofd trekken, maar als je daarna nooit meer uitzoomt, blijft het gewoon losse drukte in een netter jasje. Daarom draait dit onderdeel om afstand nemen. Niet om weer een extra systeem op te tuigen waar je vervolgens óók achteraan moet rennen, maar om regelmatig boven je werk en leven te gaan hangen. Zodat je weer ziet wat er eigenlijk speelt, in plaats van alleen maar bezig te zijn met het volgende dat piept.

• De kern is een vaste wekelijkse review: een moment waarop je terugkijkt op wat je hebt gedaan, wat goed ging en waar dingen langzaam uit de bocht vliegen. Dat klinkt niet spectaculair, maar het effect is groot. Juist zo’n terugkijkmoment voorkomt dat je dagen zich opstapelen tot één lange sliert van reageren, oplossen en weer doorgaan. Zonder overzicht voelt alles urgent. Met overzicht zie je weer wat belangrijk is.
• Daarbij gaat het niet alleen om taken afvinken, maar om perspectief. Je kijkt met meer afstand naar je projecten, keuzes en aandacht. Niet alleen naar wat er op je bord ligt, maar ook naar de vraag of je nog wel met de juiste dingen bezig bent. 
• Een handige manier om dat breder te maken, is werken met vaste aandachtsgebieden. Denk aan je hoofd, je lichaam, je werk, je relaties, je financiën of gewoon plezier. Zulke categorieën helpen om niet alleen naar output te kijken, maar ook naar balans. Want veel kenniswerkers zijn uitstekend in lijstjes wegwerken, maar een stuk minder sterk in op tijd merken dat de verhouding zoek is.

Wie dus niet alleen druk wil zijn, maar ook een beetje verstandig, doet er goed aan om elke week bewust terug te kijken: wat heb je gedaan, wat werkt, wat schuurt en waar moet je bijsturen? Dat is geen extra werk bovenop je werk, maar juist wat voorkomt dat je de rest van de week blind vooruit blijft rennen.

Senior trainer time management, Patrick Stastra, legt je in deze video uit hoe je een wekelijkse reflectie kunt uitvoeren.

17. Maak mentale en fysieke ruimte voor focus

Je hoofd hoeft niet de hele dag in de hoogste versnelling te draaien om goed werk te leveren. Sterker nog, soms ontstaat de meeste waarde juist zodra je even ophoudt met forceren. Focus is belangrijk, zeker. Maar je brein heeft ook baat bij ruimte. Momenten waarop het niet strak gericht hoeft te zijn op een taak, maar vrijer mag rondzwerven. En precies in die lossere stand ontstaan vaak onverwachte ideeën, verbanden en oplossingen. Niet terwijl je verbeten naar je scherm zit te turen, maar juist onder de douche, tijdens een wandeling of midden in een simpele bezigheid waarbij je hoofd net genoeg lucht krijgt.

Dat is ongemakkelijk voor veel kenniswerkers, want lege momenten voelen al snel als verspilling. Dus vullen we ze direct op. Even scrollen, iets checken, snel reageren, nog één klein dingetje tussendoor. Alleen verdwijnt daarmee ook de ruimte waarin je brein op een andere manier kan werken. Niet gefocust en doelgericht, maar associatief, creatief en verrassend slim. Juist daarom helpt het om niet elk stil moment meteen dicht te smeren met prikkels.

Die ruimte kun je bewust opzoeken met activiteiten die dat dwalen als vanzelf uitnodigen. Denk aan wandelen, bewegen, mediteren, douchen, naar muziek luisteren, een creatieve hobby, tijd in de natuur of gewoon even zijn zonder dat elk moment nuttif hoeft te voelen. 

Het punt is niet dat je niets doet, maar dat je je hoofd even niet vastzet in de gebruikelijke werkstand. Minder vullen, meer laten ontstaan. Dat maakt afdwalen ook niet automatisch tijdverlies. Het kan juist functionele ruimte zijn; een manier om je brein anders te laten werken dan tijdens geconcentreerd taakwerk. 

18. Werk met meer intentie en minder op de automatische piloot

Wie zijn aandacht overal een beetje laat landen, eindigt meestal met een werkdag vol beweging en opvallend weinig echte voortgang. Daarom is bewust werken zo belangrijk. Je aandacht functioneert namelijk niet automatisch op topniveau. Die moet je trainen. Hoe vaker je gewend raakt om versnipperd te werken, hoe lastiger het wordt om nog echt scherp en gericht bezig te zijn wanneer het ertoe doet.

Daarom draait goed werken niet alleen om prioriteiten stellen, maar ook om aanwezig zijn bij wat je doet. 

• Een praktische manier om dat te doen, is vooraf helder maken wat je echt gedaan wilt krijgen. Voor je dag, of voor je week. Wie zonder bedoeling start, eindigt vaak met een hoofd vol open lusjes en een dag die vooral gevuld was met reageren.
• Daarbij helpt het om focus niet te zien als iets wat je hebt of niet hebt, maar als iets wat sterker kan worden. Aandacht werkt veel meer als een spier dan als een karaktereigenschap. Hoe vaker je bewust focust tijdens je werk, hoe natuurlijker dat op termijn wordt. Je gedachten mogen best af en toe afdwalen, daar is niets mis mee. Maar tijdens belangrijk werk wil je juist oefenen in terugkeren naar wat je aan het doen bent.

Dat is uiteindelijk waar bewuster werken om draait: niet je werkdag gewoon laten gebeuren, maar er met meer intentie in stappen. Kiezen in plaats van meedrijven. Want aandacht die je niet stuurt, wordt meestal voor je gestuurd, en zelden in jouw voordeel.

19. Herken je aandachtskapers

Je aandacht verdwijnt zelden met veel bombarie. Meestal wordt die gewoon ongemerkt leeggetrokken, in kleine beetjes. Een melding hier, een trilling daar, iemand die iets vraagt, jij die “heel even” iets checkt en vervolgens vijf minuten later nog steeds niet terug bent bij waar je mee bezig was. 

Daarom is het slimmer om afleiding niet pas aan te pakken op het moment dat die al begonnen is. Tegen die tijd ben je vaak al af. De echte winst zit in voorkomen dat die verstoringen überhaupt de kans krijgen om je aandacht te kapen. Onderbrekingen zijn namelijk duur. Niet alleen omdat ze je uit je taak halen, maar vooral omdat het daarna flink tijd kost om weer echt op niveau terug te komen.

• Zet daarom meldingen uit. Haal geluiden en trillingen weg. Maak afleiding net onhandig genoeg, zodat je er niet automatisch op springt zodra je brein om een uitweg vraagt.
• Daar helpt ook een simpele regel bij: als een afleiding je meer dan twintig seconden kost om erbij te kunnen, is de kans kleiner dat je eraan toegeeft, zegt Bailey. Leg je telefoon dus niet naast je toetsenbord, maar verder weg. Sluit overbodige tabs. Haal verleidingen uit je directe buurt.

Maak je werkomgeving dus focusvriendelijker. De onderliggende oefening hier is dat je afleiding uit je directe omgeving verwijdert, zodat concentratie minder afhankelijk wordt van discipline alleen.

20. Doe één ding tegelijk

Eén ding tegelijk doen klinkt voor veel mensen bijna verdacht simpel. Multitasken voelt immers slim, snel en efficiënt. Alsof je de werkdag pas echt serieus neemt wanneer je tegelijk mailt, typt, antwoordt, schakelt en ergens halverwege ook nog een chatvenster open hebt staan. Alleen werkt je aandacht zo niet. Zodra je twee denkintensieve dingen tegelijk probeert te doen, ben je niet echt aan het combineren, maar vooral razendsnel aan het wisselen. En dat kost focus, kwaliteit en rust.

De oplossing:

• Doe bewust één cognitief ding tegelijk. Niet als zenwijsheid voor op een tegeltje, maar als praktische manier om beter te werken. Wanneer je je volledige aandacht op één taak richt, werk je namelijk rustiger, onthoudt je meer en krijg je vaak in minder tijd meer voor elkaar. Dat klinkt minder spectaculair dan multitasken, maar het werkt een stuk beter.
• Je hoeft ook niet urenlang als een monnik naar één document te staren om hier voordeel van te merken. Juist klein beginnen werkt beter. Pak bijvoorbeeld een afgebakend blok van twintig minuutjes waarin je maar één taak doet. Geen mail erbij, geen chat ernaast, geen half oog op iets anders. Gewoon één ding, en bouw dat vervolgens rustig op.

Wie stopt met multitasken, verliest geen snelheid, maar wint aandacht. En dat is meestal precies wat het werk nodig had.

21. Train je aandacht, bijvoorbeeld met meditatie

Meditatie heeft voor veel kenniswerkers een imagoprobleem. Het klinkt al snel als iets voor mensen met eindeloos veel tijd, geurkaarsen en een gezicht waar nooit stress op heeft gewoond. Terwijl de kern veel nuchterder is. Meditatie helpt je niet om geen gedachten meer te hebben, maar om sneller te merken waar je aandacht naartoe schiet en die vervolgens bewust terug te halen.

En precies daar zit volgens Bailey de winst: je traint jezelf om bij één ding te blijven, in plaats van bij elk piepje, idee of zijspoor meteen mentaal de berm in te vliegen. Leer dus mediteren en die gewoonte aanleren is opvallend simpel:

• Ga ergens rustig zitten, rechtop, ogen dicht, en richt je aandacht op je ademhaling.
• Niet sturen, niet verbeteren, niet je best doen om ineens zenmeester van de week te worden. Gewoon opmerken wat er gebeurt.
• En zodra je aandacht afdwaalt, breng je die weer terug naar je adem. Dat terugbrengen is niet het teken dat het mislukt. Dat ís de oefening. Daar train je je aandacht mee.

Wie meditatie op die manier bekijkt, ziet ook sneller waarom het helpt tijdens het werk. Je maakt als het ware je aandachtsspier sterker. Daardoor word je minder snel meegesleept door afleiding, onrust of automatische impulsen. Niet omdat je ineens nergens meer last van hebt, maar omdat je beter doorhebt wat er gebeurt en sneller kunt bijsturen. 

22. Vul je energie bewust aan

Je kunt je werkdag nog zo strak plannen, maar als je lijf halverwege afhaakt, houdt die planning snel op met imponeren. Energie aanvullen is daarom geen bijzaak, maar een voorwaarde om goed te kunnen werken. Eten is hierbij je brandstof. Wie constanter energie wil, doet er dus verstandig aan om minder te leunen op sterk bewerkt eten en beter te leren stoppen zodra hij vol zit. 

• De kracht hiervan zit juist in de eenvoud. Voeding hoeft niet ingewikkeld te worden gemaakt met eindeloze regels, perfecte schema’s of een complete identiteitscrisis in het supermarktpad. Het gaat erom dat je scherper kijkt naar wat je eet en wat dat met je energieniveau doet.
• Sterk bewerkt eten geeft vaak snelle pieken en daarna precies de dip waar je midden op de dag niet op zit te wachten. Onbewerkte voeding ondersteunt juist stabielere energie, en dat merk je direct in je aandacht en concentratie. Eet daar dus meer van.
• Ook hoeveel je eet, speelt mee. Dooreten tot je eigenlijk al lang genoeg hebt gehad, voelt misschien onschuldig, maar kost je vaak meer scherpte dan je lief is. Slimmer eten betekent dus niet alleen betere keuzes maken, maar ook op tijd stoppen.

Wie productiever wilt werken, doet er dus goed aan om voeding niet los te zien van de werkdag. Wat je eet, bepaalt mede hoeveel aandacht, focus en energie je beschikbaar hebt. 

Houd het daarom simpel. Eet meer onbewerkte voeding. Stop zodra je vol zit en behandel eten als iets dat je werk ondersteunt in plaats van iets wat je er gedachteloos tussendoor frommelt. 

