Professionele communicatieve vaardigheden zijn cruciaal op de werkvloer. Een aantal van die skills is zelfs éxtra belangrijk, om vooruit te komen in je carrière of aangenomen te worden bij je droombaan. Dit zijn de bewezen belangrijkste skills voor op je CV en (daarna) op de werkvloer.
Communicatie is cruciaal.
Om interessant gevonden te worden als sollicitatie-kandidaat, om vooruit te komen in je carrière of om gewoon goed en prettig te functioneren op het werk, zijn je communicatieve vaardigheden cruciaal. – Je kan nog zo’n hoogopgeleide professional zijn; kun je het niet overbrengen, sociaal niet goed communiceren met klanten of samenwerken met collega’s, dan telt het al bijna niet meer.
Wil je als professioneel kenniswerker kunnen functioneren en ontwikkelen, dan zul je moeten leren communiceren. Niet gewoon goed kunnen kletsen, maar bepaalde specifieke communicatieskills maken het verschil. Vaardigheden die je helpen bij het verplaatsen van informatie: dat is professioneel communiceren. En precies wat je als kenniswerker in feite het grootste deel van je tijd doet. Informatie verplaatsen. Van jezelf naar een collega, en terug. Van manager naar team, en terug. Van team naar klant, en terug.
Communiceren, op verschillende manieren: fysiek, digitaal, visueel, verbaal, vocaal, non-verbaal, of (meestal) een combinatie daarvan. Je doet het de hele dag door, dus doe je het liever goed. Op z’n best, als het even kan, om je carrièrekansen vooruit te helpen.
Want dat is wat goede, professionele communicatieve vaardigheden doen – is bewezen.
Communicatie maakt het verschil – bewezen
Als werknemer of kandidaat-werknemer wordt je door zowel je werkgever, manager als collega’s gewaardeerd om een paar zaken:
- Wat je kunt – je diploma’s en ervaring (datgene waar jijzelf waarschijnlijk de meeste focus op hebt en de meeste investering in gedaan hebt).
- Hoe je bent – je karakter en communicatie, je persoonlijkheid en social skills (datgene waar je waarschijnlijk niet zo bij stilstaat, zeker niet als optie tot investering om beter in te worden).
Beide zaken zijn minstens even belangrijk. En als er dan zelfs eentje belangrijker is dan de ander, dan wordt je eerder goed- of afgekeurd op het tweede punt: hoe je bent. Hoe je functioneert, hoe je je gedraagt, hoe je communiceert.
Niet voor niets is “communicatie” de belangrijkste skill voor (HR) managers om je aan te nemen, volgens grootschalig LinkedIn onderzoek – op #1 in de lijst, en indirect op nog een paar plaatsen, zoals je hier ziet.
“Communicatie” in z’n geheel is dus waar (HR) managers op letten wanneer ze mensen aannemen. Specifieker nog: bepaalde communicatieve vaardigheden zijn doorslaggevend voor jou als professional. Vaardigheden die hoger op het lijstje staan, letterlijk. Niet alleen op de 1e plaats, maar ook op nummer 2, 3, 4 en 5 én nog een paar plaatsen.
Van welke lijst? De lijst van “eigenschappen werkgevers zoeken op het CV van een kandidaat”, volgens onderzoek van de Amerikaanse National Association of Colleges and Employers (NACE), dat je hier in een mooi overzichtje terugziet (figuur 1).
Alle vaardigheden op een rijtje, van belangrijk (bovenaan) naar minder belangrijk (onderaan), die managers graag op je CV zien… En zoals je ziet spelen de communicatieve vaardigheden, in geel gearceerd, nogal een glansrol.
Zeer de moeite waard dus, om (de juiste!) communicatieve vaardigheden in jouw portfolio naar voren te halen en op te krikken. Zodat jij ze niet alleen op je CV kunt zetten, maar ze ook echt kunt toepassen op de werkvloer – voor werkelijke duurzame vooruitgang in je carrière. Los van al je diploma’s en ervaring, en minstens zo belangrijk.
Dé communicatieve vaardigheden die er toe doen
In de lijstjes hierboven heb je al gezien wat er bewezen toe doet, voor (HR) managers en werkgevers. Neem daar nog de factor ‘de rest van je collega’s’ bij en je hebt een complete set skills die je echt wel moet hebben om bovengemiddeld effectief professioneel te functioneren. Al die bepalende factoren, vertaald naar dé 7 communicatieve vaardigheden die elke vooruitstrevende professional moet bezitten:
1. Actief luisteren
Alle goede communicatie komt – in tegenstelling tot wat je zou denken – niet neer op effectief spreken, maar op actief luisteren. Luisteren met aandacht. Niet luisteren zoals veel mensen doen; aanhoren wat een ander zegt, als wachttijd tot je zelf mag spreken. Écht luisteren, als een professional.
Actief luisteren betekent op zo’n manier luisteren, dat je aantoont dat je aandacht hebt voor een ander – van klant tot collega – en niet alleen focust op jezelf. Dat je dus bereid bent samen te werken en een dialoog aan te gaan. Eentje waarin je hoort wat een ander zegt en actief mentaal aan de slag gaat met dat advies / input / idee / vraagstuk / perspectief / verzoek. Die aandacht voor wat een ander zegt, is alles wat de professional tegenover jou van je wil, en waardoor hij jou waardeert als waardige gesprekspartner.
Hoe je dat doet:
- Luister met aandacht – kijk je gesprekspartner aan, ben niet mentaal bezig met wat jij wil zeggen en vermijd te allen tijde externe afleiding, zoals op de je telefoon kijken!
- Stel vragen – vraag door op hetgeen de ander je vertelt, tot je het volledige verhaal / vraagstuk / standpunt / advies / verzoek begrijpt.
- Vat samen – zodra de ander volledig is uitgesproken en al je vragen beantwoord zijn, vat je bondig samen wat je gesprekspartner je zojuist dus verteld heeft:
“Wat je me vraagt is dus waarom we tot dit ontwerp zijn gekomen, zonder de voorgestelde kleurstellingen uit de briefing?”
2. Verbaal communiceren: helder en beknopt
Niemand kan goed samenwerken met iemand die om de zaken heen draait. Privé is het al niet handig, maar professioneel is het echt de doodsteek voor je communicatie en daarmee relaties. Zeg waar het op staat. Wat je denkt. Hoe het zit. Zonder doekjes. Direct. Beknopt.
Let op: dit betekent niet dat je een flapuit noch kletskous moet worden. Wat je wel moet doen is belangrijke gedachten of visies niet voor je houden:
- Spreek (alleen) wanneer je iets zinnigs te zeggen hebt.
- Denk even goed na over hoe je die boodschap (kernachtig) overbrengt, vóórdat je hem verbaal communiceert.
- Spreek vervolgens zonder overbodige kletspraat, helder en bondig.
Bewust je boodschap overbrengen – in plaats van je visie voor je houden (passief) of je mening eruit flappen (agressief) – dat is effectief verbaal communiceren. Zoals je collega’s het graag zien. Fysiek én digitaal. Zowel in je directe uitspraken, als in telefoongesprekken en mailberichten dus.
3. Non verbaal communiceren: stem, houding en oogcontact
Non verbale communicatie bepaalt voor een groot deel hoe je overkomt. Voor een aanzienlijk groter deel dan je verbale communicatie zelfs! Inmiddels is redelijk algemeen bekend – op basis van bekend onderzoek van dr. Albert Mehrabian, professor in de psychologie aan de Universiteit van Californië – dat maar liefst 93% van de communicatie non verbale communicatie betreft. Slechts 7% zou dus aankomen op wát je zegt, en de rest op hóe je het zegt: waarvan 38% vocaal (stemgeluid, toon, intonatie) en 55% fysiek (postuur, gebaren, gezichtsuitdrukkingen).
Let daarom op een paar bepalende elementen in je non verbale communicatie:
- Open houding – dit maakt je benaderbaar voor interactie en laat zien dat je zelfverzekerd en op je gemak bent. Let vooral op je schouders, hou ze laag en ontspannen, en sla bijvoorbeeld je armen niet over elkaar om je houding op en te houden.
- Aandachtig oogcontact – kijk iemand altijd aan wanneer diegene (tegen je) spreekt, want daarmee zeg je dat hij of zij jouw volle aandacht heeft. Let wel op dat het geen staren wordt. Houd de blik en ontspannen en enigszins beweeglijk.
- Vriendelijke toon – wanneer je stem natuurlijk diep en laag klinkt (voor jou) zeg je wederom dat je ontspannen en zelfverzekerd bent. Geloofwaardig ook. Je krijgt je eigen vriendelijk een ontspannen stemgeluid (terug) door je ademhaling te verdiepen en verlengen.
4. Vriendelijkheid
Je wil niets als een softie overkomen, maar ook niet als Stalin. Subtiele vriendelijkheid in je communicatieve uitingen zorgt dat je daar netjes tussenin zit. Je wordt aardig gevonden door je collega’s, baas en klanten én serieus genomen. Hoe?
- Door een vriendelijk stemgeluid (zoals je hierboven al zag).
- Door vriendelijke vragen te stellen. “Hoe was je weekend?” is een golden oldie.
- Door vriendelijk te glimlachen. In zowel een eerste ontmoeting als wanneer een bekende collega je een vraag stelt. Subtiel is hier het keyword. Je mondhoeken krullen minimaal en zachtjes omhoog, zodat het nooit lijkt of je flirt, uitlacht of gewoonweg een beetje creepy overkomt.
5. Zelfvertrouwen
Niet te verwarren met arrogantie, dat is de doorgeslagen variant. Natuurlijke zelfverzekerdheid. De houding die toont dat je een collega bent die waarmaakt wat hij zegt en gelooft in wat hij zegt. Zonder loze praat, of loze beloftes. Maar vooral ook zonder twijfelachtige communicatie; het toonbeeld van onzekerheid.
Zeg daarom altijd wat je wil zeggen zonder onzichtbaar vraagteken en twijfel-woorden als “misschien” en “eh”. Wees ook hier weer helder, bondig, standvastig, leidend en direct concreet – zonder arrogantie (agressief) of twijfel (passief):
“Ik vind het een goed idee.”
“Volgens mij kunnen we dit beter zo aanpakken.”
“Laten we dit aan Harriët van HR vragen.”
Maar je zelfverzekerde communicatie zit niet alleen in woorden; ook in daden. Pak de eerste actiepunten voor het idee op. Stel voor hoe de andere aanpak uitgevoerd zou kunnen worden. Pak de lead en benader Harriët zelf. Volg je woorden op met acties, kordaat, zonder twijfel.
6. Empathie
HR managers zullen het niet letterlijk zo zeggen of zelfs beseffen dat dit de term is van de communicatieve vaardigheid die ze zoeken, maar empathie is cruciaal op de werkvloer. Het is namelijk hét smeermiddel voor elke gezonde dialoog, discussie en zelfs conflict.
Elk gesprek waarin je op één lijn probeert te komen met een collega of klant – om te overtuigen of een conflict op te lossen – komt daar via de kortste weg met empathie. Inlevingsvermogen. De vaardigheid om het perspectief van je gesprekspartner in acht te nemen. Doe dit, leef je in, en uit dat direct verbaal:
“Ik begrijp dat jij liever ziet dat , maar volgens mij werkt het beter om . Wat denk je daarvan?”
De keywords hier zijn altijd “ik begrijp…”, “ik zie…”, “ik hoor…”, “ik kan me voorstellen dat…” enzovoort. Dat is empathie tonen, om elk conflictgesprek of overtuigend gesprek in goede banen te leiden.
7. Feedback geven en ontvangen
Ook deze is cruciaal voor elke carrière. Zonder feedback ben je stuurloos. Je weet namelijk nooit of je goed of slecht bezig bent. Of je in de juiste richting beweegt, of hartstikke van de uitgestippelde weg aan het raken bent. De weg vooruit.
