“Hè, nee, toch! Weer zo’n ellendig ad hocje tussendoor!” Je kent dit vast wel. Die ene klus waar je geen rekening mee had gehouden, fietst weer even door alles heen. Veel mensen klagen over deze zogenaamde ad hoc klussen. Deze klussen zijn irritant, gooien alles door de war en bovenal: komen altijd onverwacht… maar is dat wel zo? Volgens mij is namelijk veel van wat wij als ad hoc werk bestempelen helemaal niet onverwacht! Laat me je dit in dit artikel illustreren. Ik zal je uitleggen wat ad hoc volgens mij echt is en hoe je tegen ad hocjes kunt optreden.

Wat komt aan bod: 

    1. Wat is ad hoc precies?
    2. Waarom ad hoc werken zo verleidelijk is
    3. Wat is het verschil tussen structureel en incidenteel ad hoc?
    4. Wat ad hoc werken echt met je productiviteit doet
    5. Waarom beloont je brein je dan toch bij ad hoc taken oppakken?
    6. Hoe krijg je ad hoc werk onder controle? (een compleet stappenplan)
    7. Welke tools kunnen helpen?
    8. Wat zijn veelgemaakte fouten bij ad hoc werk inplannen?
    9. Ad hocjes zijn slechts illusies, als je nauwkeurig plant!
    10. Veelgestelde vragen over ad hoc

Wat is ad hoc precies?

Ad hoc is een Latijns woord, dat in het Algemeen Nederlands woordenboek onder andere de definities krijgt:

“1) Voor een speciale gelegenheid 2) Voor hier 3) Voor deze gelegenheid in het bijzonder […]”

En nog 30 andere, wat vagere definities. Komen we niet echt verder mee, lijkt me. Als je het hebt over ad hoc werken of ad hoc klussen, dan heb je het eigenlijk over die klussen die even tussendoor komen. Ze zijn niet gepland, komen dus onverwacht en je pakt ze vaak meteen “even” op. Sounds about right, toch?

Voorbeelden van ad hoc werken:

  • Spoedtelefoontjes
  • Binnenlopende collega’s die “even iets willen vragen”
  • Last-minute verzoeken
  • Ad hoc door jezelf: spontane ideeën, impulsieve acties, etc.

Wat als ik je zeg dat ik het daar niet mee eens ben? Ik vind niet dat die klussen onverwacht zijn, noch vind ik dat ze meteen afgehandeld moeten worden. “Die is op z’n kop gevallen!” roep je nu misschien uit, maar ik kan je zeggen: dat ben ik niet. Veel dingen die wij namelijk als “ad hoc” bestempelen zijn dit helemaal niet of hoeven het niet te zijn.

Het zijn taken waarvan je diep van binnen weet dat je ze kunt krijgen (want ervaring leert dat dit soort klussen vaker voorbij komen), maar vergeten bent om ruimte voor te houden.

Of ad hocjes zijn taken die geen prioriteit hebben, maar die je wel meteen oppakt, omdat je ze anders vergeet of omdat je nu toch al uit je focus gehaald bent.

Ad hoc klussen zijn daarom voor mij ook een gevolg van ofwel een slechte planning ofwel je niet aan je eigen planning houden.

Waarom ad hoc werken zo verleidelijk is

“Ja, maar Björn, mijn werk valt gewoon niet te plannen.” Sorry, dat ik het zeg, maar dat vind ik echt bullshit. Je baan bestaat uit vaste taken en verantwoordelijkheden, waaronder je de zogenaamde “ad hocjes” (die taken die onverwacht aanvoelen) ook prima kunt scharen. Kijk maar naar de voorbeelden.

Voorbeelden:

  • Klanten bellen en mailen -> werkzaamheden m.b.t. klantcontact
  • Veranderingen aanbrengen in facturen en offertes verwerken -> administratief werk
  • Advertentie maken of linkedin post schrijven met winactie -> content werkzaamheden

Het is zo makkelijk opgelost door deze taken gewoon vaste ruimte in je planning te geven. Een groot deel van je taken zijn terugkerend. Denk aan de wekelijkse Week Opstart van veel bedrijven of maandelijkse statistieken meetings. Deze plan je in. Belangrijke taken en afspraken zet je ook in je agenda om overzicht te creëren van wat je op een dag te wachten staat; waarom die structurele ad hocjes dan niet?