23. Gebruik drinken en cafeïne slimmer

Veel kenniswerkers drinken de hele dag door op de automatische piloot. Koffie hier, fris daar, iets zoets tussendoor. Voor je het weet, giet je jezelf werkend door de middag heen zonder één keer stil te staan bij wat dat met je energie doet. Slimmer drinken begint precies daar: beseffen dat wat je drinkt direct beïnvloedt hoeveel stabiele energie je overhoudt voor je werk. Minder alcohol en suikerhoudende troep dus, meer water en bewuster omgaan met cafeïne.

De kracht hiervan zit in de eenvoud. Het vraagt geen perfect regime of een nieuwe persoonlijkheid die ineens alleen nog warm citroenwater bestelt. Het vraagt vooral intentie. 

• Niet drinken omdat het toevallig voor je neus staat, maar kiezen op basis van wat je focus echt helpt. Water ondersteunt je energie zonder de bekende dip van suiker of de nasleep van alcohol. En cafeïne? Handig spul, maar geen wondermiddel dat je de hele dag gedachteloos moet bijvullen alsof je een printer bent.
• Juist daarom werkt het beter om cafeïne strategisch in te zetten. Gebruik het op momenten waarop je echt extra scherpte kunt gebruiken, bijvoorbeeld voor intensief schrijfwerk, een presentatie of een training. Dan is het een hulpmiddel. De rest van de dag hoeft niet elk gevoel van vermoeidheid meteen in een mok opgelost te worden.
• Groene thee is daarbij een prima alternatief voor koffie. Minder grof, wat rustiger en voor veel mensen net genoeg om wel alert te blijven zonder meteen te stuiteren.
• Alcohol verdient intussen ook weinig romantiek. Dat voelt misschien ontspannen op het moment zelf, maar het leent vaak energie van morgen. Vooral doordat het je slaap en je volgende dag ondermijnt. 

Wie dus slimmer wil werken, doet er goed aan om ook slimmer te drinken. Niet ingewikkelder, wel bewuster. Dat scheelt meer dan veel mensen zichzelf graag wijsmaken.

24. Beweeg om productiever te worden

Bewegen voelt voor veel kenniswerkers als iets voor ná het werk; voor als er nog tijd over is, nog wat wilskracht in de tank zit en je rug niet officieel ontslag heeft genomen. Dat is alleen precies de verkeerde volgorde. Beweging ondersteunt je werk juist, omdat het je meer energie en focus geeft. Zie het dus als iets wat je elke dag zou slikken als het in pilvorm bestond. Niet omdat sporten zo bewonderenswaardig is, maar omdat de opbrengst voor je concentratie en productiviteit gewoon groot is.

Bewegen kost dan wel tijd, maar je krijgt die tijd op een andere manier ook weer terug, doordat je scherper werkt en meer bruikbare energie hebt. 

Het gaat dus ook niet om topsport, perfecte schema’s of ineens een nieuw leven in een te strakke sportoutfit. Het punt is veel simpeler: 

• Zorg dat beweging een vast onderdeel van je week wordt. Niet iets wat je er nog half schuldig tussendoor probeert te frommelen, maar iets waar je bewust ruimte voor maakt.
• Daarom helpt het om beweging niet te zien als los gezondheidsdoel, maar als ondersteuning van je kenniswerk! Wie regelmatig beweegt, werkt namelijk vaak met meer focus en houdt langer mentale scherpte vast. Dat maakt de tijd die je erin stopt geen verliespost, maar een investering! 
• (Wel eentje die alleen iets oplevert als je het praktisch genoeg houdt om vol te houden, natuurlijk!) Dus niet grootser denken dan nodig is. Niet wachten op het perfecte schema. Gewoon zorgen dat bewegen terugkeert in je week, op een manier die haalbaar is. Dat is al ambitieus genoeg.

