Teamleden die hun werk verwaarlozen, excuses verzinnen of keer op keer ondermaats werk afleveren (“…maar het is wel op tijd!”) zorgen voor veel stress. Dit leidt niet alleen tot demotivatie, maar heeft ook een negatieve invloed op de werksfeer. Hoe spreek je hen hierop aan? Gebruik de ‘Accountability dial’.
Verantwoordelijkheid nemen in je werk: niet iedereen doet het
In dit artikel zul je ontdekken hoe je ervoor kunt zorgen dat jouw teamleden zich verantwoordelijk voelen voor de kwaliteit van hun werk en daadwerkelijk verantwoordelijkheid nemen. Weg met smoesjes! Daarnaast leer je wanneer en hoe je het gesprek aangaat met een teamlid dat deze verantwoordelijkheid niet neemt. Laten we eerst eens kijken naar wat ‘verantwoordelijkheid nemen’ in je werk precies inhoudt:
Verantwoordelijkheid nemen op de werkvloer: wat is dat precies?
Wat betekent verantwoordelijkheid nemen? De definitie van verantwoordelijkheid kan variëren, afhankelijk van het perspectief waaruit het wordt bekeken.
Verantwoordelijkheid betekenis
- Zelf verantwoordelijkheid nemen: het team voelt zich verantwoordelijk voor wat er met een project of met een bepaalde taak gebeurt. Zij zorgen er vervolgens voor dat dit op tijd en juist wordt uitgevoerd.
- Iemand verantwoordelijk houden: jij als leidinggevende geeft een taak uit handen met de veronderstelling dat een ander het zo goed mogelijk uitvoert en op tijd af heeft. Op ieder moment kun jij informeren hoe het ervoor staat. Het team dat de verantwoordelijkheid neemt, zal jouw vragen moeten kunnen beantwoorden.
Twee soorten verantwoordelijkheid, dus maar uiteindelijk komt ‘verantwoording nemen voor’ op het volgende neer:
“Hoe staat het met…?” versus “Dit is hoe gaat met…”
… wat als teamleden geen verantwoordelijkheid nemen? Gevolgen voor het team, hen en jou
Wanneer teamleden geen verantwoordelijkheid nemen voor hun werk en bijvoorbeeld fouten maken, zaken niet serieus nemen of taken te laat aanleveren, kan dit verschillende gevolgen hebben voor het team, het bedrijf, maar ook voor de manier waarop jij hen ziet; het schaadt jouw vertrouwen in hen.
- Daling in productiviteit en kwaliteit. Als teamleden hun verantwoordelijkheden niet serieus nemen, kan dit leiden tot vertragingen, inefficiëntie en kwaliteitsproblemen. Dit kan de algehele prestaties van het team aantasten en ervoor zorgen dat doelstellingen niet worden gehaald.
- Daling in motivatie en medewerkersbetrokkenheid. Daarnaast kan het gebrek aan verantwoordelijkheid ook de motivatie en het moraal van andere teamleden beïnvloeden. Als sommige teamleden de kantjes ervan aflopen, kan dit resulteren in frustratie en demotivatie bij anderen die wel hard werken en hun taken serieus nemen. Dit kan een negatieve invloed hebben op de teamdynamiek en de samenwerking binnen het team verstoren.
- Daling in vertrouwen. Vertrouwen is essentieel! Wanneer een teamlid dan ook herhaaldelijk fouten maakt, taken niet serieus neemt of ze te laat aanlevert, kan dit het vertrouwen van de leidinggevende ondermijnen. De leidinggevende kan dan gaan twijfelen aan de betrouwbaarheid en de competentie van het teamlid, wat het de samenwerking in de weg zit.
Belangrijk dus, dat je het gesprek aangaat. Dit is hoe
Collega’s die geen eigen verantwoording nemen spreek je daarom aan. Punt. Wanneer een teamlid herhaaldelijk zijn of haar verplichtingen niet nakomt of onbetrouwbaar blijkt in het uitvoeren van bepaalde taken, is het noodzakelijk om deze persoon hierop aan te spreken – voor hen, voor het team, voor jezelf.
Hoe je zo’n gesprek aangaat, hangt natuurlijk af van de ernst van de situatie.
Bij de eerste keer dat je de persoon aanspreekt, is er meestal nog geen sprake van ernstige consequenties. Echter, bij de derde of vierde keer dat je de persoon moet corrigeren, zal je waarschijnlijk minder toegeeflijk zijn.
Maar wanneer is het juiste moment om dit te doen en hoe pak je het aan? In zijn boek ‘Good Authority’ introduceert Jonathan Raymond een handig kader waarmee leidinggevenden op een natuurlijke manier hun teamleden kunnen aanspreken op hun prestaties en gedrag.
Accountability dial
Onderstaand kader, ook wel de ‘accountability dial‘ genoemd, biedt vijf verschillende feedbackgesprekken die ervoor zorgen dat de betreffende collega zich bewust wordt van zijn of haar negatieve handelingen.
1. De aankondiging: Een kort en direct feedbackmoment waarin je opmerkt wat je is opgevallen en polst naar de stand van zaken.
“Hey, ik merkte op dat het bulletin nog niet verspreid is. Alles oké?”
2. De uitnodiging: Een informeel gesprek, meestal één-op-één, waarin je een teamlid informeert over een specifiek probleem.
“Ik heb al een paar keer gemerkt dat de notulen niet volledig zijn ingediend. Kun je me uitleggen wat er precies misgaat?”
3. Het gesprek: Een ontmoeting waarin je de druk op een probleem of situatie verhoogt.
“De resultaten van het hele team lijden onder de inschattingsfouten die je hebt gemaakt. Laten we bespreken hoe we dit kunnen oplossen.”
4. De grens: Op een bepaald moment heeft het bespreken van de situatie weinig zin en moet je duidelijk maken dat er gevolgen zullen zijn als het probleem niet snel wordt aangepakt.
“We hebben herhaaldelijk over dit probleem gesproken en als het niet snel wordt opgelost, zullen er maatregelen moeten worden genomen.”
5. Het limiet: Als de situatie het toelaat, is dit het laatste feedbackgesprek waarin de collega een laatste waarschuwing krijgt om zichzelf te verbeteren.
“Dit is je laatste waarschuwing. Laat me duidelijk zijn…”
Volgens Raymond is dit proces niet lineair: afhankelijk van de situatie en de werknemer kan de volgorde van de feedbackgesprekken verschillen. Voor ernstige gevallen kan bijvoorbeeld eerder het ‘grens’-gesprek worden gebruikt.
Gelukkig is dit in de meeste gevallen niet nodig. Vaak kun je het gevoel van verantwoordelijkheid bij je werknemer al vergroten door een paar ‘aankondigings’-momenten te benutten. Deze zijn kort, informeel en worden gekenmerkt door oprechte empathie naar je collega toe.
Wat kun je hier nou mee? 4 manieren om collega’s aan te spreken
Bovenstaand framework is ontzettend nuttig om het gesprek te starten. Wat jij als leidinggevende vervolgens tijdens zo’n gesprek zegt of doet, beslist of je een ‘gewone manager’ bent of een ware leider. Ongeacht welke van de vier feedbackgesprekken je dus kiest, zorg er in ieder geval voor dat je op deze punten let:
1. Stel open vragen
Het stellen van open vragen, die niet met een eenvoudig ‘ja’ of ‘nee’ kunnen worden beantwoord, is een essentiële techniek voor jou als leidinggevende. Of het nu gaat om een één-op-één-gesprek, een wekelijkse update of directe feedback, hoe meer vragen je kunt stellen, des te meer verantwoordelijkheid je team zal tonen.
Hier zijn een paar goede voorbeelden:
“Wat is je doel met dit initiatief?”
“Op welke manier zorg je ervoor dat dit idee succesvol zal zijn?”
“Wat zijn de belemmeringen die ervoor zorgen dat het niet van de grond komt?”
“Waar heb je enige ondersteuning bij nodig?”
“Met wie kun je contact opnemen als je vastloopt?”
“Wat begrijp je nu beter dan voorheen?”
Zelfs verzoeken kunnen effectiever zijn wanneer je ze verandert in een open vraag. Let maar op het verschil:
“Kom de volgende keer alsjeblieft op tijd.” – een verzoek.
“Hoe ga je ervoor zorgen dat je de volgende keer op tijd komt?” – een open vraag.
Zie je hoe de tweede variant veel dieper gaat en de persoon echt aanzet om na te denken over zijn gedrag? Door open vragen te stellen die niet beantwoord kunnen worden met een simpel “ja” of “nee”, moedig je diepgaande reflectie en betrokkenheid aan bij je teamleden.
2. Veeg smoesjes van tafel
Het is niet alleen onplezierig voor de betreffende persoon, maar ook voor jou als leidinggevende om iemand verantwoordelijk te houden voor zijn of haar slechte prestaties. Vooral wanneer die collega in de verdediging schiet of erger nog, smoesjes verzint. In het geval van smoesjes is het belangrijk dat je deze direct weerlegt.
Maar wat is nu eigenlijk het verschil tussen een ‘smoesje’ en een oprechte ‘reden’?
Een smoesje houdt in dat de persoon de oorzaak buiten zichzelf legt, wat impliceert dat het niet zijn of haar eigen verantwoordelijkheid is.
Bijvoorbeeld:
“Hé Tom, het is 10:30. Je hebt de stand-up gemist – gaat alles goed?”
Tom kan nu twee antwoorden geven:
“Sorry, het weer is echt verschrikkelijk en ik moest de autoruiten nog krabben. Hierdoor sta ik in de file.”
of
“Sorry, ik had geen rekening gehouden met de vorst. Ik had je even een berichtje moeten sturen dat ik niet op tijd zou komen.”
Merk je op dat in het eerste antwoord Tom de verantwoordelijkheid buiten zichzelf legt? In het laatste voorbeeld voelt hij zich wél verantwoordelijk.
Door teamleden verantwoordelijk te houden voor hun fouten, kan je weerstand of excuses tegenkomen. Het is echter cruciaal om deze situaties direct aan te pakken en onderscheid te maken tussen echte redenen en simpele excuses.
3. Schiet niet gelijk in de oplos-modus maar toon begrip
Als leidinggevende is het begrijpelijk dat je de neiging hebt om elk probleem zo snel mogelijk op te lossen. Toch is het belangrijk om die drang te weerstaan, omdat niet alle problemen jouw verantwoordelijkheid zijn.
Wanneer je telkens de problemen van je teamleden op je neemt, geef je eigenlijk aan dat zij geen verantwoordelijkheid hoeven te nemen voor hun fouten. Ze vertrouwen erop dat jij het wel zult oplossen.
Daarom is het belangrijk om hen zelf verantwoordelijk te laten zijn. Op die manier kunnen ze waardevolle lessen leren en groeit hun gevoel van verantwoordelijkheid. Wanneer je teamleden met een probleem naar je toe komen, geef hen in eerste instantie de ruimte om het zelf op te lossen.
Zeg bijvoorbeeld: “Dat klinkt inderdaad vervelend. Hoe gaat het met je?” voordat je direct met oplossingen komt. Vraag hen: “Wat ga je eraan doen?“
Door empathie en begrip te tonen en ruimte te geven aan je teamleden, stimuleer je hun zelfstandigheid en groei. Het is belangrijk om hen te ondersteunen en te begeleiden, maar ook om hen verantwoordelijkheid te laten nemen voor hun eigen problemen en de bijbehorende oplossingen.
4. Spreek de consequenties uit
Wanneer je al de nodige feedback hebt gegeven en het gewenste resultaat nog steeds uitblijft, is het belangrijk om duidelijke grenzen te stellen en consequenties te communiceren wanneer deze grenzen worden overschreden.
Deze consequenties kunnen twee vormen aannemen:
- Een bestraffende consequentie, gericht op het corrigeren van iemands gedrag of fouten.
“Als je herhaaldelijk te laat blijft komen bij vergaderingen, zullen we je niet in staat stellen om deel te nemen aan de zakenreis naar Barcelona.”
- Een beschermende consequentie, waarmee je jouw team of bedrijf behoedt voor de gevolgen van iemands fouten.
“Als je herhaaldelijk te laat blijft komen bij vergaderingen, kunnen we je niet langer de mogelijkheid bieden om flexibele werktijden te hanteren.”
Het verschil? Het eerste voorbeeld bestraft alleen de betreffende persoon, zonder het werkelijke probleem voor het team op te lossen. Het tweede voorbeeld daarentegen biedt wel een oplossing voor het team.
Wanneer je iemand wilt aanspreken op zijn gebrek aan verantwoordelijkheid, is het belangrijk om consequenties op te leggen die jou, het team of het bedrijf beschermen. Straffen werken namelijk vaak slechts tijdelijk.
Daarnaast is het belangrijk om te onthouden dat ‘consequenties’ niet altijd betekenen dat je iemand ontslaat. Het kan bijvoorbeeld ook gaan om het intrekken van privileges (zoals thuiswerken of flexibele werktijden), het verminderen van verantwoordelijkheden, het geven van een officiële waarschuwing of het bieden van extra training.
Kortom: neem de regie terug
Als leidinggevende is het jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat jouw team een gevoel van verantwoordelijkheid heeft voor wat er binnen het bedrijf gebeurt. Hoewel dit soms ongemakkelijk kan zijn, kun je door regelmatige feedback, coaching en gesprekken een sterk gevoel van verantwoordelijkheid stimuleren.
Als er een gebrek aan verantwoordelijkheid is, spreek dan je collega hierop aan. Gebruik een van de soorten feedbackgesprekken en let daarbij op de volgende punten:
- Stel open vragen.
- Veeg smoesjes van tafel.
- Los niet op, maar toon empathie.
- Spreek de consequenties uit.
Als je merkt dat dit toch moeilijk voor je is, overweeg dan om deel te nemen aan de 1-daagse training Feedback Geven. Hier leer je tools en technieken die je nodig hebt om je team vooruit te helpen, zowel met negatieve als positieve feedback. Op het juiste moment en met de juiste woorden:
Hoe de training Feedback Geven hierbij kan helpen
De 1-daagse training Feedback Geven van kan leidinggevenden helpen bij het aanspreken van collega’s die geen verantwoordelijkheid nemen voor hun werk en resultaten. Tijdens de training worden verschillende technieken en vaardigheden aangeleerd die leidinggevenden kunnen toepassen in dit specifieke scenario.
Hier zijn enkele manieren waarop de training kan helpen:
- Inzicht in communicatiestijlen: De training helpt leidinggevenden om inzicht te krijgen in hun eigen communicatiestijl en die van anderen. Dit helpt hen beter te begrijpen hoe ze effectief kunnen communiceren met collega’s die geen verantwoordelijkheid nemen.
- Constructieve feedback geven: De training leert leidinggevenden hoe ze constructieve feedback kunnen geven aan hun collega’s. Ze leren feedback te formuleren op een manier die de ander aanmoedigt om verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk en resultaten.
- Het stellen van duidelijke doelen en verwachtingen: Leidinggevenden leren hoe ze duidelijke doelen en verwachtingen kunnen communiceren aan hun collega’s. Door heldere doelen te stellen en de verwachtingen te verduidelijken, wordt het gemakkelijker voor collega’s om verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk.
- Luistervaardigheden ontwikkelen: De training helpt leidinggevenden om hun luistervaardigheden te verbeteren. Door actief te luisteren naar de zorgen en uitdagingen van hun collega’s, kunnen ze beter begrijpen waarom ze mogelijk geen verantwoordelijkheid nemen. Op basis van deze inzichten kunnen ze gerichte feedback geven en ondersteuning bieden.
- Het creëren van een positieve feedbackcultuur: De training moedigt leidinggevenden aan om een positieve feedbackcultuur te creëren binnen het team. Door regelmatig positieve feedback te geven en successen te vieren, worden collega’s gemotiveerd om verantwoordelijkheid te nemen voor hun werk en resultaten.
Al met al kan de 1-daagse training Feedback Geven leidinggevenden voorzien van de nodige vaardigheden en technieken om effectief om te gaan met collega’s die geen verantwoordelijkheid nemen. Door deze training te volgen, kunnen leidinggevenden de communicatie verbeteren, constructieve feedback geven en een positieve feedbackcultuur stimuleren, wat uiteindelijk kan leiden tot meer verantwoordelijkheidsgevoel bij hun collega’s.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Feedback Geven
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
