De juiste werk-privé balans vinden blijft een uitdaging. De dagelijkse drukte van het werk, het huishouden, de tijd voor het gezin, sporten en gezellige avonden met vrienden zorgen ervoor dat je iedere avond uitgeput op de bank ploft en nauwelijks tijd voor jezelf overhoudt. Door het thuiswerken is het vaak nog wat lastiger om de juiste balans te creëeren tussen werk en privé. Met deze 7 tips houdt je tijd over voor zaken die er echt toe doen.
Het drukke leven loopt altijd door. Na een drukke werkdag wil je het liefst even op de bank neerploffen, maar thuis loopt alles door. Aan ontspanning kom je helaas niet toe. Toch moet je ervoor waken dat de boog niet altijd gespannen staat. Indien je merkt dat je steeds vaker moe bent, vaker gestresst bent en veel overwerkt, waardoor je afspraken weer moet afzeggen, dan wil dat zeggen dat jouw werk-privé balans verstoord is. De juiste balans vinden tussen werk en privé is een uitdaging, maar met de juiste aanpak en tips creëer je weer de juiste balans en haal je meer energie uit jouw dag.
Het is goed dat je inziet dat deze balans niet goed is. Wil je de verhouding tussen werk en privé herstellen, dan is het belangrijk om kritisch te kijken hoe jij met jouw tijd omgaat. Hoe is de verdeling tussen tijd op kantoor en daarbuiten? Door deze verdeling in kaart te brengen weet je beter welke aanpassingen nodig zijn. Deze 9 tips helpen daarbij:
1. Verhoog je productiviteit en stop met overwerken
Door het thuiswerken heb je wellicht sneller de neiging om over te werken. De reistijd valt weg en omdat je al thuis bent heb je sneller de neiging om wat langer door te gaan. Daarnaast is het ook niet zo dat hoe langer je werkt, hoe productiever je bent. Sterker nog, het tegendeel is bewezen. Als je langer werkt, ben je juist minder productief en werk je minder efficiënt.
Uit een studie van ‘The Business Roundtable’ blijkt het volgende:
“Wanneer een werkschema van meer dan 60 uur per week langer dan twee maanden wordt volgehouden, zal dit een cumulatief effect van verminderde productiviteit voortbrengen. Daarnaast zal het het werkproces zodanig vertragen dat men het sneller had kunnen voltooien in een 40-urige werkweek.”
Kortom, in feite ben je minder efficiënt bezig als je langere dagen maakt en kun je er beter voor kiezen om het werk na 5 uur af te sluiten. In deze 5 uur ben je namelijk productiever, dan wanneer je dagelijks overwerkt. Je kunt jezelf of je gezin dus wel steeds voorhouden dat overwerken echt nodig is, maar in werkelijkheid kun je dat beter niet doen. Zoek jij naar een betere balans tussen werk en privé? Dan is dit stap 1 naar een betere balans.
2. Zeg vaker ‘nee’ — houd je bezig met taken die er toe doen.
Door prioriteiten te bepalen en duidelijk grenzen te stellen, houd je je uitsluitend bezig met taken die er echt toe doen en waar je ook het grootste effect mee behaalt. Door thuiswerken is het voor collega’s en leidinggevenden lastiger om te weten in hoeverre jouw planning al vol is. Daarom is het belangrijk dat je de grenzen zelf op tijd aangeeft en de planning blijft bewaken. De zoektocht naar een goede balans tussen werk en privé begint dus ook bij het leren ‘nee’ zeggen. Of dit nou om werk- of privé gerelateerde zaken gaat. Het is namelijk niet mogelijk om alles te doen. Vroeg of laat loop je jezelf voorbij.
“Het verschil tussen succesvolle mensen en zeer succesvolle mensen is dat die zeer succesvolle mensen haast altijd “nee” zeggen tegen alles. — Warren Buffett.
Kortom, zeg niet zomaar ‘ja’ tegen alles. Doe dit vooral wat minder, maar ben ook kritisch: houd je enkel bezig met taken waar je daadwerkelijk het grootste effect mee behaalt. Simpel gezegd kun je beter 20% van je tijd investeren in taken die 80% resultaat boeken. Dat heeft meer effect dan. 80% van je tijd in zaken te stoppen, die maar 20% resultaat opleveren.
Ga voor jezelf goed na welke taken belangrijk zijn en waar je het meeste effect mee behaalt. Door deze inzichten kom je er wellicht ook achter dat bepaalde taken opeens minder belangrijk zijn, dan je eigenlijk altijd dacht. Het bijhouden van een lijst met afgewezen offerte-aanvragen blijkt dan toch wat minder relevant te zijn. Dit soort taken kosten veel tijd, maar levert het ook iets op? Nee, dat niet. Zorg ervoor dat dit soort taken van de planning verdwijnen, zodat je je tijd efficiënter kunt benutten.
3. Ga slimmer om met flexibele uren — compenseer.
Veel bedrijven werken steeds vaker met flexibele uren en sturen op resultaat, zo zien wij dat als Time Management experts graag. Het gevolg is echter wel dat veel werknemers daardoor in de knoei komen met de werk-privé balans. Het komt bijvoorbeeld vaak voor dat er overdag veel verschillende vergaderingen ingeschoten worden. Dit soort vergaderingen zijn vaak nutteloos. Er komen geen actiepunten uit voort en knopen worden ook niet doorgehakt. Dat is vervelend, want het gevolg is dat jij ’s avonds alsnog belangrijke taken moet afronden, waar je overdag niet aan toegekomen bent.
Wanneer we hierop doorvragen, horen we vaak “dat ‘nee’ zeggen geen optie is. Het hoort eenmaal bij flexibel werken.” Ze houden zichzelf dan voor dat ze hun uren op een later moment wel terugpakken.
… maar dat laatste gebeurt natuurlijk nooit. Uren die je overwerkt worden vaak niet op een ander moment teruggepakt. De stapel blijft zich namelijk ophopen. Er is altijd wel weer een andere spoedklus of een belangrijke taak, waardoor je nooit wat eerder stopt. Deze kostbare tijd offer je maar weer op.
Zorg ervoor dat je niet alleen kritisch bent over taken die jij jezelf toebedeelt. Heb je extra tijd besteedt, dan is het belangrijk dat je deze tijd op een ander moment terug pakt. De insteek van flexibele uren is niet dat jij overal maar “ja” op zegt. We hebben net geleerd dat dat juist niet de bedoeling is. Bovenstaand principe wordt ook wel het Pareto-principe genoemd. Dit werkt alleen als jij je er zelf hard voor maakt. Zeg niet overal “ja” op en zorg ervoor dat je de extra tijd ook terugpakt op een later moment.
4. Besteed taken uit — laat anderen je helpen en doe niet alles zelf.
Juist bij werken op afstand heb je wellicht de neiging om taken toch maar alleen op te pakken. Accepteer ook dat je niet alles alleen hoeft te doen. Sterker nog, het is ook niet mogelijk om alles alleen te doen en dat is oké. Durf taken uit handen te geven en om hulp te vragen. Jij kunt je dus wel blijven vasthouden aan het principe dat je (van jezelf) echt iedere donderdag drie verslagen moet afronden, maar als je hierdoor wéér je sportmaatje moet afzeggen, dan is dat toch niet helemaal de juiste manier van werken. Vraag collega’s om hulp en krijg zo meer tijd voor je privéleven.
Het is toch een prima oplossing om taken te delegeren of om taken samen met een collega op te pakken, zodat je de werkdag ook sneller kunt afsluiten en taken ook sneller afgerond kunnen worden. Op deze manier creëer je ook meer beweegruimte in de balans tussen werk en privé.
5. Laat de perfectionist in je los — weet wanneer het voldoende is.
Perfectionisme heeft een negatief effect op de productiviteit. Het kan nooit perfect zijn, probeer daar dan ook niet naar te streven en stop met het najagen van deze perfectie. Dat is ook wat dr. Simon Sherry zegt, professor Psychologie aan de Dalhousie University;
“We ondervonden dat perfectionisme productiviteit alleen maar verslechtert. Hoe perfectionistischer de persoon, hoe minder productief ze zijn.”
Je bent perfectionistisch als je jezelf in de volgende punten herkent. 1) Je besteedt meer tijd aan een taak, dan wat er eigenlijk voor deze taak staat. 2) Je stelt taken uit, omdat je wacht op het perfecte moment. 3) Je ziet het groter geheel niet, omdat je je focust op een klein gedeelte van de werkzaamheden.
Stop daarmee als je een betere balans zoekt tussen werk en privé. Accepteer dat niet alles perfect kan zijn. Soms is een 6 ook genoeg, vooral als het jou ook wat meer vrije tijd en ruimte oplevert. Laat het perfectionisme los en je houdt meer tijd en ruimte in de agenda over.
6. Maak afspraken over je bereikbaarheid — stel duidelijke grenzen.
Een tijd geleden nam er een cursist deel aan de Time Management Training, die zijn telefoon maar niet kon wegleggen. Zij reden was dat hij altijd bereikbaar moest zijn voor zijn baas. Als hij niet bereikbaar was, dan zou hij in de problemen komen. Sterker nog, deze cursist had eigenlijk een vrije dag opgenomen om deze training te kunnen volgen. Alsnog bleef hij maar bezig met het werk. Dat zou niet de bedoeling moeten zijn. Niet op een vrije dag, maar ook op een werkdag kun je niet altijd bereikbaar zijn. Wat ons betreft had de cursist het geld van de training beter kunnen besparen.
Want of je nu dit argument gebruikt of een andere smoes (“… anders vertrekt een klant” of “… anders komt de productie stil te liggen”), we hebben ze allemaal gehoord — en we geloven er niets van. Laten we eerlijk zijn: de snelheid waarmee je moet reageren wordt namelijk ontzettend overdreven.
Of je net als de cursist een vrije dag hebt of gewoon aan het werk bent, het is niet verplicht om 24/7 klaar te staan voor je werkgever. Er kan simpelweg niet van je verwacht worden dat je de klok rond werkt, ook niet als je thuis werkt. Wees daarom streng en bepaal duidelijk je eigen grenzen. Maak dat de werkgever ook duidelijk en maak samen duidelijke afspraken over bereikbaarheid, zodat de werkgever daar ook van op de hoogte is.
Maak met jezelf ook duidelijke afspraken over je bereikbaarheid en deel dat ook met collega’s en leidinggevenden. Spreek bijvoorbeeld af dat je vanaf een bepaald tijdstip niet bereikbaar bent. De uitdaging: hou je daar ook aan. Check dan ook niet je werkmail, zet alle notificaties uit en reageer ook niet op vragen en verzoeken. Stel een collega appt met een “dringende vraag”, parkeer dit dan ook tot het moment dat jij weer bereikbaar bent.
7. Automatiseer herhalende taken — stop met het uitvoeren van herhalende taken.
Om een betere balans te creëeren tussen werk en privé, is het belangrijk om ook te ontdekken waar er nog gesneden kan worden. Zijn er bijvoorbeeld bepaalde taken die je op regelmatige basis uitvoert? Wellicht dat het mogelijk is om deze taken te automatiseren. Dat bespaart veel tijd, waardoor je meer tijd overhoudt aan het einde van de dag. Ideaal!
Misschien heb je zelf sterk het gevoel dat je herhalende taken ook steeds sneller uitvoert. Omdat je deze dagelijks afhandelt, heb je het idee dat het niet zoveel tijd meer kost. Het tegendeel is waar. Uit onderzoek blijkt dat terugkerende taken namelijk ontzettend veel tijd en energie vreten. Stop daar dus mee. Ga na of je deze herhalende taken kan automatiseren.
Uit onderzoek blijkt ook dat jij de tijd volledig benut, die je beschikbaar stelt voor deze taak. Stel je krijgt een taak die je binnen 30 minuten kan afronden, maar voor de zekerheid trek je daar een uur voor uit. In werkelijkheid benut je dat uur dan ook volledig. Kortom, ben jij elke dag een uur bezig om mails te beantwoorden, die vrijwel dezelfde strekking bevatten? Wees dan kritisch. Als je deze duur kunt verkorten, is het wellicht ook een optie om deze mails te automatiseren. Het bespaart toch weer dat extra uurtje.
8. Wees kritisch naar je eigen workflow — pas je planning aan op basis van je workflow.
Op basis van je eigen ervaring weet je vaak zelf goed op welke moment van de dag je concentratie verslapt. Jij kunt er namelijk wel van uitgaan dat je vandaag wel op tijd naar huis gaat, maar uit ervaring weet je dat de concentratie na vier uur ver te zoeken is. Je redt het niet om dat ene rapport binnen de tijd af te maken. Eigenlijk weet je ook wel dat je dit soort taken niet op het einde van de dag moet plannen.
Of zoals Patrick, een van onze trainers op het gebied van Time-Management, zegt:
“Als je schat dat iets 1 á 2 uur duurt, dan hoop je dat het 1 uur kost, maar weet je dat het 2 uur duurt.”
Kijk daarom kritisch naar je eigen workflow en voorkeuren. Op welke momenten ben je erg productief en vol energie? Pas je planning daarop aan, zodat je de pittige taken ook op de juiste momenten uitvoert. Zo voorkom je dat je aan het einde van de dag in de knoei komt met de planning en alsnog langer door blijft werken, simpelweg omdat je op bent. Door je planning af te stemmen op je workflow, creëer je een betere balans tussen werk en privé.
9. Werk niet altijd — doe ook soms eens niets en neem op tijd pauze.
Het is niet per se zo dat je met fulltime werken altijd ontzettend nuttig bezig bent. Misschien dat je met een 40-urige werkweek het gevoel hebt dat je ontzettend veel voor elkaar krijgt, maar in werkelijkheid is dat niet altijd waar. Voor een goede werk-privé balans moet je inzien dat even niets doen ontzettend belangrijk is. Een moment niets doen heb je echt nodig om productief te kunnen zijn.
Maak daarom echt tijd vrij voor jezelf en plan deze tijd ook in. Plan afspraken met vrienden, trek bewust wat tijd uit voor je hobby en plan een gezellige avond met je partner in. Doe dat ook herhalend, zodat het niet eenmalig is. Je tijd goed plannen en indelen op voor je privéleven is minstens net zo belangrijk als de werktaken. Neem werk en privé beide serieus. Voldoende ontspanning heb je ook nodig om goed te blijven presteren op het werk.
Wil je dus een betere balans tussen werk en privé?
… dan zul je jouw tijd beter moeten managen, zowel tijdens het thuiswerken als daarbuiten:
- Verhoog je productiviteit, stop met overwerken;
- Zeg vaker ‘nee’ en houd je bezig met taken die er toe doen;
- Ga slim om met flexibele uren en pak extra uren ook terug;
- Besteed taken uit, laat anderen je helpen en doe niet alles zelf;
- Laat de perfectionist in je los, maar weet ook wanneer het voldoende is;
- Maak afspraken over je bereikbaarheid en stel duidelijke grenzen;
- Automatiseer herhalende taken, stop met het uitvoeren van herhalende taken;
- Wees kritisch naar je eigen workflow en pas daar je planning op aan;
- Werk niet altijd, maar doe ook soms eens niets en plan hier bewust tijd voor in.
Op die manier houd je kostbare tijd over voor de zaken die er echt toe doen.
Wil je deze 9 tips voor een betere werk-privé balans in de praktijk toepassen?
Wil je meer weten over Thuiswerken en het creëren van een gezondere werk-privé balans? Volg dan onze 1-daagse thuiswerken training. Tijdens deze training krijg je slimme technieken en methodes aangereikt om de thuiswerkdag zo efficiënt mogelijk in te delen. We geven niet alleen tips over een betere werk-privé balans, ook geven we tips op het gebied van samenwerken, communiceren op afstand, het managen van verwachtingen en het streven naar kwalitatieve output.