Leer feedback daarom waarderen, en communicatief op de juiste manier accepteren of geven. Volgens de gouden feedback regels:
- Positieve feedback geven moet voor 80% van de feedback gelden. Dit is nodig voor richting en leiderschap, om iemand aan te tonen dat hij de juiste weg volgt. Deze feedback geef je kort en krachtig, en mag publiekelijk geuit worden.
- “Goed bezig, Peter.”
- Negatieve feedback geven telt voor 20% van je feedback, en is bedoeld om afdwalingen van de weg of verkeerde afslagen te corrigeren. Geef deze feedback uitvoerig en zorgvuldig, en vooral onder vier ogen.“Ik zie dat je , terwijl het de bedoeling was dat je . Waarom is dat?”
- Positieve feedback ontvangen doe je direct, kort en krachtig, zonder het compliment te downtonen (“ach, het viel wel mee”) of ophemelen (“ja, ik weet het, goed hè”). Zeg gewoonweg:“Bedankt!”
- Negatieve feedback ontvangen doe je door actief te luisteren naar de kritiek, door te vragen (toont dat je het serieus neemt en mentaal aandacht toont) en verbeteringen voor te stellen:“Ik begrijp wat je zegt. Je hebt gelijk, dat zie ik nu. Zal ik voortaan ?”
Voilà. De 7 vaardigheden die je moet kennen en kunnen als communicatief vaardige professional. Als gewilde medewerker en gewaardeerde collega. Als leider, of teamlid. Ze gelden altijd, in elke functie, in elke branche. Ga er dus mee aan de slag, en oefen op je eigen werkvloer welk effect ze hebben.
Hoe je dat op je CV zet
Onder de knie? Dan kun je ze mooi op je CV zetten, mocht je zoeken naar een (nieuwe) baan. Let dan wel even op hoe je ze verwoordt. Je zegt natuurlijk niet zoiets als: “Mijn verbale communicatie is echt ontzettend beknopt”. Daar zijn termen voor, die betekenen dat je hier goed in bent. Professionele verwoordingen. Hier zijn een paar suggesties voor op jouw CV:
- Actief luisteren = aandachtig communiceren, soepel samenwerken.
- Effectief verbaal communiceren = helder communiceren, overtuigend communiceren, onderhandelend communiceren, overredend communiceren, presenteren, spreken.
- Effectief non verbaal communiceren = open houding, overtuigende vaardigheden, geloofwaardig voorkomen, sociaal voorkomen, ontspannen karakter.
- Vriendelijkheid = sociaal, samenwerkend, beleefd, diplomatiek, teambuilder, teamspeler.
- Zelfvertrouwen = expressief, leiderschap, snelle denker, besluitvormer, directe communicatie, doener.
- Empathie = conflictoplossend vermogen, overtuigend communiceren, verbindend communiceren
- Feedback geven en ontvangen kun je gewoon zo noemen. Wel zo handig.
Staat bewezen prachtig op je CV, mits je deze communicatieve vaardigheden ook daadwerkelijk waar kunt maken natuurlijk. Eerst kennen, dan kunnen en dan tonen. En dán de vruchten plukken. Een sociale sfeer met collega’s, een goede indruk op je manager en soepel samenwerken met klanten.
Oftewel: een veelbelovende carrière, als communicatief professional.
Meer leren? Volg de training
In je diploma’s en ervaring heb je zoveel geïnvesteerd. Jaren bouwde je eraan. Vergeet nu dan ook die andere – minstens zo belangrijke – factor in hoe je overkomt en samenwerkt als professional: je communicatieve vaardigheden. Ze zijn (niet eens zo moeilijk) aan te leren, en helpen je enorm vooruit. Op dagelijkse basis in de omgang met klanten en collega’s – en op de lange termijn, in je hele carrière (en zelf privéleven).
In onze Training Gesprekstechnieken passeren alle belangrijke communicatieve vaardigheden de revue. Goed om te kennen, beter om te kunnen. Leer ze allemaal in één dag toepassen, om er de volgende dag al van te profiteren op de werkvloer. Met onbeperkte follow up!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Gesprekstechnieken
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
