Planning maken die wél werkt: van chaos naar controle (dankzij onze beste tips)

Je begint de dag met een duidelijk to-do lijstje en het voornemen om productief te zijn. Maar al snel wordt je planning ingehaald door spoedverzoeken, uitlopende meetings en ad-hoc taken. Voor je het weet, is de dag voorbij en blijft het gevoel hangen dat je niets écht hebt afgerond. Een goede planning voorkomt dit, maar dan moet je wel weten hoe je die opzet. In dit artikel ontdek je hoe je een haalbare, effectieve planning maakt waarmee je grip krijgt op je tijd en je productiviteit verhoogt.

Wat komt aan bod:

1. Wat is een planning en waarom is het zo belangrijk?
2. Waarom is een goede planning belangrijk? 3 uitstekende redenen om te plannen
3. Waar moet een goede planning aan voldoen? 6 vereisten
4. Waarom gaat het (bijna altijd) mis met planningen? 
5. Hoe maak je een planning die wél werkt? 6 onmisbare tips voor beter plannen
6. Dus, hoe maak je een planning?
7. 10 extra pro-tips om je planning te verfijnen
8. Werk slimmer, niet harder – beheers je planning in één dag
9. Veelgestelde vragen over plannen

Wat is een planning en waarom is het zo belangrijk?

Om te beginnen: wat verstaan we eigenlijk onder ‘planning’? 

Een planning is niet zomaar een lijstje met dingen die je moet doen. Het is een slim, strategisch overzicht van wat je wanneer gaat doen. Een goede planning zorgt ervoor dat jij de controle hebt over je tijd – en niet andersom. Het voorkomt chaos, geeft overzicht en houdt je gefocust op wat écht belangrijk is.

En hé, dat is heel anders dan een ‘to do’-lijstje!

Het verschil tussen een planning en een to-do lijst

Laten we dit misverstand meteen uit de weg ruimen: een to-do lijst is géén planning. 

Een to-do lijst is gewoon een lange lijst aan taken. Handig als geheugensteun, maar compleet waardeloos als het gaat om overzicht, prioriteiten en tijdsbeheer. Het probleem? Een takenlijst groeit sneller dan je hem kunt afwerken, waardoor je altijd achter de feiten aanloopt.

Een planning daarentegen geeft structuur. Het verdeelt je taken over specifieke tijdsblokken, dwingt je om realistisch na te denken over hoe lang iets duurt en helpt je prioriteiten te stellen. Zo voorkom je dat je dag wordt overgenomen door ad-hoc verzoeken, afleiding en de illusie dat ‘druk zijn’ hetzelfde is als productief zijn.

Dus, een planning is niet gewoon een lijstje. Het is een bewuste strategie om de baas te blijven over je tijd. 

Want als jij niet beslist waar je tijd naartoe gaat, doet iemand anders het wel voor je.

Waarom is een goede planning belangrijk? 3 uitstekende redenen om te plannen

Waarom zou je plannen? Is dat geen tijdsverspilling, kun je niet beter direct aan de slag?

1. Minder stress, meer controle

Niets veroorzaakt meer stress dan een hoofd vol losse eindjes en een vage to-do lijst die nooit korter lijkt te worden. Een goede planning haalt die chaos uit je hoofd en zet alles in een helder overzicht: wat je moet doen, wanneer je het gaat doen en hoeveel tijd je ervoor hebt. Geen paniek, geen “Waar moet ik in vredesnaam beginnen?”-momenten.

Bovendien voorkomt een planning dat je alles op het laatste moment moet proppen. Door taken strategisch over dagen of weken te verdelen, haal je de druk van de ketel en blijft er ruimte over om daadwerkelijk adem te halen. (Ja, dat is ook belangrijk.)

2. Meer productiviteit, minder afleiding

Mensen met een planning krijgen méér gedaan in minder tijd. Waarom? Omdat ze niet constant hoeven te bedenken wat de volgende stap is. Elke keer dat je moet kiezen welke taak je oppakt, verspil je mentale energie. Met een planning ligt die keuze al vast, waardoor je direct kunt knallen.

