Een eigen mailbox overzien is al een hele klus, laat staan dat jij en je collega’s een gezamenlijke mailbox beheren. Toch valt het prima te managen, mits jullie 2 eenvoudige afspraken maken: spreek af wat jullie mailbox is én hoe je deze verwerkt. We leggen het je in dit artikel haarfijn uit:

Hoe beheer ik mijn mailbox wanneer ik deze met mijn team deel?

Eigenlijk is het heel simpel:

Om succesvol een gezamenlijke mailbox te beheren, moeten jullie er blind op kunnen vertrouwen dat iedereen zijn of haar verantwoordelijkheid neemt. Dat betekent dat jij er vanuit kunt gaan dat op iedere mail actie wordt ondernomen en dat iedereen op dezelfde wijze de mails afhandelt.

Het is daarom belangrijk dat jullie afspraken maken over wat een mailbox wel en niet is, en hoe jullie met de mailberichten omgaan.

Dat klinkt misschien vreemd, want wat zou een mailbox anders moeten zijn dan een plek waar je nieuwe e-mails verzamelt? Toch is het belangrijk om op een nieuwe manier naar je inbox te kijken.

Want mails met vlaggetjes markeren of weer op ‘ongelezen’ zetten zodat je ze niet over het hoofd ziet? Dat kan niet langer, zeker niet wanneer je met verschillende mensen de boel probeert te overzien.

Je zal daarom 2 regels in acht moeten nemen:

Regel 1

Eén van de eerste dingen waar jullie het dan ook over eens moeten worden, is dat een inbox nooit dient als een takenlijst; het is géén plek waar je berichten laat staan omdat je “er later nog iets mee moet doen” of omdat je “niet moet vergeten diegene te bellen”. Met andere woorden: het is geen tool om jou aan zaken te herinneren, daar heb je een timemanagement systeem voor.

Spreek daarom allereerst af:

‘Onze gezamenlijke mailbox is een plek waar werk binnenkomt. Het is géén takenlijst of notitieboekje’.

Regel 2

Daarnaast moeten er duidelijke afspraken bestaan rondom het afhandelen en verwerken van de e-mail. Houdt iedereen er zijn eigen manieren en methodes op na, dan wordt het één grote warboel; niemand weet wie wat afgehandeld heeft en of een mail is opgepakt.

De volgende afspraak die jullie samen maken is dan ook:

‘We verwerken de e-mail volgens de OHIO-methode: op ieder bericht is actie ondernomen en aan het eind van de dag is de inbox leeg.’

Zometeen lees je wat de OHIO-methode inhoudt. Voor nu moet het duidelijk zijn dat wanneer je succesvol een gezamenlijke mailbox wil beheren, jullie het eens moeten zijn over waar de mailbox voor dient (postvak) en hoe jullie daarmee omgaan (OHIO).

Dan nu naar de praktijk; enkele richtlijnen:

gezamenlijke mailbox beheren

1. Verwerk de inbox alleen op jouw dagen

Natuurlijk wil je er vanuit kunnen gaan dat jouw collega die mail heeft opgepakt. Toch kun je niet als een waakhond voor de mailbox blijven liggen. Allereerst heb jij ook werkzaamheden te verzetten en dat lukt niet wanneer je ieder half uur de mailbox opent, daarnaast moet je elkaar niet voor de voeten lopen.

In plaats van langs elkaar af te werken, kiezen jullie er daarom voor de verantwoordelijkheden op te delen:

Op bepaalde dagen is je collega verantwoordelijk voor de afhandeling van e-mail, op de andere dagen is het jouw pakkie-an. Vertrouw daar ook op. Weet dat het vandaag haar beurt is en dat jij ervan op aan kunt gaan dat de mail volgens de afspraken wordt verwerkt. Dat geeft jouw ruimte om aan andere zaken te werken.

2. Verwerk de mail op één vast moment

Zodra het jouw dag is om de gezamenlijke mailbox te beheren, doe je dat het liefst op een zo productief mogelijke wijze. Dus niet “eventjes” tussendoor of gespreid over de dag, want dat vreet ontzettend veel kostbare tijd en energie. Daarnaast vergroot je de kans op het maken van fouten.

Wat je daarom liever doet, is één gezet moment op de dag uitkiezen om de inbox te verwerken.

In dat tijdsblok verwerk je nauwkeurig je mail die is binnengekomen; de urgente zaken, belangrijke vragen of verzoeken. Plan dat ook terugkerend in in je agenda, bijvoorbeeld ‘van 10.00 tot 11.00 mailbox verwerken’.

Het tijdstip waarop je dat doet, is natuurlijk afhankelijk van het werk dat je doet of de branche waarin je werkt. We kunnen ons voorstellen dat het ene team vroeg in de ochtend zaken moet oppakken, terwijl een bedrijf uit een andere sector liever in de middag de inbox verwerkt, wanneer het rustiger is. Kies wat voor jullie werkt, maar houdt het bij één gepland moment.

‘Maar wat nou als er tussendoor iets dringends binnenkomt?’ 

Allereerst is mail nooit dringend, per definitie. Toch mag je heus wel aan het begin én aan het eind van je werkdag kort je inbox checken. Lees ‘checken’ en dus niet ‘verwerken’, daar is dat geplande moment voor. Een vluchtige blik werpen dient alleen om te kijken of er geen zaken bijzitten die niet kunnen wachten.

3. Verwerk mail door middel van de OHIOmethode

Goed, de dag en het moment waarop jij verantwoordelijk bent voor de gezamenlijke mailbox is aangebroken. Hoe ga je te werk? Je OHIO-ed.

We hebben er tal van artikelen over geschreven en ook in ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ komt het aan bod. Wanneer je er uitgebreid over wil lezen, raden we je zeker aan het boek te checken of de artikelen onderaan de pagina.

OHIO

Laten we er voor nu in vogelvlucht doorheen gaan:

Om jezelf tijd, moeite en kopzorgen te besparen, wil je bij iedere mail maar hoog één keer stilstaan. Dus niet openen-lezen-markeren met een vlaggetje-opnieuw openen-op ‘ongelezen’ zetten. Dat dus niet.

Je neemt bij iedere e-mail die je tegenkomt direct een besluit over wat je ermee gaat doen — Only Handle It Once. OHIO dus. Doe dit tot de inbox volledig leeg is.

Hierbij heb je de keuze uit 6 mogelijkheden:

1. De mail weggooien

Er zit geen actie (meer) aan de mail verbonden en je hebt ‘m ook niet op een later moment nog nodig. Je delete de mail direct.

Denk aan een nieuwsbrief, systeem update-melding of briefing over een meeting van twee weken geleden.

2. De mail archiveren

Er zit geen actie (meer) aan de mail verbonden, maar je hebt ‘m wel nog op een later moment nodig. Je archiveert de mail.

Denk aan een afgehandelde aanvraag, een betaalde factuur of notulen van een belangrijke meeting.

3. De mail opsparen

Indien de mail een klus bevat die jullie normaal in bulk afhandelen, sleep je hem naar de desbetreffende map toe.

Denk aan het verwerken van aanvragen, offertes of het betalen van facturen.

4. De mail delegeren

Bevat de mail een klus die niet binnen jouw takenpakket past, delegeer de kwestie dan. Plaats hem op jullie gezamenlijke takenlijst, stuur de mail door naar het mailaccount van je collega of sleep hem naar een submap binnen jullie gezamenlijke mailbox. Afhankelijk van jullie werkwijze.

Denk aan een vraag aan de redactie, een sollicitatiebrief voor HR of een mail gericht aan een specifieke collega. 

5. De klus uit de mail direct uitvoeren

Kom je een mail tegen met een klus die je makkelijk binnen 5 minuten kunt oppakken, pak het dan direct op.

Denk aan een e-mail die een simpele ‘ja’ of ‘nee’ behoeft of verlofaanvraag.

6. De klus uit de mail inplannen

Bevat een mail een klus waarmee je langer dan 5 minuten zoet bent, plan het dan in. Een klus die je binnen 30 minuten kunt uitvoeren, plaats je op je takenlijst. Duurt de klus langer dan dat, plan ‘m dan in je agenda.

Denk aan het doorvoeren van een correctie, het lezen van een artikel of het opvragen van nieuwe cijfers.

mailbox opschonen

Kortom

Het beheren van een gezamenlijke mailbox kan voor flink wat chaos zorgen indien jullie door elkaar heen werken en geen eenduidige methode erop nahouden. Niemand is op de hoogte van wie wat heeft afgehandeld, en dat kan voor de nodige stress zorgen.

Spreek daarom 2 dingen af:

  1. ‘Onze gezamenlijke mailbox is een plek waar werk binnenkomt. Het is géén takenlijst of notitieboekje’.
  2. ‘We verwerken de e-mail volgens de OHIO-methode: op ieder bericht is actie ondernomen en aan het eind van de dag is de inbox leeg.’

En die OHIO-methode ken je nu. Je weet ook dat je het verwerken van de mail niet over de hele dag verspreidt, maar één gezet moment kiest. Op de dagen dat het jouw beurt is, natuurlijk.

Simpeler kunnen we het niet maken.

Verder lezen over slim mailboxbeheer?

Dagelijks zulke tips en handige inzichten?

Volg ons dan op Instagram. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de tweewekelijkse nieuwsbrief.

Mensen vroegen ook

Hoe voeg ik een gedeelde mailbox toe in Outlook?

Wil je weten hoe je een gezamenlijke mailbox aanmaakt in Outlook, check dan eens dit artikel. Daar lees je hoe je een gedeeld postvak toevoegt aan Outlook, hoe je een e-mail verstuurt vanuit het gedeelde postvak en hoe je op op een e-mail regeert die naar het gedeelde postvak is verzonden.

Hoe voeg je een postbus toe aan Outlook?

Idem dito. Check bovenstaande link om te lezen hoe je dit doet.

Wie zijn wij? | Training Time management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog