Jouw projecten lopen altijd uit. Een tijdsplanning maken lijkt niet je sterkste punt. Volgens deze Nobelprijswinnaar is dat helemaal niet zo raar: je bent ook simpelweg slecht in plannen. Gelukkig voor jou – en je projecten – heeft hij dé oplossing: stop met het maken van déze ene cruciale denkfout (in 2 stappen).
Tijdsplanning maken: ‘Planning Fallacy’ staat je in de weg
Aan jou de taak om de jaarrapportage op te stellen – eitje. Zodra je baas dan ook vraagt een inschatting te maken hoe lang je nodig hebt, zeg je dan ook vol vertrouwen dat dat “makkelijk moet lukken binnen één week – woensdag al, als alles meezit.”
De werkelijkheid? Pas op het eind van de tweede week ligt de afgeronde rapportage op het bureau van je baas – domper.
Waardoor komt dit toch, die eeuwige uitloop? Bleek de taak toch te lastig, werkte je misschien niet hard genoeg eraan of toonde je simpelweg uitstelgedrag? Hoewel mogelijk, heeft het toch met iets anders te maken:
Jij bent enorm slecht in een tijdsplanning maken.
Dat vindt ook Nobelprijswinnaar Daniel Kahneman. Volgens deze psycholoog maak jij namelijk 1 cruciale denkfout zodra het aankomt op een tijdsplanning maken: je bent te optimistisch.
Jouw glas? Immer halfvol.
Jij schat namelijk ontzettend slecht in hoeveel tijd een bepaalde taak nodig heeft om te worden afgerond – ongeacht of je deze taak in het verleden al eens hebt uitgevoerd. Simpelweg omdat jij uitgaat van best-case scenario’s.
En jij bent niet de enige die lijdt aan deze denkfout, die Kahneman de zogenaamde ‘planning fallacy’ noemt;
In een onderzoek dat Kahneman uitvoerde, moesten studenten aan de University of Waterloo, Canada, een tijdsplanning maken hoe lang ze bezig zouden zijn met hun scriptie.
33,9 dagen bleek het gemiddelde antwoord. Als alles mee zou zitten zou het hen zelfs lukken in 27,4 dagen! Worst-case scenario? 48,6 dagen.
Wat bleek nou?
Slechts 30% van de studenten lukte het daadwerkelijk hun scriptie af te krijgen binnen de ingeschatte periode. De overige 70% had gemiddeld 55,5 dagen nodig – dat is ruim 3 weken langer dan dat men bij voorbaat inschatten!
Schokkende resultaten dus, waar volgens Kahneman niet alleen werknemers en studenten aan ten prooi vallen – wat dacht je bijvoorbeeld van overheidsprojecten of immense bouwplannen? Ook daar blijkt een tijdsplanning maken een grote uitdaging.
Neem onder andere het Sydney Opera House; volgens de planning zou het in 1963 afgerond moeten zijn, kostenplaatje rond de 7 miljoen dollar. In werkelijkheid duurde het maar liefst 10 jaar langer dan wat men had gedacht, met een schamele 102 miljoen dollar als uiteindelijke som – toch aardig een verschil!
We lijken er dus haast niet onderuit te komen: staat een mens van vlees en bloed aan het roer, dan krijgt men sowieso te maken met ‘planning fallacy’.
Nobelprijswinnaar verklaart vals optimisme – 2 redenen
De reden hiervoor, zoals eerder benoemd, is dus omdat we te optimistisch zijn. We gooien alle rationaliteit de raam uit en denken in rozengeur en maneschijn-taferelen zodra we een tijdsplanning maken – zegt ook de psycholoog:
“De meeste van ons beschouwen de wereld als goedaardiger dan dat het in werkelijkheid is, onze eigen eigenschappen gunstiger als dat ze daadwerkelijk zijn, en de taken die we aannemen haalbaarder dan dat uiteindelijk blijken. Ook zijn we geneigd ons vermogen om de toekomst te voorspellen te overdrijven – wat ons vals optimistisch maakt. ”
Volgens Kahneman ontstaat dit vals optimisme door een 2-tal factoren:
1. Allereerst je overschat jij jezelf, je successen en je capaciteiten
Je schrijft heel makkelijk positieve uitkomsten uit het verleden toe aan je eigen vaardigheden.
“Natuurlijk lukt het opstellen van dat jaarrapport in één week. Laten we niet vergeten dat ik laatst een vergadering van geschat 2 uur binnen één uur heb afgerond – ik werk dus erg snel en grondig.”
2. Daarnaast onderschat je externe factoren
Aangezien onvoorziene tegenslagen niet jouw schuld kunnen zijn, verwijt je deze aan factoren buiten jouw vermogen om.
“Goed, ik had die vorige presentatie dan niet op tijd af, maar dat is niet gek als je nagaat dat ik te maken had met een opkomende griep én dat ik me niet kon concentreren omdat ik die week mijn kantoor deelde met Lars. Dit project loopt echter anders!”
Herkenbaar, niet?
‘Planning Fallacy’ overkomen in 2 (simpele) stappen
We schatten onze eigen kennis en vaardigheden dus te hoog in, terwijl we tegelijkertijd geen rekening houden met onvoorziene tegenslagen of plotselinge ad hoc zaken.
Het zou dus eigenlijk niet als een verrassing moeten komen dat jouw strak georganiseerde planning,
totaal niet overeenkomt met wat er werkelijk gebeurde – namelijk:
In theorie zou inderdaad een taak waarvan jij schat dat deze 30 uur in beslag zal nemen, in een 40-urige werkweek moeten passen. Toch is dit jaarrapport duidelijk slachtoffer geworden van de ‘planning fallacy’.
Dat is ook eigenlijk niet zo gek.
Kijk maar eens naar al die zaken die ‘ineens’ jouw planning overhoop gooien – ad hoc zaken, privé-omstandigheden, kleine taken uit je functie omschrijving die er ook gewoon bij horen – ineens overmeesteren die jouw planning. Werken aan dat jaarrapport komt op een zijspoor terecht.
Hoe voorkom je dit nu?
Je zal realistisch moeten zijn over je eigen vaardigheden en rekening moeten houden met onverwachte factoren, wil jij een goede tijdsplanning maken.
Volgens Kahneman doe je dit door jouw project of taak te koppelen aan twee invalshoeken: het ‘binnenaanzicht’ en het ‘buitenaanzicht’. Laten we jouw case als voorbeeld gebruiken:
1. Maak je referentiekader (voor het ‘binnenaanzicht’)
Waarschijnlijk heb je in het verleden aan een soortgelijk project gewerkt. Jij denkt te kunnen vaststellen dat dit huidige project net zo zal verlopen. Je schat daarom de tijd en uitkomsten vergelijkbaar – en vaak zelfs beter in – “want deze taak is namelijk uniek en dit keer loopt het op rolletjes!”.
30 uur uittrekken voor het project lijkt jou daarom ruimschoots voldoende.
Aangezien we volgens Kahneman kunnen aannemen dat deze voorspelling voortvloeit uit jouw optimisme, is het niet verstandig om dit als uitgangspunt te gebruiken.
Je gaat daarom jouw voorspelling baseren op een referentiekader – of zoals Kahneman de aanpak noemt: ‘Reference Class Forecasting’.
Je kijkt hierbij naar specifieke omstandigheden en voorvallen in het verleden, naar werkelijke statistieken en legt de taak buiten jezelf: hoe lang heeft een collega over een soortgelijke taak gedaan?
Dat doe je zo:
1. Je identificeert een geschikt referentiekader
Jouw collega Lars heeft zich vorig jaar én het jaar daarvoor bezig gehouden met de jaarplanning. Je zou hem dus makkelijk kunnen raadplegen.
2. Je zorgt dat je over de statistieken van dit referentiekader beschikt
Het blijkt dat Lars gemiddeld 35 uur nodig had om een jaarrapport te voltooien. Het laatste rapport bleek na indienen nog een aantal fouten te bevatten – er waren nog 3 uur nodig om deze te verbeteren. Het voltooien van een jaarrapport neemt volgens Lars dus ongeveer 38 uur in beslag.
3. Je gebruikt deze specifieke informatie om een basis voorspelling op je eigen project toe te passen en houdt rekening met het referentiekader
Je zou jezelf hier de volgende vraag kunnen stellen: is er bewijs dat Lars beter of slechter is dan mij zodra het aankomt op het uitvoeren van die taak?
Jij bent bijvoorbeeld pas korte tijd werkzaam in je functie, je baas geeft jou de mogelijkheid jezelf te bewijzen door het jaarrapport aan te pakken. Lars, daarentegen, is al tien jaar werkzaam en kent het reilen en zeilen van het project.
Constateren dat jij er dus waarschijnlijk iets langer over doet dan Lars, lijkt ons geen gekke aanname – jij zult dus minimaal 38 uur er voor moeten uittrekken.
2. Bedenk je worst-case scenario (voor het ‘buitenaanzicht’)
Ga je vervolgens een tijdsplanning maken dan zul je nog rekening moeten houden met alle onverwachte zaken die jouw planning in de war kunnen schoppen. Aangezien jij geen glazen bol hebt waarmee je de toekomst kunt voorspellen, is dat lastig. Toch kun je een kleine poging wagen:
Zodra jij een project of een grote taak plant, stel jij een lijst op. Daarop beschrijf je drie onverwachte zaken die jouw project compleet in de war zouden kunnen schoppen.
Je zou hiervoor een klein gedachtenexperiment kunnen houden:
Je bent in de toekomst. Jouw planning voor die ene taak ligt geheel aan diggelen – over het werkelijk eindresultaat wil je het niet eens hebben, zo’n gigantische flop was het. Wat is er mis gegaan?
Bijvoorbeeld:
Jij nam het jaarrapport voor jouw rekening. Jouw intentie was om het binnen 7 dagen ‘signed, sealed and delivered’ bij jouw baas te krijgen. In werkelijkheid duurde het je langer dan 3 weken. Reden? De kostenanalyse bleek bij controle verkeerd aangeleverd, de desbetreffende contactpersoon had een week verlof en bovendien bleek er met de cijfers geen rekening gehouden met de vernieuwde aanpak.
Om deze worst-case scenario te voorkomen zou je nog een extra 5 tot 7 uur moeten uittrekken.
Dit is een zeer krachtige techniek omdat het zelfs de meest optimistische persoon aanzet om na te denken over een worst-case scenario. Het geeft ook de ruimte om je planning en je aanpak in twijfel te brengen, wat alleen maar goed is. Op die manier creëer je ruimte om na te denken over een slimmere en efficiëntere aanpak.
Zodra je deze 2 factoren hebt bepaald, je binnen- en buitenaanzicht, kun je een simpele 1+1 som maken:
Volgens jouw referentiekader heb je minimaal 38 uur nodig om überhaupt te kunnen werken aan het jaarrapport. Om alles op save te spelen zul je, volgens jouw worst-case scenario, daar nog eens 5 tot 7 uur moeten bijtellen. Het voltooien van die taak zal dus in zijn totaliteit géén 30, maar minimaal 43 tot 45 uur van je vragen.
Zo kun je dus een realistische tijdsplanning maken!
Kortom, een tijdsplanning maken doe je zo:
Wil jij er zeker van zijn dat jouw planning niet eindigt zoals de bouw van het Sydney Opera House, stop dan eens met dat eeuwige optimisme van je – bekijk het eens door een wat grimmige bril: plaats de situatie buiten jezelf én bedenk wat het ergste is dat je kan overkomen!
Hoe je dat ook alweer deed?
- Bepaal allereerst het ‘binnenaanzicht’ door middel van ‘Reference Class Forecasting’.
- Je identificeert een geschikt referentiekader.
- Je zorgt dat je over de statistieken van dit referentiekader beschikt.
- Je gaat hoe jij je ten opzichte van het referentiekader verhoudt.
- Vervolgens bepaal je het ‘buitenaanzicht’ van de situatie door uit te gaan van een worst-case scenario.
- Door middel van een gedachtenexperiment bepaal jij wat de 3 factoren zouden kunnen zijn die jouw planning in de war kunnen schoppen
- Ten slotte neem je beide aanzichten in overweging en bepaal je de werkelijke tijd die jij nodig hebt om het project uit te voeren.
Op die manier voorkom je dat je alsmaar weer ten prooi valt aan die ellendige ‘planning fallacy’ en blijft jouw glas toch gevuld – of het nu halfvol of halfleeg is.
En jij? Wanneer gebeurde het jou dat jouw planning toch net een tikkeltje te optimistisch bleek? Hoe op je dat opgelost? Deel jouw ervaring en je kijk op deze ‘planning fallacy’ in de comments.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
