Ben je nét gestart aan het marketingplan, belt je collega. Het is al de derde keer vandaag. En als je een kwartier later weer aan de slag gaat, is je inbox alweer volgestroomd en staat de Teams-chat roodgloeiend. Het is tijd om je grenzen aan te geven en zo de werkdruk te verlagen. Hoe doe je dat als je op afstand werkt?
Het is niet voor niets zo dat steeds meer mensen de lichamelijke gevolgen van stress ervaren. Je moet als hardwerkende medewerker oppassen dat je niet altijd aan staat. Zeker nu we meer thuiswerken, is de werk-privébalans soms ver te zoeken. Voor je het weet ben je altijd beschikbaar.
Op al die momenten waarop de stress door je lijf giert, is het goed om te beseffen: jij hebt een keuze. Blijf je koste wat kost voor iedereen rennen, omdat dat nu eenmaal in jouw persoonlijkheid zit en wordt verwacht op de werkvloer? Of besluit je om voortaan – al is het met tegenzin – grenzen aan te geven op het werk?
Waarom is grenzen aangeven en nee zeggen een ‘must’?
We weten het: het stellen van grenzen is voor bijna niemand een hobby. Toch is het voor jou belangrijk om het te doen. En niet alleen voor jou, ook voor je collega’s is het prettig als jij je grenzen aangeeft.
Wanneer we onze grenzen overschrijden en dat continu blijven doen, ontstaat het idee dat het normaal is om signalen van stress te negeren. ‘s Avonds nog even een mailtje eruit sturen is de normaalste zaak van de wereld. Dat levert jou stress op, maar wekt ook de indruk dat het doodnormaal is om jouw behoeften aan de kant te schuiven voor werk. Dat terwijl het verre van normaal is.
Houd, de volgende keer als jij angst voelt om nee te zeggen, het volgende in je achterhoofd:
- Je wordt er productiever van. Door je niet voortdurend te láten storen, behoud je focus. Zo krijg je meer gedaan in minder tijd.
- Je geeft duidelijkheid. Je collega’s kunnen vanaf afstand niet zien of jij het druk hebt of niet. Misschien denken ze dat je juist zit te springen om extra werk. Dan is het prettig als jij je grenzen aangeeft, waardoor zij precies weten wat wel en niet lukt of wanneer je bereikbaar bent. Zo kunnen ze daar rekening mee houden.
- Je levert betere kwaliteit. Hoe goed kan een marketingplan zijn als je er steeds precies 15 minuten ongestoord aan kunt werken? Niet heel best! Als jij full focus langere tijd aan je project werkt, wordt de kwaliteit er beter op.
- Je voorkomt frustraties. Misschien ben je bang dat je collega’s boos worden als jij nee zegt en je grenzen aangeeft. In werkelijkheid zorgt het eerder voor frustratie als je niet zegt waar jouw grenzen liggen. Je levert daardoor minder goed werk, mist deadlines en het bevordert de samenwerking niet. Zeg dus liever wat jouw grens is.
- De werkdruk verlagen begint bij jou. Jij bent degene die de hoge werkdruk kan veranderen door er wat van te zeggen. Door jouw grenzen aan te geven en niet mee te gaan in het altijd bereikbaar zijn, geef je een signaal af. Misschien volgen anderen.
Leren grenzen aangeven – oefening baart kunst
Wat goed is om in gedachten te houden: grenzen aangeven op het werk hoeft niet gepaard te gaan met boosheid en het dichtgooien van deuren. De betekenis van grenzen aangeven is anders dan hoe veel mensen er tegenaan kijken.
Dit is de werkelijke betekenis van grenzen aangeven:
Je laat aan de ander weten wat jou wel en niet lukt, wat je wilt (en wat niet) en wanneer jij bereikbaar bent. Oftewel: je schept duidelijkheid over dingen die de ander niet kan aanvoelen.
Het draait dus maar om één ding: communicatie. Geef proactief aan waar jouw eigen grenzen liggen en laat het ook weten als iemand over je grens heen gaat (of dreigt te gaan).
En het mooie is: iedereen kan leren grenzen aan te geven. Ook jij! Assertiviteit is geen karaktertrek. Het is een manier van communiceren, die je je eigen kunt maken.
Hoe kun je je grenzen aangeven vanaf afstand? 9 tips!
Grenzen aangeven op kantoor is één ding. Maar hoe doe je dat als je vanuit huis werkt en je collega dus niet fysiek voor je ziet staan? Per e-mail, over de chat of telefonisch je grenzen bewaken is toch anders. Je ziet elkaars lichaamstaal niet en digitale communicatie komt eerder verkeerd over. Gebruik deze 9 tips voor grenzen aangeven als je thuiswerkt.
1. Kies het juiste medium
Je kunt communiceren over je grenzen via e-mail, op de chat, telefonisch of via videobellen. Wat past het beste? Dat verschilt per situatie.
Zit iets je erg dwars en wil je daar feedback over geven? Plan dan een videogesprek. Dan kun je ook uit non-verbale signalen opmaken hoe je boodschap aankomt. Ga er echt over in gesprek. Vraag hoe het voor de ander is om dit te horen en zoek samen naar een oplossing.
Wil je enkel zeggen dat iets nu niet in je agenda past of wil je een telefoontje afketsen? Dan kan een enkel mailtje of app-bericht al voldoende zijn.
En vind je het lastig om er mondeling over in gesprek te gaan? Ook dan is e-mail soms een goede oplossing. Dit geeft je meer de tijd om over je boodschap na te denken. Bied wel de optie aan om er mondeling over door te praten als je collega dat fijn vindt.
2. Reageer niet direct
Je bent niet de enige die geneigd is om ‘ja’ te zeggen tegen elk verzoek. Pas later besef je dat iets helemaal niet uitkomt of dat jij niet de verantwoordelijke bent die dit moet oplossen.
Om te voorkomen dat je te snel ‘ja’ roept, is het soms beter om je reactie uit te stellen. Geef aan dat je het gaat nakijken in je agenda en er straks op terugkomt. Vraag of je erover mag nadenken, of laat weten dat je nu ergens mee bezig bent maar straks kunt terugbellen.
Door je reactie uit te stellen kun je:
- nagaan of dit verzoek haalbaar is;
- bepalen wat qua deadline realistisch is;
- nakijken of jij hier de verantwoordelijke voor bent;
- vaststellen of een “spoedje” werkelijk dringend is;
- nadenken over een mogelijk alternatief (zoals een collega die het overneemt);
- overwegen hoe je je grenzen kunt aangeven en nee kunt zeggen.
3. Maak van ‘nee’ je standaard antwoord
“Euh ja hoor, dat doe ik wel!” Het floept eruit voordat je er erg in hebt. Dat terwijl de kans klein is dat jij net om werk verlegen zit.
Daarom pleit Björn Deusings, onze productiviteitsexpert en directeur van Tijdwinst, ervoor om van ‘ nee’ je default antwoord te maken. Zeg dus altijd ‘nee’, tenzij er goede redenen zijn om dat niet te doen. Dus alleen als het dringend is, als jij de enige bent die dit kan doen of als je hier oprecht heel enthousiast van wordt, wordt de ‘nee’ een ‘ja’.
Meer hierover leren?
‘Nee’ als standaard antwoord hanteren is een van de productiviteitstips die Björn deelt in zijn boek ‘Elke Dag Om 15:00 Uur Klaar’. Wil je hier meer over weten? Doe jezelf zijn boek cadeau en leer meer over grenzen aangeven op het werk, je tijd bewaken en nooit meer in de knoei komen met je planning.
4. Kom met een alternatief
Misschien kun jij die taak nu niet oppakken. Maar dat betekent niet dat je je collega meteen met lege handen moet achterlaten. Wellicht is er een plan B of C mogelijk. Als jij met een alternatief komt, maakt dat grenzen aangeven en nee zeggen een stuk makkelijker.
Een paar ideeën zijn:
- “Ik kan je nu helaas niet verder helpen, maar heb morgen wel tijd. Zou je morgen om 10.00 uur kunnen?”
- “Helaas lukt het mij niet om dit voor je te doen. Maar mijn collega Loes kan je hierbij helpen. Zal ik je haar telefoonnummer doorgeven?”
- “Vandaag gaat het mij niet lukken om je uit te leggen hoe dat mailprogramma werkt. Maar ik ken wel een handige instructie waarmee je zelf een eind komt. Zal ik je de pdf sturen?”
- “Sorry, ik kan nu niet opnemen. Ik zit in een belangrijk project dat vandaag af moet. Zullen we morgenochtend vroeg bellen?”
5. Houd je takenlijst op orde
Als jij alles wat je moet doen in je agenda en takenlijst hebt staan, kun je beter inschatten of nieuwe verzoekjes passen.
Zorg daarom voor een goed timemanagement-systeem. Dat bestaat uit:
- een agenda waarin je vaste afspraken van die dag opschrijft, zoals meetings of calls;
- een takenlijst (bijvoorbeeld gemaakt in Todoist) waarin staat welke taken (van 30 minuten of mee) jij voor een bepaalde datum af moet hebben.
Wil je ook meer gedaan krijgen en je leven beter organiseren? Probeer dan nu Todoist Premium! 🚀 Met Todoist Premium krijg je toegang tot geweldige functies zoals labels, herinneringen en het bijhouden van je productiviteit. Het goede nieuws? Je kunt het nu 2 maanden lang helemaal gratis uitproberen. 🎉 Klik gewoon op deze link ➡️ Todoist Premium – 2 maanden gratis en begin meteen met het plannen van je taken op een slimmere manier.
Het is belangrijk om beide up to date te houden. Dat betekent bijvoorbeeld:
- Schrijf elke taak direct in je takenlijst.
- Maak taken heel concreet. Dus niet ‘marketingplan maken’, maar wel ‘budget voor marketingplan uitzoeken’.
- Noteer afspraken en calls direct in je agenda.
- Schat in hoeveel tijd een taak kost. Houd eventueel een paar keer bij hoe lang je ergens mee bezig bent, zodat je voortaan een realistische planning kunt maken.
- Houd tijd over voor ongeplande dingen die tussendoor komen.
Volg ons voor meer timemanagement-tips
Met een slim timemanagement-systeem kun je chronisch tijdtekort voorkomen. Wil je weten hoe jij je agenda altijd op orde hebt en daardoor niet meer in de knoop komt met tussendoor-dingen? Volg Tijdwinst op Instagram voor dagelijkse tips in je feed over dit onderwerp. En als je toch bezig bent, volg ook zeker onze productiviteitsexpert Björn.
6. Wees assertief in je communicatie
Assertief communiceren houdt in dat je op een duidelijke manier vertelt wat jouw belangen zijn, en dat je daarbij ook rekening houdt met de ander.
In de praktijk zien we bij grenzen aangeven vaak dat mensen passief agressief communiceren. Dat ziet er bijvoorbeeld zo uit:
“Ja eh, ik heb het echt heel druk vandaag. Dus ik heb eigenlijk geen tijd. Maar ik zal het wel weer voor je doen. Voor deze keer!”
Je geeft daarmee een dubbele boodschap af. Je bent gefrustreerd dat je dit moet doen en hebt er de tijd niet voor. Toch doe je het. Dat schept alleen maar verwarring bij de ander. Kun je het nu wel of niet doen? En ben je nu boos of wil je de ander gewoon graag helpen?
Wees liever kort en bondig en zeg wat je denkt:
“Sorry, maar vandaag gaat het me niet meer lukken om je te helpen. Ik heb al een te volle agenda. Vrijdag kan ik je wel helpen. Is dat een idee?”
7. Plan eventueel een feedbackgesprek
Merk je dat je collega je grenzen structureel niet respecteert? Plan dan een moment in om het erover te hebben. Zeker als je thuiswerkt, is het goed om dat niet tussen de bedrijven door te zeggen. Prik een moment via videobellen om je collega erop aan te spreken.
Tijdens zo’n gesprek is het vooral belangrijk om dicht bij jezelf te blijven. Wat vind jij vervelend en waarom? De 4 G’s is een handig feedbackmodel waarmee je conflicten voorkomt. Het idee erachter is dat je je feedback opbouwt in vier stappen (de 4 G’s). Daarbij bespreek je het feitelijke Gedrag, jouw Gevoel daarbij, het Gevolg ervan en het Gewenste gedrag.
Deze video laat je zien hoe dat er in de praktijk uitziet:
7. Tackle je valkuilen
Waar gaat het bij jou mis als je je grenzen niet durft aan te geven? Herken je patronen, zodat je valkuilen in de toekomst kunt voorkomen.
Ben jij bijvoorbeeld conflictvermijdend? Kijk hoe je conflicten wel kunt aangaan (met deze 5 tips bijvoorbeeld!). Vind je het lastig om over de telefoon ‘nee’ te zeggen? Vraag dan of je er via e-mail op mag terugkomen.
Zo kun je oefenen met je grenzen aangeven en voorkomen dat je steeds dezelfde fout begaat. En ga je er toch een keer de mist mee in? Leer ervan voor de volgende keer.
8. Doe oefeningen met grenzen aangeven
Vind je grenzen aangeven op het werk spannend? Kijk dan of je oefeningen in grenzen aangeven kunt doen buiten de werkcontext om. Meld je bijvoorbeeld aan voor een cursus grenzen aangeven (zoals onze cursus timemanagement of een assertiviteitstraining). Daarin kun je met gelijkgestemden in een veilige omgeving oefenen.
Ook kun je situaties uitkiezen waarin je het makkelijker vindt om je grenzen te benoemen. Bijvoorbeeld als iemand voordringt in de rij bij de supermarkt of aan de lijn met een klantenservicemedewerker. Dat zijn perfecte situaties om met grenzen aangeven te oefenen, omdat je geen persoonlijke band hebt met de ander.
9. Wees duidelijk en geef voorbeelden
Het risico van communiceren via e-mail of WhatsApp is dat je niet weet hoe de boodschap wordt begrepen. Je hebt kans dat je collega niet snapt wat je bedoelt of dingen verkeerd interpreteert. Wees daarom zo duidelijk mogelijk. Zeg concreet wat je niet wilt en wat wel. Geef eventueel voorbeelden en maak ook concrete afspraken. Hoe wil je het voortaan anders doen?
Uiteraard is het handig om er mondeling over door te praten. Dan weet je zeker dat de ander je boodschap goed heeft begrepen en kun je ook zijn of haar kant van het verhaal horen.
Volg een cursus grenzen aangeven
Wil je ontdekken hoe je ook tijdens het thuiswerken de werk-privébalans bewaakt? Onze cursus thuiswerken is niet alleen een cursus in grenzen aangeven, maar helpt je ook bij timemanagement, focus behouden, uitstelgedrag tegengaan en slim e-mailmanagement. Kortom: naderhand kun jij nog meer halen uit het thuiswerken, zonder hoge werkdruk.
Meld je aan voor de cursus thuiswerken. Zien we je binnenkort?
Mensen vroegen ook | Veelgestelde vragen over grenzen aangeven
-
Hoe herken je je persoonlijke grenzen?
Grenzen aangeven begint met je eigen grenzen herkennen. Dat doe je vooral door goed te letten op signalen. Merk je dat je gestrest of overprikkeld bent? Dan ben je waarschijnlijk over je grenzen heen gegaan. Houd voor jezelf bij wat er precies te veel was en waarom je je grens niet kon aangeven. Dan kun je dat in de toekomst voorkomen.
-
Hoe kan ik mijn grenzen aangeven?
Het aangeven van je grenzen doe je vooral door helder te communiceren. Doe dat bij voorkeur via een videogesprek of over de telefoon. Koop waar nodig tijd voor je reactie en geef dan aan wat wel en niet lukt. Bied eventueel een alternatief. Houd verder je takenlijst op orde. Daarnaast helpen onze 9 tips hierboven bij je grenzen aangeven op het werk.
Wie zijn wij? | Cursus Thuiswerken
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