25. Behandel slaap als productiviteitsmiddel

Slaap is nodig! Toch behandelen veel kenniswerkers het alsof het een reserveband is: handig om te hebben, maar ach, je redt het ook nog wel even zonder. Totdat je merkt wat dat in de praktijk kost. Slaap kost tijd, ja, maar levert er iets veel waardevollers voor terug: energie, focus en mentale scherpte. En laat dat nu net het verschil zijn tussen een werkdag waarop je echt iets voor elkaar krijgt en een dag die vooral lang duurt. Wie structureel slaap inlevert, probeert dus goed denkwerk te doen met een halflege batterij. Succes daarmee.

Daarbij gaat het niet om vroeg opstaan als karaktertest. Alsof je om 5:17 uit bed rollen ineens een morele prestatie is. Waar het om draait, is hoeveel slaap je krijgt en wat dat doet met de kwaliteit van je wakkere uren. Als je te weinig slaapt, lever je namelijk niet alleen energie in, maar ook concentratie, beoordelingsvermogen and productiviteit. 

Voor elk gemist uur slaap, verlies je ongeveer twee uur productiviteit. Dat maakt slaap ineens een stuk minder soft en een stuk strategischer!

Slapen doe je zo

• Mik op ongeveer acht uur per nacht. Niet omdat dat gezellig klinkt, maar omdat het een fundament is voor scherp werken. 
• Bouw daarnaast een vast avondritueel op, zodat je lichaam en brein snappen dat de dag echt voorbij is. 
• Zet devices en tech twee tot drie uur voor het slapengaan uit, zodat je minder last hebt van blauw licht en makkelijker tot rust komt. 
• Laat koffie laat op de dag staan, want cafeïne kan je slaap nog 8 tot 14 uur later in de weg zitten. Eerder stoppen dus, ook al vertelt je innerlijke optimist iets anders. 
• En maak van je slaapkamer een koele, stille en donkere plek. Een beetje als een grot, maar dan met een beter matras.

Precies zo geef je slaap de omstandigheden die nodig zijn om jou de volgende dag weer bruikbaar af te leveren.

Welke tip ga jij als eerste toepassen?

Je kunt na het lezen van The Productivity Project twee dingen doen: of je knikt instemmend, denkt ‘klinkt logisch’ en gaat vervolgens weer verder zoals je altijd deed, of je pakt één inzicht vast en gaat er vandaag iets mee doen. 

Ik hoop dat je dat laatste kiest, want weten wat slim is, is nog iets anders dan het ook daadwerkelijk doen. En precies daar gaat het in de praktijk vaak mis. Want hoe vaak heb je wél tijd, maar geen energie? Of energie, maar geen focus? Of focus, maar simpelweg geen ruimte in je agenda? Dan weet je nu: dat ligt niet aan je discipline, maar aan het feit dat die drie niet tegelijk samenwerken. 

Om productief te zijn moet je verder kijken dan ‘tijd’, het is een vaardigheid die je onder de knie krijgt door bewuster te kijken, scherper te kiezen en anders te werken.

En dat is precies waar veel kenniswerkers tegenaan lopen. Je snapt het wel, maar het lukt nog niet om het structureel toe te passen in een drukke werkweek vol meetings, mails en verwachtingen. Daarom trainen wij dit niet alleen op papier, maar juist in de praktijk. In onze time management training leer je daarom hoe je je tijd, aandacht en energie wél op elkaar afstemt. In onze assertiviteitstraining leer je hoe je grenzen stelt zodat jouw agenda niet continu wordt overgenomen door anderen. En in onze communicatietrainingen leer je hoe je effectiever samenwerkt zonder dat het je onnodig veel energie kost. Meld je aan om vandaag nog te leren effectiever te werken.

Inge Martina Nysten,
Communicatie- en marketingmanager

Veelgestelde vragen over The productivity project

• Wat is The Productivity Project van Chris Bailey precies over?

  The Productivity Project gaat over slimmer werken in plaats van voller plannen. Chris Bailey laat zien dat productiviteit niet draait om zoveel mogelijk doen, maar om beter omgaan met je tijd, aandacht en energie. Het boek is gebaseerd op een jaar waarin hij honderden productiviteitstips op zichzelf testte, waardoor het een praktische gids is voor kenniswerkers die meer grip willen op hun werkdag.

• Wat zijn de belangrijkste lessen uit The Productivity Project?

  De kern is simpel: niet alle taken zijn even belangrijk. Bailey benadrukt dat je aandacht kwetsbaar is en je energie beperkt. Belangrijke lessen zijn:

  • Richt je dag op je belangrijkste taken.
  • Pak moeilijke klussen bewust aan.
  • Begrens afleiding actief.
  • Zie slaap, voeding en beweging als productiviteitsmiddelen, niet als luxe.

• Is The Productivity Project vooral een boek over time management of ook over focus en energie?

  Het is nadrukkelijk méér dan een time managementboek. Bailey stelt dat tijd op zichzelf niet genoeg is; zonder focus of energie gebeurt er alsnog weinig. Daarom gaat het boek net zo goed over concentratie, aandachtsspanne, afleiding, herstel en hoe je je beste uren slimmer inzet.

• Wat kun je in de praktijk leren van Chris Bailey’s aanpak?

  Je leert vooral hoe je werkbaar gedrag bouwt. Praktische voorbeelden zijn: elke dag drie echte prioriteiten kiezen, belangrijk werk plannen op je piekmomenten, internetafleiding begrenzen en je hoofd leegmaken via een braindump. Het maakt productiviteit concreet als een reeks keuzes die je werkdag rustiger maken.

• Voor wie is The Productivity Project een aanrader?

  Voor kenniswerkers, drukke professionals en leidinggevenden die vaak het gevoel hebben de hele dag bezig te zijn zonder aan het belangrijkste toe te komen. Het is ook ideaal voor mensen die last hebben van reactiewerk, uitstelgedrag of een overvolle agenda en die zoeken naar realistische adviezen in plaats van holle kreten.

• Hoe verschilt The Productivity Project van andere productiviteitsboeken?

  Veel boeken blijven hangen in trucjes of strakke systemen. Bailey koppelt productiviteit aan aandacht en energie. Bovendien vertrekt hij vanuit experimenten en observaties in plaats van alleen droge theorie. Daardoor voelt het boek menselijker en bruikbaarder voor mensen met een echte baan en een echt leven.

• Welke tips uit The Productivity Project werken echt in een drukke werkweek?

  De meest bruikbare tips zijn:

  • Bescherm je beste uren voor intensief denkwerk.
  • Check je e-mail niet de hele dag.
  • Doe één cognitief ding tegelijk (geen multitasking).
  • Maak onbelangrijke taken kleiner of schrap ze helemaal.
  • Pak moeilijke taken aan op een scherp moment in plaats van te wachten tot je ‘zin’ hebt.

• Gaat The Productivity Project vooral over méér doen of juist over slimmer werken?

  Duidelijk over slimmer werken. Bailey prikt door het idee heen dat productiviteit betekent dat je meer moet proppen in minder tijd. Zijn boodschap is: doe minder onbelangrijks, bescherm je aandacht beter en gebruik je energie slimmer. Dat levert meer op dan efficiënter worden in werk dat weinig toevoegt.

• Welke gewoontes uit The Productivity Project helpen tegen uitstelgedrag en afleiding?

  Sterke gewoontes zijn: lastige taken kleiner en concreter maken, je telefoon en meldingen buiten bereik houden en offline werken tijdens focusblokken. Ook helpt het om vanuit je toekomstige zelf te denken: wil je dit probleem echt doorschuiven naar later? Dat maakt uitstel direct minder aantrekkelijk.

• Is The Productivity Project nog steeds relevant als je moeite hebt met focus, planning en werkdruk?

  Ja, juist dan. Het boek laat zien waarom je ondanks een volle dag toch weinig gedaan krijgt: te veel afleiding, te weinig bewuste keuzes en verkeerd gebruik van energie. In een wereld waar focus schaarser is dan ooit, blijft deze aanpak essentieel om het verschil te maken tussen ‘druk zijn’ en ‘effectief zijn’.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen.