AI-tools die jou meer focus geven en je werkdag minder chaos (11 stuks)

Je kent dat gevoel wel. Je zit vol goede bedoelingen achter je laptop, klaar voor een productieve dag en dan: pling. Een mail. Een melding. Een collega met een “klein vraagje”. En voor je het weet, is je brein versnipperd over zeven tabbladen en drie gedachten tegelijk. Focus? Zoekgeraakt. Efficiëntie? Idem. Maar stel je nou eens voor dat je een digitale sidekick had die al dat denkwerk, sorteerwerk en afleidingsgedoe van je overnam. Geen robot met lampen als z’n ogen (Wall-E laten we aan Disney over, maar DALL·E daarentegen…), maar slimme AI-tools die precies weten waar jij je tijd (niet) aan moet verspillen. Tools die prioriteren, plannen en filteren mogelijk maken, zodat jij eindelijk weer aan één ding tegelijk kunt werken.

Wat komt aan bod:

1. 1. Even bij het begin beginnen: wat zijn AI tools?
   2. AI is niet gevaarlijk voor je baan; die ene collega met AI-tools wel
   3. Waarom slimme kenniswerkers AI gebruiken? 5 redenen
   4. Welke AI-tools ik aanraad? 11 AI-tools die iedere professional zou moeten kennen
   5. Wat doen AI-chatbots (en waarom ze slimmer zijn dan je denkt)?
   6. Wat zijn AI-automatiseringstools (en hoe ze je werkdag stroomlijnen)?
   7. Visuals maken met AI?
   8. AI-voice generators uitgelegd: hoe technologie je laat praten
   9. Hoe vind je de tool die je werk écht makkelijker maakt?
   10. Hoe pas je de AI-tools toe in je workflow: AI in je dagelijkse werkzaamheden (5 stappen)
   11. Vind je het lastig om AI in je workflow te integreren?
   12. Slim AI tools toepassen = Sterkere en snellere jij
   13. Veelgestelde vragen over AI tools

Even bij het begin beginnen: wat zijn AI tools?

AI-tools zijn eigenlijk digitale assistenten die niet slapen, geen koffie nodig hebben en verrassend goed zijn in herhalend werk waar jij al lang je geduld bij verloren was. Ze gebruiken kunstmatige intelligentie om taken van je over te nemen, slimmer te maken of te versnellen. Denk aan ChatGPT die je helpt om teksten te schrijven of ideeën te brainstormen, Notion AI die je notities samenvat en actiepunten uit een meeting filtert of Clockwise die je agenda automatisch optimaliseert zodat je eindelijk een blok focus-tijd overhoudt. 

AI-tools zijn digitale toepassingen die kunstmatige intelligentie gebruiken om menselijk denkwerk deels over te nemen of te ondersteunen. Ze analyseren data, herkennen patronen en voeren taken uit die normaal tijd of aandacht kosten.

Het mooie is: deze AI-programma’s nemen niet je denkwerk over, maar juist het gedoe eromheen. Minder tijd kwijt aan schakelen, zoeken of eindeloos typen, wat inhoudt dat je meer tijd hebt voor het échte werk: het creatieve of strategische deel waar je wél energie van krijgt. In plaats van simpelweg te automatiseren, leren AI-tools bovendien van je input en passen ze zich aan je werkwijze aan.

Je zult vast wel al van een aantal AI’s gebruik maken, misschien zelfs zonder dat je het weet. ChatGPT, het toonbeeld van een AI-teksgenerator, is natuurlijk een heel bekende AI-tool, maar steeds meer mensen gebruiken bijvoorbeeld ook Microsoft Copilot, Claude, Gemini, Meta AI of Character AI. Je hebt ook AI content generators, die zich richten op visuele content, zoals DALL·E en Midjourney. Het aanbod aan slimme software is inmiddels overweldigend. Maar vergis je niet: niet elke tool doet hetzelfde. In grote lijnen kun je ze verdelen in drie soorten: AI-assistenten, AI-integraties en AI-automatisering.

De toepassingen van AI tools zijn eindeloos, zoals onze time management trainer David Bakker ons ook in onderstaande video laat zien.

Wat zijn de verschillen tussen de verschillende soorten AI-tools?

AI-tools zijn er in alle soorten en maten, maar grofweg vallen ze uiteen in drie categorieën: automatiseringen, assistenten en integraties. AI-automatiseringen nemen repeterende taken van je over, zonder dat je daar nog een vinger voor hoeft te bewegen. Denk aan een tool die automatisch je mails sorteert, follow-ups plant of data invoert in je CRM-systeem. De saaie klusjes dus, die niemand vrijwillig op zijn to-do-lijst zet. AI-assistenten daarentegen helpen je actief, terwijl je werkt. Ze denken met je mee, geven suggesties of doen voorwerk. Copilot in Word bijvoorbeeld, die alvast een eerste versie van je rapport schrijft of ChatGPT die helpt om een scherpe tekst te formuleren. En dan zijn er nog de AI-integraties die verschillende systemen met elkaar laten praten. Zoals een koppeling tussen je agenda, projecttool en mailprogramma, zodat je nooit meer dubbel hoeft te plannen of iets over het hoofd ziet.

Klinkt allemaal te goed om waar te zijn, nietwaar? Is het dat ook? Snijden we onszelf niet in de vingers met al die AI-systemen?

AI is niet gevaarlijk voor je baan; die ene collega met AI-tools wel

“AI… ik moet er niks van hebben. Dadelijk heb ik geen werk meer,” hoor ik je bijna zeggen. En voor veel mensen is dit een oprechte angst. Ik kan natuurlijk niet in de toekomst kijken, maar ik denk oprecht dat AI een mens nooit kan vervangen. Simpelweg, omdat kunstmatige intelligentie niet echt zelf denkt. Elk antwoord dat hij genereert, is ergens afkomstig van. Elke richting die hij uit moet gaan, daar duw jij hem al in. 

Toegegeven: de opmars van AI heeft de manier waarop we werken volledig op zijn kop gezet. Niet met loze praat over de toekomst, maar met concrete, bruikbare hulp die je werk vandaag al slimmer maakt. Denk aan ChatGPT, slimme automatiseringen of tools die draaien op OpenAI; ze zijn niet ontworpen om je te vervangen, maar om je slimmer te laten werken. Met meer overzicht, meer rust en vooral: meer tijd.

Zie AI dus niet als een bedreiging, maar als je Disney-sidekick. Een die nooit klaagt, geen rookpauzes nodig heeft en ondertussen taken van je overneemt die jou nu energie kosten. Zo houd jij ruimte over voor werk dat écht waarde toevoegt. Bij Tijdwinst geloven we daar heilig in: wie AI slim gebruikt, wint tijd. Structureel. Niet pas over maanden, maar direct… zodra en mits je de juiste tools en strategieën toepast. Maar let op: dan moet je wel durven meegaan in die zogenaamd ‘hype’. Want AI vervangt jou niet. Maar degene die AI-tools al handig inzet… zou dat zomaar wel kunnen doen.

En waarom zou je AI-tools nu moeten gebruiken? De voordelen:

Waarom slimme kenniswerkers AI gebruiken? 5 redenen

De valkuil bij AI? Dat je denkt dat je alles tegelijk moet aanpakken. In werkelijkheid draait het om slimme focus. Het gaat niet om het installeren van elke nieuwe tool of meegaan met iedere hype. Het draait erom AI zo te gebruiken dat je echt tijd wint, energie bespaart en overzicht terugkrijgt. 

De voordelen van AI zijn namelijk:

1. Duidelijke communicatie (verbaal en schriftelijk)

Communiceren en schrijven op je werk klinkt eenvoudig, maar iedereen die ooit een belangrijke mail, rapport of LinkedIn-post heeft moeten verzinnen weet hoe snel je vastloopt. Hier komen AI-tools om de hoek kijken. Ze helpen je niet alleen om sneller te schrijven, maar vooral om slimmer te schrijven. Denk aan ChatGPT: het zet jouw ruwe ideeën om in heldere, vloeiende teksten en helpt je de juiste toon te vinden; of het nu zakelijk, overtuigend of toegankelijk moet zijn. Grammarly en Hemingway geven je dan weer directe feedback op spelling, stijl en leesbaarheid, zodat je boodschap scherp blijft. En wil je complexere documenten of creatieve content structureren? Tools zoals Notion AI of Wordtune helpen je met herschrijven, samenvatten of zelfs suggesties voor betere zinsopbouw.

2. Sneller informatie verwerken

Op je werk stroomt informatie constant binnen: rapporten, e-mails, nieuwsbrieven, vakliteratuur… het is onmogelijk om alles handmatig bij te houden zonder gek te worden. Hier kunnen AI-tools je serieus tijd en hersencapaciteit besparen.

Voorbeeld tools:
ChatGPT, Perplexity AI of Elicit kunnen enorme hoeveelheden tekst in enkele seconden samenvatten, kernpunten eruit filteren en zelfs verbanden leggen die jij misschien over het hoofd ziet.

Beschouw AI als je persoonlijke ‘supersnelle scanner’. Het is geen bron van absolute waarheid, maar een manier om in een fractie van de tijd te zien wat belangrijk is, zodat jij je kunt concentreren op de diepere analyse en slimme beslissingen.

3. Automatiseren 

AI-tools maken het automatiseren van repetitieve taken ineens heel tastbaar. Denk aan e-mails sorteren, rapporten opstellen, data verzamelen of standaard klantenvragen beantwoorden. Tools zoals Zapier en Make koppelen verschillende apps aan elkaar, zodat informatie automatisch van A naar B stroomt. ChatGPT kan templates voor e-mails, rapporten of social posts vullen, zonder dat jij telkens alles opnieuw hoeft te typen. En AI-assistenten zoals Microsoft Copilot of Google Gemini doen zelfs suggesties in je documenten of spreadsheets, zodat je niet meer vastzit aan eindeloze copy-paste routines. 

AI-tools besparen tijd, zeggen ze. Maar alleen als jij slimmer werkt dan de tool zelf. De vraag is dus niet welke AI je gebruikt, maar hoe bewust je dat doet. #productiviteit #timemanagement #AI #tijdwinst #slimmerwerken #AItools

— Tijdwinst.com (@tijdwinst) November 13, 2025

4. Brainstormen en besluitvorming

AI-tools zijn een soort creatieve sparringpartner die nooit moe wordt en geen ego heeft. Ze helpen je om ideeën sneller te genereren, alternatieven te zien die je zelf misschien over het hoofd had en je gedachten overzichtelijk te structureren.

Voorbeelden:
Stel je voor: je moet een nieuwe campagne bedenken of een lastig strategisch besluit nemen: 

• Tools zoals ChatGPT kunnen honderden invalshoeken, slogans of scenario’s voorstellen in een fractie van de tijd. 
• Gemini helpt je bij het uitwerken van verschillende scenario’s, het verkennen van opties en het in kaart brengen van mogelijke risico’s.
• Mindgrasp en Whimsical AI zetten jouw ideeën om in overzichtelijke visuals en brengen structuur in processen of brainstormsessies.

5. Plannen en organiseren

AI-tools maken plannen en organiseren ineens een stuk minder chaotisch. In plaats van eindeloos lijstjes bij te houden en je agenda vol te proppen met halve taken, helpen tools zoals Motion en Akiflow je prioriteiten te bepalen en taken slim in te plannen. Notion AI doet dit op een iets andere manier: het helpt je projecten structureren, overzichtelijke workflows op te zetten en zelfs automatisch notities en samenvattingen te genereren. En dan is er nog AI Todoist, die je dagelijkse takenlijst niet alleen beheert, maar ook voorspelt wat belangrijk is en wat eventueel kan wachten.

Ik heb je al snel een paar AI-tools genoemd, die ik regelmatig inzet voor mijn taken.  Onderstaande tools zou ik zeker overwegen, als je echt van plan bent je werkdag productiever door te brengen:

Welke AI-tools ik aanraad? 11 AI-tools die iedere professional zou moeten kennen

AI-tools zijn niet één soort wondermiddel. Het is een complete gereedschapskist vol slimme software die je helpt om slimmer te werken, tijd te besparen en wat rust in je hoofd terug te winnen. Alleen… niet elke tool doet hetzelfde en niet elke tool past bij iedere taak. Dat spreekt voor zich. Daarom hieronder een kort overzicht van de tools die ik bij mijn taken als kenniswerker regelmatig inzet:

1. ChatGPT Copilot (voor werktaken)

ChatGPT Copilot is een slim taalmodel dat menselijke taal begrijpt en zelf kan formuleren. Het kan teksten schrijven, samenvattingen maken, e-mails opstellen, blogs produceren, code genereren en zelfs creatieve ideeën bedenken. Het fungeert ook als sparringpartner voor vragen of concepten. De Copilot van ChatGPT variant is speciaal gericht op het automatiseren van repetitieve werktaken en wordt daarom door veel bedrijven geaccepteerd als AI-assistent op de werkvloer.

Toepassingen:

• Voor snelle contentcreatie zoals blogs, LinkedIn-posts of e-mails
• Bij het onderzoeken of samenvatten van grote hoeveelheden informatie
• Als klankbord voor ideeën, scripts of concepten

2. Microsoft Copilot

Microsoft Copilot is de ingebouwde AI-assistent van Microsoft die direct meedraait in je vertrouwde Office-omgeving. Voor veel kenniswerkers is dit dé AI-tool die ze kunnen en mogen gebruiken, omdat er toch al gewerkt wordt met Microsoft Office programma’s, zoals Word en Excel. Wat Copilot doet? Het ondersteunt je bij het schrijven van teksten, het analyseren van data in Excel, het ontwerpen van presentaties en zelfs het genereren van code.

Wanneer is het handig?

• Voor kenniswerkers die dagelijks werken met Word, Excel of PowerPoint
• Voor iedereen die soepel wil schakelen zonder tussen verschillende tools te hoeven springen
• Voor wie tijd wil winnen door routinetaken slim te automatiseren

Weg die ellenlange uren proberen Excel te begrijpen. Nu heb je een onvervangbare hulp aan je zijde!

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

3. Gemini

Gemini (vroeger Google Duet AI) is een AI-platform van Google dat teksten, code en data-analyse aankan. Het ondersteunt bij ingewikkelde opdrachten; van het doorgronden van documenten tot het schrijven van code. Bovendien biedt het slimme zoek- en integratiemogelijkheden.

Toepassingen:

• Voor onderzoekers, studenten en academisch werk
• Voor het analyseren en automatiseren van bedrijfsprocessen
• Voor strategische besluitvorming op basis van grote datasets

4. Meta AI

Meta AI is een AI-platform van Meta, dat content kan creëren; van teksten tot beelden. Concreet gezegd kan deze AI-tool gesprekken voeren, data analyseren, creatieve output genereren. Het voert gesprekken, analyseert data en genereert creatieve output, vaak met focus op sociale media en het vergroten van interactie.

Wanneer gebruiken?

• Voor het maken van marketing- en social media content
• Voor het onderzoeken van klantgedrag en het signaleren van trends
• Voor creatieve experimenten met zowel tekst als visuele content

5. Claude

Claude is een geavanceerde AI-assistent die lijkt op ChatGPT, maar sterk inzet op veiligheid en precisie. Het kan teksten schrijven, samenvatten, vertalen en programmeren. Het ondersteunt je bij ingewikkelde vraagstukken en heeft daarbij minder last van verzonnen informatie dan veel andere modellen.

Toepassingen:

• Voor zakelijke documenten, rapportages en analyses
• Als betrouwbare sparringpartner bij strategische of inhoudelijke kwesties
• Wanneer je teksten nodig hebt die kloppen tot in de details

6. Character AI

Deze AI is ontworpen om realistische personages na te bootsen, compleet met eigen stem, stijl en persoonlijkheid. Character AI voert gesprekken vanuit een vooraf gedefinieerd karakter en reageert alsof je echt met die persoon praat. Perfect voor verhalen, simulaties of trainingssituaties.

Te gebruiken:

• Voor educatieve scenario’s en oefengesprekken
• Voor creatieve projecten zoals games, scripts of campagnes
• Voor rollenspellen en klantgerichte communicatieoefeningen

7. ElevenLabs

ElevenLabs specialiseert zich in geavanceerde AI-stemtechnologie. Het transformeert geschreven tekst in natuurlijk klinkende spraak vol emotie en intonatie. Bovendien kun je bestaande stemmen nabootsen of een unieke stem creëren.

Wanneer kun je dit inzetten?

• Voor professionele voice-overs, audioboeken en podcasts
• Voor bedrijfscommunicatie die persoonlijker mag klinken
• Voor e-learning, trainingen en presentaties met een menselijke touch

8. Microsoft Azure AI

Microsoft Azure AI is het zakelijke AI-platform van Microsoft, ontworpen om kunstmatige intelligentie naadloos te verweven met bedrijfsprocessen. Het biedt API’s voor tekst-, spraak-, beeld- en data-analyse, waarmee organisaties hun workflows slimmer en efficiënter maken.

Toepassen:

• Voor ondernemingen die behoefte hebben aan op maat gemaakte AI-oplossingen
• Voor bedrijven die werken binnen het Microsoft-ecosysteem en willen integreren met bestaande tools
• Voor diepgaande data-analyse en onderbouwde strategische keuzes

9. Grok

Het klinkt als een wezen uit de StarWars merchandise, maar Grok is een AI-tool die gesprekken en interacties op sociale media begrijpt en erop inspeelt. Het volgt trends, creëert relevante content en ondersteunt bij het vergroten van betrokkenheid.

Wanneer deze tool gebruiken?

• Voor social media managers die actuele interacties willen benutten
• Voor directe, slimme reacties op posts en berichten
• Voor het snel genereren van content op basis van wat er nú speelt

10. Notion AI

Notion AI is de slimme assistent binnen Notion, jouw centrale hub voor werk en kennis. Het ondersteunt bij het schrijven van notities, beheren van taken, opzetten van projecten en creëren van content.

Wanneer handig:

• Voor wie overzicht wil houden over werk en ideeën
• Voor teams die samenwerken aan projecten of kennisdocumenten
• Voor creatieve denkers die hun gedachten snel willen ordenen en uitbreiden

11. Canva Magic Write

De ingebouwde AI-schrijftool van Canva helpt je direct binnen je ontwerp aan pakkende teksten. Het genereert social posts, slogans, productomschrijvingen en creatieve content zonder dat je hoeft te schakelen tussen tools.

Geschikt voor:

• Voor marketeers en designers die snel willen creëren
• Voor het ontwikkelen van consistente social content
• Voor iedereen die moeiteloos visuele en tekstuele creativiteit wil combineren

Wat doen AI-chatbots (en waarom ze slimmer zijn dan je denkt)?

AI-chatbots draaien op conversatie-AI en voeren specifieke taken uit; van klantvragen beantwoorden tot leads verzamelen. En dit allemaal zonder dat jij er constant bovenop hoeft te zitten. Tools als Intercom, Drift of Zendesk maken het mogelijk om klanten direct te helpen, data te verzamelen en zelfs basisadvies te geven, zonder dat er iemand live aan de andere kant van het scherm zit. Handig? Zeker. Vooral in klantenservice, marketing en interne support, waar snelheid telt en herhaling dodelijk is. Een goed ingestelde chatbot voelt bijna menselijk aan, zolang jij ‘m leert praten zoals jouw merk praat.

Wat zijn AI-automatiseringstools (en hoe ze je werkdag stroomlijnen)?

AI-automatiseringstools verbinden apps, verwerken data en voeren repetitieve taken uit zonder morren. Denk aan Zapier, Make of AutoGPT: systemen die moeiteloos workflows aan elkaar knopen, zodat jij niet elke keer dezelfde handelingen hoeft te doen. Ze zijn goud waard voor iedereen die tijd wil winnen, want ze nemen het saaie, foutgevoelige werk over en laten jou focussen op de dingen die wél impact maken. Of je nu meerdere software-oplossingen koppelt of simpelweg je proces wilt stroomlijnen, met AI-automatisering laat je de techniek eindelijk voor je werken in plaats van andersom.

Visuals maken met AI?

AI image creation tools zijn de creatieve sidekicks die jouw ideeën razendsnel tot leven wekken. Geef ze een goede tekstprompt en tools als Midjourney of DALL·E vertalen dat naar een beeld dat je zelf nog niet eens helemaal voor je zag. Perfect voor marketing, branding of presentaties waarin visuele impact telt. Of gewoon als sparringpartner voor je creativiteit: even kijken hoe jouw concept eruit ziet als het door een digitale verbeelding wordt gehaald. 

Note: deze tools vervangen iemands creatieve geest niet! Ze helpen je meer als een muze om je creativiteit te laten vloeien!

Deze tools ontwerpen visuals, mockups en illustraties in minuten waar een designer soms uren voor nodig heeft, maar uiteindelijk is het wel afhankelijk van welke input jij de AI image creation tool voert. Hij doet niks zelf verzinnen!

AI-voice generators uitgelegd: hoe technologie je laat praten

AI-voice generators geven jouw woorden letterlijk een stem. Tools als Speechify, ElevenLabs, Murf of Play.ht zetten tekst om in natuurlijke spraak. Ideaal voor wie podcasts, voice-overs of instructievideo’s wil maken zonder microfoon stress of eindeloze takes. In training, marketing of interne communicatie zorgen deze stemmen voor een professionele, consistente toon die altijd paraat staat. Het mooie? Je kunt de stem aanpassen aan je boodschap: warm en rustig voor educatie, energiek voor promo’s, zakelijk voor interne updates. Zo klinkt jouw verhaal precies zoals jij het bedoelt.

Hoe vind je de tool die je werk écht makkelijker maakt?

Hoe bepaal je welke AI-tool echt bij jouw werk past? De meeste mensen slaan deze vraag over. Ze scrollen direct door eindeloze lijstjes met “beste AI-tools” en klikken enthousiast op de eerste die er gelikt uitziet. Alsof één magische app plots hun werkstress wegpoetst. Nieuwsflash: dat doet ‘ie niet. De juiste tool vinden vraagt om inzicht, niet impulsief handelen. Dus: hoe pak je dat wél goed aan?

Als je het mij vraagt, ziet dat ongeveer zo uit:

• Start bij je knelpunt, niet bij de gadget. Stel jezelf eerst de vraag: waar lekt mijn tijd of focus nu eigenlijk weg? Heb je moeite met rapporten schrijven, verdrink je in e-mails, wil je slimmer content produceren of je processen eindelijk automatiseren? Zodra je dat helder voor de geest hebt, kun je pas zoeken naar een tool die dat ene probleem écht aanpakt. Alles daarbuiten is simpelweg glimmende afleiding.
• Maak slim gebruik van wat er al is. Bekijk eerst welke tools al deel uitmaken van je dagelijkse routine. Misschien gebruik je al Outlook, Teams, Google Workspace, Notion of Slack. Door AI toe te voegen aan die bestaande omgeving, blijft je workflow vertrouwd en verlies je geen tijd aan het aanleren van weer een nieuw programma. In de praktijk wint naadloze integratie het altijd van indrukwekkende extra’s. That’s a fact.
• Ga voor tools die samenwerken, niet concurreren. Er is niets frustrerender dan meerdere AI-tools die allemaal hetzelfde proberen, maar elkaar niet begrijpen. Dat levert alleen dubbel werk en verwarring op. Kies daarom voor oplossingen die naadloos aansluiten op je bestaande systemen, zodat je werkproces vloeiend blijft en je eindelijk die tijd terug krijgt die je eerder verspeelde aan onnodig gepuzzel.

En nu je favoriet gebruiken: zo doe je het!

Hoe pas je de AI-tools toe in je workflow: AI in je dagelijkse werkzaamheden (5 stappen)

Zie ik daar stoom uit je oren komen? Ik snap dat dit een flinke sh*tload aan informatie is. Daarom nu het praktische. Als je een goede AI-tool bij je werkzaamheden hebt gevonden; hoe pas je die dan vervolgens toe? Spoiler: je hoeft geen nutty professor te zijn om AI slim te kunnen inzetten. In vijf stappen kun jij ook je favoriete AI-tool integreren in je dagelijkse werkzaamheden:

1. Klein beginnen is key

Je hoeft niet meteen je hele agenda aan AI toe te vertrouwen. Begin klein: kies één repetitieve taak die veel van je tijd opslokt, zoals:

• Dagelijks je mails checken en beantwoorden
• Wekelijkse rapporten
• Documenten kort samenvatten
• Voorbereiden van je social media posts

Het liefst iets wat je kunt meten, zodat je achteraf ziet hoeveel tijd je hebt bespaard. Open ChatGPT, Notion AI of een andere tool die je al kent en laat AI een deel van die taak uitvoeren.

Een voorbeeld:
Je bent elke ochtend een half uur kwijt aan je inbox. Laat AI de belangrijkste berichten samenvatten en snelle antwoordsuggesties geven. Resultaat: 15–20 minuten extra tijd voor andere taken.

2. Goede prompts ontwikkelen

Ik zei al eerder in dit artikel dat AI alleen maar zo slim is, als de prompt die jij invoert. Een vage of slecht geformuleerde prompt levert je weinig bruikbare output op, terwijl een zorgvuldig geformuleerde prompt direct waardevolle resultaten kan opleveren. Denk bijvoorbeeld aan een e-mail: in plaats van simpelweg te vragen om een update, kun je specifiek vragen om “een korte, vriendelijke update voor mijn team over de stand van projecten, maximaal 150 woorden.” 

Voor een rapportage werkt het bijvoorbeeld net zo: formuleer het als “maak een samenvatting van dit kwartaalrapport, met de belangrijkste KPI’s en verbeterpunten, maximaal vijf bullets per onderwerp.”

Ook voor je planning kun je AI slim inzetten: “Analyseer mijn takenlijst en agenda voor deze week en stel een optimale dagindeling voor met focusblokken van 90 minuten.” Of bij leerdoelen: “Vat deze drie artikelen samen en geef de kerninzichten die ik nodig heb voor een presentatie van 10 minuten.” 

Een handige vuistregel: begin met een brede vraag en werk steeds specifieker. 

AI denkt niet zoals een mens, maar hoe preciezer je het vraagt, hoe relevanter en bruikbaarder het antwoord zal zijn.

@tijdwinstHack van Time Management Trainer David: begin elke taak met een werkwoord en zie je productiviteit stijgen! 🚀⁠ ⁠ Waarom ‘plan van aanpak’ opschrijven op je takenlijst vaak niet werkt? Omdat vaag taalgebruik resulteert in vaag resultaat. David’s aanpak: ‘google’ informatie, ‘bestel’ materiaal, ‘check’ voorraad.⁠ ⁠ Een simpel werkwoord aan het begin dwingt je hersenen in actiemodus. Geen uitstelgedrag meer, maar doen. 💪⁠ ⁠ Meer tips om je productiviteit te verhogen? Ga naar www.tijdwinst.com! 🔗 ⁠ #tijdwinst #timemanagement #productiviteit #werkslimmer #todolist #actiemodus♬ original sound – Tijdwinst.com

3. Alles in één proces integreren

Nu je de eerste taak hebt uitgeprobeerd, is het moment aangebroken om één proces te automatiseren. Je hoeft echt niet je hele workflow in één keer onder handen te nemen; kies liever een quick win waar je direct effect van merkt. 

Denk aan voorbeelden, zoals automatisch Teams-notulen laten samenvatten en in je Notion-map plaatsen of project-e-mailupdates laten samenvatten en kort in Slack delen. Ook kun je social media content automatisch in een contentkalender zetten, inclusief reminders voor publicatie. 

Dit soort automatiseringen kun je bijvoorbeeld opzetten met tools als Zapier, Make, Notion AI of ChatGPT in combinatie met API’s. Het doel is simpel: tijd winnen door repetitieve taken uit je workflow te halen. Begin weer klein, zorg dat het resultaat meetbaar is en zichtbaar voor jezelf of je team.

4. Reflecteren

Er is niets waardevoller dan even stil te staan en te reflecteren. Vraag jezelf daarom regelmatig: hoeveel tijd heb ik daadwerkelijk gewonnen? Voel ik rust en overzicht of niet? Wat liep verrassend soepel en wat kan ik verbeteren? Noteer het kort, niet omdat het moet, maar omdat het je laat zien wat AI écht oplevert.

Zonder reflectie blijft AI gewoon een leuk gadget, geen tool die je productiviteit verhoogt.

Stel bijvoorbeeld dat je AI gebruikt voor je e-mailupdates en je merkt dat je elke dag 20 minuten terugwint. Dat is 1,5 uur per week. Klein op zichzelf, maar zichtbaar effect. Doe dit voor meerdere taken en ineens voelt je werkdag een stuk lichter en beheersbaarder.

5. Herhalen, herhalen, herhalen

Als je één proces onder de knie hebt, is het tijd om de volgende aan te pakken. Zo ontwikkel je kleine gewoonten rondom het gebruik van AI. Denk aan een dagelijkse check-in waarbij AI je helpt met je inbox, planning of notities. Voor een wekelijkse review kun je rapportages automatiseren en AI laten samenvatten wat belangrijk is. En bij brainstorms kun je elk begin van een sessie AI inzetten om sneller ideeën te genereren. Het principe is eenvoudig: kleine, consistente stappen leveren uiteindelijk flinke tijdwinst op. Je hoeft niet alles in één keer aan te pakken. Elke taak die je vandaag of deze week automatiseert, geeft je meer overzicht en energie voor werk dat er écht toe doet.

Vind je het lastig om AI in je workflow te integreren?

Nu je een beeld hebt van wat AI-tools voor jou kunnen betekenen, is het tijd om van uitproberen naar echt slimmer werken te gaan. Alleen kennis hebben helpt je niet verder; pas het toe en zie het verschil. Bij Tijdwinst.com bieden we daarom twee concrete manieren om direct te versnellen: onze praktische training Slimmer werken met AI en de AI-Productivity Quotient-test.

Eendaagse cursus

In deze hands-on training ontdek je niet alleen welke AI-tools het meest waardevol zijn voor jouw werk, maar leer je vooral hoe je ze strategisch in je dagelijkse workflow verwerkt.

Wat je leert:

• Binnen één dag starten met AI: ontdek welke taken je vandaag al kunt verbeteren.
• Effectieve prompttechnieken voor e-mail, rapportages, planning en kennismanagement.
• Hoe je repetitieve processen automatiseert, zodat AI écht tijd voor je terugwint.
• Microgewoonten rondom AI ontwikkelen, zodat het vanzelf onderdeel wordt van je werkdag.
• Praktische voorbeelden van kenniswerkers, managers en ondernemers die al tijdwinst ervaren.

Het resultaat? Een soepelere werkdag, minder stress en meer focus op wat er écht toe doet. Volg de training en begin meteen met uren terugwinnen in je week.

Hoe goed gebruik jij al AI?

Weet je niet waar je moet starten? Met onze AI-Productivity Quotient-test ontdek je welke taken de grootste tijdwinst opleveren met AI.

• Breng je huidige workflow in kaart en spot bottlenecks.
• Krijg concrete aanbevelingen voor AI-tools die direct effect hebben.
• Zie in één oogopslag waar je prioriteit moet leggen om tijd, energie en overzicht te winnen.
• Bereken je AI-Productivity Quotient en krijg meteen inzicht in jouw slimme startpunt.

Meer weten over slimmer werken?

Naast de training en de test biedt Tijdwinst.com dagelijks inspiratie en praktische tips:

• Volg ons op Instagram en LinkedIn voor korte, hands-on tips en mini-strategieën rondom AI en productiviteit.
• Luister naar de Tijdwinst Podcast: gesprekken met experts over time management, AI en slimmer werken.
• Lees ons boek Full focus op wat écht belangrijk is of Elke dag om 15 uur klaar, complete handleidingen vol focusstrategieën en praktische tools die je direct kunt toepassen.

Kortom: een complete toolkit vol kennis en inspiratie staat voor je klaar om écht slimmer te werken (met of zonder AI).

Slim AI tools toepassen = Sterkere en snellere jij

Aan het einde van de rit komt het altijd neer op één ding: gewoon eens doen. AI-tools zijn geen bron van magie die al je werkstress wegtovert, maar wel de slimme hulp die jou tijd en overzicht geeft. Begin klein, kies één herhalende taak, experimenteer met prompts en automatiseer waar het kan. Zo bouw je micro gewoonten die structureel tijd besparen en ruimte creëren voor werk dat écht impact maakt. 

Bij Tijdwinst geloven we dat productiviteit niet gaat om harder werken, maar om slimmer werken. AI is daarbij geen vervanging van jouw talent, maar een verlengstuk ervan. De tools zijn er, de strategie is er, het enige wat nog ontbreekt… ben jij. Tijd om die regie terug te pakken en van experimenteren naar écht resultaat te gaan.

Job Baart de La Faille
Trainer Slimmer werken met AI

Veelgestelde vragen over AI tools

• Wat zijn AI-tools precies en hoe verschillen ze van gewone software?

  AI-tools zijn programma’s die taken oppakken waar normaal een menselijk brein voor nodig is: teksten lezen en schrijven, data doorgronden, patronen ontdekken of beelden en geluid creëren. Het grote verschil met standaard software? Die werkt strikt volgens de regels die jij invoert. AI daarentegen denkt een stapje verder: het geeft inzichten, doet suggesties, genereert content en neemt routinetaken slimmer over.

• Wat is het verschil tussen ChatGPT, Copilot, Gemini en Claude?

  ChatGPT, Copilot, Gemini en Claude lijken misschien op elkaar, maar onder de motorkap zitten flinke verschillen:

  • ChatGPT is je allrounder: prima in gesprekken, content schrijven, samenvatten en brainstormen. Denk aan een virtuele sparringpartner die je vragen met context beantwoordt.
  • Microsoft Copilot is in feite je slimme code-assistent die direct in programma’s zoals VS Code en Microsoft 365 werkt. Het is geen losse chatbot, maar een AI die meedenkt terwijl jij typt: hij kan stukjes code aanvullen, scripts optimaliseren of suggesties doen voor formules in Excel.
  • Gemini, de Google-variant van Copilot, mikt breed, maar blinkt uit in data-analyse en generatieve AI met kennis van Google’s ecosysteem; handig als je snel inzichten wilt uit grote datasets of slimme documenten wil genereren.
  • Claude, van Anthropic, legt de focus op veiligheid en nuance: hij kan gesprekken voeren zonder snel rare of ongepaste suggesties te doen, ideaal voor gevoelige content of interne communicatie.

• Welke AI-tools zijn het meest nuttig voor kantoorwerk of kenniswerk?

  Het hangt af van je taak, maar de grootste winsten zie je bij:

  • Communicatie en schrijven: ChatGPT, Notion AI, Grammarly, Wordtune.
  • Informatie verwerken en leren: ScholarAI, Elicit, Perplexity, ChatGPT met documenten.
  • Planning en organisatie: Motion, Akiflow, Todoist + AI, Notion AI.
  • Automatisering: Zapier, Make, ChatGPT + API’s.

  Begin gewoon eens bij taken die veel tijd kosten en herhalend zijn. Daar geeft AI de snelste en meest zichtbare tijdwinst.

• Heb ik een betaalde ChatGPT nodig?

  Of je een betaalde versie van ChatGPT nodig hebt, hangt helemaal af van wat je ermee wilt doen. Voor casual gebruik, snelle vragen of wat ideeën genereren volstaat de gratis versie vaak prima. Maar zit je in een professioneel proces, wil je langere teksten schrijven, meerdere varianten tegelijk genereren of profiteren van snellere en betrouwbaardere antwoorden, dan kan een betaald abonnement wel degelijk het verschil maken.

• Mag ik AI gebruiken op werk?

  In veel gevallen wel, vooral omdat steeds meer bedrijven juist tools als Microsoft Copilot of ChatGPT Copilot actief inzetten en toestaan. Ze zien het als een manier om productiever te zijn, repetitieve taken te versnellen en slimme suggesties te krijgen, zonder dat het werkers vervangt. Natuurlijk verschilt het per organisatie: sommige hebben strikte regels over vertrouwelijke data, anderen moedigen experimenteren juist aan.

• Hoe voorkom ik dat AI mijn data lekt?

  Om te voorkomen dat AI jouw data lekt, moet je bewust omgaan met wat je deelt. Deel geen gevoelige bedrijfsinformatie, klantdata of vertrouwelijke documenten in generieke AI-tools zoals ChatGPT, tenzij er een bedrijfsversie of beveiligde omgeving is. Gebruik waar mogelijk lokale of on-premise AI-oplossingen of enterprise-versies, zoals Microsoft Copilot, die voldoen aan privacy- en compliance-standaarden.

• Hoe kan ik mijn team trainen in AI?

  Begin altijd klein en gooi niet meteen hele werkprocessen om. Volg bovendien een cursus Slimmer werken met AI voor handige inzichten, die je meteen op de werkvloer kunt toepassen.

• Moet je kunnen programmeren om AI-tools te gebruiken?

  Nee, programmeren is allang geen vereiste meer om AI-tools effectief te gebruiken. De meeste moderne tools, van ChatGPT tot Copilot en Notion AI, werken met gewone tekstinstructies of knoppen in een interface. Je hoeft geen code te schrijven om een blogtekst te genereren, een planning te maken of een e-mail te verbeteren. Natuurlijk geldt: wie wél basiscode kent of prompt-technieken beheerst, kan sommige tools nog slimmer inzetten en workflows automatiseren. Maar voor de meeste dagelijkse toepassingen volstaat gewoon goed nadenken over wat je de AI vraagt.

• Hoeveel tijd kun je écht besparen met AI?

  Hoeveel tijd je écht bespaart met AI hangt volledig af van wat je doet en hoe slim je het inzet. Simpele taken zoals e-mails samenvatten, social posts plannen of rapporten checken kunnen al snel tientallen minuten per dag schelen. Voor complexere processen, zoals contentcreatie, dataverwerking of brainstormsessies, kan het zomaar uren schelen. Natuurlijk is AI geen magische tijdmachine; hoe beter jij weet wat je wilt en hoe je de output gebruikt, hoe groter het effect.

• Hoe kan ik AI gebruiken om mijn e-mails, rapporten of teksten sneller te schrijven?

  AI kan je schrijven enorm versnellen, mits je het slim inzet. Voor e-mails kun je bijvoorbeeld een ruwe boodschap intypen en de AI laten herschrijven in een heldere, professionele toon of meerdere varianten genereren zodat je snel kiest wat past. Rapporten worden sneller klaar door AI data samen te laten vatten, kernpunten eruit te laten halen en zelfs eerste paragrafen te laten schrijven die jij alleen nog hoeft te finetunen. Voor langere teksten, zoals blogs of handleidingen, kun je AI gebruiken om een structuur te maken, paragrafen te schrijven of alternatieve formuleringen te bedenken. Het geheim zit hem in duidelijke prompts: hoe specifieker je vraagt, hoe relevanter en bruikbaarder de output.

• Welke AI-tools helpen bij plannen, organiseren en prioriteren?

  Tools zoals Motion, Akiflow, Notion AI en AI Todoist helpen je plannen, organiseren en prioriteiten stellen door taken automatisch te structureren, deadlines te beheren en overzicht te creëren. Ze nemen het repetitieve werk uit handen, zodat jij je kunt focussen op wat echt belangrijk is.

• Hoe kan ik AI gebruiken om sneller informatie te verwerken of te leren?

  AI kan je leren en informatie verwerken flink versnellen door enorme hoeveelheden data samen te vatten, kernpunten eruit te laten halen en verbanden te leggen die je anders zelf moet zoeken. Denk aan samenvattingen van artikelen, uitleg van moeilijke concepten of quizvragen genereren om te oefenen.

• Kan AI mij helpen met brainstormen, beslissen of ideeën genereren?

  Ja, dat kunnen AI-tools zeker. AI kan dienen als een snelle sparringpartner die met je meedenkt, nieuwe invalshoeken biedt en ideeën genereert waar je zelf misschien niet op zou komen. Of je nu een marketingcampagne bedenkt, een nieuwe dienst ontwikkelt of een lastig probleem oplost, AI kan variaties voorstellen, opties vergelijken en je helpen sneller beslissingen te maken.

• Hoe combineer ik AI met bestaande tools zoals Outlook, Notion of Teams?

  Je combineert AI met bestaande tools door te kiezen voor versies die integreren, zoals Copilot in Outlook, Teams of Word, of Notion AI binnen je Notion-workspaces. Zo kun je e-mails automatisch laten samenvatten, vergadernotities genereren, taken plannen of content creëren, allemaal binnen de omgeving die je al gebruikt, zonder heen en weer te schakelen.

• Hoe weet ik of de output van AI klopt of betrouwbaar is?

  AI is handig, maar neemt geen verantwoordelijkheid voor wat het zegt: het kan fouten maken of verouderde informatie gebruiken. Controleer altijd de output: vergelijk met betrouwbare bronnen, kijk kritisch naar cijfers en feiten, en gebruik je eigen expertise om te beoordelen of het klopt. Zie AI als een slimme assistent, niet als een onfeilbare expert.

• Wat zijn de privacy- en AVG-risico’s van AI op het werk?

  AI op het werk brengt privacy- en AVG-risico’s met zich mee, vooral als je gevoelige gegevens invoert. Denk aan klantinformatie, persoonlijke data van collega’s of vertrouwelijke bedrijfsdocumenten: die kunnen opgeslagen of gebruikt worden door de AI-provider, afhankelijk van de voorwaarden. Daarom is het belangrijk om alleen tools te gebruiken die voldoen aan AVG-standaarden, bij voorkeur enterprise- of on-premise versies zoals Microsoft Copilot die voldoen aan privacy- en compliance-standaarden.

• Welke AI-vaardigheden heb ik nodig om relevant te blijven in mijn werk?

  Belangrijk zijn vaardigheden zoals duidelijke prompts formuleren, output kritisch beoordelen, processen automatiseren en creatieve ideeën combineren met AI-suggesties. Wie weet welke taken AI kan versnellen, data kan structureren en repetitief werk kan overnemen, blijft sneller, efficiënter en waardevoller voor zijn organisatie.

• Gaat AI mijn baan vervangen of juist verbeteren?

  AI kan je baan niet vervangen, maar wel verbeteren. Het maakt je, mits je de tools goed inzet, productiever en je bespaart er tijd mee. Zeker bij repetitieve taken, die normaal uren van je tijd zouden kosten.

• Wat zijn veelvoorkomende misverstanden over AI?

  Veelvoorkomende misverstanden over AI draaien vaak om overschatting of angst. Mensen denken bijvoorbeeld dat AI alles automatisch beter doet dan een mens, terwijl het juist afhankelijk is van duidelijke input en kritisch toezicht. Anderen vrezen dat AI banen massaal vervangt, terwijl het vooral repetitieve taken versnelt en ruimte maakt voor strategisch en creatief werk. Ook bestaat het idee dat AI onfeilbaar is, terwijl het fouten maakt, verouderde info gebruikt en soms creatieve, maar onjuiste output genereert. Kortom: AI is slim, maar geen allesweter.

• Hoe betrouwbaar is AI?

  AI is handig en snel, maar betrouwbaarheid is nooit vanzelfsprekend. Het model baseert zich op patronen uit data, niet op actuele feiten of gezond verstand, waardoor fouten, verouderde informatie of misinterpretaties kunnen voorkomen. Het is daarom altijd essentieel om de output kritisch te checken, bronnen te verifiëren en je eigen oordeel te gebruiken; AI is een hulpmiddel, geen onfeilbare expert.

• Waar moet je op letten bij AI?

  Bij het gebruik van AI moet je vooral letten op drie dingen: privacy, betrouwbaarheid en doelgericht gebruik. Deel geen vertrouwelijke of persoonlijke data in generieke tools, check altijd of de output klopt en gebruik AI als ondersteuning, niet als vervanging van je eigen oordeel. Daarnaast is het slim om te weten welke AI-tools goed integreren met je bestaande workflow, zodat je tijd wint in plaats van chaos creëert.

Wie zijn wij? | Cursus Slimmer werken met AI

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen. 

1. 1-daagse training Time Management | Blog
2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
6. 1-daagse training Slimmer werken met AI | Blog