Ad hoc werken blijft verleidelijk voor veel mensen, ondanks de nadelen op het gebied van productiviteit, time management en stress management.

Waarom werken we met zijn allen toch zo reactief?

Ik denk dat dat we reactief werken door drie instellingen:

  1. Je wordt toch al onderbroken in je focus, dus kun je net zo goed die taak nu oppakken.
  2. Je ziet een belangrijke taak voor urgent aan en pakt hem nu op, anders gebeurt die niet op tijd.
  3. Je bent bang dat als je de klus inplant, je hem over het hoofd ziet, dus pak je hem nu op om hem niet te vergeten.

Maar eh… zo kun je toch iedere klus goed praten die voor je voeten wordt geworpen? Stel je voor je pakt iedere ad hoc even op met een van bovenstaande 3 redenen, dan blijft het belangrijke werk waarmee je bezig was liggen of door de constante interrupties maak je in die taken fouten en lever je mindere kwaliteit in dan je van jezelf gewend bent. Dat kan toch niet de bedoeling zijn of wel?

Wat is het verschil tussen structureel en incidenteel ad hoc?

Als je puur kijkt naar de definitie van ad hoc, dan bestaan er geen structurele ad hocjes. Ad hoc is per definitie iets incidenteels, iets eenmaligs, anders gebruik je die term helemaal niet. Hoe wij tegenwoordig echter werken, laat zien dat je het onderscheid tussen structurele ad hocjes en incidentele ad hoc taken wel kunt maken. Ik illustreer je het verschil aan de hand van een aantal voorbeelden:

Voorbeelden:
Structureel: Antwoorden op mails, klanten telefoneren, publicaties aanpassen, collega’s die vragen stellen
Incidenteel: Problemen met website, storing op de telefoonlijn, spoedvergadering bijwonen

Aan de hand van de voorgaande voorbeelden zie je duidelijk het verschil tussen structurele ad hocjes en incidentele ad hocjes. Wat veel mensen ‘ad hocjes’ noemen, zijn eigenlijk taken die voortdurend terugkomen en die je als gevolg daarvan gewoon kunt inplannen. Mails beantwoorden moet je bijna iedere dag, net als klanten bellen (en soms zelfs nog eens terugbellen). Ook moet je als content writer wel eens een publicatie aanpassen. En collega’s zullen altijd je vragen kunnen stellen, zeker als je een leidinggevende positie hebt. Zijn deze klusjes dus echt zo onverwacht? Dacht het niet!

Deze taken voelen ad hoc, omdat ze voor jouw gevoel zo maar en vaker tussendoor komen. Maar dat is een gevolg van ze niet opnemen in je agenda.

Als je iedere dag al eens een blok tijd vrij zou laten (of echt inplannen) om mails te versturen en klanten te bellen, dan zijn deze taken niet langer onverwacht! Je houdt er rekening mee. Je ziet ze in je agenda staan. Gevolg? Veel meer rust en overzicht.

Hoe zit het dan met de incidentele ad hocs?

En de incidentele ad hocjes? Laten we daar ook eens naar kijken. Je hoopt niet dat je iedere dag/week last hebt van een site die offline is of van telefoonlijnen die eruit liggen. Toch zijn deze dingen vrij urgent als ze gebeuren en moeten daarom wel meteen opgepakt worden. Deze taken zijn dus echt ad hoc/eenmalig, maar hoe ga je hier dan mee om?

Ik heb het eigenlijk al gezegd: door ruimte vrij te laten in je planning. Als je gewoon eens 80% van je tijd inplant en 20% vrijhoudt voor deze taken? Je zult zien dat in het geval dat een incidentele ad hoc zich opdringt, dat je dan niet meteen met je handen in het haar zit, want je hebt nog 20% van je werkdag om aan deze ad hoc te geven. Zo voorkom je dat je de overige 80% bezig bent met brandjes blussen; dit is tijd die je nu kunt besteden aan de taken die echt belangrijk zijn. Dat is pas time management, toch?

Want wat doet ad hoc met je productiviteit? En met je stresslevels?

Wat ad hoc werken echt met je productiviteit doet

Even een klusje hier, even een taakje daar… Wauw, wat ben jij aan het eind van de dag productief geweest, zeg! Of ja… zo voel je je in ieder geval, maar of dat nu zo is? Nee, kan ik je zeggen.

Het direct oppakken van ad hoc taken lijkt misschien heel efficiënt en effectief, maar ondermijnt structureel je productiviteit.

Elke onverwachte onderbreking haalt je namelijk uit je concentratie, waardoor de kans op fouten toeneemt, omdat het brein steeds opnieuw moet schakelen naar een andere taak. Die voortdurende wisseling van aandacht vraagt bovendien veel energie van je brein en put het denkvermogen sneller uit dan vaak wordt aangenomen. Multitasken is in dat opzicht geen vaardigheid, maar een belasting.

Daarnaast kost het herstellen van je focus aanzienlijk meer tijd dan het afronden van de ad hoc taak zelf. Je verliest niet alleen momentum, maar ook overzicht en kwaliteit. Het resultaat is dat werkzaamheden langer duren, terwijl het gevoel van drukte toeneemt.

Kortom: al die ad hocjes zorgen er ook nog eens voor dat je onvoldaan en gestresst naar huis gaat.

ad-hoc

Waarom voelt ad hoc werken zo stressvol?

Ad hoc werken voelt zo stressvol, omdat je brein continu in de alarmstand staat. Je aandacht wordt ten eerste steeds onverwacht opgeëist, waardoor je geen gevoel van afronding ervaart en je hoofd vol blijft zitten met losse eindjes. Elke onderbreking dwingt je bovendien om te schakelen, terwijl je brein juist rust nodig heeft om informatie te verwerken. Dat voortdurende schakelen kost veel energie, waardoor spanning zich opbouwt zonder dat je het direct doorhebt.

Daar komt bij dat ad hoc werken je gevoel van controle aantast. Je agenda verliest betekenis, omdat prioriteiten van buitenaf worden opgelegd. Het gevolg is mentale onrust, omdat je niet werkt vanuit keuze, maar vanuit reactie. Je bent de hele dag bezig, maar zelden echt klaar.

Die combinatie van hoge prikkeldruk, gebrek aan focus en het ontbreken van duidelijke afrondingsmomenten maakt ad hoc werken niet alleen inefficiënt, maar ook structureel stressverhogend.

Heel wat nadelen aan die ad hoc klussen, maar waarom voel je je dan toch zo fijn telkens als je weer een ad hocje afrondt? Simpel, omdat je brein je beloont!

Waarom beloont je brein je dan toch bij ad hoc taken oppakken?

“Ik merk niks van die nadelen op het gebied van productiviteit en stress. Ik voel me juist heel blij, als ik weer eens een ad hocje voor mijn rekening neem!” Ja, en kijk! Dat is nu net het verraderlijke aan die ad hocjes: je brein laat je geloven dat ad hocjes direct wegwerken belonend werkt! Een ad hoc klusje oppakken, activeert namelijk je beloningssysteem.

Een ad hoc oppakken en afhandelen is een nieuwe prikkel en dat zorgt ervoor dat de neurotransmitter dopamine vrij komt.

En dan ontstaat een vicieuze cirkel: de volgende keer dat je brein zo’n ad hocje voor zich krijgt, herinnert hij zich de beloning van de vorige keer. Daarom ga je instinctief voor die ad hoc, want: dopamine shot gegarandeerd!

Bovendien kiezen je hersenen liever voor instant gratification, dus een onmiddellijke beloning. Als jij de ad hoc op je agenda inplant, dan wordt die onmiddellijke beloning uitgesteld tot een later moment. En dat wilt je brein liever niet!

Het brein zoekt naar die nieuwe, onverwachte beloningen om te overleven en zich voldaan te voelen, zelfs als dit ten koste gaat van diepere focus en productiviteit.

Vroeger leverde het zoeken naar instant gratification namelijk overlevingsvoordelen op, want onze voorouders moesten immers meteen op prikkels kunnen reageren. Je brein is echter niet geëvolueerd naar de moderne wereld van vandaag de dag. Het opbouwen van zelfbeheersing en discipline voor uitgestelde beloning (delayed gratification) vergt daarom tijd, moeite en mindfulness, wat meteen moeilijker is in een snelle, afleidende wereld.

Een andere reden waarom je brein graag ad hocjes oppakt is: ego. Je werkt ad hoc, omdat het je een instant gevoel van relevantie geeft. Iemand stelt een vraag, jij springt erin, probleem opgelost. (“Kijk mij eens onmisbaar zijn!”) Dat gevoel is verslavend, omdat het je ego aait, terwijl je brein denkt dat je nuttig bezig bent. Bovendien voelt ‘nee’ zeggen ongemakkelijk, want wat als je niet meer gezien wordt als degene die altijd helpt? Dus ruil je je focus maar in voor applaus, terwijl je jezelf maar wijsmaakt dat dit gewoon bij het werk hoort.

We werken als laatste graag ad hoc, omdat deze klussen een gevoel van urgentie met zich meedragen. Een melding verschijnt, iemand stelt een vraag, een e-mail oogt dringend, waardoor het brein concludeert dat onmiddellijke actie vereist is.

Urgentie wordt daarmee automatisch gelijkgesteld aan belang, ook wanneer die inhoudelijke waarde en bestaansrecht van de taak volledig ontbreekt.

Juist daar ontstaat het probleem. Zonder dat je prioriteiten stelt, krijgt alles het predicaat topprioriteit, met als gevolg dat echt belangrijk werk blijft liggen.

Quickfix: De Eisenhower matrix biedt hierin houvast, omdat deze helpt onderscheid te maken tussen wat urgent is en wat daadwerkelijk belangrijk is.

Door dit onderscheid consequent toe te passen, verschuift de focus van reactief handelen naar doelgericht werken.

In deze video leg ik je uit hoe je prioriteiten kunt stellen met de Eisenhower matrix.

Hoe krijg je ad hoc werk onder controle? (een compleet stappenplan)

Ik ben dus nogmaals van mening dat ad hocjes alleen je werkdag overhoop kunnen halen, als je slecht plant of slecht je planning bijhoudt. In mijn boek Elke dag om 15.00 klaar schreef ik al over een mogelijke oplossing om ad hocjes weer verwacht te maken, zodat ze je geen stress meer bezorgen als ze langskomen. Ik zal je hieronder in 4 heldere stappen uitleggen hoe ik ad hoc taken aanpak.

1. Warren Buffett planning maken

De Amerikaanse investeerder Warren Buffett zei ooit:

“Do not save what is left after spending, but spend what is left after saving.”

De Amerikaan sprak hier over geld, maar deze gedachtegang heeft ook veel raakvlakken met je tijd. Tijd kun je ook maar een keer uitgeven en je kunt bovendien niet meer tijd uitgeven dan je hebt. Als je het tóch probeert, moet je ergens de rekening vereffenen; je kiest er dan voor om taken te laten liggen of je levert avonden in of offert zelfs je geliefde zaterdag op. Voor één keer is dat te overzien, maar zodra je structureel meer tijd verbruikt dan je beschikbaar hebt, gaat het wringen. Niet op je bankrekening, maar in je hoofd; de druk loopt op en op termijn ligt een burn-out op de loer.

Houd rekening met wat jij netto te besteden hebt, zodat je geen uitgaven doet die jij je niet kunt veroorloven.

Ik heb mezelf en mijn medewerkers daarom geleerd om een Warren Buffett planning te maken. Dit is een lijst waarin je opschrijft welke terugkerende taken jij dagelijks/wekelijks/maandelijks/jaarlijks hebt en hoeveel tijd je daaraan kwijt bent.

Ik heb ook een video gemaakt over hoe je een basisplanning kunt maken op basis van Warren Buffetts ideeën. Bekijk hem hier.

2. Plannen met een time management systeem

Nu je weet welke taken je hebt en hoeveel tijd die klusjes kosten, ga je die plannen in een time management systeem. Bij mij bestaat dit systeem uit een takenmanager voor taken die korter dan 30 minuten duren en een agenda voor taken die langer dan een half uur duren en voor mijn afspraken. Begin eerst je vaste lasten in te plannen, dus de taken die regelmatig terugkeren.

Voorbeelden vaste lasten: Afhandelen orders, publiceren artikelen, statistieken bijwerken, administratief werk

Hier ben je wekelijks (of misschien dagelijks) een aantal uur aan kwijt. Op een werkweek van veertig uur slokken je vaste lasten een flink stuk van je daadwerkelijk beschikbare tijd op. Tijd dus die bij voorbaat al niet meer inzetbaar is voor andere plannen. Jammer misschien, maar vooral een realistische constatering. Breng zo voor elk terugkerend taakje op je Warren Buffett lijst in kaart hoeveel tijd het kost, zodat je een duidelijk beeld krijgt van de uren die al vastliggen. Zo weet je precies hoeveel werkbare tijd er overblijft voor onverwachte klussen of extra uitdagingen.

Ik raad nogmaals aan om iedere dag 20% van je tijd voor ad hocjes vrij te houden, maar afhankelijk van je werk kun je ook wekelijks een aantal vaste blokken hiervoor inplannen.

Het gaat me er meer om dat je rekening houdt in je planning met ad hoc klussen, zodat ze niet meer onverwacht zijn, maar gewoon ingepland.

3. Houd je aan je planning

Prachtig die planning, maar nu moet je niet bij de volgende ad hoc klus alles overboord gooien en die klus alsnog direct oppakken. Veel mensen blokken namelijk in hun agenda tijd vrij voor bepaalde taken en houden zich er dan niet aan. Gooi die agenda dan maar gewoon van je laptop af, als je er toch niks mee doet! Nee, mijn tip is je altijd te houden aan wat er in je agenda staat.

Ad hoc klussen moet je kunnen opvangen; niets meer, niets minder.

“Maar wat als een ad hoc echt dringend is? Mag ik hem dan niet direct oppakken?” Bij die 5% van alle ad hocjes die echt urgent zijn, kun je niet anders dan je huidige taak even te laten liggen en de ad hoc op te pakken. Doordat je echter 20% van je tijd hebt vrijgehouden voor deze klussen kun je echter nu met de rest van de taken schuiven, zodat je deze niet als gevolg van de ad hoc moet uitstellen of schrappen.

Let op: werk je planning wel meteen bij! Zo voorkom je aan het eind van de dag dat je alsnog te veel tijd uitgeeft.

Heb je dus een urgente taak afgewerkt, schuif dan meteen de rest van je taken door, zodat je planning weer actueel, betrouwbaar en waterdicht is.

ad-hoc

4. Volg een cursus timemanagement

Merk je dat je het toch erg lastig vindt om een realistische planning te maken, waarbij er ruimte is voor ad hoc taken? Volg dan eens onze eendaagse training timemanagement. Onze training helpt ad hoc taken te voorkomen door je overzicht en structuur te bieden. Tijdens de cursus leer je prioriteiten effectief te bepalen, afleidingen te beheersen en je werkproces zo in te richten dat belangrijke taken voorrang krijgen boven urgente maar minder relevante verzoeken. Je krijgt praktische technieken om je concentratie te behouden, ‘nee’ te zeggen waar nodig en uitstelgedrag te doorbreken waardoor je de regie over je tijd behoudt en minder reactief reageert op onverwachte opdrachten.

Welke tools kunnen helpen?

Om een betrouwbaar en waterdicht time managementssysteem te creëren, gebruik ik een takenmanager en agenda. Mijn takenmanager is de app Todoist, maar er zijn er nog veel meer:

  • ClickUp
  • Monday
  • HubSpot
  • Microsoft To Do
  • TickTick
  • Trello
  • Asana

Als agenda gebruik ik Google Calendar, omdat we ook de rest van de programma’s van Google Workspace gebruiken. Microsoft Outlook heeft echter ook een handige agenda en dit zijn andere bekende agenda apps:

  • TimeBlockr
  • Notion Calendar
  • Fantastical
  • Any.Do
  • Monday
  • Apple Calendar

Ik vind het zelf niet prettig, maar als jij van de papieren agenda’s bent, dan kun je die natuurlijk ook gebruiken. Houd er wel rekening mee dat je alles noteert op één plek, want anders heb je nog geen overzicht en is je time management systeem noch betrouwbaar, noch waterdicht.

Verder werk ik in mijn agenda met time blocking. Dit is een bekende time management methode, waarbij je één taak of meerdere gelijksoortige taken samen in je agenda in een tijdsblok in plant. De Warren Buffetts “vaste lasten” staan bijvoorbeeld al in heldere blokken in mijn Google Calendar weergegeven en zo ook mijn meetings en andere taken.

Ad-hoc

AI to the rescue!

Tegenwoordig is er natuurlijk ook een nieuwe speler op het gebied van time management: AI. AI-functies veranderen het takenbeheer door voorspellende analyses, automatisering en slimme suggesties in de dagelijkse workflow te integreren. De beste platforms gebruiken AI tegenwoordig om:

  • Aan te geven welke taken prioriteit hebben op basis van deadlines en werkbelasting
  • Vertragingen te voorspellen op basis van eerdere patronen
  • Taken automatisch toe te wijzen op basis van beschikbaarheid van teamleden
  • Herinneringen en updates te genereren zonder handmatige input
  • Actiegerichte inzichten te bieden via dashboards

AI tools stellen teams in staat proactief in plaats van reactief te werken, waardoor fouten verminderen en de productiviteit toeneemt. Denk aan tools als: Microsoft Copilot, Motion, Akiflow, Notion AI en AI Todoist.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij ad hoc werk inplannen?

Ad hoc taken lijken vaak klein en behapbaar, maar krijgen dan toch al snel een te groot stuk in je agenda als je ze inplant. Je plant bijvoorbeeld twee uur in, terwijl een uur voldoende zou zijn. En voor je het weet zit die tijd gewoon vol, precies zoals de Wet van Parkinson voorspelt: werk rekt zich uit om de tijd die je ervoor hebt vrijgemaakt uit te putten. Dat betekent echter niet dat het zinvol is.

Een van de grootste valkuilen bij het inplannen van ad hoc taken is dat je je planning niet bijwerkt, zodra er iets onverwachts tussendoor komt (wat meteen opgepakt moet worden). Daardoor wordt je planning langzaamaan onbetrouwbaar.

Taken stapelen zich op, je vergeet wat al gedaan is en wat nog moet en het overzicht verdwijnt als sneeuw voor de zon.

Een derde valkuil is: geen prioriteiten stellen. Wanneer je ad hoc taken inplant zonder duidelijke prioriteiten te stellen, sluipen er snel valkuilen in je planning. Je neemt bijvoorbeeld ook taken op in je planning, die je makkelijk aan een ander had kunnen overdragen, omdat ze voor jouw takenpakket helemaal niet van belang zijn. Of je plant tijd in voor taken, die helemaal geen bestaansrecht hebben en die je eigenlijk helemaal had kunnen schrappen.

Een laatste valkuil bij de planning van ad hoc klussen is geen ‘nee’ durven zeggen. Stel: je hebt al je ad hocjes al mooi bij elkaar in een tijdsblok in je agenda gezet. Aan het eind van de dag komt echter die ene collega nog even binnen racen om je te vragen een klantverzoek op te pakken. Durf jij die collega af te wijzen?

Het voelt vaak sociaal of professioneel not done om een verzoek af te wijzen, terwijl je tegelijkertijd gewoon geen ruimte hebt om het fatsoenlijk uit te voeren.

Een waar dilemma! Het resultaat is dus dat je jezelf alsnog opzadelt met extra taken, waardoor je nog te veel tijd uitgeeft, je overzicht verdwijnt en de kwaliteit van je werk afneemt. Door je grenzen echter goed te bewaken, voorkom je dat ad hoc klussen je dag alsnog overnemen.

@tijdwinst Waarom is het zo moeilijk om nee te zeggen? En hoe zorg je dat je grenzen stelt zonder je schuldig te voelen? In deze aflevering bespreken we: – Waarom ‘nee’ zeggen zo lastig is – Hoe je duidelijk en zelfverzekerd nee zegt – Praktische tips om over je schuldgevoel heen te stappen Luister nu en volg Tijdwinst om te ondekken hoe je meer tijd en energie overhoudt voor wat écht belangrijk is! 🐿️ #tijdwinst #foryoupage #fyp #assertief #selfconfidence #zelfvertrouwen #fypシ゚ #viral #timemanagement #assertive #voorjou #fyppp ♬ original sound – Tijdwinst.com

Ad hocjes zijn slechts illusies, als je nauwkeurig plant!

Ad hoc werk voelt vaak onvermijdelijk en onverwacht, maar in werkelijkheid ontstaat het meestal doordat we onze planning niet goed bijhouden of taken niet structureel inplannen. Veel zogenaamde ad hocjes zijn terugkerende klussen die je eenvoudig kunt zetten in je agenda. Door vaste tijd te reserveren voor routinewerk en een buffer te creëren voor echte onverwachte situaties, houd je overzicht, rust en focus. Zo transformeert een chaotische werkdag in een dag waarin jij de regie houdt.

Het mooie is dat je hiermee meteen drie vliegen in één klap slaat: je verlaagt stress, verhoogt je productiviteit en voorkomt dat je brein continu in de alarmstand staat. De vraag is niet óf je dit kunt doen, maar wanneer je begint. Pak je agenda erbij, identificeer je terugkerende taken en reserveer ruimte voor het onverwachte. Probeer het eens een week uit, observeer hoe het voelt en merk direct resultaat!

Björn Deusings,
Time management expert

Veelgestelde vragen over ad hoc

  • Wat is de betekenis van ad hoc?

    Ad hoc betekent letterlijk dat iets ter plekke ontstaat, zonder voorbereiding of vast plan. Het gaat om handelen in het moment, omdat de situatie daarom vraagt. In de praktijk van ad hoc werken krijgt het echter vaak een andere lading: het is niet meer incidenteel schakelen, maar structureel reageren op alles wat zich aandient. Je dag wordt dan gestuurd door wat het hardst roept, terwijl je vooral bezig bent met brandjes blussen.

  • Wat is ad hoc handelen?

    Ad hoc handelen betekent dat je direct reageert op een situatie die zich op dat moment aandient, zonder vooraf vastgesteld plan of vaste route. De beslissing ontstaat ter plekke, gestuurd door urgentie of noodzaak, omdat er nú iets moet gebeuren.

  • Ad hoc versus reactief: is er een verschil?

    Er is een wezenlijk verschil tussen ad hoc en reactief werken:

    • Ad hoc werken: Het bewust oppakken van iets onverwachts, omdat jij besluit daar ruimte voor te maken in een flexibele planning.
    • Reactief werken: Je agenda laten bepalen door prikkels van buitenaf (mails, appjes, verzoekjes) waardoor je niet meer zelf kiest, maar alleen nog maar volgt.

    Reactief werken is kortom structureel ad hoc werken, waarbij je de regie over je eigen tijd volledig verliest.

  • Wat betekent ad hoc reageren?

    Ad hoc reageren betekent dat je meteen antwoord of actie geeft op wat zich aandient, zonder eerst afstand te nemen of het bredere plaatje te bekijken. Je reageert vanuit de prikkel zelf. Het is vaak impulsiever dan ad hoc handelen; er zit minder bewuste afweging in en meer een automatische reflex.

  • Wat is het verschil tussen ad hoc en structureel?

    Ad hoc is in principe incidenteel; het is een eenmalige actie voor een specifiek geval. Structureel geeft aan dat je iets voor langere tijd of volgens een vast patroon doet. Wanneer ad hocjes op het werk een structureel karakter krijgen omdat je er geen rekening mee houdt in je planning, ontstaat er chaos. De oplossing is om structureel tijd vrij te houden (bijv. een uur per dag) om deze onverwachte zaken op te vangen.

  • Hoe kun je ad hoc taken managen zonder dat het chaos wordt?

    Houd elke dag bufferruimte vrij in je agenda voor onverwachte klusjes. Zo maak je het onverwachte “verwacht”. Een belangrijke tip: plan hiervoor geen vaste tijdsblokken in, omdat je anders de neiging krijgt die tijd op te vullen met onbelangrijke zaken, zelfs als er geen ad hoc taken zijn (de Wet van Parkinson).

  • Wat zijn voorbeelden van ad hoc beslissingen?

    Voorbeelden van ad hoc beslissingen die je dagelijks kunt tegenkomen:

    • Een collega heeft snel iets nodig en je pakt het direct op.
    • Je wordt last-minute gevraagd voor een board meeting en zegt direct ‘ja’ om niemand teleur te stellen.
    • Je reageert meteen op een mail met een rood uitroepteken, terwijl de inhoud eigenlijk niet urgent is.
    • Je annuleert je deep work sessie omdat er een luidruchtig verzoek binnenkomt dat dringend lijkt.

  • Hoe beperk je ad hoc verstoringen in je werkdag?

    Gebruik een bufferruimte in je agenda om taken die tussendoor komen later op de dag op te pakken. Mocht er een taak binnenkomen die écht niet kan wachten, dan kun je door de vrijgehouden ruimte je planning direct bijwerken. Je schuift andere taken door naar de bufferruimte, zodat je focus behouden blijft en belangrijke zaken niet blijven liggen.

  • Hoe voorkom je dat je toegeeft aan ad hoc klussen van anderen?

    Dit vraagt om een assertieve houding. Stel je eigen prioriteiten vast en plan deze in. Als je helder hebt hoeveel tijd je per week te besteden hebt aan je eigen doelen, wordt het makkelijker om ‘nee’ te zeggen tegen klussen die anderen plotseling in je schoot werpen. Onthoud: tijd is eindig en door je grenzen aan te geven bewaak je de kwaliteit van je eigen werk.

Wie zijn wij | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Slimmer werken met AI | Blog