En dan de afleidingen. We kennen ze allemaal. Mails, notificaties, collega’s met “even een snelle vraag”. Maar als je bijvoorbeeld van 10:00 tot 11:00 een taak hebt ingepland, dan weet je dat dit jouw focusmoment is. Alles en iedereen kan wachten. Dat scheelt niet alleen tijd, maar ook frustratie.

3. Bereik grote doelen op de langetermijn

Grote doelen bereik je niet met vage intenties. Of je nu een boek wilt schrijven, een nieuwe vaardigheid onder de knie wilt krijgen of je bedrijf wilt laten groeien—zonder planning blijft het bij goede voornemens.

Een planning helpt je om consequent tijd te reserveren voor wat écht telt. Want laten we eerlijk zijn: als je geen vast moment inplant om bijvoorbeeld een nieuwe taal te leren, blijft het iets wat je “nog een keer” gaat doen. En dat “nog een keer” wordt uiteindelijk nooit.

Kortom: 

Wil je minder stress, meer focus en échte vooruitgang? Plan het. 

Even tussendoor: meer Tijdwinst?

Wil jij meer gedaan krijgen in minder tijd? Dan hebben wij precies wat je nodig hebt! Bij Tijdwinst.com helpen we je slimmer te werken, zodat je meer tijd overhoudt voor de dingen die écht belangrijk zijn.

• Volg ons op Instagram voor korte, krachtige tips om je dag productiever te maken.
• Connect met ons op LinkedIn en blijf op de hoogte van slimme werkstrategieën.
• Bekijk onze video’s op YouTube en ontdek direct toepasbare technieken.
• Luister naar onze podcast “Tijdwinst“ voor inspirerende inzichten over focus, efficiëntie en grip op je werkdag.
• Duik in onze boeken en leer hoe je structureel tijd wint:
  • “Elke dag om 15:00 uur klaar“ – Leer hoe je effectiever werkt en eerder klaar bent.
  • “Full focus op wat écht belangrijk is“ – Ontdek hoe je minder afleiding hebt en meer impact maakt.

Wacht niet op meer tijd, creëer het zelf. Volg, lees en luister mee! Check Tijdwinst.com voor meer slimme tips!

Waar moet een goede planning aan voldoen? 6 vereisten

Een planning is geen magisch document waarin je eindeloos taken kunt blijven opschrijven en hopen dat alles vanzelf goedkomt. Het is een strategisch hulpmiddel waarmee je grip krijgt op je tijd en je productiviteit maximaliseert. Maar dan moet het wél goed in elkaar zitten. Dus, waar bestaat een goede planning uit?

1. Wat moet er gebeuren? (Je taken en verantwoordelijkheden)

Een planning begint met een helder overzicht van wat er op je bord ligt. Wat moet je doen? Welke verantwoordelijkheden heb je? Denk niet alleen aan de grote projecten, maar ook aan de dagelijkse, terugkerende taken. Een planning zonder volledig beeld is als een brug zonder middenstuk – je stort alsnog in.

2. Wanneer moet het af zijn? (Deadlines en afspraken)

Taken zonder deadlines zijn tijdverslinders die eeuwig blijven rondslingeren. Een effectieve planning bevat concrete deadlines en afspraken, zodat je weet waar de prioriteiten liggen. En nee, ‘zo snel mogelijk’ is geen deadline.

3. Hoeveel tijd heb je écht? (Realistisch tijdbeheer)

Iedereen overschat hoeveel ze op een dag kunnen doen. En toch blijven we plannen alsof we een supercomputer met acht extra armen zijn. Stop daarmee. Kijk realistisch naar je beschikbare uren en voorkom dat je een 40-urige workload in een 20-urige werkweek probeert te proppen.

4. Is er flexibiliteit en ademruimte? (Voor als het anders loopt dan gepland)

Plannen alsof alles vlekkeloos zal verlopen is pure fictie. Er komt altijd iets tussen – een spoedklus, een storing, een collega met een ‘kleine vraag’ die uitmondt in een uur vergaderen. Zorg voor ademruimte in je planning, zodat je zonder paniek kunt schakelen.

5. Is het een wensenlijst of een daadwerkelijk uitvoerbaar plan? (Wat je wílt vs. wat kan)

Je planning is geen vision board vol ambitieuze dromen. Het moet een haalbaar en concreet overzicht zijn van wat je écht kunt doen binnen je beschikbare tijd. Durf keuzes te maken. Niet alles hoeft nú.

6. Heb je één overzichtelijk systeem? (Geen chaos, maar controle)

Losse notities, drie verschillende agenda’s en een digitale to-do-app die je nooit opent? Stop ermee. Kies één systeem en blijf daarbij. Of je nu zweert bij een papieren planner of een digitale tool, consistentie is de sleutel tot overzicht en rust.

Een planning is dus geen wenslijst, geen dagdroom en zeker geen magische pil. Het is een strategisch hulpmiddel waarmee jij bepaalt wat er gebeurt – in plaats van andersom. Dus stop met hopen dat alles wel ergens in je dag past en begin met écht regie nemen. Want zonder een goede planning blijf je bezig. Mét een goede planning? Dan krijg je dingen gedaan.

Maar dan toch:

Waarom gaat het (bijna altijd) mis met planningen? 

Je kent het wel. Je start vol goede moed met een strakke planning, klaar om eindelijk grip te krijgen op je tijd. En dan—boem. Binnen no time ligt alles overhoop. Taken stapelen zich op, je agenda barst uit zijn voegen en aan het eind van de dag heb je vooral veel dingen niet gedaan. Hoe komt dat? En belangrijker: hoe voorkom je het?

Hier zijn de vier belangrijkste redenen waarom planningen mislukken – en hoe je het anders aanpakt.

Fout 1. Je planning is onvolledig

Je plant enthousiast je taken, maar vergeet de vaste dingen die óók tijd kosten: e-mails verwerken, meetings, reistijd, administratie. Gevolg? Je planning lijkt haalbaar, maar in de praktijk heb je veel minder ruimte dan gedacht.

Wat werkt wél?

Begin je planning altijd met je vaste (terugkerende) taken en verplichtingen. Wat daarna overblijft, is je echte werktijd. Plan daar je projecten en losse taken in. Net zoals je bij je financiën eerst je vaste lasten betaalt, voordat je extra’s uitdeelt.

Fout 2. Je planning is te strak

Leven is chaos. Er duiken altijd onverwachte taken op. Maar als je agenda zo vol zit dat er geen enkele speling is, dan is één kleine verstoring al genoeg om je hele planning in duigen te laten vallen.

Wat werkt wél?

Plan ademruimte in. Reserveer dagelijks tijd voor onvoorziene taken en wees bereid om te schuiven. Denk aan een buffer van 30-60 minuten per dag voor alles wat je niet had zien aankomen. Crisismanagement zonder de paniek.

Fout 3. Je planning is niet realistisch 

Veel planningen zijn eigenlijk gewoon een verlanglijstje: te mooi om waar te zijn. We overschatten steevast hoeveel we op een dag kunnen doen en onderschatten hoe lang taken duren. Gevolg? Deadlines schuiven, stress neemt toe en het voelt alsof je nooit genoeg doet.

Wat werkt wél?

Wees meedogenloos realistisch. Taken duren altijd langer dan je denkt. Plan met marge. Houd rekening met pauzes, concentratiedips en onverwachte afleiding. En stop met proberen drie dagen werk in één werkdag te proppen.

Fout 4. Je gebruikt te veel systemen. 

Een lijstje in een notitieboek, afspraken in Google Calendar en belangrijke taken op Post-its? Chaos. Het ontbreekt aan overzicht en voor je het weet, vergeet je iets belangrijks.

Wat werkt wél?

Kies één centraal systeem. Of je nu een digitale tool gebruikt zoals Todoist, desnoods een papieren planner, of een combinatie—zorg dat alles op één plek staat. Hoe minder tijd je kwijt bent aan zoeken, hoe meer tijd je overhoudt om dingen gedaan te krijgen.

Want:

Plannen is niet hetzelfde als wensen.

Dus:

Hoe maak je een planning die wél werkt? 6 onmisbare tips voor beter plannen

De meeste planningen falen dus niet omdat jij geen discipline hebt, maar omdat ze simpelweg onuitvoerbaar zijn. Te ambitieus, te rigide of een bij elkaar geraapt zooitje van losse lijstjes en post-its. In plaats van rust te brengen, zorgen ze juist voor chaos en stress.

Dus, hoe voorkom je dat? Door een planning te maken die volledig, flexibel, realistisch en vooral werkbaar is. Geen vage intentielijst, maar een systeem dat jou helpt om je tijd slim in te delen.

En dat bereik je zo:

1. Kies één systeem en houd het simpel

Als je planning bestaat uit een combinatie van notitieboekjes, Trello-borden, Slack-herinneringen en een mentale to-do lijst die je ’s nachts wakker houdt—dan heb je een probleem. De oplossing? Eén systeem. 

Dat betekent: één agenda en één takenmanager. Bijvoorbeeld Outlook voor beide, of Google Calendar gecombineerd met Todoist. Het maakt niet uit welke tool je kiest, zolang je alles op één plek verzamelt.

Je brein moet kunnen vertrouwen op dat ene systeem. Dan hoef je niet constant te denken: “Waar had ik dat ook alweer opgeschreven?” In mijn boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar ga ik hier dieper op in en geef ik een gedetailleerd stappenplan voor een effectief timemanagementsysteem.

2. Hak projecten op in behapbare taken

“Groot project? Gewoon beginnen!” is misschien goedbedoeld advies, maar totaal onbruikbaar. Grote doelen zijn verlammend als je geen idee hebt hoe je eraan moet beginnen. De Mini-Scrum-methode lost dat op. Hoe?

1. Bepaal het einddoel en de deadline – Wees concreet. “Marketingstrategie ontwikkelen” is vaag. “Eind maart een uitgewerkt marketingplan opleveren” is helder.
2. Splits het op in acties – Noteer alle benodigde stappen zonder meteen een volgorde te bedenken. Eerst uitzoomen, dan structureren.
3. Categoriseer de acties:
   1. Afspraken (tijdsgebonden)  → in je agenda
   2. Kleine acties (binnen 30 min klaar) → op je takenlijst
   3. Grote acties (meer dan 30 min) → in je agenda (zie volgende tip)
   4. Wachten-op-acties (moet iemand anders doen, jij bewaakt het) → in je takenmanager
   5. 1-op-1-acties (moet je met iemand bespreken) → in je takenmanager
4. Prioriteren en plannen – Wat moet als eerste? Wat is afhankelijk van iets anders? Begin altijd met de eerstvolgende actie.
5. Plan het vervolgens in jouw systeem – zoals hierboven beschreven: één agenda, één takenmanager.

Als je dit toepast, voelt een gigantisch project ineens haalbaar. Want een trap van 100 treden beklim je ook gewoon… stap voor stap.

3. Plan grote taken altijd in je agenda

Plan je grote taken dus in je agenda. Waarom? Nou, een taak van 90 minuten past niet tussen twee meetings van een uur. Maar toch blijven we hopen. Stop daarmee. Als iets langer dan 30 minuten duurt, geef het een plek in je agenda. Waarom?

• Je ziet direct of je planning realistisch is
• Je voorkomt dat je werk op een to-do lijst blijft staan zonder ooit uitgevoerd te worden
• Je dwingt jezelf om taken niet eindeloos uit te stellen

Kortom: als je agenda geen ruimte heeft voor je taken, dan héb je geen planning. Dan heb je alleen een wensenlijst. 

En als je dan toch bezig bent: plan al je vaste taken en afspraken terugkerend in:

4. Werk met een ‘basisopstelling’

Je planning zou moeten werken zoals een goed financieel plan. Niemand (behalve misschien een gokverslaafde) zet álle inkomsten in op spontane uitgaven. Je hebt vaste lasten, flexibele ruimte en budget voor investeringen. Je tijd werkt net zo. Als je geen basisopstelling hebt, ben je eigenlijk constant aan het improviseren.

• Plan je vaste werkzaamheden (“vaste lasten”, in geldtermen) vooraf in. Sommige taken keren wekelijks of zelfs dagelijks terug. Denk aan teammeetings, rapportages, administratie of klantcontact. Door deze standaard in te plannen, weet je altijd hoeveel tijd je al ‘kwijt’ bent en wat je nog over hebt voor andere taken.
• Reserveer ademruimte voor onverwachte zaken (“onverwachte uitgaven”). Spoedjes, last-minute vragen, technische problemen—ze gaan gebeuren. Als je week al voor 100% volgepland is, betekent elk nieuw verzoek direct een crisis. Blokkeer daarom structureel tijd voor onvoorziene zaken. Zie het als een buffer in je planning.

Met een basisopstelling hou je grip op je werkweek en zorg je dat je tijdsinvesteringen bewust en strategisch zijn. Of, zoals Warren Buffett zou zeggen: “Do not save what is left after spending, but spend what is left after saving.”

Vervang ‘spend’ door ‘plannen’ en je hebt de kern van een goede werkweek te pakken.

5. Werk je systeem dagelijks bij

Zelfs de beste planning faalt als je hem niet up-to-date houdt. Voordat je het weet, liggen er post-its overal, slingeren er losse e-mails rond en staat je inbox weer vol taken die ‘nog even’ moesten wachten. Plan daarom elke dag 10 minuutjes  om je systeem op te schonen, bij te werken en vooruit te kijken naar morgen.

Het lijkt een extra taak, maar in werkelijkheid bespaart het je uren aan zoekwerk, stress en last-minute brandjes blussen. Doe dit ook wekelijks, op grote schaal:

6. Reflecteer wekelijks voor een vliegende start

Vrijdagmiddag, 16:00. Je kunt kiezen: laptop dichtgooien en hopen dat je maandag nog weet wat je allemaal moest doen, of 30 minuten investeren in een wekelijkse reflectie en volgende week zonder stress beginnen. Je raadt het al—kies optie twee.

Wat doe je in die 30 minuten?

• Terugkijken: Wat heb je deze week afgerond? Wat bleef liggen en waarom? Moet iets opnieuw ingepland worden?
• Vooruitkijken: Wat staat er volgende week op de planning? Zijn er afspraken of deadlines waar je nu al iets voor moet regelen?
• Prioriteiten checken: Welke taken en projecten verdienen je volle aandacht? Moet je iets herschikken?
• Inbox opschonen: Gebruik de OHIO-methode (Only Handle It Once). Beslis direct: doen, delegeren, plannen of verwijderen. Geen eindeloze “dit moet ik nog een keer bekijken”-lijstjes.

Dit kost je hooguit een halfuur. Maar de winst? Een frisse start op maandagochtend, zonder het gevoel dat je achter de feiten aanloopt. Dat is toch veel lekkerder werken?

Dus, hoe maak je een planning?

Een planning die werkt, is niet een mooi lijstje van alles wat je zou willen doen. Het is een strategische, realistische en flexibele indeling van je tijd. Een goed geplande dag betekent niet dat je alles doet – het betekent dat je de juiste dingen doet. En dat maakt het verschil tussen constant achter de feiten aanlopen en écht de controle hebben.

Dus, een goede planning maken?

1. Gebruik één systeem voor je planning
2. Hak grote projecten op in behapbare taken
3. Plan grote taken in je agenda
4. Werk met een basisopstelling
5. Houd je systeem dagelijks bij
6. Reflecteer wekelijks op je planning

Wil je écht slimmer plannen? Pas deze tips toe en je planning werkt eindelijk vóór jou, in plaats van tegen je.

10 extra pro-tips om je planning te verfijnen

1. Werk met tijdsblokken (time blocking). Je agenda is geen grabbelton. Reserveer specifieke tijdsblokken voor belangrijke taken en houd je eraan. Dit voorkomt multitasking en versnippering. Pro-tip: Plan niet alleen werkblokken, maar ook pauzes. Zonder geplande pauzes werk je door tot je brein kortsluiting krijgt – en dat helpt niemand.
2. Gebruik de Eisenhower-matrix. Niet alles wat schreeuwt om aandacht, verdient het. De Eisenhower-matrix helpt je onderscheid maken tussen:

• Belangrijk & urgent → meteen doen
• Belangrijk, niet urgent → plannen
• Urgent, niet belangrijk → delegeren
• Niet urgent, niet belangrijk → schrappen

3. Pas de Pomodoro-techniek toe. Focus als een laser door je werk op te knippen in sprints van 25 minuten, gevolgd door een korte pauze. Dit voorkomt uitstelgedrag en verhoogt je productiviteit zonder dat je hersens smelten.
4. Begin met de lastigste taak (Eat That Frog). Start je dag met de taak waar je het meest tegen opziet. Brian Tracy noemt dit ‘de kikker eten’. Als je die als eerste wegwerkt, voelt de rest van de dag als een fluitje van een cent.
5. Beperk afleidingen. Afleiding is de sluipmoordenaar van productiviteit. Zet meldingen uit, houd je bureau opgeruimd en check je e-mail op vaste tijden. Elke onderbreking kost je hersenen kostbare tijd om weer in de flow te komen.
6. Gebruik de 80/20-regel (Pareto-principe). 20% van je inspanningen levert 80% van je resultaten op. Identificeer de taken die écht impact maken en focus daarop. Stop met eindeloos schaven aan bijzaken die niemand opmerkt.
7. Blokkeer je agenda en bescherm je tijd. Jouw tijd is jouw bezit. Plan belangrijke taken als vaste afspraken in je agenda en wees onvermurwbaar. Kleinere acties kunnen op een takenlijst, maar grote blokken werk verdienen bescherming.
8. Automatiseer en delegeer. Niet alles hoeft door jou gedaan te worden. Automatiseer repetitieve taken en delegeer waar mogelijk. Tools als Zapier, Notion en slimme e-mailfilters besparen je uren werk per week.
9. Plan buffer-tijd in. Je dag volproppen als een overvolle koffer is vragen om stress. Houd 15-30 minuten vrij tussen meetings en grote taken, zodat je adempauze hebt als iets uitloopt.
10. Reflecteer wekelijks én maandelijks. Wekelijkse reflectie helpt je bijsturen, maar een maandelijkse check-in geeft je zicht op het grotere plaatje. Loop je nog in lijn met je doelen? Zo niet, pas je strategie aan. Pro-tip: Stel drie maandelijkse focusdoelen en evalueer of je ze hebt gehaald.

Door deze strategieën slim toe te passen, krijg je niet alleen meer gedaan, maar ook meer rust in je hoofd. En laten we eerlijk zijn: dát is pas echte winst.

Werk slimmer, niet harder – beheers je planning in één dag

Heb je het gevoel dat je constant achter de feiten aanloopt? Je takenlijst groeit sneller dan je hem kunt afwerken, vergaderingen slokken je tijd op en écht gefocust werken lukt zelden. Je weet dat plannen belangrijkl is, maar hoe doe je dat zonder dat het je nog meer tijd kost?

Bij Tijdwinst.com leren we je in één dag hoe je grip krijgt op je agenda en je taken. Onze praktische time management training helpt je om:

• Slimmer te plannen – realistisch inschatten, prioriteren en ruimte houden voor onverwachte taken.
• Minder tijd kwijt te zijn aan e-mail en meetings – zonder belangrijke zaken te missen.
• Gefocust te werken – zodat je méér gedaan krijgt in minder tijd.
• Rust en overzicht te houden – ook als je agenda volloopt.

Geen ingewikkelde theorie, maar direct toepasbare technieken die werken in de praktijk. Na deze training ben jij de baas over je tijd, in plaats van andersom.

• Eén dag, direct resultaat
• 100% praktisch, bewezen effectief
• Incompany of op een van onze locaties

Schrijf je nu in en werk met meer focus en minder stress!

Veelgestelde vragen over plannen

• Hoe maak je een effectieve planning die realistisch en haalbaar is?

  Een effectieve planning is strategisch, realistisch en flexibel. Dit betekent:

  • Begin met de basis: Plan eerst je vaste taken, zoals meetings en terugkerende werkzaamheden.
  • Werk met tijdsblokken: Reserveer tijdsblokken voor belangrijke taken en bescherm deze tijd actief.
  • Wees realistisch over tijdsbesteding: Taken duren vaak langer dan je denkt. Plan met buffers en voorkom dat je dag te vol raakt.
  • Gebruik één systeem: Vermijd losse lijstjes en houd alles centraal in één planner of digitale tool.
  • Evalueer en stel bij: Plan tijd in om je planning te reviewen en te optimaliseren.

• Wat zijn de beste digitale tools voor slim plannen?

  Digitale tools zijn een gamechanger voor iedereen die slim wil plannen, efficiënt wil samenwerken en altijd grip wil houden op zijn agenda. Maar welke moet je gebruiken? Dit zijn de beste tools die je helpen om structuur te houden zonder in een wirwar van apps te verdwalen.

  1. Google Agenda – De basis van tijdmanagement

  Perfect voor: Tijdblokken, afspraken en samenwerken
  Waarom? Gratis, toegankelijk en synchroniseert met (bijna) alles
  Google Agenda is de absolute standaard voor tijdgebonden taken. Of je nu meetings plant, wekelijkse structuren neerzet of herinneringen instelt, deze tool doet het zonder gedoe. Delen met collega’s? Makkelijk. Kleurcodes voor overzicht? Check.

  Slimme tip: Plan vaste tijdblokken in (zoals een deep-work blok in de ochtend) om grip op je dagen te houden.

  2. Trello – Visueel plannen met borden en kaarten

  Perfect voor: Projectmanagement en overzichtelijk plannen
  Waarom? Gebruiksvriendelijk, visueel en ideaal voor teams
  Trello werkt met een kanban-systeem: taken schuif je simpelweg van ‘Te doen’ naar ‘Klaar’. Voeg checklists toe, stel deadlines in en houd het overzicht zonder overbodige poespas.

  Slimme tip: Gebruik labels en kleuren om prioriteiten direct zichtbaar te maken.

  3. Asana – Voor wie echt grip wil op taken en projecten

  Perfect voor: Teams, projecten en uitgebreide taakbeheer
  Waarom? Krachtige functies zoals afhankelijkheden en automatiseringen
  Asana is Trello on steroids. Hier kun je niet alleen taken toewijzen, maar ook afhankelijkheden instellen en workflows automatiseren. Ideaal voor teams die complexe projecten runnen.

  Slimme tip: Maak sjablonen voor terugkerende projecten, zodat je niet steeds opnieuw je takenlijst hoeft te bouwen.

  4. Notion – De alles-in-één tool voor notities, planningen en kennisbeheer

  Perfect voor: Flexibele organisatie en persoonlijke productiviteit
  Waarom? Combineert notities, databases, to-do’s en wikis in één omgeving
  Notion is de Zwitserse zakmes onder de tools. Bouw je eigen workflows, combineer takenlijsten met databases en houd al je projecten in één overzicht.

  Slimme tip: Maak een dashboard met je belangrijkste to-do’s, projecten en notities voor een vliegende start elke dag.

  5. Todoist – De krachtigste to-do lijst zonder poespas

  Perfect voor: Dagelijkse taken en persoonlijke planning
  Waarom? Simpel, intuïtief en integreert met veel andere apps
  Wil je een strakke, minimalistische takenlijst zonder afleiding? Dan is Todoist je beste vriend. Taken sorteren op prioriteit, projecten en deadlines? Piece of cake.

  Welke tool werkt het beste voor jou? Kies degene die past bij je werkwijze en laat de rest links liggen. Slim plannen is niet hetzelfde als eindeloos switchen tussen apps.

• Hoe voorkom je dat je planning te ambitieus wordt en je constant achter de feiten aanloopt?

  • Plan op basis van beschikbare tijd, niet op basis van taken. Veel mensen plannen alsof ze oneindig veel tijd hebben. Begin met je vaste verplichtingen en kijk dan hoeveel tijd je écht over hebt.
  • Gebruik de 60% regel: Plan maximaal 60% van je werktijd vol. De overige 40% is voor e-mails, ad-hoc taken en onvoorziene zaken.
  • Evalueer je planning dagelijks: Check aan het einde van de dag wat realistisch was en pas je planning aan voor de toekomst.
  • Prioriteer slim: Gebruik de Eisenhower-matrix om onderscheid te maken tussen wat dringend en belangrijk is.

• Hoe ga je om met onverwachte taken en verstoringen in je planning?

  • Plan buffertijd in: Reserveer dagelijks 30-60 minuten voor onverwachte zaken.
  • Leer ‘nee’ zeggen: Niet alles wat binnenkomt, is direct jouw probleem. Stel grenzen en bewaak je focus.
  • Werk met een flexibele planning: Plan niet elk moment van je dag vol, zodat je makkelijk kunt schuiven.

• Wat is het verschil tussen een dag-, week- en maandplanning?

  • Dagplanning: Bevat je specifieke taken per dag, inclusief prioriteiten en tijdsblokken.
  • Weekplanning: Geeft een overzicht van je doelen en verplichtingen per week, inclusief deadlines en terugkerende taken.
  • Maandplanning: Helpt je vooruitkijken naar grotere projecten, lange termijn doelen en belangrijke deadlines.

  Hoe combineer je ze?

  • Maak op vrijdag je weekplanning en bepaal je prioriteiten.
  • Elke dag start je met een dagplanning op basis van je weekplanning.
  • Elke maand evalueer je je voortgang en stel je doelen bij.

• Hoe zorg je ervoor dat je je daadwerkelijk aan je planning houdt en niet uitstelgedrag vertoont?

  • Begin met de lastigste taak: Gebruik de Eat That Frog-methode en start met de moeilijkste taak.
  • Gebruik de Pomodoro-techniek: Werk 25 minuten gefocust en neem dan een korte pauze.
  • Maak taken concreet en behapbaar: “Schrijf rapport” is vaag, “Schrijf de inleiding van het rapport” is concreet en makkelijker op te pakken.
  • Vermijd multitasking: Focus op één taak tegelijk om productiever te blijven.

• Wat zijn de beste methodes om je taken en prioriteiten binnen een planning te bepalen?

  • Eisenhower-matrix: Prioriteer taken op basis van belangrijkheid en urgentie.
  • ABCDE-methode: Geef elke taak een prioriteit (A = meest belangrijk, E = minst belangrijk).
  • 80/20-regel (Pareto-principe): Focus op de 20% van je taken die 80% van je resultaat opleveren.

• Hoe vaak moet je je planning evalueren en bijstellen?

  • Dagelijks: Evalueer je planning en stel bij waar nodig.
  • Wekelijks: Plan op vrijdag je komende week en reflecteer op wat wel/niet werkte.
  • Maandelijks: Check of je lange termijn doelen nog kloppen en stel je prioriteiten bij.

• Wat zijn veelgemaakte fouten bij het maken van een planning en hoe voorkom je ze?

  • Te veel taken plannen . Plan liever maximaal 60% van je tijd in en laat ruimte voor onverwachte zaken.
  • Geen buffertijd inbouwen. Reserveer liever 30-60 minuten per dag voor onvoorziene taken.
  • Multitasking. Werk daarentegen gefocust aan één taak tegelijk.
  • Geen prioriteiten stellen. Gebruik eens de Eisenhower-matrix of ABCDE-methode.
  • Taken niet concretiseren. Maak taken eens klein en behapbaar.
  • Geen systeem hebben. Kies liever één centrale tool of planner.

• Wat is een ander woord voor 'planning'?

  Tijdschema – als het gaat om een overzicht van taken met tijdsindeling
  Schema – een algemene term voor een gestructureerd plan
  Rooster – vaak gebruikt voor werk- of lesindelingen
  Programma – wanneer het om een reeks geplande activiteiten gaat
  Agenda – als het een overzicht van afspraken betreft
  Strategie – als het gaat om een plan met een langere termijnvisie
  Voorbereiding – als het gaat om de voorbereiding van taken of projecten
  Organisatie – in de zin van het structureren van taken
  Tijdsplanning – specifiek voor de verdeling van tijd over taken
  Opzet – als het gaat om de basisstructuur van een plan

Wie zijn wij? | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

1. 1-daagse training Time Management | Blog
2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog