Staat drie weken weg bij jou gelijk aan drie dagen mailbox leegmaken? Of ben je nu, een paar weken na de vakantieperiode, nog steeds door je overvolle inbox heen aan het ploegen? Die mailbox vlot leegmaken is gelukkig helemaal niet zo moeilijk. Je piept het in een half uurtje. Voelt werken daarna bijna als vakantie 😉
Een volle inbox, daar heb je waarschijnlijk het hele jaar door last van. Maar in de weken na een vakantieperiode, spant-ie waarschijnlijk pas echt de kroon.
Dat je na een paar weken op de camping in Zuid Frankrijk thuiskomt bij een mail of – pak ‘m beet – 400, da’s helaas niet eens een uitzondering te noemen. Of zelfs na een weekje op de hei in eigen land. De mails blijven maar komen; je inbox heeft helaas geen vakantie.
Volle mailbox (na vakantie)
Dát je veel mails kreeg tijdens je vakantie, daar kun je nu weinig meer aan veranderen. Maar wat je ná die vakantieperiode doet zodat het probleem zich geen weken in je planning voortsleept, dat heb je wel in eigen hand. Ja, zelfs nu de vakantie alweer eeuwen geleden lijkt – maar je inbox je er nog altijd dagelijks aan herinnert hoeveel mails je toen gekregen hebt.
Want – als ik zo een inschatting mag maken van de afgelopen werkdagen of werkweken na je vakantie – ben je waarschijnlijk na de eerste dag al van die relaxte vakantiewolk af gekieperd, rechtstreeks het e-mail ravijn in.
Klopt? Als ik nog een gokje mag doen, wat er op de eerste werkdag na je vakantie zo ongeveer gebeurde:
- Je opende Outlook / Gmail / anders en zag dat het aantal mails in de tientallen of zelfs honderden is gelopen.
- Je startte bovenaan met de eerste ongelezen e-mail en werkte je er zo doorheen – en dat ben je nu, een paar weken later, waarschijnlijk nog steeds aan het doen.
- Terwijl je dat deed verzandde je in allerlei ad-hoc taken, groot tot klein, die uit die mails naar voren kwamen. Je inbox is zich langzaamaan gaan vormen tot een soort van takenlijst.
Sindsdien vliegt de tijd voorbij en ben je nog altijd maar weinig opgeschoten met je mailbox leegmaken – terwijl de rest van je agenda evenredig snel volstroomt, net zoals je bureau waar collega’s zich af-en-aan melden met verzoeken die je takenlijst ook nog eens doen overlopen. Dus nu is het, in plaats van vakantie-napret:
- Stress.
Zo ongeveer?
Snap ik, hoor. Heel herkenbaar. Je bent niet alleen. Gelukkig zit je hier op timemanagement.nl goed, want je mailbox leegmaken kan sneller en slimmer dan dat. Doordat je het slimmer doet, ben je sneller. Véél sneller. Een half uurtje je mailbox leegmaken, in plaats van voortslepend over de weken na je vakantie heen – om precies te zijn.
Mailbox leegmaken in 30 minuten
Je zou het niet denken als je die melding ziet staan: ‘466 nieuwe e-mails’. Maar de hele meuk kan weg zijn binnen een half uurtje! En nee, dat is geen grap.
Uiteraard heb je dan nog niet alle mails beantwoord en alles gedaan wat collega’s en externen van je vragen. Maar verwerkt heb je de boel dan in elk geval wel. En dat geeft je de heldere geest die je nodig hebt om na je vakantie weer fris aan de slag te gaan. Hoe dat zit?
Stap 1: kieper alle mails van vóór je vakantie in één nieuwe map ‘Archief’
Resoluut, maar effectief. Wees niet bang dat er nog belangrijke acties aan hangen. Ten eerste zijn die waarschijnlijk inmiddels ‘verlopen’, nu je vakantie voorbij is en je weer een paar weken verder bent. Ten tweede hoor je het vanzelf wel als er stiekem toch iets belangrijks tussen zat, dat je niet opgepakt hebt. Mocht dat het geval zijn, dan tover je de mail zo weer tevoorschijn uit je archiefmap. Hij is immers niet verdwenen, alleen verdwenen uit je gezichtsveld.
Dat scheelt al een bak onnodig stressgevoel. Én: zodra je de hierna volgende praktische tips voor je mailbox leegmaken gewoon elke werkdag even toepast, zul je ook nooit meer hebben dat je een achterstand van meerdere weken in je inbox opbouwt!
Stap 2: verplaats alle meuk rechtstreeks naar de prullenbak
Nieuwsbrieven waar je even niet op zit te wachten. Reclame. Updates van je social media. ‘Ik ben jarig, er staat taart in de kantine’-meldingen van collega’s van weken geleden. Al het overbodige: weg ermee.
Bonustip: dit is hét ideale moment om je gelijk af te melden voor nieuwsbrieven die je eigenlijk niet meer interesseren of die te vaak naar je gestuurd worden. Na een paar weekjes vakantie kun je dat perfect beoordelen bij het wegwerken van je e-mail achterstand. Dus: zoek die ‘unsubscribe’ link én klik!
Stap 3: beantwoord ‘no brainers’ meteen
No brainers: oftewel, simpele mailtjes waarop je binnen hooguit een minuut een antwoord hebt gestuurd. Dat zijn de enige mails die je meteen mag beantwoorden tijdens je mailbox leegmaken. Denk bijvoorbeeld aan agendaverzoeken, hele korte vragen van collega’s en dergelijke.
Cruciaal: houd je écht aan die stelregel: je mag niet langer dan een minuut met een e-mail bezig zijn! Doe je dat toch, dan krijg je je mailbox niet leeg binnen maximaal een half uurtje en heb je nog steeds niet dat fijne overzicht dat zorgt voor een heldere geest en frisse moed.
Duurt het (naar alle waarschijnlijkheid) langer dan een minuut om een mail te beantwoorden? Dan zijn stap 4 en 5 van toepassing.
Stap 4: verplaats ‘Medium mails’ naar een map ‘Beantwoorden’
Een map die de moeite waard is om aan te maken in je e-mailprogramma, geloof me: ‘Beantwoorden’. Hij komt niet alleen na je vakantie van pas. De rest van het jaar blijft hij je beste vriend als het om je mailbox leegmaken (en leeghouden) gaat.
Alle mails die langer dan een minuutje duren om te beantwoorden, verplaats je gelijk naar de map Beantwoorden. Bijvoorbeeld omdat je eerst een bijgevoegd document moet doorspitten voordat je de mail kunt beantwoorden. Of gewoon omdat je langer moet nadenken over het antwoord of nog zaken ervoor moet uitzoeken.
Elke reguliere werkdag (door het jaar heen) plan je één à anderhalf uur in je agenda. In de week na je vakantie plan je het beste twee à drie uur per dag in je agenda, om de map Beantwoorden door te werken en leeg te maken. Simpelweg omdat er vooral na je vakantie waarschijnlijk een hoop mails in deze map terecht komen. Pas tijdens het in je agenda geplande tijdvak neem je de tijd voor deze langere mails, door ze één voor één te beantwoorden.
Dat blok voor je map Beantwoorden leegmaken, plan dat altijd pas ná de ochtend in je agenda. De kostbare tijd in je ochtend wil je het liefst zoveel mogelijk gereserveerd houden voor denkwerk en grote taken.
Na de lunch bijvoorbeeld, wanneer de eerste dip inzet, of aan het eind van de dag rond drie a vier uur, nadat al het denkwerk er op zit en je alweer richting het einde van de werkdag gaat: dat zijn de perfecte momenten om mails te gaan Beantwoorden.
Let op: deze groep mails in je map Beantwoorden duren weliswaar langer dan een minuutje om te beantwoorden, máár langer dan een half uur per e-mail mag je er ook weer niet over doen! Dit zijn namelijk de zogenaamde XL-mails. Die duren langer dan een half uur om te beantwoorden en horen niet thuis in je map Beantwoorden. Ze horen thuis in laatste stap 5.
Stap 5: geef ‘XL mails’ hun eigen afspraken in je agenda
Als het goed is zijn er na het leegmaken van je mailbox volgens de stappen 1 t/m 4, nog maar een paar mails in je inbox overgebleven: de XL mails. Dit zijn de mails met bijvoorbeeld uitvoerige vragen die een hoop werk behoeven. In elk geval e-mails waar je langer dan een half uur mee bezig gaat zijn.
Deze mails laat je vooral niet in je inbox staan, want dan word je er telkens op ongelegen momenten onnodig aan herinnert, wat onrust en stress kan opleveren. Je plaatst ze ook niet in de bij stap 4 genoemde map Beantwoorden, simpelweg omdat ze veel meer tijd nodig hebben dan je hebt gereserveerd voor het leegmaken van de hele map Beantwoorden.
XL mails vragen behoorlijk wat van je energie, aandacht en tijd. Daarom is het belangrijk dat je die paar overgebleven XL mails rechtstreeks hun eigen afspraken geeft in je agenda. Tijdens die afspraken met jezelf ga je ze stuk voor stuk later pas beantwoorden. In Outlook kun je de e-mail eventueel koppelen aan de afspraak in je agenda. Maar je kunt de mail natuurlijk ook gewoon in je Archief plaatsen, waarna je hem via de zoekfunctie weer snel kunt terugvinden zodra je aan de slag gaat met de afspraak in je agenda.
Belangrijk detail voor ieders gemoedsrust: de verzender van deze XL-mail moet wel even weten dat je er op een later tijdstip mee aan de slag gaat. Kwestie van verwachtingsmanagement.
Dus: even een no-brainer-mailtje sturen dat je de mail gelezen hebt en dat je er dan-en-dan mee aan de slag gaat. Wel zo professioneel – én goed time management. Professioneel uitstellen, noemen we dat hier.
Nooit meer een volle inbox
En dan het aller belangrijkste detail: behandel je inbox alsjeblieft altijd volgens deze 5 eenvoudige stappen. Niet alleen wanneer je net terug bent van vakantie en je een inhaalslag moet plegen voor je mailbox leegmaken.
Zie dagelijks je inbox minimaal 1x leegmaken als de basis voor gemoedsrust en goed prioriteiten stellen. Daarom is het zo belangrijk.
Je mailbox leegmaken doe je dus eenvoudig minimaal één keer tijdens elke werkdag met deze simpele stappen:
- ‘(Ouwe) meuk mails’ meteen wegkieperen in de prullenbak.
- ‘No brainers’ van minder dan een minuut direct beantwoorden.
- ‘Medium mails’ die niet langer dan heel half uur kosten om te beantwoorden naar de map Beantwoorden verplaatsen en hiervoor in de middag pas een afpraak in je agenda plannen om deze leeg te maken.
- ‘XL mails’ waar je langer dan een half uur tijd voor nodig hebt, stuk voor stuk in je agenda plannen om later uitvoerig te bekijken en beantwoorden. Tip: vergeet niet om de verzender van een XL-mail, even een korte (no-brainer) e-mail te sturen waarin je aangeeft wanneer er een reactie verwacht kan worden.
Mailbox leegmaken = verwerken in plaats van verzenden
Zoals je ziet is je mailbox leegmaken door het jaar heen of na je vakantie, een kwestie van je mail effectief verwerken. Met de nadruk op verwerken.
Want een lege inbox (en het fijne overzicht dat dit met zich meebrengt) bereik je alleen maar binnen een half uur als je je mail op de bovenstaande eenvoudige manier verwerkt. Dat is dus het tegenovergestelde van meteen met de e-mails uit je volle inbox – zonder dat je overzicht hebt – aan de slag te gaan. Of nog erger: e-mails meerdere malen gedurende de dag openen om ze vervolgens (al dan niet ‘gemarkeerd als ongelezen’) in je inbox te laten staan. Vooral dat laatste is een gigantische bron van energie- en tijdverspilling.
Verwerken dus, in plaats van verzenden. Of je nu 448 of 2579 in je inbox hebt staan, de aanpak voor je inbox leegmaken blijft exact hetzelfde. Het scheelt je bakken met tijd. En je gaat ook nog eens slimmer om met je energieniveau, dat – laten we eerlijk zijn – vooral na een vakantie gewoon nog even moet wennen aan het fikse kantoorritme. Is toch net wat anders dan de rust op die Franse camping.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
