Je kent het wel: je zit maandagochtend achter je laptop, koffie in de hand en een ambitieuze to-do lijst voor je neus. Dit wordt jouw dag. Totdat de realiteit zich aandient als een overenthousiaste sloopkogel. Spoedklus hier, collega met vragen daar, een meeting die uitloopt en ineens zit je aan de lunch zonder een fatsoenlijke taak afgevinkt te hebben. Zo heb ik zelf ook jaren geleden gewerkt.

Het resultaat: ik voelde me gefrustreerd, gestrest en had continu het gevoel van falen. Terwijl ik een planning had, kwam niets van de grond. Tot ik ontdekte dat mijn planning gewoon niet werkte. Wat dan wel werkt? Een feilloos time management systeem waar je op van aan kunt.

Wat komt aan bod:

  1. Wat verstaan we onder planning?
  2. 3 redenen waarom een planning een noodzaak is
  3. Deze 6 elementen maken een planning pas effectief
  4. Even tussendoor!
  5. Zo maak je een planning die echt werkt
  6. Stop met plannen op jouw manier en kies voor een systeem dat werkt
  7. Veelgestelde vragen over planning

Wat verstaan we onder planning?

Laat ik één ding meteen rechtzetten: een planning is geen to-do lijst in een hip notitieboekje. Het is ook geen verzameling taken op een Post-it met de hoop dat het vanzelf wel goed komt.

Wat is de definitie van planning? Een planning is een strategie. Een bewuste keuze. Jij beslist wat je doet, wanneer je het doet en hoeveel tijd je eraan besteedt. Je laat je niet leiden door de waan van de dag. Of je inbox. En al helemaal niet door je collega met het eeuwige spoedje.

Een goede planning zorgt ervoor dat jij de regie neemt. Niet alleen over je werk, maar ook over je energie en je focus. Het voorkomt dat je de hele dag als een kip zonder kop achter taken aanrent die eigenlijk niet eens belangrijk waren. En dat is precies waarom een planning dus niet hetzelfde is als een to-do lijst.

Een to-do lijst is een soort braindump. Alles wat je nog “moet doen” zet je erop. Zonder context, tijdsbesef of prioriteit. Het is leuk als geheugensteun, maar totaal nutteloos als je overzicht wilt. Je eindigt met twintig openstaande taken en een schuldgevoel dat met het uur groeit.

Een planning doet wel wat. Het:

  • Verdeelt je taken over tijdsblokken
  • Dwingt je om keuzes te maken
  • Laat inzien dat je geen robot bent (en dus niet alles in één dag kunt proppen)

Met een planning werk je met intentie. Je bent de dag voor, in plaats van dat je alles ondergaat. En ja, dat vraagt wat denkwerk. Maar de winst is groot: rust in je hoofd en grip op je tijd.

Zoals ik met Inge al in de Tijdwinst Podcast besprak: als jij niet bepaalt wat belangrijk is, doet iemand anders het wel voor je. En diegene denkt niet aan jouw deadlines. Luister hier naar meer tips over je chaos omtoveren tot controle.

3 redenen waarom een planning een noodzaak is

“Een planning maken? Daar heb ik geen tijd voor.” Dat hoor ik helaas maar al te vaak. En ironisch genoeg is dat precies het probleem. Want weet je wat echt veel tijd kost? Niet plannen. Dan ben je namelijk de hele dag bezig met die brandjes blussen, achter de feiten aanhollen en “even snel” dit doen. Waardoor je je druk voelt, maar 0% vooruitgang boekt.

Het is alsof je in een hamsterwiel zit. Daarom: drie redenen waarom je vandaag nog moet beginnen met plannen. Niet morgen, niet als het “weer wat rustiger is”. Want we weten allebei dat dat moment niet vanzelf gaat komen.

1. Plannen haalt de chaos uit je hoofd

Geen planning is een hoofd dat overloopt van moetjes en wensen. Je probeert twintig dingen te onthouden, je inbox stroomt over en je krijgt appjes met “spoedjes”. Ondertussen denk je ook aan die ene taak die je eigenlijk al af had willen hebben.

Dat is niet werken. Dat is overleven.

Een planning haalt die warboel uit je hoofd en zet alles op z’n plek:

  • Wat moet je doen?
  • Wanneer ga je dat doen?
  • Hoeveel tijd gaat het kosten?

Dat geeft rust. Geen eindeloos geswitch tussen taken of constant paniekgevoel. Jij bepaalt wat en wanneer je dat doet en de rest wacht maar even.

