Je kent het vast wel: je bent druk en werkt hard, maar toch voelt niet alles wat je doet even slim en ondertussen blijft het werk liggen dat echt verschil maakt. Precies daar komt pragmatisch werken om de hoek kijken. Pragmatisch werken betekent niet dat je zo snel mogelijk van a naar b wilt en daarbij maar wat doet. Het betekent dat je scherp onderscheidt wat nodig is, wat overbodig is en wat energie kost. Leer daarom pragmatischer werken hier.

Wat komt aan bod?

  1. Wat is pragmatisch te werk gaan?
  2. Wanneer is pragmatisch werken een kracht en wanneer een valkuil?
  3. Pragmatisch werken ≠ half werk: hoe voorkom je dat pragmatisch werken doorslaat in half werk leveren?
  4. Hoe helpt pragmatisch werken bij time management en prioriteiten stellen?
  5. Hoe blijf je pragmatisch werken onder hoge werkdruk?
  6. Slim kiezen is dus slimmer werken
  7. Cursus time management: leer pragmatisch werken
  8. Veelgestelde vragen over pragmatisch werken

Wat is pragmatisch te werk gaan?

Als je de betekenis van pragmatisch werken opzoekt, dan vind je een definitie als:

“… vooral kijken naar wat werkt in de praktijk. Niet eindeloos blijven hangen in theorie, perfectie of uitgebreide plannen, maar doen wat nodig is om een doel slim, haalbaar en effectief te bereiken.”

En hoewel er niets mis is met deze betekenis, is voor mij pragmatisch werken vooral het snijpunt tussen kwaliteit en snelheid. Wil je namelijk te snel werken, dan denk je waarschijnlijk niet goed genoeg na en dan laat je in de uitvoering al snel een ravage aan ergernis en gedoe achter. En ja, daarna mag je vaak ook nog eens de schade herstellen die je zelf hebt veroorzaakt. Wil je echter te goed werken (en dus foutloos of met hele hoge kwaliteit), dan blijf je hangen in overdenken en perfectionisme. Dat wil je ook niet.

In de Tijdwinst Podcast sprak ik over het pragmatisch werken door het vereenvoudigen van werkprocessen met vereenvoudigingsexpert Wiko Mocking.

Wat is het verschil tussen pragmatisch en praktisch?

Pragmatisch betekent voor mij dus doelgericht, nuchter en besluitvaardig te werk gaan. Je kijkt dus heel bewust naar: hoe bereik je je doel? Hoe kun je processen optimaliseren, zodat je doelen binnen handbereik komen? Je neemt bij pragmatisch werken geen genoegen met een 7 als een 8 haalbaar is, maar je gaat ook niet voor een 9 als deze je te veel tijd kost en het extra punt de moeite niet waard is.

Praktisch gaat over doen; snel iets regelen, aanpakken, oplossen. Dat maakt het ook riskant, want wie alleen praktisch denkt, schiet al gauw in de actiestand zonder eerst goed vooruit te kijken. Dat is waar de valkuil zit. Dan wordt iets wel snel afgehandeld, maar niet slim ingericht, waardoor je later alsnog mag terugkomen voor herstelwerk.

Praktisch is dus een onderdeel van pragmatisch denken, maar niet het geheel. Wie pragmatisch werkt, doet niet zomaar iets wat uitvoerbaar is; die kiest bewust voor wat effectief is.

Pragmatisch te werk gaan, is als je het zo ziet iets wat we allemaal zouden moeten nastreven om onze doelen te behalen. Zitten er echter net zo goed valkuilen aan deze manier van werken verbonden?

Wanneer is pragmatisch werken een kracht?

Pragmatisch werken heeft als grootste voordeel dat het helpt om je doelen te bereiken. Je blijft niet hangen in mooie plannen, maar richt je op wat werkt, wat nodig is en wat resultaat oplevert. Dat geeft rust, omdat je sneller keuzes maakt en minder energie verspilt aan bijzaken. 

Pragmatisch werken maakt je dus niet gehaast, maar doelgericht. Je doet niet zomaar iets; je doet wat nodig is om vooruit te komen. Het zorgt er dus voor dat je efficiënter werkt, simpelweg omdat je sneller onderscheid maakt tussen wat echt nodig is en wat vooral ruis is. Je verliest minder tijd aan perfectionisme, omwegen en eindeloos afstemmen, waardoor er meer ruimte overblijft voor werk dat daadwerkelijk iets oplevert.

In plaats van overal evenveel aandacht aan te geven, kies je bewust waar je inspanning het meeste effect heeft. Dat maakt je werk niet alleen sneller, maar ook slimmer. Je houdt tempo, zonder slordig te worden, en je boekt meer resultaat met minder verspilling van tijd, energie en aandacht.

Verdere voordelen van pragmatisme

Je blijft daarnaast niet wachten op het perfecte moment, het perfecte plan of alle denkbare informatie in je handen. Op die manier doorbreek je ook besluitverlamming en stel je jezelf een veel nuttigere vraag: wat is nu verstandig om te doen zodat ik de volgende stap kan zetten? Juist daardoor komt er beweging. Je hoeft niet alles zeker te weten om toch verstandig te handelen.

ik weet wat mijn doelen zijn en hoe ik die bereik

Dit alles zorgt er uiteindelijk voor dat je onnodig energieverlies voorkomt, omdat je je niet laat leegtrekken door omwegen, eindeloos overleg of zaken die weinig bijdragen aan het resultaat. Je richt je aandacht op wat nu echt nodig is, maakt sneller keuzes en bewaakt beter waar je wel en niet je tijd in stopt. Dat geeft rust in je hoofd, maar ook meer grip op je dag. In plaats van overal op aan te gaan, leer je je energie doelgerichter inzetten. 

De truc is echter om pragmatisch te blijven en hier niet in door te slaan, waardoor je juist geen 8 meer inlevert, maar een 7 of lager.

Wat is de valkuil van pragmatisme?

De valkuil van pragmatisme ontstaat, zodra snel schakelen belangrijker wordt dan goed werk leveren. Dan lijkt het alsof je lekker doelgericht bezig bent, maar in werkelijkheid lever je al gauw half werk in, zonder echte diepgang of zorgvuldigheid. Je kiest dan voor snelheid boven kwaliteit, waardoor belangrijke nuances verloren gaan en het eindresultaat wel af is, maar niet sterk (een 7 en geen 8).

Een tweede risico is dat mensen onder het mom van pragmatisch werken gaan schrappen in onderdelen die juist wél nodig zijn om het doel echt goed te bereiken. Zonde, want dat kun je vaak voorkomen door regelmatig even afstand te nemen en kritisch te reflecteren. Draagt wat je nu doet nog steeds bij aan het doel of ben je vooral bezig om er snel vanaf te zijn?

Juist dat moment van terugkijken voorkomt dat pragmatisme omslaat in kortzichtigheid.

Pragmatisch werken is dus niet hetzelfde als half werk leveren, maar bewust kiezen wat echt nodig is om je doel slim én goed te behalen. Hoe voorkom je nou dat je snel, snel, snel, half werk inlevert?

Hoe voorkom je dat pragmatisch werken doorslaat in half werk leveren?

“Hoe voorkom ik nu dat pragmatisch werken doorslaat in half werk leveren? Hoe ontwikkel ik een meer pragmatische mindset zonder kwaliteit te verliezen?” Om te voorkomen dat mijn medewerkers of ik zelf half werk leveren, heb ik duidelijk gemaakt wat voor ons geldt als “goed genoeg”. Voor mij is dit die 8, wat ik net al kort aanhaalde.

“Pragmatisch werken is de balans tussen wat wil ik bereiken (doel) en welke kwaliteit wil ik neerzetten.”

Waarom een 8 en niet hoger? Een 9 is vaak de tijdsinvestering niet waard. Het extra punt dat je scoort, verdien je niet terug. Een eindproduct met een 9 is dus vaak te duur. Een 7 is echter ook niet handig. Niemand koopt een product dat een 7 is, want dat is niet goed genoeg. In een 7 wil je dus geen moeite steken, want die had je net zo goed niet hoeven maken.

Als je helder hebt wat voor jou die 8 moet zijn, dan kun je vervolgens kijken welke processen en taken hier niets aan bijdragen. Deze kun je helemaal schrappen of kijken hoe je deze zo goed mogelijk kunt uitvoeren zonder dat je concessies hoeft te doen op de kwaliteit van je eindproduct.

Nu je die 8 helder voor ogen hebt, wil je je wel bezighouden met de taken en processen die dit doel binnen handbereik brengen. Time management en prioriteiten stellen to the rescue!

Hoe helpt pragmatisch werken bij time management en prioriteiten stellen?

Pragmatisch werken helpt enorm bij time management en prioriteiten stellen, omdat je sneller onderscheid maakt tussen wat echt belangrijk is en wat alleen maar dringend lijkt. In plaats van overal tegelijk op te reageren, kijk je nuchter naar wat het meeste bijdraagt aan het behalen van je doel, wat nu aandacht vraagt en wat best kan wachten. Wat is nu concreet je winst? Veel mensen verliezen tijd, doordat ze hun dag laten bepalen door ruis, ad-hocverzoeken en taken die aandacht trekken. En als je ze vraagt wat die taken bijdragen aan het einddoel, dan halen ze vaak hun schouders op. Wat blijkt? Deze taken dragen maar weinig bij aan het echte doel.

Wie pragmatisch werkt, leert beter prioriteren: niet op basis van gevoel of drukte, maar op basis van relevantie, impact en resultaat. Daardoor werk je met meer rust, maak je bewuste keuzes en voorkom je dat je energie opgaat aan bijzaken, terwijl de hoofdzaken blijven liggen.

Hoe pak ik dit aan?

Door een mini scrum krijg ik altijd helder wat mijn einddoel is: hoe ziet een project eruit als die afgerond is? Bovendien zie ik wat de deadline is en bepaal ik de afzonderlijke taken van een project. Zo kan ik veel beter inschatten hoeveel tijd in een project gaat zitten en wat de doorlooptijd is. Dit stelt me in staat om beter mijn taken in te plannen, maar ook om taken beter op de radar van mijn collega’s te brengen. Dit biedt overzicht en zorgt ervoor dat ik niet werk aan taken die er niet toe doen en die ik vervolgens moet repareren om weer passend te maken. Bovendien voorkom ik dat ik uit tijdsdruk ga snijden op plekken waar helemaal niet gesneden mag worden.

De mini scrum en prioriteren leg ik uitgebreider uit in mijn boek Full Focus op wat echt belangrijk is. Of kijk de aflevering van de Tijdwinst Podcast waarin ik prioriteren bespreek met high performance blogger voor Tijdwinst.com, Inge Martina Nysten.

Hoe blijf je pragmatisch werken onder hoge werkdruk?

“Maar Björn, hoe blijf ik pragmatisch werken onder hoge werkdruk?” vraag je je misschien af. Pragmatisch werken is juist bij hoge werkdruk van grote waarde, omdat het voorkomt dat je in paniek blijft door rennen, terwijl je ondertussen steeds verder afraakt van wat echt nodig is. Zodra de druk namelijk oploopt, neemt stress het denken al snel over en ga je sneller reageren dan reflecteren.

Wie pragmatisch werkt, doet daarom bewust pas op de plaats, kijkt opnieuw naar het doel en stelt zichzelf de eerlijke vraag: draagt wat ik nu doe hier nog werkelijk aan bij? Door beter te plannen en vaste reflectiemomenten in te bouwen, voorkom je dat je je laat meeslepen door de hectiek van het moment.

Je kiest dan niet vanuit stress, maar vanuit overzicht. Daardoor blijf je scherper prioriteren, neem je betere beslissingen en verklein je de kans dat je heel hard werkt aan de verkeerde dingen.

Conclusie: slim kiezen is dus slimmer werken

Pragmatisch werken is dus geen excuus voor haastwerk, maar juist een manier om met meer scherpte, rust en resultaat te werken. Het vraagt dat je steeds opnieuw kijkt naar wat het doel is, welke taken en processen hiervoor nodig zijn en wat vooral afleidt of vertraagt. Wie pragmatisch werkt, kiest bewuster, prioriteert beter en voorkomt dat druk zijn wordt verward met effectief zijn. Want laten we eerlijk zijn, heel hard werken aan de verkeerde dingen blijft gewoon heel hard werken aan de verkeerde dingen.

Björn Deusings,
Coach persoonlijke effectiviteit

Cursus time management: leer pragmatisch werken

De eendaagse cursus Time Management van Tijdwinst.com helpt je om pragmatischer te werken, omdat je leert om niet langer alles tegelijk belangrijk te maken. Je ontdekt hoe je scherp prioriteert, zodat je tijd en aandacht gaan naar wat echt verschil maakt in plaats van naar alles wat het hardst roept. Dat klinkt simpel, maar daar gaat het in de praktijk vaak mis. Voor je het weet, ben je druk met bijzaken terwijl de hoofdzaken ergens achteraan bungelen. In deze cursus leer je daarom ook:

  • hoe je je werk slim plant en organiseert
  • wijzen om overzicht te houden
  • hoe je realistische keuzes maakt
  • manieren om je dag doelgerichter in te richten

Minder rennen en meer regie. Precies dát is pragmatisch werken. Meld je nu aan en werk weer aan je doelen in plaats van aan bijzaken.

Lees hier verder over slimmer werken

Meer tips, inzichten en tools? Volg ons op social media!

Wil je jouw punctualiteit nog verder aanscherpen? Dan kan ik je nog een paar manieren aanbieden om dagelijks inspiratie en praktische tools te krijgen:

Veelgestelde vragen over pragmatisch werken

  • Hoe noem je iemand die pragmatisch is?

    Dit noem je een pragmaticus.

  • Wat is het verschil tussen pragmatisch werken en kortetermijndenken?

    Pragmatisch werken draait om doen wat werkt om je doel zo slim mogelijk te bereiken. Je kijkt nuchter naar wat nodig is, maakt bewuste keuzes en richt je aanpak zo in dat die past bij het gewenste resultaat.

    Kortetermijndenken is iets anders. Dan ligt de focus vooral op snelle winst, direct gemak of het zo snel mogelijk van iets af zijn, zonder goed te kijken naar de gevolgen op langere termijn. Wat vandaag handig lijkt, kan morgen juist extra werk, frustratie of herstelwerk opleveren. Het verschil zit dus in de blikrichting: pragmatisch werken is doelgericht en doordacht, kortetermijndenken is vaak haastig en beperkt.

  • Wat is een ander woord voor pragmatisch?

    Andere woorden voor pragmatisch zijn nuttig, praktijkgericht, leerzaam of didactisch.

  • Wat betekent pragmatisch werken precies in de praktijk?

    Pragmatisch werken ligt precies op het kruispunt van snelheid maken en kwaliteit leveren. Ga je te gehaast te werk, dan neem je meestal te weinig tijd om goed na te denken, met als gevolg dat je in de uitvoering al snel een spoor van frustratie achterlaat. Maar wil je alles té zorgvuldig doen (volmaakt of op uitzonderlijk hoog niveau), dan beland je in eindeloos wikken, wegen en bijschaven. Pragmatisch werken is de gulden middenweg.

  • Hoe maak ik sneller keuzes zonder alles tot in detail uit te zoeken?

    Stel jezelf eerst één vraag: wat moet deze keuze eigenlijk opleveren? Als je dat scherp hebt, hoef je alleen nog te onderzoeken wat relevant is voor het doel. Een praktische manier is om vooraf besliscriteria vast te leggen (bijv. binnen budget, deze week uitvoerbaar). Veel beslissingen zijn prima te nemen op basis van 70 à 80 procent informatie.

    Geef jezelf daarnaast een tijdslimiet: tien minuten voor een kleine keuze, dertig voor een grotere. Zonder grens gaat je brein vanzelf doen alsof de keuze levensbepalend is. Onthoud: “Water wordt niet minder nat door ernaar te blijven kijken.”

  • Wat zijn concrete voorbeelden van pragmatisch werken op kantoor?

    Pragmatisch werken op kantoor betekent kiezen voor de aanpak die het doel het snelst en slimst dichterbij brengt:

    • Een presentatie niet tot op de laatste pixel perfect uitwerken.
    • Een e-mail beantwoorden met drie heldere punten in plaats van zeven alinea’s.
    • Geen uur overleg inplannen voor iets dat in tien minuten afgestemd kan worden.
    • Voor een terugkerende taak een simpel format of checklist maken.
    • Eerst de taken oppakken met de grootste impact.

  • Hoe ga ik om met theoretische of perfectionistische collega’s?

    Schiet niet in de strijd tussen “theoretisch” en “praktisch”, maar neem hun behoefte serieus en stuur terug naar het doel. Stel vragen als: “Wat probeert deze extra uitwerking ons concreet op te leveren?” of “Wanneer is het goed genoeg?” Perfectionistische collega’s bewaken vaak de kwaliteit en zien risico’s; de kunst is niet om dat weg te duwen, maar om het te begrenzen zodat er voortgang blijft.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat mensen helpt slimmer en efficiënter (samen)werken. Door het hele land geven we (online) trainingen, zoals time management, assertiviteit, gesprekstechnieken en snellezen. Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Bekijk onze website en blog of schrijf je in voor een van onze (digitale) trainingen.