Herken je dat? Je hebt zorgvuldig een planning opgesteld, maar toch lijkt alles in het honderd te lopen. Life happened, en daardoor kom je niet toe aan alles wat je je had voorgenomen. Het resultaat is stress en een gebrek aan overzicht. Hoe voorkom je dit? Door een werkelijk effectieve planning te maken, iets wat ik uitgebreid deelde in mijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar‘. Nu deel ik het ook – helemaal gratis – met jou!

Wat komt aan bod?

Hoe maak ik een planning? Vermijd deze fouten

Hoe maak je een succesvolle planning? Laten we meteen duidelijk zijn: velen van ons maken een matige planning. Hoewel het bewonderenswaardig is dat je überhaupt een planning maakt, is het essentieel dat deze goed functioneert als je er echt van wilt profiteren. Je wilt geen planning die constant in het honderd loopt, want dat veroorzaakt meer stress dan het verlicht.

Daarom wil je beslist geen planning die aan deze vier punten voldoet:

  • Een onvolledige planning;
  • Een inflexibele planning;
  • Een onrealistische planning;
  • Een planning bestaande uit subsystemen.

Laten we deze punten nader bekijken:

Waarom de meeste planningen mislukken: 4 redenen

1. Je planning is incompleet

Warren Buffett, de welbekende rijke investeerder, is je waarschijnlijk niet onbekend. In mijn boek ‘Elke Dag om 15.00 uur Klaar‘ leg ik uitgebreid uit waarom zijn filosofie niet alleen van toepassing is op financiën, maar ook op jouw kostbare tijd.

Buffett stelt:

“Do not save what is left after spending, but spend what is left after saving.”

Met andere woorden: geef alleen uit wat je te besteden hebt. Heel eenvoudig eigenlijk. Nou, voor tijd werkt dat net zo. En daar gaat het mis bij de meeste mensen: velen maken een planning op basis van wat ze die week willen doen, zonder rekening te houden met onverwachte zaken of dagelijkse taken. En dat is waar het spaak loopt.

Vergelijk het met geld: je hebt maandelijks je vaste lasten; bijvoorbeeld de hypotheek of je sportschoolabonnement. Daarvan weet je dat je er maandelijks of wekelijks een bepaald bedrag aan kwijt bent.

Bij het opstellen van je planning gebeurt precies hetzelfde: bepaalde taken en afspraken waarvan je weet dat je er dagelijks, wekelijks of maandelijks tijd aan kwijt bent. Je vaste lasten zijn dus kosten die je bij voorbaat al niet kunt uitgeven. Dit gaat dus al van je beschikbare tijd af. Bijvoorbeeld: als je dagelijks anderhalf uur besteedt aan het verwerken van je inbox, betekent dit wekelijks al 7,5 uur die je niet vrij kunt besteden. Hier rekening mee houden voorkomt dat je planning in de knel komt.

Inge en ik bespreken deze filosofie uitgebreid in de podcast aflevering: ‘’Warren Buffett’ je planning’. 

2. Je planning is niet flexibel

Naast voorziene uitgaven krijg je vaak te maken met onverwachte kosten. Misschien gaat je wasmachine kapot, of je wordt verleid door een racefiets die je niet kunt laten staan. Als je dan wat financiële reserve hebt, kun je het je permitteren deze onverwachte uitgaven op te vangen. Maar als je financieel krap zit, wordt het een stuk lastiger.

Deze financiële dynamiek kun je ook vertalen naar je werkzaamheden. Denk aan een ad hoc klus die plotseling op je bord belandt, of een verzoek van een collega dat meer tijd in beslag neemt dan verwacht. 

Het zijn zaken die je niet had kunnen voorspellen, maar die wel inherent zijn aan jouw functie. Je moet ze dus wel aanpakken.

In onze trainingen vertellen deelnemers vaak over hun overvolle planning en het gebrek aan flexibiliteit dat dit met zich meebrengt. Hun schema zit zo strak in elkaar dat ze nauwelijks kunnen schuiven of andere taken kunnen oppakken. Als er dan onverwacht zo’n ad hoc taak opduikt of een kans voorbij komt (vergelijkbaar met onverwachte uitgaven), hebben ze (1) geen tijd en ruimte om hierop in te spelen en (2) eindigen ze met veel stress en gemiste kansen. Hun planning is rigide.

Natuurlijk is niet alles te voorspellen, maar je kunt er wel rekening mee houden. Denk aan het reserveren van ruimte voor onverwachte gebeurtenissen, zodat je planning niet overvol raakt en je flexibiliteit behoudt voor onverwachte taken of kansen die zich voordoen.

3. Je planning is niet realistisch

Wanneer ik de oude planningen van cursisten bekijk, valt me vaak op dat het meer weg heeft van een verlanglijst dan een lijst met daadwerkelijke taken. Niet alleen is hun ’to-do’-lijst eindeloos lang; grote en kleine taken zijn willekeurig door elkaar gemengd, en af en toe stuit ik op een volledig project. Of ze dat deze week gaan voltooien? Onwaarschijnlijk. Het is te veel, te vaag en te ondoordacht. ‘Niet realistisch’ is een betere term.

Wanneer ik hen vervolgens vraag om de geschatte tijdsduur achter elke taak te noteren, realiseren ze zich dat het inderdaad onmogelijk is om twintig uur werk in te plannen op een achturige werkdag. Misschien heel logisch, maar wanneer je werkt met een onoverzichtelijke planning, zie je zulke eenvoudige zaken over het hoofd.

In de financiële vergelijking staan ze eigenlijk in het rood:

Ze hebben meer taken dan tijd (meer kosten dan geld). En hoewel dat voor een keer misschien niet erg is, als je week na week op deze manier werkt, raak je uiteindelijk ‘failliet’: gestrest of burn-out.

Het is dus van groot belang dat je planning realistisch is. Geen verzameling van wensen, maar een lijst met concrete taken die uitvoerbaar zijn binnen de beschikbare tijd. Hiervoor moet je keuzes maken, prioriteiten stellen en kritisch omgaan met je tijd en energie.

Ik bespreek dit uitgebreid in de volgende video: 

4. Je planning bestaat uit subsystemen

Er is zoiets als te veel plannen en organiseren! Hoewel ik een voorstander ben van een goed timemanagementsysteem (dat is waar het boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ om draait), is het mogelijk om hierin door te slaan. Sommigen gaan verder dan alleen een agenda en een takenmanager (dat is eigenlijk alles wat je nodig hebt) en proppen hun planningsysteem vol met lijstjes, notities en mappen. In plaats van het overzichtelijk te houden, werken ze met talloze subsystemen. En daar gaat het mis. Het is wat mij betreft ‘de wortel van alle kwaad’ op het gebied van planning.

Om een goed functionerende planning te hebben, moet je kunnen vertrouwen op je systeem. Je brein moet weten ’taken schrijf ik altijd dáár op’.

Als je werkt met veel submappen en ingewikkelde lijstjes, maak je het jezelf onnodig moeilijk. Niet alleen dat, je maakt sneller fouten, ziet dingen over het hoofd of vergeet bepaalde mappen te checken. Hierdoor wordt je systeem onbetrouwbaar. Je kunt niet langer op je planning vertrouwen, waardoor je niet alleen het overzicht verliest, maar ook onrust ervaart.

Wat dan wel? Je wilt een eenvoudig systeem. Eentje waarin je alles op één plek bewaart en waarbij het bijwerken en bijhouden niet omslachtig is.

Hoe maak je een goede planning? 5 manieren die wél werken

Bovenstaande vier punten vormen op het gebied van planning een ‘recipe for disaster’. Ondanks je goede bedoelingen om je werkzaamheden te organiseren en te plannen, maken ze je planning onuitvoerbaar. Sterker nog, in plaats van overzicht te bieden, veroorzaken ze alleen maar onrust en meer stress. Dus: hoe maak je een planning? In ieder geval niet zo.

Wat wil je dan wel?

  • Een planning die volledig is en die wel ruimte laat voor onverwachte zaken;
  • Een planning die wel flexibel is en die wel ademruimte biedt;
  • Een planning die wel realistisch is en niet slechts een wensenlijst;
  • Een planning die wel uit één overzichtelijk systeem bestaat en niet uit allerlei subsystemen.

En dat bereik je zo:

Plan-tip 1: Organiseer je werk in één systeem

Zoals eerder benadrukt, is eenvoud de sleutel tot een effectieve planning. Een enkelvoudig systeem werkt aanzienlijk beter dan een wirwar van submappen en lagen. Je hebt slechts één agenda en één takenmanager nodig. Deze kunnen zich in dezelfde tool bevinden, zoals Outlook, of afzonderlijke tools zijn, zoals Google Calendar in combinatie met Todoist.

Het belangrijkste aspect is dat je brein kan vertrouwen op het feit dat alle informatie zich op één plek bevindt. Dit creëert niet alleen rust, maar stelt je ook in staat om snel te schakelen.

Wat je in dit systeem plaatst is eenvoudig: projecten, afspraken, grote acties, kleine acties, en aandachtspunten. Ook zaken die je aan anderen wilt vragen of zaken waar je nog op wacht, vinden hier hun plek. In mijn boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar‘ ga ik gedetailleerd in op dit timemanagementsysteem en leg ik stap voor stap uit hoe je deze elementen onderscheidt en plant.

Plan-tip 2: Plan grote taken in je agenda

Als je slechts één tip uit dit artikel wilt onthouden, laat het dan deze zijn:

Om je planning uitvoerbaar te houden, is het nu duidelijk dat je voldoende ruimte moet laten voor onverwachte zaken. Bovendien is realisme cruciaal. Door grote taken in je agenda te plannen, dwing je jezelf na te denken over hun duur en krijg je een realistisch beeld van je week.

Wat wordt beschouwd als een grote taak?

Ik beschouw een ‘grote taak’ als een klus waar je langer dan 30 minuten mee bezig bent. Aangezien je dit vaak niet zomaar tussendoor kunt doen, is het verstandig om ze in je agenda te plannen in plaats van ze alleen op je takenlijst te zetten. Hierdoor zie je in één oogopslag wat je te besteden hebt en voorkom je overbelasting van je planning.

Stel je voor dat je op woensdag al enkele vergaderingen hebt gepland. Het toevoegen van twee grote taken die elk minstens drie uur in beslag nemen, is gewoon niet haalbaar. Je moet dus kijken naar een ander, meer geschikt moment. Door taken alleen op je takenlijst te plaatsen, mis je dit essentiële overzicht.

Groep mannen die samen aan iets werken

Plan-tip 3: Werk met een basisopstelling

Denk aan het principe van financiële planning: met vaste lasten en onverwachte uitgaven weet je exact wat er binnenkomt en uitgaat, waardoor je kunt budgetteren. Deze logica kun je toepassen op je taken en afspraken. Ik noem dit ‘Warren Buffett je planning‘. Net zoals je financiën, is het essentieel om je terugkerende taken en afspraken te plannen in je agenda en takenmanager.

Hierbij is het van belang ruimte te behouden voor onverwachte gebeurtenissen. Over het algemeen kun je redelijk inschatten hoeveel tijd je daarvoor nodig hebt.

Wat ik wil voorkomen, is dat jij een onrealistische planning maakt, waarbij je 60 uur aan werk in een 40-uur durende werkweek propt (waarvan minstens al de helft opgaat aan vaste lasten en onverwachte uitgaven). In essentie: breng die terugkerende afspraken en taken in kaart en laat ruimte vrij voor het onverwachte – iets wat mijn collega Patrick ‘je basisopstelling’ noemt. Zo creëer je een stevige fundering voor je planning en voorkom je overbelasting.

Plan-tip 4: Werk je systeem regelmatig bij

Het klinkt als gezond boerenverstand: al je zaken op één plek bewaren en rekening houden met een basisopstelling. Maar dan komt de dagelijkse werkelijkheid om de hoek kijken, en die kan genadeloos zijn. Het gevaar ligt op de loer om subsystemen te creëren: losse blaadjes hier, een mapje daar. Je neemt te veel hooi op je vork, vergeet door de chaos bepaalde werkzaamheden af te ronden, en je inbox overstroomt. Help!

We hebben allemaal weleens in die situatie gezeten. Maar als je wekelijks tijd plant om de boel op te schonen en bij te werken, kun je een groot deel van deze stress voorkomen. Neem dagelijks daarom een kwartier tot een half uur de tijd om door je systeem heen te lopen.

Het opruimen en updaten van je timemanagementsysteem is als persoonlijke hygiëne voor je brein.

Ja, het vergt een investering, maar uiteindelijk kost het je niet meer tijd. Je voorkomt namelijk een hoop fouten, stress en gebrekkige kwaliteit die je anders achteraf had moeten herstellen. Het is de moeite waard voor een gestroomlijnde en efficiënte workflow.

Plan-tip 5: Doe een wekelijkse reflectie

Ook aan het einde van je werkweek neem je even de tijd om alles door te lopen. Als je dit dagelijks al doet, zal dit hooguit een half uurtje van je tijd in beslag nemen. Maar ook hier geldt: die tijd verdien je tienvoudig terug. Vertrouw me. Plan die ‘wekelijkse reflectie‘ dus in, bijvoorbeeld op vrijdagmiddag, en ga aan de slag.

Wat doe je zoal?

  • Blik terug op de afgelopen week: kijk naar je agenda van de afgelopen week en vraag je bij ieder item af: ‘Is dit afgerond, of moet ik hier nog iets mee?’. Indien nodig, plan je het opnieuw in. Doe dit ook voor je takenlijst.
  • Vooruitkijken naar de komende week: bekijk de week die voor je ligt. Moet daar nog iets voor gebeuren? Moet je iets voorbereiden? Zijn er veranderingen in afspraken of meetings? Als er acties moeten worden ondernomen, plan je die direct in.
  • Projecten en grote taken: kijk naar de grote projecten die je nog hebt liggen. Zijn er zaken waaraan je deze week hebt gewerkt? Wil je komende week een nieuw project oppakken? Zo ja, kun je er meteen mee aan de slag, of moet je het eerst uiteenzetten door middel van bijvoorbeeld een miniscrum?
  • Mailbox: vergeet ook je mailbox niet. Zorg ervoor dat de teller van je inbox voor het einde van je werkweek op 0 staat. Geen enkele mail laat je staan, maar je verwerkt ze volgens onze OHIO-methode (Only Handle It Once).

Kortom: een goede planning maken doe je zo

Hoe maak je het beste een planning? Het lijkt misschien veel informatie, maar het creëren van een effectieve planning is allesbehalve moeilijk, ingewikkeld of tijdrovend. Integendeel: het bespaart je juist tijd. Je verliest niet langer het overzicht, maar weet precies welke taken je aandacht vereisen en hoeveel tijd je daarvoor beschikbaar hebt. Het enige dat je nodig hebt, is één goed werkend systeem dat je regelmatig bijwerkt en vanuit waar je daadwerkelijk aan de slag gaat.

Planning maken?

  • Hou het simpel: één agenda, één takenmanager. Rust en snel schakelen gegarandeerd.
  • Grote taken, grote aandacht: plan ze in je agenda voor realisme en overzicht.
  • Buffett je planning: budgetteer je taken en afspraken als financiën. Plan terugkerende taken en laat ruimte voor het onverwachte.
  • Schoonmaak voor de geest: wekelijkse update van je systeem voorkomt chaos en stress.
  • Reflectie voor voldoening: op vrijdag even stilstaan bij successen en vooruitkijken, geeft controle en voldoening.

Als je ondersteuning nodig hebt bij het opzetten van zo’n systeem, raden we je aan om het boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar‘ te lezen of deel te nemen aan onze 1-daagse Training Time Management. Daar leert een van onze experts je hoe je dankzij een slim systeem slimmer kunt werken in plaats van harder. Kijken we uit naar je deelname?

Björn Deusings
Directeur van Tijdwinst.com
Time management expert

Mensen die samen een planning maken

Hoe maak ik een planning? Meer leren over plannen? Lees verder

Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over planning maken

  • Hoe maak ik een effectieve dagelijkse planning?

    Een goede planning begint met het maken van een lijst met taken. Prioriteer de belangrijkste taken en verdeel je dag realistisch. Zorg voor pauzes en wees flexibel als er iets onverwachts opduikt.

  • Wat zijn goede tools voor het maken van planningen?

    Er zijn veel handige tools, zoals Todoist, Google Calendar, Microsoft Outlook, en Trello. Experimenteer en kies wat het beste bij jou past. Ze helpen je taken overzichtelijk te houden.

  • Hoe balanceer ik werk- en privé verplichtingen in mijn planning?

    Plan niet alleen werkgerelateerde taken, maar ook persoonlijke. Maak tijd voor familie, ontspanning en hobby’s. Een evenwichtige planning bevordert een gezonde levensstijl.

  • Welke strategieën kan ik gebruiken om deadlines te halen?

    Werk met subdoelen, stel realistische deadlines en vermijd uitstelgedrag. Prioriteer taken op basis van urgentie en belangrijkheid.

  • Hoe ga ik om met onverwachte wijzigingen in mijn planning?

    Houd ruimte voor onvoorziene gebeurtenissen in je planning. Wees flexibel en herzie je takenlijst indien nodig. Het vermogen om aan te passen is essentieel.

  • Wat zijn de voordelen van het plannen op lange termijn?

    Lange termijnplanning helpt je doelen te stellen en een duidelijke richting te hebben. Het vermindert stress en stelt je in staat om stapsgewijs naar grote prestaties toe te werken.

  • Hoe kan ik mijn planning optimaliseren voor productiviteit?

    Minimaliseer multitasking, gebruik time-blocking, en elimineer afleidingen. Focus op één taak tegelijk en geef jezelf de tijd om echt productief te zijn.

  • Welke rol speelt prioritisering bij het maken van een planning?

    Prioritisering is cruciaal. Identificeer de meest belangrijke taken en begin daarmee. Het voorkomt dat je tijd besteedt aan minder belangrijke zaken.

  • Hoe kan ik anderen betrekken bij mijn planning, bijvoorbeeld in een teamcontext?

    Communiceer duidelijk over deadlines en verwachtingen. Gebruik gezamenlijke tools zoals Asana, Todoist of Slack voor teamplanning. Regelmatige updates helpen om iedereen op dezelfde pagina te houden.

  • Wat zijn goede gewoonten voor een succesvolle planning?

    Regelmatig je planning evalueren, taken afvinken en nieuwe doelen stellen zijn belangrijke gewoonten. Reflecteer op wat wel en niet werkt en pas je aan waar nodig.

  • Wat zijn goede apps voor een planning maken?

    Probeer apps zoals Todoist, Any.do, of Notion. Ze zijn gebruiksvriendelijk en kunnen je helpen je taken georganiseerd te houden

  • Hoe maak je een planning voorbeeld?

    Een voorbeeld van een dagelijkse planning zou kunnen zijn:

     

    7:00 – 8:00: Ochtendroutine

    • Ontbijten
    • Korte lichaamsbeweging of meditatie
    • Lezen van belangrijk nieuws

     

    8:00 – 9:30: Werkblok 1

    • Beantwoorden van urgente e-mails
    • Focus op meest belangrijkste taken

     

    9:30 – 10:00: Korte pauze

    • Wandeling of rekken
    • Snelle snack

     

    10:00 – 12:00: Werkblok 2

    • Voortgang boeken in belangrijke taken
    • Brainstormsessie voor nieuwe ideeën

     

    12:00 – 13:00: Lunchpauze

    • Gezonde lunch
    • Ontspanning, bijvoorbeeld lezen of luisteren naar een podcast

     

    13:00 – 14:30: Werkblok 3

    • Teamvergadering
    • Taken voltooien met de laagste prioriteit

     

    14:30 – 15:00: Korte pauze

    • Strekken of ademhalingsoefeningen
    • Korte sociale pauze

     

    15:00 – 16:30: Werkblok 4

    • Rapport voorbereiden voor morgen
    • Opvolgen van feedback

     

    16:30 – 17:00: Reflectie en planning voor morgen

    • Evalueren wat vandaag is bereikt
    • Takenlijst voor morgen opstellen
    • Eventuele aanpassingen maken aan de lange termijnplanning

     

    17:00: Einde van de werkdag

    • Afsluiten van werkgerelateerde zaken
    • Vrije tijd en ontspanning

     

    Dit is natuurlijk een voorbeeld. Vergeet niet om realistisch te zijn over de tijd die je aan elke taak besteedt en ruimte te laten voor onverwachte gebeurtenissen. Een goede planning is een leidraad, geen strikte regel. Experimenteer en pas aan totdat je een systeem vindt dat voor jou werkt!

  • Hoe maak je een goede planning in Excel?

    Gebruik Excel om een lijst met taken, deadlines en prioriteiten te maken. Gebruik kleuren om onderscheid te maken tussen verschillende taken of prioriteiten.

  • Hoe maak je je eigen planner?

    Ontwerp een planner die past bij jouw behoeften. Verdeel het in dagelijkse, wekelijkse, en maandelijkse secties. Voeg ruimte toe voor doelen, taken, en notities. Personaliseer het zo dat het motiverend voor je is.

Wie zijn wij? | Training Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog