Iedereen kent het wel: dat ene project waar je al weken, misschien zelfs maanden mee worstelt. Het lijkt te abstract, te vaag, en daardoor gewoonweg ontmoedigend. Maar vandaag gaan we daar verandering in brengen. Met behulp van onze mini scrum maak je elk project tastbaar, concreet en praktisch. Tijd om uitstelgedrag gedag te zeggen en daadwerkelijk aan de slag te gaan!
Vage projecten leiden tot uitstelgedrag en frustratie
Stel je voor, je hebt een lijst met taken die je maar blijft uitstellen. Niet omdat ze zo lastig zijn, maar omdat er altijd wel iets anders dringends opduikt. Dat knagende gevoel van de website die al maandenlang wat mankementen vertoont, laat je niet met rust. Telkens als je de site bezoekt, weet je dat de laadsnelheid geoptimaliseerd moet worden en die oude omslagfoto eigenlijk wel een opfrisbeurt kan gebruiken. En telkens beloof je jezelf:
“Daar moet ik binnenkort echt iets aan doen.”
Maar eerlijk is eerlijk, het schuift steeds verder naar de achtergrond. Je hebt immers al genoeg aan je hoofd. Rekeningen moeten worden betaald, rapporten moeten worden beoordeeld en er staat een verjaardagscadeau op de to-do lijst. Het optimaliseren van de website is iets dat je makkelijk kunt uitstellen.
Niet omdat je er geen zin in hebt of omdat het moeilijk is, maar omdat het te vaag en abstract lijkt. Dit maakt een project niet alleen ingewikkeld, maar ook ontmoedigend.
Gelukkig is er een simpele oplossing:
Je moet grote projecten behapbaar maken. Minder intimiderend. Kleiner en concreter. Iets waar je direct mee aan de slag kunt. De complexiteit eruit halen! Hoe je het ook wilt noemen, het draait allemaal om het vertalen van een project naar behapbare brokken.
En hoe doe je dat? Met behulp van de mini scrum!!
In ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar‘ hebben we hier uitgebreid over geschreven. We laten je zien hoe je een project in slechts enkele eenvoudige stappen kunt opdelen, zodat je eindelijk in actie kunt komen en dat vervelende uitstelgedrag kunt vermijden. Lees het zeker wanneer je er grondig op in wilt duiken.
Voor nu, de mini scrum in een notendop:
Projecten vereenvoudigen met een mini scrum (in 6 stappen)
Je hebt vast weleens gehoord van scrummen, toch? Kort gezegd is scrummen een manier van werken, een werkwijze die teams of afdelingen helpt om aan grote projecten te werken. Het kan handig zijn in bepaalde situaties, maar het biedt ook inspiratie voor andere toepassingen, zoals het behapbaar maken van je eigen projecten. Wij hebben daar een variant op bedacht: de mini scrum.
Wat bereik je met een mini scrum?
- Je krijgt een helder beeld van hoe het project eruit ziet wanneer het is afgerond. Met andere woorden, je weet wat je wilt bereiken.
- Je hebt duidelijk in kaart welke stappen nodig zijn om dit resultaat te behalen. Met andere woorden, je weet welke acties je gaat ondernemen.
- Je hebt een realistische inschatting van de benodigde tijd om het project te voltooien. Met andere woorden, je weet hoelang je er mee bezig zult zijn.
Klinkt goed, toch? Laten we kijken naar hoe je het toepast.
1. Definieer het einddoel
Voordat je ergens naartoe kunt werken, moet je weten waar de denkbeeldige eindstreep zich bevindt. Denk na over het gewenste eindresultaat van je project – wat moet het tastbare resultaat zijn van jouw inspanningen? Wat is je doel?
2. Stel een deadline vast
Simpel gezegd, wanneer wil je (of je baas of klant) dit doel bereiken? Hierdoor weet je binnen welke tijdspanne je acties moet uitvoeren. Wees realistisch in je planning. Niet te krap, maar ook niet zo ruim dat je geneigd bent uit te stellen.
3. Identificeer de acties
Om je einddoel te bereiken, moet je weten welke stappen je moet zetten. Dit is een cruciale stap. Je kunt namelijk pas aan je project beginnen als je het in behapbare stukken hebt opgedeeld. Bedenk welke concrete acties je moet ondernemen om het project uit te voeren. Maak je nog geen zorgen over de volgorde; schrijf gewoon op wat er in je opkomt.
Bonustip: begin de zinnen met een werkwoord dat de handeling beschrijft.
4. Categoriseer de stappen
In de mini scrum is de volgende stap het categoriseren van elke actie. Dit helpt je bij het plannen van het project. Je hebt drie opties:
- Grote actie: dit zijn acties die meer dan 30 minuten in beslag nemen, zoals het grondig doorlezen van een dossier.
