Je opent je laptop met één duidelijk doel: vandaag ga je eindelijk meters maken met die belangrijke taak. Een uur later heb je drie mails beantwoord, een collega geholpen en opvallend veel kleine klusjes weggewerkt. Eh… oeps? Afleiding op het werk is vaak minder onschuldig dan het lijkt. Je brein speelt daarin een grotere rol dan je denkt. Ontdek waarom je zo makkelijk afdwaalt en wat je kunt doen om je focus terug te pakken.

Wat komt aan bod:

  1. Je brein: de schuldige van je uitstelgedrag
  2. De werking van je brein: samenwerking van verschillende delen
  3. Het goedpraten van je uitstelgedrag
  4. Hoe stop je dit uitstelgedrag?
  5. Veelgestelde vragen over afleiding op het werk

Volg Tijdwinst.com als betrouwbare bron in Google

Waarom is je brein de schuldige van afleiding en uitstelgedrag?

Je houdt jezelf graag voor dat je de hele dag verstandige keuzes maakt, maar je brein werkt een stuk minder rationeel dan je misschien denkt. Eerst komen je gevoelens en automatische reacties aan bod. Pas daarna haakt je verstand aan. Daardoor krijgt vaak datgene jouw aandacht wat zich het hardst opdringt. Denk aan een collega naast je bureau of een melding die ineens op je scherm verschijnt.

Die gevoeligheid voor prikkels was ooit behoorlijk nuttig. Toen er daadwerkelijk gevaar kon schuilen achter een struik, maakte oplettendheid het verschil tussen rustig doorlopen en in de problemen komen. Inmiddels ziet je omgeving er totaal anders uit. Je hoeft meestal geen roofdier meer te ontwijken, maar wel tientallen mails, takenlijstjes en verzoeken. Ondertussen ligt er werk dat juist vraagt om rust, concentratie en onverdeelde aandacht.

Je leefwereld heeft dus een flinke ontwikkeling doorgemaakt. Je hersenen zijn daar alleen niet in hetzelfde tempo in meegegaan. Die zijn nog altijd vooral gericht op twee oeroude doelen: in leven blijven en zorgen dat de soort voortbestaat.

Hoe werkt je brein?

Om de werking van je brein goed te kunnen begrijpen, zoomen we in op de verschillende delen die je brein kent:

Het reptielenbrein

Dit gedeelte van je brein ontwikkelde zich miljoenen jaren geleden. Het is een overblijfsel dat mensen delen met reptielen, vandaar de aparte naam. Het hoofddoel van je reptielenbrein is het vermijden van pijn en zoeken naar comfort. Om dat te realiseren is je reptielenbrein continu alert om je te kunnen beschermen tegen gevaar.

Met je zintuigen detecteert het onder andere bewegingen en geluiden in je omgeving, waarna het je instinctief aanzet om daarop te reageren. Wanneer er een roofdier op je af rent om je op te peuzelen, heb je immers geen tijd om rationeel na te denken over wat je het beste kunt doen. Je reptielenbrein kiest daarom instinctief voor vluchten, vechten of bevriezen.

Over deze oerreactie spreken Björn Deusings, productiviteitsexpert en persoonlijke effectiviteitscoach, en communicatie-expert Maggs Rippen uitvoerig in de Tijdwinst Podcast.

Het reptielenbrein heeft dus maar één doel: overleven. Daar horen essentiële lichaamsfuncties als de ademhaling en het pompen van je hart ook bij.

Het limbisch systeem

Het limbisch systeem is verantwoordelijk voor het reguleren van je emoties, het aanmaken van herinneringen en het beoordelen van situaties. Dit deel van je brein geeft hormonen af die ons goed laten voelen (zoals endorfine en dopamine) en die ons minder goed laten voelen (zoals adrenaline en cortisol). Vervolgens slaat het de herinnering op van hoe we ons op dat moment voelden.

Deze herinnering gebruikt je brein in het vervolg om weer snel een beslissing te kunnen maken. Als het je de vorige keer een goed gevoel gaf, zal je brein ervoor kiezen om dit gedrag te herhalen. Zorgde het voor adrenaline en cortisol? Dan zal het instinctief een andere keuze maken.

Samenwerking

Het reptielenbrein en het limbisch systeem werken dus samen: je denkt niet bewust over de beslissingen na, maar je wordt beloond of gestraft (door het afgeven van de hormonen), waar je voor toekomstige beslissingen van leert. Door niet over alles bewust na te hoeven denken, bespaart je brein energie en kun je die efficiënter gebruiken. Maar dit systeem gooit wel roet in het eten als je gefocust wil werken aan belangrijke taken.

Door de alertheid van je brein, ben je namelijk snel afgeleid. Bovendien is je brein op zoek naar comfort, waardoor het voor taken zal kiezen die minder intimiderend aanvoelen, waarvan we weten wat er moet gebeuren.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

De neocortex

Er is echter nog een laatste deel van je brein: de neocortex. Dit is het meest geavanceerde en ‘jongste’ deel van ons brein en verantwoordelijk voor functies als intellect, taal, creativiteit, analytisch vermogen en logisch redeneren. Dit is dus het deel van je brein dat je in staat stelt om die belangrijke taken te doen, complexe taken die bewuste aandacht vereisen.

Uit eigen ervaring weet je dat de neocortex het niet voor het zeggen heeft. Je brein verkiest afleidingen boven die belangrijke taken en makkelijke behapbare taken boven de complexe taken. En dat gedrag, probeer je daarna ook nog eens goed te praten.

Waarom praat je brein dan uitstelgedrag goed?

Vlak voor de deadline nog even rammen? Dat is nou eenmaal jouw manier van werken. Of: met jouw werk kan het echt niet anders. En die brandjes die geblust moesten worden? Jij was de enige persoon die dat kon oplossen. Zonder jouw hulp, konden je collega’s echt niet verder. Het was wel heel egoïstisch geweest als jij je gewoon op jouw eigen werk had gestort. Toch?

Hier legt Ludwig je uit hoe je stopt met uitstelgedrag.

In zijn boek Een einde aan uitstelgedrag beschrijft de Hongaarse auteur Petr Ludwig, waarom dit soort excuusjes waarschijnlijk pijnlijk herkenbaar zijn. Er lopen namelijk twee keer zoveel verbindingen van het reptielenbrein en het limbisch systeem naar de neocortex dan andersom.

In plaats op basis van ratio te reageren, wat je wel denkt te doen, handel je vanuit je emotie. Je emoties en instincten hebben de overhand, waarna de neocortex je gedrag probeert te rationaliseren.

Wat is circuit breaker, volgens professor Stefan van der Stigchel?

Professor dr. Stefan van der Stigchel, auteur van het boek Concentratie noemt dit fenomeen de ‘circuit breaker’ functie in een aflevering van de Tijdwinst Podcast. In het gesprek vertelt hij meer over hoe ons brein instinctief reageert op bepaalde prikkels en vervolgens rationaliseert waarom we op die manier gehandeld hebben. Door dit proces te begrijpen, kun je beter omgaan met afleidingen en je concentratie versterken.

Bekijk hier de aflevering van de Tijdwinst Podcast met Van der Stigchel.

Hoe stop je dit uitstelgedrag?

Hoe stop je met dit uitstelgedrag? Dat is simpel: je brein niet de kans geven om uitstelgedrag te vertonen.

Je brein wil ‘gevaar spotten’ (weet je nog?) en ‘erbij horen’ om te overleven en zal op basis daarvan keuzes maken. Je reptielenbrein en limbisch systeem zullen altijd de overhand hebben. Dit is een diepgewortelde overlevingsstrategie die je niet zomaar kunt veranderen.

Het is daarom belangrijk het de neocortex zo makkelijk mogelijk te maken om de taak uit te voeren door de stimuli je reptielenbrein niet te laten bereiken. In andere woorden: beperk het aantal prikkels in je omgeving zoveel mogelijk.

Als je weet dat je je altijd laat afleiden door binnenkomende mails, zet dan je mailprogramma uit en controleer deze op vaste tijden (met de OHIO-methode wellicht?). Laat je alles uit je handen vallen als een collega een vraag heeft? Spreek dan met collega’s af op welke momenten ze je kunnen storen. Maak het zo makkelijk mogelijk om aandacht te besteden aan jouw prioriteiten en doelen en je zal zien dat het een stuk makkelijker wordt om dit te bereiken.

Full Focus op wat echt belangrijk is

Wil je meer weten over hoe je je door jouw brein laat (mis)leiden en hoe je aandacht kan geven aan wat belangrijk is? Lees dan het nieuwe boek FULL FOCUS op wat echt belangrijk is – Elke dag met de juiste dingen bezig zijn van Björn Deusings, productiviteitsexpert en persoonlijke effectiviteitscoach. In dit boek leert Björn je hoe je prioriteiten en doelen helder krijgt en ze daadwerkelijk realiseert.

afleiding op het werk

Conclusie: zo krijg je meer grip op afleiding op het werk

Afleiding op het werk is lang niet altijd een kwestie van te weinig discipline. Je brein is van nature gevoelig voor prikkels, kiest graag voor comfort en reageert sneller op wat urgent voelt dan op wat belangrijk is. Pas daarna komt je rationele brein met een keurige verklaring waarom die mail, collega of kleine taak écht eerst moest. Handig systeem om te overleven, iets minder handig als je een belangrijke deadline hebt.

Je hoeft je brein daarom niet te verslaan. Je moet het vooral minder kansen geven om je aandacht te kapen:

  • Beperk meldingen, geluiden en andere prikkels zoveel mogelijk.
  • Controleer mail en berichten op vaste momenten.
  • Spreek met collega’s af wanneer je wel en niet gestoord wilt worden.
  • Vraag jezelf bij een onderbreking af of die echt urgent is en of jij degene bent die moet reageren.
  • Plan bewust momenten voor geconcentreerd werk.
  • Kijk aan het einde van de dag terug op wat je aandacht trok en bepaal welke afleidingen je morgen kunt voorkomen.

Begin eens met één terugkerende afleiding die je vandaag kunt wegnemen. Je brein zal vast iets nieuws proberen te verzinnen, maar je maakt het jezelf in ieder geval een stuk makkelijker om aandacht te geven aan wat echt belangrijk is en… uitstelgedrag? Dat is verleden tijd!

Ghislen Nysten,
Senior time management trainer

Lees ook:

Veelgestelde vragen over afleiding op het werk

  • Wat te doen tegen afleiding?

    Op het moment dat je afgeleid wordt, is het goed om op de onderbreking te reflecteren. Is het wel zo urgent als het misschien lijkt? Ben jij de juiste persoon om dit op te pakken? In andere woorden: is de onderbreking terecht of niet?

  • Wat te doen als afleiding?

    Als je afleiding zoekt, kies dan voor activiteiten die je geest even verfrissen zonder je te overweldigen. Denk aan een korte wandeling, een paar minuten stretchen, een ademhalingsoefening of een korte creatieve activiteit zoals tekenen of muziek luisteren. Daarna kun je weer met hernieuwde focus aan het werk.

  • Hoe voorkom je afleiding?

    Om afleiding te voorkomen, kun je meldingen op je apparaten uitschakelen en externe prikkels beperken, zoals lawaai of onnodige gesprekken. Het stellen van prioriteiten helpt je om je aandacht te richten op de belangrijkste taken en het aangeven van grenzen voorkomt dat anderen je storen.

  • Wat is het reptielenbrein en hoe beïnvloedt het mijn dagelijkse werk?

    Het reptielenbrein is het deel van je brein dat maar één taak heeft: overleven. Dat betekent dat het essentiële lichaamsfuncties regelt, zoals je ademhaling. Maar ook dat het je te allen tijde wil beschermen, en alert is op gevaar. Je reptielenbrein neemt met behulp van je zintuigen prikkels waar, waardoor je afgeleid zal worden in je dagelijkse werk.

  • Hoe kan het limbisch systeem mijn emoties en beslissingen beïnvloeden?

    Het limbisch systeem is verantwoordelijk voor je emoties en je beoordelingsvermogen. Door hormonen als endorfine en cortisol af te geven, laat dit gedeelte van je brein je blij of gestrest voelen. Hier leren je hersenen van en dit zal toekomstige beslissingen beïnvloeden. Je brein wil zich namelijk weer blij voelen, of niet meer zo gestrest.

  • Waarom maken we keuzes gebaseerd op wat urgent lijkt in plaats van wat belangrijk is?

    Sommige taken voelen urgent omdat ons reactieve brein constant reageert op de meest luidruchtige stimuli. Het is een diepgewortelde overlevingsstrategie, die vroeger erg van pas kwam toen er nog veel gevaar dreigde. Hoewel onze wereld is veranderd, is ons brein dat niet. Daarom maken we nog steeds keuzes op basis van wat urgent lijkt.

  • Wat is de rol van de neocortex in het omgaan met stress en druk?

    Het emotionele en instinctieve brein heeft de overhand. Hierdoor neem je instinctief beslissingen waar je later misschien spijt van hebt, maar waarvan de neocortex dit probeert logisch te beredeneren. Dat zorgt ervoor dat stress en druk op de lange termijn alleen maar toenemen.

  • Hoe kan ik beter omgaan met afleidingen en mijn aandacht beter richten op belangrijke taken?

    Om je focus te behouden tijdens het werk, is het belangrijk om de hoeveelheid afleidingen drastisch te beperken. Pas als je niet meer wordt afgeleid, kun je geconcentreerd aan de slag met belangrijke taken.

  • Waarom voel ik de noodzaak om onmiddellijk te reageren op verzoeken van anderen?

    Ons brein reageert op de meest luidruchtige stimuli. Deze voelen heel urgent, terwijl ze dat misschien niet zijn. Anderen helpen geeft ons daarnaast een goed gevoel. Ons limbisch systeem beloont ons met geluksstofjes, omdat het brein denkt dat anderen helpen zorgt dat je erbij hoort, wat de kans op overleven vergroot.

  • Hoe kan ik mijn werk efficiënter indelen om de invloed van mijn instinctieve brein te minimaliseren?

    Om de invloed van je instinctieve brein te minimaliseren, is het belangrijk de prikkels te beperken die je brein kunnen bereiken. Je altijd afzonderen van je collega’s is echter geen optie. Deel je werk daarom zo in dat je dagen en uren hebt waarop je samenwerkt met collega’s en momenten dat je gefocust aan de slag kan.

  • Wat zijn praktische stappen om mijn reacties op druk en deadlines te beheersen?

    Om je reactie op druk en deadline te kunnen beheersen, wil je belangrijke taken niet langer uitstellen. Word je daarom bewust van de onderbrekingen waar je mee te maken krijgt en die urgent aanvoelen. Vraag je vervolgens af of ze urgent zijn en of je hiervoor verantwoordelijk bent, dat hoeft niet altijd zo te zijn.

  • Hoe kan ik ervoor zorgen dat mijn brein niet meer reageert op triviale afleidingen?

    Om ervoor te zorgen dat je brein niet meer reageert op triviale afleidingen, zul je ervoor moeten zorgen dat je brein niet meer afgeleid kan worden. Door de werking van je brein, zal het altijd reageren op bewegingen, geluiden en andere prikkels. Beperk deze daarom zoveel mogelijk.

  • Welke technieken kan ik gebruiken om mijn instinctieve reacties beter te beheersen?

    Het evalueren van onderbrekingen is een nuttige methode om meer controle te krijgen over je instinctieve reacties. Noteer een dag lang waar je allemaal door werd afgeleid en vraag jezelf af of deze afleidingen echt nodig waren. Ook het beperken van externe prikkels en het stellen van duidelijke grenzen kan helpen om je automatische reacties beter onder controle te krijgen.

  • Hoe krijg ik meer zelfvertrouwen op het werk?

    Je krijgt meer zelfvertrouwen op werk, door belangrijke taken niet langer uit te stellen. Hoewel je je uitstelgedrag op korte termijn goed kunt praten voor jezelf, zal het je geen goed gevoel geven op de lange termijn. Zeker niet wanneer je werk eronder heeft geleden.