Een ‘1 op 1’-gesprek is één van de nuttigste gesprekken die je kunt voeren. Het is een moment waarop jij met een teamlid zijn of haar ambities en ontwikkeling bespreekt. Nu wil je natuurlijk zoveel mogelijk uit dat gesprek halen. Of dat lukt, hangt af van de vragen die jij wel of niet stelt. Onze tip? Vermijd 4 specifieke vragen en gebruik in plaats daarvan nuttige doorvragen-gesprekstechnieken. 

Een ‘1 op 1’-gesprek valt of staat bij de juiste vragen

Een ‘1:1’-gesprek – we schreven al eerder over hoe zinvol het is voor jou en je team. Het verbetert de samenwerking  en verhoogt de werktevredenheid en betrokkenheid van een teamlid. Kortom: een ‘1 op 1’-gesprek op z’n tijd mag niet ontbreken op de werkvloer.

De voorwaarde is natuurlijk wel dat zo’n gesprek goed verloopt. Dat betekent dat je geen standaardvragen stelt of lijstjes afwerkt. Nee, in plaats daarvan wil je wil jouw teamlid écht beter leren kennen. Weten wat hem of haar motiveert. Waar dit teamlid tegenaan loopt, wakker van ligt, en juist van droomt — op zakelijk vlak dan.

Hiervoor zal je diep moeten gaan. Moeten doorvragen. Met effectieve doorvraag-gesprekstechnieken lukt dat je.

Wat voor soort gesprekstechnieken zijn er?

Laten we eerst een stapje terug doen. Wat zijn gesprekstechnieken precies? Het zijn strategieën die je kunt gebruiken in je communicatie om je doel beter te bereiken. 

Je kunt bijvoorbeeld doorvragen om de ander zich gehoord te laten voelen, rapport opbouwen om iemand te overtuigen of de 4G’s-feedbackmethode gebruiken om constructieve feedback te geven waarmee de ander zich niet aangevallen voelt. Allemaal voorbeelden van gesprekstechnieken!

Zo zijn er ook specifieke gesprekstechnieken om door te vragen. 

twee vrouwen in gesprek

Wat zijn doorvraagtechnieken?

De betekenis van doorvragen is dat je voortborduurt op wat de ander zegt. Je vuurt niet de ene na de andere vraag op je gesprekspartner af om steeds van onderwerp te veranderen. Nee, je luistert (en dan écht luisteren – actief luisteren) naar de ander. Vervolgens gebruik je iets van wat diegene heeft gezegd om naar door te vragen. Doorvraagtechnieken zijn de gesprekstechnieken die je bij doorvragen helpen. 

Misschien heb je weleens gehoord van de gesprekstechniek Luisteren Samenvatten Doorvragen. LSD wordt het ook wel genoemd (maar dan een gezondere variant dan de LSD die je kent). Het houdt in dat je actief luistert naar wat de ander zegt, zijn woorden samenvat en dan een vervolgvraag stelt om diegene meer te laten vertellen. Zo toon je interesse, houd je het gesprek gaande én vindt je gesprekspartner je een leuker mens. Mensen houden namelijk van vertellen over zichzelf. En ze houden van mensen die hen de kans daartoe geven.

Welke gesprekstechnieken voor doorvragen zijn er?

Leren hoe je goed doorvraagt in gesprekken? Daar kunnen effectieve doorvragen-gesprekstechnieken bij helpen. Straks gaan we in op een paar vragen die je vooral níet wilt stellen (en wat je dan wel moet vragen). Maar knoop vooraf alvast deze handige basis-gesprekstechnieken voor doorvragen in je oren:

  1. Luisteren Samenvatten Doorvragen dus. In die volgorde. Dit helpt als je gesprekspartner lang van stof is, het geeft structuur aan het verhaal en het samenvatten zorgt er ook voor dat jij de informatie beter kunt opnemen. Daarnaast vormen luisteren en samenvatten een goede basis om daarna te kunnen doorvragen.
  2. Actief luisteren. Luisteren is al een gesprekstechniek op zich. Echt luisteren vraagt om méér dan je oren openhouden voor wat de ander zegt. Je wilt de ander ook het gevoel geven dat je luistert en geïnteresseerd bent. Actief luisteren betekent dan ook de ander aanmoedigen om door te praten, en vooral niet over je eigen situatie vertellen omdat je een leuk aanknopingspunt hoort. Vanuit het actief luisteren kun je vervolgens doorvragen naar wat de ander heeft verteld.
  3. Reflectief luisteren. Een andere vorm van luisteren is reflectief luisteren. Hierbij ga je een stap verder. Je luistert naar wat de ander zegt en vat het vertelde vervolgens samen in je eigen woorden. Je geeft dit terug aan de ander om te checken of je het goed hebt begrepen. Vandaaruit kun je vervolgens doorvragen naar wat is verteld of je moedigt de ander met de reflectie op zich al aan om meer te vertellen. 
  4. Non-verbale communicatie signaleren. Vergis je niet: ook wat niet wordt gezegd, is heel belangrijk in communicatie. Het is dan ook een belangrijke gesprekstechniek in de communicatie op zich om goed te letten op iemands gezichtsuitdrukking, gebaren of intonatie. Merk je daarin iets op, bijvoorbeeld dat de ander zenuwachtig overkomt of steeds wegkijkt? Vraag daarnaar. Ook dat is een manier van doorvragen die het gesprek verder kan helpen. Let wel op dat je er vriendelijk naar vraagt. Een kritische-vraag-voorbeeld als “Ik zie dat je steeds wegkijkt. Waarom doe je dat?” komt niet heel uitnodigend over. Vraag dan liever iets als “Goh, vind je dit gesprek misschien spannend? Je oogt wat gespannen.”
  5. Open vragen stellen. Ook dit is belangrijk als we het hebben over doorvragen-gesprekstechnieken. Je moet je voorstellen dat het antwoord op een gesloten vraag vaak kort is (“Heb je dat project al afgerond?” – “Ja!”). Het gesprek valt dan stil. Stel je een open vraag, dan moedig je de ander aan om meer te vertellen (“Kun je iets vertellen over hoe je het project hebt ervaren?”).

Met elk van deze 5 gesprekstechnieken voorkom je dat jij het woord overneemt en moedig je de ander aan om door te praten. Dat geeft jou weer meer informatie om op voort te borduren en interesse te tonen. Precies wat je wilt!

man en vrouw die zittend voor laptop zitten, vrouw wijst naar het scherm

Hoe kun je het beste doorvragen (en hoe niet)?

Tijd om in wat doorvragen-voorbeelden te duiken. Dit zijn 4 soorten vragen die je niet meer wilt stellen om het 1:1-gesprek goed gaande te houden. En geen nood: natuurlijk geven we je ook ideeën voor vragen die je wél kunt stellen.

1. “Hoe gaat het?” — schrap de eeuwige ijsbreker

De “Hoe gaat het?”-vraag lijkt dé manier om een 1:1-gesprek aan te knopen. Maar in de praktijk komt het antwoord vaak niet verder dan “Ja, goed!”. Natuurlijk, je hebt kans dat het inderdaad allemaal op rolletjes loopt. Maar dan is het zonde dat het gesprek met deze vraag stilvalt. Het gesprek gaande houden lukt niet door deze eeuwige ijsbreker te gebruiken.

Jij wilt namelijk meer weten. Rapport opbouwen. Daarvoor heb je meer informatie nodig. Met enkel vragen hoe het gaat, vraag je naar de bekende weg. Immers:

We zijn zo geconditioneerd om “Goed!” of “Ja, lekker druk!” te antwoorden, dat je zelden een eerlijk antwoord krijgt wanneer je iemand vraagt hoe het gaat.

Dus wil je het 1:1-gesprek goed starten? Vraag dan door. Vraag niet hoe het gaat, maar ga dieper: vraag naar het persoonlijke leven van je teamlid. Zonder als een te nieuwsgierig aagje over te komen. Dat doe je bijvoorbeeld zo:

“En, hoe staat het met de verbouwing? Je zei laatst dat jullie de vloeren gingen leggen. Is ‘t gelukt?”

“Zeg, hoe is het met je schoonvader? Is hij al een beetje opgeknapt? Ik kan me voorstellen dat het schrikken was toen hij in het ziekenhuis terechtkwam.”

Je nodigt hiermee je teamlid uit om te praten over wat er buiten werk om gebeurt. Net zo belangrijk als wat er op de werkvloer speelt. Het versterkt niet alleen jullie relatie, maar kan ook cruciale informatie opleveren waar jij als leidinggevende op kunt inspelen.

2. “Hoe zit het met?” — schrap de verantwoordingsvraag

Het doel van een 1:1-gesprek is om je teamlid en zijn of haar voortgang beter in beeld te krijgen. Om de persoonlijke ontwikkeling, zijn of haar ambities en knelpunten te bespreken. Een 1:1-gesprek is daarom niet het moment om statusupdates, projecten of rapportages te bespreken. Zulke zaken bewaar je voor aparte meetings.

Heb het er dan ook niet over in dit gesprek. Spits in plaats daarvan je oren en luister naar de problemen, observaties of bevindingen van het teamlid. Wellicht zijn er problemen met een klant ontstaan of loopt het niet helemaal lekker binnen het team. Juist die zaken wil je bespreken.

Hiervoor zal je opnieuw moeten doorvragen. Heb het niet over algemene updates rondom een project, maar ga dieper: vraag het teamlid naar zijn of haar meest opvallende inzichten.

“Nu we het toch over die klant hebben; kun je me vertellen wat je het meest verrassend vindt aan haar aanpak?”

“Zijn er dingen geweest die je niet had verwacht of kunnen voorzien? Heb je daar iets van geleerd?”

3. “Hoe kan ik je helpen?” — schrap goede (maar luie) bedoelingen

Je stelt deze vraag natuurlijk met de beste intenties. Je wilt je teamlid helpen om bijvoorbeeld ergens in uit te blinken of om een oplossing te vinden. Maar de vraag “Hoe kan ik je helpen?” is een van de slechtste manieren om daarover te communiceren. Waarom? Omdat het een luie manier is om aan informatie te komen:

Jij schuift het zoeken naar een oplossing namelijk bij je collega in de schoenen. Hij of zij moet maar met een suggestie komen. Maar aangezien jij de leidinggevende bent, zal je teamlid je zelden een suggestie geven. Ten eerste omdat je hem of haar ermee overvalt. Ten tweede kan het voor een teamlid tamelijk intimiderend zijn om acties te verzinnen voor een persoon die “boven je staat”. 

Een teamlid zal dan ook zelden antwoord kunnen geven op je goedbedoelde vraag.

In plaats daarvan zal je moeten doorvragen. Ditmaal door vooraf zelf een suggestie te doen. Vraag vervolgens wat je teamlid daarvan vindt. 

“Ik merk zelf dat ik iets te zeer op dit project zit. Om te voorkomen dat ik in een controlfreak verander, wil ik voorstellen dat we voortaan om de week bij elkaar zitten.” 

Vraag vervolgens door…

“Wat vind jij daarvan?”, “Welke dagen zouden jou daarvoor schikken?” of “Hoe ervaar jij dit zelf?”

Door zelf een suggestie te geven maak je het voor je teamlid eenvoudiger én minder intimiderend om ideeën aan te dragen.

4. “Wat kan ik beter doen?” — schrap te brede vragen

Dit is een ontzettend vage vraag die uitnodigt tot vage antwoorden. Je spoort je teamlid aan om ter plekke een concrete oplossing te geven voor een onbekend probleem. 

Je zadelt je teamlid op met allerlei onduidelijkheden. Op welk vlak zoek je verbeterpunten? Bedoel je marketingtechnisch? Qua leiderschap? In de dagelijkse omgang? Je teamlid heeft geen idee waar te beginnen en wordt bovendien overvallen door zo’n vraag. 

Daar heeft het teamlid niks aan en – ook belangrijk! – daar heb jij niets aan. Zo’n 90% van de tijd zal je namelijk “Geen idee!” of ‘Naar mijn mening gaat alles goed” als antwoord krijgen. 

Zou je echter doorvragen (gedetailleerd en met een doel in het vooruitzicht), dan ontvang je wellicht inzichten waar je wél wat mee kunt. Focus je daarom op het stellen van gerichte, specifieke vragen:

“Welk aspect van het bedrijf zien we volgens jou over hoofd?”

“Als je naar de concurrentie kijkt, wat doen zij dan beter?”

Hoe specifieker de vraag, hoe effectiever het antwoord.

twee mensen in gesprek

Dus: wat is een doorvragen-voorbeeld dat wél goed is?

Je weet nu wat je niet moet doen:

  • Roep niet “Hé, hoe gaat het?”.
  • Stel geen verantwoordingsvragen (“Hoe zit het met…”?).
  • Slik de vraag “Hoe kan ik je helpen?” in en draag liever zelf alvast suggesties aan.
  • Maak je vragen niet te vaag en breed.

Wat je dan wel moet doen? Daar komen we weer met die drie letters: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen. Dat is één van de gesprekstechniek-voorbeelden die wél goed helpt voor doorvragen. 

Borduur daarnaast voort op wat de ander zegt, wees specifiek in je vraag en draag waar nodig alvast een suggestie aan. Zo kom je tot antwoorden waar je iets mee kunt en zó bouw je een relatie op met je teamleden. 

Een voorbeeld waarin je die gesprekstechnieken goed toepast ziet er zo uit:

  • “Volgens mij heb je het de laatste tijd best druk. Hoe gaat het je af om met veel projecten tegelijk bezig te zijn?”
  • “Je vertelde net dat je het aardig druk hebt. Zijn er dingen die we in jouw ogen kunnen verbeteren om de workload wat te verlagen?”
  • “Goed dat je het aangeeft! Ik merkte laatst ook al op dat… Zou het voor jou helpen als ik…”
  • “Je hebt laatst veel samengewerkt met Jasper van bedrijf Y. Heb je concrete verbeterpunten voor onze processen uit die samenwerking kunnen halen?”

Meer weten over het voeren van een succesvol 1 op 1 gesprek, check dan ook onderstaande video. Daarin legt Björn je uit hoe een je een 1 op 1 gesprek kan bijdragen aan het behouden van jouw focus en concentratie:

Oftewel: vraag door, wees specifiek, luister naar wat de ander zegt en maak het je teamlid makkelijk. Zorg ervoor dat hij antwoord kan geven. Zonder eerst te moeten uitvogelen wat je bedoelt én zonder zich bezwaard te voelen omdat de vraag wel heel abrupt komt. Dáár voer je goede 1:1-gesprekken mee. 

Meer leren over de juiste vragen stellen? Volg een cursus Gesprekstechnieken

In het begin kan een ‘1 op 1’- gesprek stroef verlopen, omdat je nog niet zeker weet wát je moet vragen of zeggen. Na een tijdje zul je merken dat het meer soepel en vanzelf gaat. Je stelt bijvoorbeeld goede dóórvragen als:

“Wat zijn je doelen voor de volgende week? Kan ik je ergens bij ondersteunen?”

“Waar loop je tegenaan in je werk? Hoe denk je dat je dit kunt versoepelen?”

“Op welke resultaten van de afgelopen week ben je trots? Zou je iets anders doen?”

Wil je razendsnel een (nog) betere gesprekspartner worden? Overweeg dan een cursus gesprekstechnieken. In onze 1-daagse Cursus Gesprekstechnieken leren we je meer gesprekstechnieken voor doorvragen en allerlei andere situaties. Ook leer je hoe je een actieve luisterhouding aanneemt, hoe je ervoor zorgt dat een teamlid zich openstelt en wat de beste manier is om kritiek te geven. Handig om zowel je communicatieve als leidinggevende skills te ontwikkelen!

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren. Je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. Wil je niets van ons laatste nieuws missen? Ontvang al onze nieuwe artikelen overzichtelijk in je mailbox. Schrijf je in voor de tweewekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend? Lees dan ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’. Daarin maak je kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer je slimmer werken in plaats van harder.

Wie zijn wij? | Cursus Gesprekstechnieken

Tijdwinst is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van gesprekstechnieken en timemanagement tot snellezen en effectief thuiswerken voor teams.

Nieuwsgierig? Neem dan zeker een kijkje op onze website of blogs. Of schrijf je direct in voor één van onze trainingen. Online of op locatie.