- Kleine actie: dit zijn acties die minder dan 30 minuten duren, zoals het betalen van een factuur.
- Wachten op: dit zijn herinneringen om acties van anderen in de gaten te houden, zoals een herinnering voor een offerte waar je op wacht.
- Bespreekpunt: dit zijn zaken die je later wilt bespreken of vragen aan een specifiek persoon of groep, zoals iets dat je niet wilt vergeten om met een collega te bespreken. Ga nu terug naar het online formulier en geef voor elke actie aan wat het is. Moet je het uitvoeren? Wachten? Misschien bespreken?
5. Schat de tijdsduur van elke taak in
Vaak stel je zaken uit omdat je niet weet hoeveel tijd ze in beslag zullen nemen. Als je van tevoren een inschatting maakt van de benodigde tijd, wordt de actie – en daarmee het hele project – toegankelijker. Schat dus in hoeveel tijd elke actie zal kosten. Wees realistisch en plan niet te krap.
6. Bepaal de volgorde van de acties
Het laatste onderdeel van de mini scrum is het bepalen van de volgorde, met name de eerste stap. Dit helpt je om het project op gang te brengen. Neem de lijst nogmaals door en bekijk deze kritisch. De volgorde waarin je de acties hebt genoteerd, komt vaak niet overeen met de praktische uitvoering. Pas dit aan en geef aan welke stap je als eerste moet zetten om het project in gang te zetten.
Optioneel: Wijs verantwoordelijkheden toe
Geef in de laatste kolom aan wie verantwoordelijk is voor elke taak of op wie je wacht als het om een ‘wachten op’-actie gaat. Als je in een team werkt, bepaal dan in deze laatste stap wie verantwoordelijk is voor elke actie. Noteer dit direct in de laatste kolom, zodat iedereen binnen het project weet wat er van hem of haar wordt verwacht. Dit zorgt ook voor transparantie in het proces.
Projecten managen? Doe het voortaan met de mini scrum
Als je deze 6 stappen volgt, eindig je met een overzicht dat jouw project helder en concreet weergeeft. Het is niet langer vaag, abstract, complex of ontmoedigend. In plaats daarvan weet je nu precies welk einddoel je wilt bereiken en welke stappen je moet zetten om daar te komen.
Dit is wat de mini scrum voor je heeft gedaan:
- Het heeft je geholpen om de afgeronde toestand te definiëren.
- Het heeft je laten nadenken over de deadline.
- Het heeft je geholpen om concrete acties te bedenken.
- Het heeft deze acties in heldere categorieën ingedeeld.
- Het heeft je doen stilstaan bij de verwachte duur van elke actie.
- Het bepalen van de volgorde zorgt ervoor dat je direct aan de slag kunt.
Nu is er niets meer dat je tegenhoudt om dat grote project – waar je misschien al maanden tegenop hebt gezien – aan te pakken. Dág uitstelgedrag!
Verder lezen over projecten managen?
Meer weten over het managen van grote projecten of eindelijk toekomen aan klussen die je al tijden vooruitschuift? Lees dan verder:
- Projecten managen in Outlook: hoe doe je dat? Een korte video
- Perfect voor kenniswerkers: de ideale mindmap maken (in 5 stappen)
- Uitstelgedrag aanpakken? Professor: “leer omgaan met negatieve emoties.”
- ‘Eat that frog’ en voorkom uitstelgedrag (3 stappen)
- Dit Doen Succesvolle Mensen Anders Dan Jij (Tot Nu)
Meer leren over de mini scrum? Volg dan een training
Als je op zoek bent naar nog meer manieren om productiever te worden, efficiënter te werken en voorgoed vaarwel te zeggen tegen uitstelgedrag, dan hebben we de perfecte oplossing voor jou! Overweeg om deel te nemen aan onze 1-daagse training Time Management!
In deze training leer je praktische technieken en strategieën om je projecten te beheren, je doelen te bereiken en je kostbare tijd effectief te benutten. Met behulp van de mini scrum methode, zoals eerder beschreven, zul je ontdekken hoe je projecten concreet en behapbaar kunt maken. Je leert hoe je duidelijke doelstellingen kunt stellen, deadlines kunt beheren en concrete actieplannen kunt maken.
Het resultaat? Je zult niet langer worden overweldigd door vaagheid of uitstelgedrag. In plaats daarvan zul je de tools en inzichten hebben om productiever en efficiënter te zijn in je werk, en je zult je projecten met vertrouwen aanpakken.
Dus als je klaar bent om je timemanagementvaardigheden naar een hoger niveau te tillen en je productiviteit te verbeteren, schrijf je dan vandaag nog in voor onze 1-daagse training Time Management. Het is de eerste stap op weg naar een effectievere en georganiseerdere versie van jezelf. Aarzel niet, begin vandaag nog met de verandering die je nodig hebt!
Wie zijn wij? | Training Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