2. Plannen maakt je productiever

Elke keer dat jij jezelf afvraagt: “Wat zal ik nu eens gaan doen?”, verlies je tijd en energie. Dat heet ook wel decision fatigue. En nee, dat is geen modewoord voor mensen met keuzestress in de supermarkt. Het is wat er gebeurt als je brein overbelast raakt van al die microbeslissingen op een dag.

Productieve mensen weten dat. Die verspillen geen denkcapaciteit aan “Zal ik nu hiermee beginnen of toch aan dat rapport werken?” Ze plannen vooruit. Daardoor hoeven ze er later niet over na te denken, maar gewoon mee beginnen.

En dan nog iets: een planning is je beste wapen tegen afleiding. Een taak die op je agenda staat van 10.00 tot 11.00 uur? Dan werk je aan die taak. Dus check je niet je e-mails. Kijk je niet “even snel” op LinkedIn. Heb je geen vijf tabs open terwijl je zogenaamd focust.

Een planning maakt van je dag geen gatenkaas en gefröbel in kwartiertjes.

3. Grote doelen bereik je niet met motivatie, maar met planning

Iedereen heeft wel grote doelen: een nieuwe taal leren, een bedrijf opbouwen, een podcast opnemen. Maar de meeste mensen blijven hangen in goede bedoelingen. Weet je waarom? Ze wachten op motivatie. Maar motivatie is net als mooi weer in Nederland: onbetrouwbaar en zelden op het juiste moment.

Plannen is de volwassen versie van dromen. Je laat je doelen niet afhangen van je humeur. Je plant het in. Je maakt er ruimte voor. En dan doe je het ook, ook als je geen zin hebt.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

Deze 6 elementen maken een planning pas effectief

Je weet nu: een planning is geen verlanglijstje met dingen die je hoopt te doen. Het is geen “Als ik tijd over heb”- briefje. Een goede planning is een strategie. Een slim en waterdicht systeem dat je helpt om controle over je dag te hebben. Wanneer je een planning wilt die echt werkt, moet ‘ie aan deze zes eisen voldoen. Mist er eentje? Dan kun je net zo goed blijven aanmodderen met je inbox open.

1. Duidelijkheid

Een planning zonder overzicht is als een boodschappenlijstje met alleen “eten voor deze week” erop. Je moet precies weten wat er elke dag op je bord moet komen:

  • Niet alleen grote projecten, maar ook terugkerende klusjes
  • Geen vage taken als “Rapport afmaken”, maar zeg wat je moet doen: “Hoofdstuk 3 afronden”
  • Onderscheid tussen wat moet en wat mag

Hoe scherper je taken, hoe makkelijker je ermee aan de slag gaat. Vage taken betekent uitstelgedrag.

2. Strakke deadlines zonder losse eindjes

“Zo snel mogelijk” is geen deadline. “Eind deze week, als het lukt” ook niet. Geef je taken een concrete einddatum. Anders blijven ze zweven tot je ze uit pure frustratie verwijdert. Zonder deadlines krijg je het gevoel dat je altijd achter de feiten aanloopt, want die feiten zijn nergens gedefinieerd.

3. Realistische tijdsinschatting

Je bent geen robot. Stop dus met plannen alsof je 8 uur lang in een hyperfocusmodus kan werken.

  • Taken duren vaak langer dan je denkt
  • Je hebt pauzes nodig
  • Je energie daalt naarmate de dag vordert
  • En je hebt simpelweg niet tijd voor alles.

Plan dus niet om meer te doen, maar om slimmer te kiezen. Realistisch zijn geeft je tijdwinst.

4. Wees flexibel

Elke dag is er wel iets wat anders loopt dan gepland. Dus een planning die geen ruimte laat voor uitloop, spoedklussen of domweg vertraging, is gedoemd om te mislukken.

Wat je dus nodig hebt:

  • Buffertijd
  • Ruimte om te schuiven
  • Mentale rust om te accepteren dat het anders loopt

Een strakke planning plus nul flexibiliteit staat gelijk aan stress. Een goede planning en ruimte staat gelijk aan regie.

5. Uitvoerbaar, dus geen wensenlijstje

Een planning moet uitvoerbaar zijn. Niet inspirerend, niet motiverend, maar uitvoerbaar.

  • Vraag jezelf af: kan ik dit echt vandaag doen?
  • Durf te schrappen in je plannen en prioriteiten te stellen
  • Houd het klein, concreet en haalbaar

Want ja, ambitie is zeker mooi. Maar een te volle planning is geen bewijs van je motivatie, maar een recept voor frustratie.

