Hoe kun je als leidinggevende efficiënt werken met het MED-principe?

Als leidinggevende of manager is het verleidelijk om lange uren te maken, non-stop vergaderingen bij te wonen en ‘even snel’ te lunchen bij een naderende deadline. Toch is dit niet efficiënt werken en leidt het vaak niet tot het gewenste resultaat. Hard werken zonder oog voor efficiëntie leidt wel tot tijdverspilling, energieverlies en soms zelfs een mindere uitkomst. Niet alleen bij jezelf, maar ook bij je team. Hoe kun je als leidinggevende efficiënt werken? Met het MED-principe! Lees er hier meer over.

Wat komt aan bod:

1. Efficiënt werken: vind de ‘sweet spot’ tussen inspanning en resultaat
2. De invloed van terugkerende taken op je productiviteit
3. De Minimum Effective Dose bepalen
4. Goed voor jezelf én je team
5. Aandacht aan wat echt belangrijk is
6. Veelgestelde vragen over efficiënt werken

Volg Tijdwinst.com als betrouwbare bron in Google

Hoe vind je de ‘sweet spot’ tussen inspanning en resultaat?

Meer doen levert niet altijd meer op. Maar, en ik hoor het je denken: te weinig doen al helemaal niet. Daar heb je gelijk in. Daarom wil je met een minimale dosis inspanning, tijd en energie een zo optimaal mogelijk resultaat behalen. Daarvoor moet je deze ‘sweet spot’ wel eerst vinden.

Productiviteitsgoeroe Timothy Ferriss noemt dit in zijn boek The 4-Hour Body ook wel de Minimum Effective Dose, ofwel het MED-principe. Met het vinden van de MED doe je precies genoeg om resultaat te boeken, zonder daarbij kostbare tijd en energie te verspillen.

In deze video legt Ferriss je meer uit over het MED-principe.

Efficiënt werken voorbeeld

Te veel 1-op-1 gesprekken met je team is zonde van iedereens tijd, maar bij te weinig 1-op-1 gesprekken loop je misschien belangrijke informatie mis. Dat zou zomaar eens kunnen betekenen dat er zich problemen voordoen die je anders in de kiem had kunnen smoren voordat ze een probleem waren geworden.

Hetzelfde geldt voor je e-mail. Meteen op iedere e-mail reageren is funest voor je productiviteit, maar met slechts één keer per week je e-mail checken, zie je belangrijke informatie over het hoofd. Bij efficiënt werken en de MED vinden gaat het erom de ideale balans te vinden tussen dit soort uitersten.

Wat is de invloed van terugkerende taken op je productiviteit?

Je bent vast opgegroeid met het idee dat hard werken en meer inspanning altijd leidt tot het beste resultaat. Maar te veel van iets is natuurlijk eigenlijk nooit goed. En inmiddels weet je uit eigen ervaring dat wegstappen van je werk om er vervolgens met een nieuwe frisse blik naar te kijken, vaak veel meer oplevert.

Het is waarom je je beste ideeën onder de douche krijgt en waarom je opeens weer een heel nieuw stuk aan een puzzel kunt leggen als je weer gaat zitten, terwijl je daarvoor geen steek verder kwam.

Te veel inspanning leidt dus vaak niet tot het beste resultaat. Maar zeker bij terugkerende taken zoals vergaderingen en het controleren van je e-mail is dit het geval. Sterker nog, door terugkerende taken minder vaak, maar effectiever te doen, blijft er meer tijd en energie over voor strategische prioriteiten. Efficiënter werken draagt bij om meer focus te behouden op grotere doelstellingen en te werken aan langetermijnprojecten die het team en de organisatie vooruithelpen.

Wat is het verschil tussen efficiënt en effectief werken?

Efficiënt werken zorgt ervoor dat je ook effectiever kunt werken. Effectief wordt vaak als efficiënt synoniem gebruikt, maar er zit een verschil tussen de twee. Efficiënt werken draait om het behalen van resultaten met zo min mogelijk tijd, moeite en middelen, terwijl effectief werken zich richt op het behalen van de juiste resultaten die bijdragen aan je doelstellingen.

Het verschil zit in de focus: efficiëntie gaat over het optimaliseren van processen en middelen, terwijl effectiviteit gaat over het stellen van de juiste prioriteiten en het behalen van de gewenste uitkomsten. Idealiter zijn beide aspecten aanwezig in je werk, maar ze hebben verschillende doelen: efficiëntie maximaliseert de input-outputverhouding, terwijl effectiviteit zorgt dat je je doelen behaalt.

Hoe kun je de Minimum Effective Dose bepalen?

Je kunt op internet veel efficiënt werken tips vinden, maar de Minimum Effective Dose vinden is wellicht de efficiëntste. Zie het als het aanpakken van het probleem bij de kern. Hierbij neem je jouw terugkerende taken namelijk eens onder de loep en bekijk je objectief én kritisch of je ze nu wel zo efficiënt mogelijk uitvoert.

De Minimum Effective Dose bepalen is dan ook niets meer dan de optimale frequentie van een taak vinden, waarbij je een zo goed mogelijk resultaat behaalt met zo min mogelijk inspanning. Om dit te kunnen doen, moet je allereerst goed overzicht hebben van de taken die je regelmatig uitvoert.

Maak daarom een lijst met alle taken die je dagelijks, wekelijks en maandelijks uitvoert. Vraag jezelf vervolgens af wat het allerergste is dat er kan gebeuren wanneer je de taak niet op dat moment uitvoert. Wat is het absolute minimum aantal keren dat je een taak moet uitvoeren zonder dat jijzelf of anderen in de problemen komen? Met de antwoorden op deze vragen kun je de MED bepalen.

In mijn boek Full Focus op wat echt belangrijk is vertel ik je er overigens graag meer over.

Goed voor jezelf én je team

Bij het bepalen van de MED voor taken die op andere mensen een impact hebben, is het goed om te horen of anderen misschien een ander beeld hebben van de juiste MED. Neem de 1-op-1 gesprekken met je team bijvoorbeeld. Jij denkt wellicht dat maandelijks voldoende is, maar als je teamleden aangeven dat ze meer hebben aan een wekelijks gesprek, is het belangrijk hiervoor open te staan.

Het MED-principe kan ook de samenwerking in teams verbeteren. Bepaal samen met je team de prioriteiten en frequenties van taken die jullie gezamenlijk moeten uitvoeren. Dit leidt niet alleen tot duidelijke verwachtingen, maar draagt ook bij aan de efficiëntie, zowel individueel als in teamverband. Kritisch kijken naar de noodzaak en frequentie van vergaderingen, updates en processen helpt om met meer energie en focus te werken aan wat echt belangrijk is.

Conclusie: efficiënt werken is slimmer kiezen met MED

Als leidinggevende hoef je niet overal bovenop te zitten om goede resultaten te behalen. Sterker nog, voortdurend vergaderen, e-mails controleren en taken opvolgen kost vaak meer tijd en energie dan het oplevert. Met het Minimum Effective Dose-principe (MED) ontdek je hoeveel inspanning écht nodig is om het gewenste resultaat te bereiken. Zo houd je meer tijd over voor strategische prioriteiten en het werk dat jou en je team vooruithelpt.

Hoe pak je dat aan?

• Breng je terugkerende taken in kaart. Maak een overzicht van alles wat je dagelijks, wekelijks en maandelijks doet.
• Kijk kritisch naar de noodzaak. Vraag jezelf af of iedere vergadering, controle of update daadwerkelijk iets oplevert.
• Bepaal de minimale effectieve frequentie. Onderzoek hoe vaak je een taak moet uitvoeren om goede resultaten te behalen zonder onnodig tijd te verspillen.
• Betrek je team. Stem samen af welke werkzaamheden nodig zijn en hoe vaak ze moeten plaatsvinden.
• Maak ruimte voor belangrijk werk. Besteed de vrijgekomen tijd aan doelen en projecten die daadwerkelijk bijdragen aan het succes van je team.

Want uiteindelijk draait efficiënt werken niet om zoveel mogelijk doen, maar om precies genoeg doen om te bereiken wat belangrijk is.

Björn Deusings,
Productiviteitsexpert en persoonlijke effectiviteitscoach

Aandacht aan wat echt belangrijk is

Dat is immers het ultieme doel: meer aandacht voor wat écht belangrijk is. Dat verhoogt niet alleen de productiviteit, maar zorgt ook dat je je tijd besteedt aan werk dat bijdraagt aan je doelen en daardoor voldoening geeft. Wil je meer tips om aandacht te kunnen besteden aan wat echt belangrijk is? Lees dan verder in mijn boek Full Focus.

In de opvolger van Elke Dag om 15.00 Uur Klaar deel ik praktische strategieën om tijd vrij te maken voor datgene waar je echt enthousiast van wordt, zonder overweldigd te raken door het alledaagse.

Ook op mijn social media kanalen deel ik dagelijks tips voor iedereen die zich beter wil focussen op dat wat echt belangrijk is. Volg me op X en LinkedIn.

Meteen verder lezen?

• Voelt alles even dringend? 4 time management tips stoppen reactief werken
• “Reactief werken”-cultuur binnen je team? De rust terug in 2 stappen
• Hoe gaat werkend Nederland om met afleiding op het werk? De – opvallende – resultaten:
• Steeds andermans brandjes aan het blussen? Stop nú met die vervelende gewoonte!
• Hoe kun je effectief samenwerken in een zelfsturend team: de 6 randvoorwaarden

Veelgestelde vragen over efficiënt werken

• Wat is efficiënter werken?

  Efficiënter werken is dezelfde taak gedaan krijgen, maar in minder tijd en met minder energie. De efficiënt betekenis draait om het vinden van de ideale balans tussen een zo optimaal mogelijk resultaat en een minimale dosis inspanning, tijd en energie.

• Hoe kun je zo efficiënt mogelijk werken?

  Je kunt zo efficiënt mogelijk werken door jezelf af te vragen bij al je terugkerende taken of je ze wellicht minder vaak kunt uitvoeren voor hetzelfde resultaat. Hoe meer tijd je hierdoor kan vrijmaken, hoe meer tijd je hebt voor belangrijke taken. Efficiënt werken in de zorg, het onderwijs en de bouw is mogelijk, maar er is vooral veel winst te behalen op een kantoor.

• Wat is het verschil tussen efficiënt en effectief werken?

  Het verschil tussen efficiënt en effectief werken is minimaal: het draait allebei om bezig zijn met dat wat echt belangrijk is. De efficiënt werken betekenis gaat echter om de manier waarop je werkt, het is het optimale resultaat bereiken met zo min mogelijk inspanning, tijd en moeite. Door efficiënt te werken, ben je in de mogelijkheid om effectief te werken.

• Hoe kun je effectief werken?

  Je werkt effectief door bezig te zijn met taken die bijdragen aan je doelen. Je geeft deze taken prioriteit en focust je op dat wat echt belangrijk is. Je gebruikt je tijd, aandacht en energie op een handige manier om je doelen te bereiken.

• Wat wordt bedoeld met de “Minimum Effective Dose” (MED), en hoe kan dit principe helpen bij productiviteit?

  De “Minimum Effective Dose” is de minimale dosis inspanning, tijd en energie die je kunt leveren voor een zo optimaal mogelijk resultaat. Het is de “sweet spot”, waardoor je resultaat kunt behalen zonder kostbare tijd en energie te verspillen. Deze tijd en energie kan je steken in belangrijke taken, wat je productiviteit helpt.

• Waarom is het beter om niet altijd méér inspanning te leveren om betere resultaten te bereiken?

  Meer inspanning staat niet altijd gelijk aan betere resultaten. Het kan zelfs averechts werken. Als je harder en vaker werkt aan terugkerende taken die niet toewerken naar je doelen, heb je geen tijd en energie om daar wel aan te werken.

• Hoe kun je bepalen wat de optimale frequentie is voor het uitvoeren van terugkerende taken?

  De optimale frequentie voor terugkerende taken kun je bepalen door de impact van de taken te analyseren. Draagt de frequentie nu werkelijk bij aan je doelen of kun je ze ook minder vaak uitvoeren om effectief te zijn? Door deze vraag over elke terugkerende taak te stellen, kun je je tijd optimaliseren.

• Wat is het risico van “overtraining” bij fysieke of mentale taken, en hoe kan de MED dit voorkomen?

  Bij overtraining voer je fysieke of mentale taken zo vaak uit dat het een averechts effect heeft. Je komt niet tot het optimale resultaat, omdat je te veel inspanning hebt geleverd. Door de MED te bepalen, lever je niet meer te veel inspanning, maar precies genoeg om tot het optimale resultaat te komen.

• Hoe helpt het gebruik van de MED bij het verminderen van reactieve taken en het creëren van meer focus?

  Het gebruiken van de MED helpt je effectief te plannen en te focussen op wat echt belangrijk is. Je schenkt bewust minder aandacht aan terugkerende taken die niet bijdragen aan je doelen, om tijd en energie te hebben om doelgericht te kunnen werken.

• Waarom is het belangrijk om kritisch naar de noodzaak en frequentie van taken te kijken?

  Taken zijn er vaak ingeslopen. Je voert ze week na week uit zonder er verder over na te denken. En dat terwijl je efficiënter kunt werken als je kritisch naar de noodzaak en frequentie van je taken kijkt. Dan houd je meer tijd en energie over voor belangrijke taken.

• Hoe kun je beslissen hoe vaak je een taak moet uitvoeren om effectief te blijven zonder onnodige tijdsinvestering?

  Om te bepalen hoe vaak je een taak moet uitvoeren zonder onnodig tijd te verspillen, kun je een aantal stappen volgen om ervoor te zorgen dat je efficiënt en effectief werkt. Analyseer allereerst de impact van de taak. Denk na over de gevolgen als de taak minder vaak wordt uitgevoerd. Bepaal vervolgens de minimale frequentie waarbij je jezelf en anderen niet in de problemen brengt.

• Hoe kan het principe van MED bijdragen aan betere samenwerking en verwachtingsmanagement binnen teams?

  Het samen bepalen van de MED helpt heldere, efficiënte afspraken te maken over taken en processen. Door het principe weet iedereen welke werkzaamheden essentieel zijn om teamdoelen te behalen en hoe vaak, of intensief, taken uitgevoerd hoeven te worden.

• Wat wordt bedoeld met de “sweet spot” tussen te veel en te weinig inspanning, en hoe kun je deze vinden?

  Met te weinig inspanning is het onmogelijk om je doelen te behalen, maar te veel inspanning leidt vaak ook niet tot het gewenste effect. Om tot het optimale resultaat te komen, waarbij niet onnodige tijd wordt verspild, zal je de “sweet spot” moeten vinden. De balans tussen twee uitersten: te veel of te weinig inspanning.

• Hoe kun je de impact van een taak analyseren om te bepalen of de frequentie daadwerkelijk bijdraagt aan je doelen?

  Vraag jezelf af wat het allerergste is dat kan gebeuren wanneer je een taak niet op tijd uitvoert en wat het absolute minimum aantal keren is dat je het moet doen voordat je in de problemen komt. Door kritisch en objectief naar de taak te kijken, kan je de impact ervan analyseren.