Als je in de zorg werkt, is 8 uur in je eentje achter een PC zitten er vaak niet bij. Je moet met elkaar samen dingen oppakken om tot de beste oplossingen te komen. Maar ja, iedereen is druk. Tijd is schaars. Agenda’s lopen over. Hoe kun je dan toch soepel samenwerken in de zorg? Welke tips helpen je om tijd te besparen, zodat er wél tijd is voor dat ene belangrijke project?
Wat is samenwerken in de zorg?
Met samenwerking in de zorg bedoelen we dat meerdere zorgprofessionals zich samen over één vraagstuk buigen om zo tot een goede oplossing te komen.
Vaak zijn dat concrete patiëntvraagstukken. Er werken dan diverse specialisten samen om niets over het hoofd te zien en de beste behandeling te bieden. Daarnaast zie je o.a. samenwerkingen op projectbasis en regionale samenwerkingen.
Welke vormen van samenwerkingen in de zorg bestaan er?
Samenwerken in de zorg kan allerlei vormen aannemen. Bekende samenwerkingsvormen zijn multidisciplinair, interprofessioneel en verbindend samenwerken.
Multidisciplinair samenwerken betekent dat er bij één behandeling meerdere professionals betrokken zijn. Zij hoeven niet nauw met elkaar te overleggen en samen te werken. Multidisciplinair samenwerken in de zorg zie je bijvoorbeeld bij een multidisciplinaire behandeling. Stel een patiënt heeft rugklachten door stress. Dan helpt een psycholoog om de psychologische oorzaken van stressklachten weg te nemen. Een fysiotherapeut kan de rugklachten wegmasseren.
Daarnaast bestaat er interprofessioneel samenwerken. “Interprofessioneel” betekent dat mensen met verschillende functies nauw met elkaar optrekken. Interprofessioneel samenwerken is een intensieve vorm van samenwerken. De professionals overleggen regelmatig om samen tot een oplossing, behandelvorm, methode of denkwijze te komen.
Daarnaast is er verbindend samenwerken. Bij verbindend samenwerken in de zorg draait het erom dat meerdere mensen (zorgprofessionals, maar soms ook ervaringsdeskundigen, patiëntgroepen en anderen) elk een eigen verantwoordelijkheid krijgen om een gezamenlijk doel te bereiken.
Ten slotte hoor je steeds vaker over duurzaam samenwerken. Dit is niet zozeer een vorm van samenwerken. Het betekent dat je in de samenwerking van plan bent om, ook als een subsidie stopt of een project ten einde komt, te blijven samenwerken.
Waarom samenwerken in de zorg?
Het belang van samenwerken is groot in de sector zorg en welzijn. Een goede samenwerking is niet alleen bedoeld om het werk sneller gedaan te krijgen, maar heeft vooral als doel om patiënten beter te helpen. Er zijn talloze voorbeelden van professionele zorg die bewijzen hoe belangrijk het is om meer dan één professional te laten meekijken.
Het belang van samenwerken in de zorg zit ‘m vooral hierin:
- Patiënten worden beter geholpen als je de expertise van meerdere professionals bundelt. Ook het ondersteunend personeel is hierin belangrijk. Zij zorgen ervoor dat processen soepel verlopen.
- Je voorkomt dat dingen over het hoofd worden gezien. Denk aan mogelijke ziektebeelden, bepaalde belangen of een nieuw type behandeling.
- Innovatie in de zorg is alleen mogelijk als je samen spart over ideeën en veranderingen.
- Het helpt om het werk goed te verdelen. Bij een soepele samenwerking kan iedereen doen waar hij/zij goed in is. Dat vergroot de productiviteit en zorgt voor een beter resultaat.
- Het is niet mogelijk om alles alleen te doen. Daarvoor zijn projecten of cases vaak te complex, intensief of tijdrovend.
Wat is belangrijk voor een goede samenwerking in de zorg?
Als jouw organisatie werkt met vaste methodieken en samenwerkingsprocessen, dan is het sowieso belangrijk om die te volgen. Verder zijn dit in onze ogen 10 gouden regels voor samenwerken in de zorg:
- Stel samen prioriteiten en maak een gezamenlijke planning.
- Houd overzicht over de projecten.
- Behoud je focus en werk productief.
- Maak afspraken over elkaar wel/niet storen.
- Reserveer ruimte voor dingen die anders lopen.
- Houd elkaar op de hoogte.
- Communiceer duidelijk en assertief.
- Geef elkaar feedback.
- Werk ook online effectief samen.
- Wees to the point in je communicatie.
We zullen de tips kort één voor één bespreken, zodat je ze kunt toepassen om zelf effectiever én fijner samen te werken met collega’s in de zorg.
1. Stel samen prioriteiten en maak een gezamenlijke planning
De gemiddelde zorgprofessional heeft niet per se tijd over in de agenda. De tijd die je hebt, moet je dan ook slim indelen. Dat vraagt om drie dingen:
- Een gezamenlijke planning waarin jullie afspreken wie wat doet, wanneer jullie dat doen en hoe vaak jullie overleggen.
- Een realistische takenlijst (tip: gebruik daarvoor de tool Todoist) waarin je elke dag opschrijft wat je die dag gaat doen.
- Een agenda waarin je afspraken, deadlines en overlegmomenten noteert.
Merk je dat je overloopt? Gebruik het Eisenhower-model om prioriteiten te stellen. Zeg “nee” tegen taken die niet passen, delegeer dingen of vraag om uitstel.
2. Houd overzicht over projecten
Maak een helder overzicht (bij voorkeur digitaal) van de taken, de verdeling en de deadlines of afspraken. Misschien werken jullie daarvoor al met een bepaald systeem. Zorg dan dat je dit steeds up-to-date houdt, zodat iedereen kan zien waar jij mee bezig bent en wat al is afgerond.
Heb je een ander type functie en werk je niet met patiënten? Dan kun je denken aan online projectmanagementtools als Asana, Monday of Trello. Daarin kun je elk project een eigen bord geven om er met je collega’s aan te werken en het overzicht te bewaken.
3. Behoud je focus tijdens focustaken en werk productief
Geconcentreerd werken is belangrijk als je bijvoorbeeld een behandelplan of rapport moet schrijven. Ook dát zijn belangrijke taken binnen een samenwerking. Zorg ervoor dat je aan die taken in alle rust en met focus kunt werken.
Deze tips helpen daarbij:
- Check je e-mail maar een paar keer per dag en doe dat volgens de OHIO-methode.
- Zet de notificaties op je telefoon en de pop-ups van Outlook uit.
- Stel je telefoon zo in dat je alleen door telefoontjes van bepaalde mensen gestoord kunt worden.
- Werk volgens de Pomodoro-methode in focusblokken.
- Gebruik een noise-cancelling headphone (met binaural beats) als je snel afgeleid raakt.
Meer van dit soort tips?
Onze timemanagement-expert Björn Deusings schreef een boek over meer gedaan krijgen op een dag. Niet door nóg een tandje bij te zetten, wel door slimmer te werken. In ‘Elke Dag om 15:00 Uur Klaar’ deelt hij zijn beste tips om dankzij een slim timemanagement-systeem wel twee uur op een dag te besparen.
4. Maak duidelijke afspraken over elkaar wel/niet storen
Natuurlijk hoort overleg er ook bij. Je moet soms bereikbaar zijn, maar je bent tegelijkertijd niet altijd in staat om uitgebreid te praten. Maak daarom afspraken over wanneer je gestoord kan worden en wanneer niet.
Geef bijvoorbeeld aan op welke momenten je beschikbaar bent voor kleine vragen. Of stel voor om met een 1-op-1-lijst te werken. Het idee daarvan is dat je elkaar niet 12x stoort voor iets kleins, maar 1x voor 12 kleine dingen.
Spreek verder af hoe mensen je voor dringende zaken kunnen bereiken. Zo weten collega’s bijvoorbeeld dat het niet handig is om je daarvoor te mailen. En zo weet jij dat een onverwacht belletje van die ene collega vast iets belangrijks is.
5. Reserveer ruimte voor dingen die anders lopen
Bijna elke dag gebeuren er wel onverwachte dingen of komt er iets tussendoor. Hoe je daarmee omgaat zonder meteen met je planning in de knoop te komen? Doe deze drie dingen:
- Houd elke dag 1-2 uur vrij voor onverwachte dingen. Dan schopt dat je planning niet meteen in de war.
- Reserveer extra tijd voor afspraken of overleggen. Ga bijvoorbeeld standaard uit van een kwartier uitloop.
- Houd rekening met dagelijks terugkerende taken. Denk aan e-mails beantwoorden, meetings voorbereiden of reistijd. Reserveer ook daar tijd voor.
6. Houd elkaar op de hoogte
Samenwerken betekent ook dat je weet wie waarmee bezig is. Houd daarom proactief anderen op de hoogte van jouw werkzaamheden. Je hoeft niet dagelijks een uitgebreide update te sturen. Maar communiceer wel over belangrijke dingen.
Lopen dingen niet soepel, ga je een deadline niet halen of heb je ergens hulp bij nodig? Geef het op tijd aan.
7. Communiceer duidelijk en assertief
Assertief communiceren is heel belangrijk als je goed wilt omgaan met collega’s in de zorg. Dit houdt in dat je zegt wat je vindt of wilt, maar wel met respect voor de ander. Je draait er dus niet omheen en verstopt ook geen agressie tussen je woorden.
Assertief communiceren geeft duidelijkheid, voorkomt dat jij grenzen overgaat en helpt om de samenwerking goed te houden. De ander weet wat hij aan jou heeft en kan met jouw behoeften en planning rekening houden. En jij komt andersom niet onnodig om in het werk.
Let op: assertief communiceren betekent ook waar nodig je grenzen aangeven of “nee” zeggen. En het betekent proactief om hulp vragen als je emmer overloopt of als je met een lastige situatie in je maag zit.
8. Geef elkaar positieve en negatieve feedback
Lopen dingen niet soepel in de samenwerking? Geef er dan eerlijke feedback over. Doe dat wel op een constructieve manier, zodat de ander iets uit je feedback kan halen.
Het helpt om feedback vanuit jezelf te brengen (dus niet “Jij bent altijd zo langdradig”, maar wel “Ik merk dat het vaak best lang duurt voordat we tot de kern komen in gesprekken”). Gebruik ook zeker bekende feedbackmodellen, zoals de 4 G’s of de ik-ik-jij-methode.
Let op: het is belangrijk om óók positieve feedback te geven, op voorwaarde dat je die complimenten oprecht meent natuurlijk.
9. Werk ook online effectief samen
Je zult niet altijd samen op één kantoor zitten, zeker als je samenwerkt met mensen die op andere plekken in het land werken. Lees onze tips voor online samenwerken om te ontdekken hoe je samenwerken op afstand goed aanpakt.
Zo is het handig om te werken met tools als Slack, Teams en Trello. Verder doe je er slim aan om niet alles op de mail te zetten. Vaak kun je elkaar beter (video)bellen om iets lastigs uit te leggen dan dat je er een lange e-mail voor stuurt. Zonde van je tijd!
10. Wees to the point in je communicatie
Een laatste tip voor samenwerken in de zorg is dat je het beste kort en bondig kunt communiceren. Plan niet overal vergaderingen voor in, maar zet het kort op de e-mail als dat ook kan. Houd je e-mails beknopt om het de ontvanger makkelijker te maken. En laat overbodige lange inleidingen achterwege in een gesprek. Dat scheelt jou én de ander tijd en maakt het ook makkelijker te begrijpen wat jij bedoelt.
Dus: wat is belangrijk tijdens het samenwerken?
Voor een goede samenwerking in zorg en welzijn is het belangrijk dat je samen afspraken maakt over werkwijzen, systemen en overlegmomenten. Blijf ook contact houden en trek aan de bel als dingen niet lekker lopen. Verder zijn een goede planning en heldere prioriteiten een must. Bewaak je grenzen, zeg op tijd “nee” en zorg voor focustijd waarin je ongestoord kunt werken.
Vergeet verder niet om tijd in te ruimen voor onverwachte dingen. Dan houd je tijd over om collega’s te helpen en met elkaar in contact te blijven. Dát komt iedere samenwerking in de zorg ten goede.
Meer tips om slim en effectief samen te werken?
Wist je dat Instagram je kan helpen om je samenwerkingen te verbeteren en tijd te besparen? Ja heus! Volg Björn en Tijdwinst op Instagram voor dagelijkse tips om tijd te besparen, krachtiger te communiceren en beter te plannen.
Mensen vroegen ook
Wat is de waarde van samenwerken in de zorg?
Samenwerken in de zorg is essentieel om patiënten goed te helpen. Door samen te werken, kunnen professionals met meerdere expertises meedenken en zie je minder snel iets over het hoofd. Verder zorgt samenwerking voor innovatieve oplossingen, nieuwe ideeën en een betere werkverdeling.
Hoe zorg je voor een goede samenwerking?
Een goede samenwerking draait om een duidelijke gezamenlijke planning, regelmatig overleggen, elkaar proactief op de hoogte houden en feedback geven als dingen niet goed verlopen. Communiceer verder assertief: wees kort en bondig én duidelijk over jouw mening en behoeften, maar wel altijd met respect voor de ander.
Wat is noodzakelijk voor samenwerking in de zorg?
Daarvoor is het noodzakelijk dat elke professional weet wat zijn/haar taken zijn. Communiceer daar van tevoren duidelijk over. Maak ook een planning en houd in een duidelijk systeem of document bij wie wat doet en wat de stand van zaken is. Zo blijven jullie op de hoogte van wat er speelt.
Wat is interdisciplinair samenwerken in de zorg?
Bij een interdisciplinaire samenwerking worden professionals vanuit meerdere disciplines betrokken bij een project of een case. Iedereen denkt vanuit de eigen expertise mee over een oplossing of een passende behandelwijze. De professionals brengen hun expertise en ideeën samen om zo tot een goede oplossing te komen.
Wat is interprofessioneel samenwerken in de zorg?
Bij een interprofessionele samenwerking werken zorgprofessionals met verschillende functies nauw samen om een gezamenlijk doel te bereiken. Er vindt regelmatig overleg plaats om met elkaar tot de oplossing te komen.
Wat is verbindend samenwerken in de zorg?
Verbindend samenwerken houdt in dat betrokkenen op een gelijk niveau samenwerken om een bepaald doel te behalen. In die samenwerking verbind je meerdere typen mensen met elkaar, bijvoorbeeld artsen, verpleegkundigen, ervaringsdeskundigen en patiënten.
Wil je leren slimmer (samen) te werken? Volg een training timemanagement
We kunnen er niet omheen: een goede planning, heldere prioriteiten en efficiënt werken zijn bij elke functie in de zorg belangrijk. Wil jij leren hoe je je minder laat leiden door de waan van de dag, niet meer steeds in de knoop komt met je planning en hoe je je takenlijst wél op tijd gedaan krijgt? Daar leren onze trainers je alles over bij een praktische training timemanagement. Meld je snel aan!
In 1 dag krijg jij alle tips en tools om zelf een timemanagement-systeem in te richten dat voor jou werkt. Zo houd je meer tijd over op een dag. Fijn voor jou én uiteindelijk ook fijn voor je collega’s en patiënten!
Wie zijn wij? | Training Timemanagement
Bij Tijdwinst helpen we professionals in heel Nederland om slimmer (samen) te werken. Ons doel is dat professionals dankzij praktische trainingen in o.a. timemanagement, gesprekstechnieken en assertiviteit weten hoe zij meer uit zichzelf, hun werk en samenwerkingen kunnen halen. Onze praktische 1-daagse trainingen zijn in heel Nederland én online te volgen.
Ben je nieuwsgierig naar ons trainingsaanbod of onze andere artikelen? Lees verder of meld je direct aan voor een training.
- 1-daagse training Timemanagement | Blog
- 1-daagse training Feedback geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, mindmapping en geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