6. Gebruik één overzichtelijk systeem

Je kan stap 1 tot en met 5 nog zo goed uitvoeren, zonder één duidelijk systeem is het kansloos. Een gezamenlijke agenda, online agenda voor jezelf en een papieren week planner, nog 3 losse apps, post-its en vertrouwen op je geheugen werkt niet. Kies één systeem en hou je eraan. Of dat nu een digitale agenda is, een tool als Todoist of een papieren agenda: hetgeen dat telt, is consistentie. Zelf zweer ik bij Todoist en Google Calendar.

Alles is op één plek. Dus geen rondslingerende lijstjes. Niet: “Ik dacht dat ik het nog ergens had opgeschreven…” Versnippering betekent chaos, plannen betekent focus.

Even tussendoor!

Rust, geen stress en gewoon je werk afkrijgen? Het kan. Zeker als je stopt met harder werken en start met slimmer plannen.

In mijn nieuwste boek Full Focus Op Wat Echt Belangrijk Is – Elke Dag Met De Juiste Dingen Bezig Zijn staan de strategieën om je werkdag terug te winnen. De tips die ik in dit artikel noem, komen ook uit dit boek. Verwacht geen vage theorie, maar direct toepasbare technieken om te focussen, prioriteren en regie te pakken.

Luister je liever? Luister dan naar de Tijdwinst Podcast. Dan hoor je no-nonsense inzichten over productiviteit, planning en focus. Samen met mijn inspirerende gasten deel ik handvatten die gewoon werken.

En als ik dan toch bezig ben: volg me ook op Instagram voor snelle hacks.

full focus webp

Zo maak je een planning die echt werkt

Een planning hoort je te helpen, niet in de weg te zitten. Toch mislukken de meeste planningen niet door een gebrek aan wilskracht, maar omdat ze simpelweg niet werkbaar zijn. Ze zijn te ambitieus. Te strak. Of een chaos van post-its, apps en mentale lijstjes. En daardoor heb je juist meer stress, minder overzicht en nul focus.

Een goede planning is simpel, flexibel en realistisch. Het is geen wensenlijst, maar een praktisch systeem dat je helpt slimmer met je tijd om te gaan.

En zo pak je dat aan:

1. Kies één simpel systeem

Een planning die verspreid is over vijf plekken? Kansloos. Als je notities maakt in een boekje, herinneringen in Slack zet en mentaal een lijstje bijhoudt, creëer je vooral ruis.

De oplossing: één vast systeem.

Bijvoorbeeld:

Een Google agenda voor afspraken en Todoist voor taken. Of gewoon Microsoft planner en Microsoft To Do

Het maakt niet uit wat je kiest, een planning die gratis is of niet, als je alles maar op één plek bijhoudt. Waarom dat werkt? Omdat je brein moet kunnen vertrouwen op je systeem. Als je jezelf steeds afvraagt: “Waar had ik dat ook alweer opgeschreven?”, ben je niet aan het plannen, maar aan het zoeken.

2. Breek grote projecten op in kleinere stappen

Grote projecten zonder duidelijke start leiden meestal tot één ding: uitstel. De oplossing? Denk in concrete acties, niet in vage projecten.

  • Begin bij het einddoel en houd dat in je gedachten. Wat wil je opleveren? “Contentstrategie maken” is te vaag. “Op 30 juli ligt er een kant-en-klaar contentplan” is wel duidelijk.
  • Splits het op. Schrijf alle stappen uit die nodig zijn. Je hoeft nog geen volgorde te bepalen, alles moet er gewoon uit.
  • Categoriseer slim:
    • Afspraken? Agenda is daarvoor de juiste plek
    • Kleine taken korter dan 30 minuten? Die gaan op je takenlijst
    • Grote taken die langer duren dan 30 minuten? Die plan je in je agenda
    • Taken aan anderen delegeren? Deze zet je op je “wachten op”lijst
    • Taken en zaken die je met iemand moet bespreken? Die zet je op je “1-op-1” lijst voor diegene om te bespreken tijdens de volgende meeting

Zo maak je van een vaag project een concrete actielijst. En van uitstelgedrag een werkbare planning.

3. Grote taken gaan op je agenda

Een taak van 120 minuten proppen tussen de ene en andere meeting? Daarvan weet je dat het gedoemd is om te mislukken. En toch doen we het massaal.

De vuistregel: alles wat langer duurt dan 30 minuten krijgt een plek in je agenda.

Waarom dat werkt:

  • Je ziet meteen of je planning realistisch is
  • Grote klussen verdwijnen niet op de achtergrond van je to-do lijst
  • Je voorkomt dat je blijft uitstellen ‘tot je een gaatje hebt’

Plan ook de terugkerende taken standaard in. Je weet wel, dingen als weekplanningen, inbox verwerken en rapportages maken. Wat je structureel doet, hoort structureel in je agenda.

In deze video leg ik je uit hoe je in een uur een volledig opgeruimde mailbox kunt krijgen. 

4. Werk met een ‘basisopstelling’ voor je week

Tijd is als energie: je kunt het maar één keer uitgeven. En als je alles ad hoc doet, ben je continu brandjes aan het blussen. Slimme werkers? Die hebben een basisopstelling: een vaste structuur waar hun week op draait.

  • Plan je terugkerende routines vooraf in. Denk aan je maandagochtend stand-up, het verwerken van je CRM op woensdag of je vrijdagmiddag check-outmoment. Zie het als je “wekelijkse ankers”
  • Reserveer ruimte voor het onverwachte. Die spoedklus. Die klant die ineens belt. Die collega met een ‘snel vraagje’. Plan bewust 1 of 2 blokken per dag niet vol, zodat je ruimte hebt om flexibel te blijven.
  • Maak van voorbereiding een gewoonte. Bijvoorbeeld: blok standaard 15 minuten voor een belangrijke presentatie of 10 minuten voor je eerste meeting van de dag. Zo kom je beter beslagen ten ijs.

Door deze ‘basisopstelling’ wordt je agenda minder een grabbelton en meer een betrouwbare structuur. Het is jouw werkweek op de automatische piloot, met ruimte om te schakelen als het moet.

Wil je concreet zien hoe zo’n planning dan toch uitziet? Heb je kortom een praktisch planning voorbeeld nodig? Deze vind je in mijn boek Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar.

5. Houd dagelijks je planning bij

Je planning is geen schilderij dat je één keer maakt en daarna bewondert. Het is een dynamisch systeem. En dat betekent: dagelijks onderhoud.

Blok 10 minuten aan het begin of einde van je werkdag. Niet om je leven te overdenken, maar om je planning te updaten.

Wat doe je in die 10 minuten?

  • Check je agenda voor vandaag en morgen: wat komt eraan?
  • Werk je takenlijst bij: wat is gedaan, wat moet verschoven worden?
  • Verwerk losse flodders: dat screenshot dat je naar jezelf stuurde, die meeting-notitie in je notitieboek, die taken die je in je hoofd hebt, maar nog nergens hebt staan.

Gebruik dit moment ook om prioriteiten te stellen. Wat moet vandaag per se? Wat mag schuiven? Deze kleine gewoonte voorkomt dat je planning verandert in een vergelijkbare rommelzolder vol vergeten klusjes.

6. Sluit je week af met een slimme weekreview

Het is vrijdagmiddag. Je bent moe, je hoofd zit vol en de vrijmibo lonkt. Maar voordat je blind je laptop dichtklapt en het weekend inluidt: geef jezelf 30 minuten om de week goed af te ronden. Niet voor de lol, maar voor je rust.

Wat doe je in zo’n weekreview?

  • Terugkijken: wat heb je gedaan? Wat bleef liggen (en waarom)? Was je realistisch of iets te enthousiast met plannen? Moet er nog iets verschoven worden naar volgende week?
  • Vooruitkijken: wat komt eraan? Zijn er vergaderingen, deadlines of voorbereidingen die nu al je aandacht vragen?
  • Scherpstellen: wat zijn je prioriteiten voor volgende week? Wat mag er juist van je lijstje af?
  • Inbox en lijstjes opschonen: verwerk rondslingerende taken, notities en e-mails met de OHIO-regel: Only Handle It Once. Beslis meteen: doen, delegeren, plannen of deleten.

Het resultaat: je hoofd is leeg, je systeem op orde en je weekend echt vrij. En op maandagochtend begin je niet met stress, maar met een plan.

Benieuwd hoe je dat aanpakt zonder dat het een saai klusje wordt? In deze video leg ik je het uit.

Stop met plannen op jouw manier en kies voor een systeem dat werkt

Wat je nu hebt gelezen is geen pleidooi voor meer discipline of weer een nieuwe app. Het is jouw wake-up call: jouw to-do lijst is geen planning en ‘druk zijn’ is geen synoniem voor productief zijn. Een goede planning geeft je grip op je werk, je hoofd en je dag. Geen stress, geen eindeloos geschuif met taken die nooit gaan gebeuren. Wel rust en de voldoening dat je juist dingen afkrijgt. Dankzij:

  • Eén overzichtelijk systeem: een planning online of offline die werkt
  • Projecten opdelen in concrete taken
  • Taken verdelen over je takenlijst en agenda
  • Een basisstructuur inbouwen in je agenda
  • Je planning dagelijks bijwerken
  • Wekelijks reflecteren

Klinkt simpel? Dat is het ook. Als je het tenminste goed aanpakt. Plan dus een paar uurtjes om alles op te zetten, daarna pluk je er de vruchten van.

Veelgestelde vragen over planning

  • Wat is een ander woord voor planning?

    Een ander woord voor planning is werkstructuur, rooster of schema. In het Spaans is het planning de trabajo (zie planning RAE). Zelf gebruik ik graag termen als ‘time management systeem’: een werkplanning die overzicht en rust geeft.

  • Is het planing of planning?

    Planning or planing? Het is planning, met dubbel ‘n’. Planing is een veelgemaakte fout. De correcte Nederlandse spelling is planning. Synoniemen ervoor: programma, tijdsindeling, strategie, intentie en voorbereiding.

  • Waarom lukt het mij niet om me aan mijn planning te houden?

    Omdat je waarschijnlijk geen systeem hebt dat je echt ondersteunt. Zonder structuur, overzicht en haalbare taken is een planning vaak niet meer dan een lijst goede bedoelingen. Het lukt pas als je projecten opknipt in concrete taken, ze realistisch inplant en dagelijks bijstuurt en wekelijks reflecteert.

  • Wat is het verschil tussen plannen en prioriteren?

    Plannen is het blokkeren van tijd voor wat je wilt doen. Prioriteren is bepalen wat belangrijk is om te doen. Eerst prioriteer je (wat moet echt gebeuren) en dan plan je (wanneer ga ik het doen?). Een goede planning app helpt je met beide stappen.

  • Hoe maak ik een realistische planning zonder mezelf te overladen?

    Door taken kleiner te maken en bewust tijd te reserveren voor onvoorziene dingen. Plan grote taken dus niet ‘ergens tussendoor’, maar geef ze ruimte in je agenda. Hou ruimte over voor lucht en energie en plan nooit je hele dag vol.

  • Hoe houd ik overzicht over mijn taken en deadlines?

    Gebruik één centrale plek, dus niet versnipperd over notities, apps en in je hoofd. Werk met een systeem waar je alles in kwijt kunt: van kleine acties tot lange termijn doelen. Gebruik een agenda en een takenmanager hiervoor.

  • Welke planningstools of apps werken het beste?

    Dat hangt van je werkstijl af. Houd je van visueel werken? Dan is Trello of Notion top. Wil je snelle lijstjes hebben? Dan is Todoist handig. De beste tools of apps zijn degene die je daadwerkelijk gebruikt en bijhoudt.

  • Hoe ga ik om met onverwachte onderbrekingen of spoedklussen?

    Laat ruimte in je planning: plan max. 60-70% van je dag vol. Zo heb je buffers voor ad hoc zaken. En komt er iets urgent tussendoor? Dan pas je je planning aan, zonder dat alles instort. Flexibiliteit maakt je planning werkbaar.

  • Hoe plan ik effectief als ik veel verschillende verantwoordelijkheden heb?

    Werk vanuit een basisstructuur: blokken voor focuswerk, terugkerende taken, meetings. Zet je verschillende rollen (bijvoorbeeld manager, mentor, contentmaker) bewust op je radar en geef ze allemaal wekelijks tijd in je agenda.

  • Wat is de beste manier om lange termijn doelen op te splitsen in concrete stappen?

    Breek je doelen op in projecten. Maak daaruit concrete acties. Plan de grote acties in je agenda. Kleine acties zet je in je takenlijst. Zo maak je grote dromen werkbaar. Projecten opdelen in concrete taken is key om je doelen te bereiken.

  • Hoe voorkom ik uitstelgedrag bij het volgen van mijn planning?

    Maak je taken zo klein en concreet mogelijk en plan ze op logische momenten in. Grote, vage klussen schuif je makkelijker voor je uit. En check dagelijks wat realistisch is en wat je eventueel moet bijstellen. Structuur voorkomt uitstel.

  • Moet ik elke dag tot in detail plannen, of is flexibiliteit ook belangrijk?

    Beide. Je hebt een vaste structuur nodig (denk: ochtendblok voor focus, middag voor meetings), maar binnen die structuur moet er ruimte zijn voor aanpassing. De kunst is: plannen wat vaststaat en flexibel zijn met de rest.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen.

Populaire trainingen: