Vanwege het coronavirus zullen werknemers zoveel mogelijk thuiswerken. Als leidinggevende snap je dat dit noodzakelijk is, maar jij maakt je hier ook zorgen om. Zeker als het een langere tijd gaat aanhoudt. Hoe pak je dat aan? Hoe manage jij dan je team? Vrees niet: deze 3 tips zorgen ervoor dat jij succesvol leiding geeft aan je team (ook al werken ze vanuit huis).
Bij Tijdwinst zijn we een groot voorstander van managen op output. Thuiswerken is daarom geen bezwaar. We komen vooral naar kantoor omdat we daar geconcentreerd kunnen werken (ja, die kantoren bestaan echt) en omdat het leuk is om elkaar te zien.
Om dit in goede banen te leiden, werken wij volgens een paar afspraken.
- We spreken met elkaar meetbare output af.
- Onze agenda’s zijn altijd up to date.
- We houden een vinger aan de pols .
Wat dit met thuiswerken te maken heeft? Simpel: werk je volgens deze principes dan maakt het helemaal niet uit wáár iemand zich bevindt.
Thuis of op kantoor: nobody cares. Zolang er vertrouwen heerst, het werk goed gedaan wordt en transparantie aanwezig is, maakt het niet uit vanuit waar iemand werkt.
Managers en organisaties die nog geloven dat mensen fysiek aanwezig moeten zijn om te kunnen functioneren, krijgen het de komende tijd lastig. Zij moeten zich het volgende realiseren:
“Hooguit 40% van de tijd die we op kantoor spenderen, zetten we productief in.”
Waar de rest van de tijd dan heengaat? Nou, naar zinloos overleg, constante interrupties en e-mail. Vooral die eerste twee vallen weg bij thuiswerken. Die laatste daar kun (en moet) je samen afspraken over maken.
“Waarom moet ik deze nieuwe situatie omarmen?”
Bij thuiswerken laat je iemand een hele dag vrij, maar weet wel: “with great power comes great responsibility”. Je mag dus zeker resultaat verwachten. En het mooie is: mensen die thuiswerken willen die resultaten ook dolgraag laten zien.
Zie deze hele situatie dan ook als een moment om eindelijk het roer om te gooien: sta jezelf toe te managen op basis van output. Gun je team het vertrouwen dat daarbij hoort en neem zelf een coachende rol aan.
Geef je team daarbij wel eerst de ruimte om zich aan de nieuwe situatie aan te passen. Maar onthoud wel: thuiswerken betekent ook echt thuis werken. Normaal gesproken zouden mensen dan juist productiever zijn. Vanwege deze nieuwe omstandigheden kan dit echter een uitdaging zijn, vooral wanneer men ook nog kinderen thuis heeft. Ondanks dit wil je toewerken naar een situatie waarin je tevreden bent over de behaalde resultaten.
Dat lukt je met deze 3 tips:
3 tips maken leidinggeven op afstand eenvoudig
1. Maak wekelijks meetbare afspraken
Je medewerkers hebben een aantal vaste taken die wekelijks moeten gebeuren. Dat snap je. Daarnaast gaat een deel van de tijd ook in onverwachte zaken zitten. Dat snap je ook. Wat echter overblijft qua tijd, dáár maak je samen afspraken over. “Wat ga je doen?”, “Welke grote klussen heb je nog liggen?”, “Wat kun je daar deze week in bereiken?”
Niks ‘control freak’ — je betaalt mensen om te werken en je mag dan ook weten wat er die week af gaat zijn.
Uiteraard hoef je niet met iedereen elke week werk te plannen. Met sommige mensen kun je prima tweewekelijks een planning maken (of misschien wel maandelijks). Spreek wel elke week even door hoe het ervoor staat. Enerzijds uit betrokkenheid en interesse, anderzijds zodat je tijdig kunt bijsturen indien nodig.
2. Agenda’s zijn altijd up to date
Bij ons geldt de volgende afspraak: je krijgt een hoop vertrouwen en vrijheid om je werk in te delen, maar je bent wel altijd transparant over hoe je jouw tijd besteedt. Daarnaast neem je verantwoordelijkheid voor je output.
Je agenda geeft altijd een eerlijk beeld van hoe je tijd besteed is. Je gebruikt hem vooraf om te plannen en achteraf om aan te geven waarmee je bezig bent geweest.
Ik werk al jaren zo. Al mijn grote taken plan in mijn agenda en wanneer ik klaar ben, werk ik bij wát ik gedaan heb en hoe lang het geduurd heeft. Deze manier van werken geeft mij inzicht in mijn capaciteit voor de komende week, maar toont achteraf ook hoe mijn week verlopen is. Ga ik tussendoor sporten, met de hond wandelen of naar de winkel dan laat ik dat tijdsvak blanco.
Geef je collega’s hierbij vooral ruimte: als iemand ‘s middags graag een paar uur aan zijn kinderen besteedt en daardoor ‘s avonds wat langer doorgaat. Prima. Je zegt er hooguit wat van wanneer het werk niet af is, de kwaliteit slecht is of de bereikbaarheid te zeer onder druk staat.
Spreek daarom met mensen af dat hun agenda altijd up to date is. Niet om te controleren maar om elkaar inzicht te geven.
Links: de planning die ik had voorgenomen. Rechts: de uiteindelijke planning
3. Houd een vinger aan de pols
Wanneer je managet op basis van output geef je een hoop vertrouwen. Je verwacht dan ook dat mensen verantwoordelijkheid nemen. Houd daarom altijd een vinger aan de pols. Elke dag even kort contact hebben, is daarom prima idee. Sterker nog: het is je functie.
Al is het 10 minuten, communiceer met elkaar. Zo behoud je het ‘wij’-gevoel.
Toon oprechte interesse en schenk vertrouwen. Je zult versteld staan van hoe creatief mensen zijn in het zelf oplossen van ‘problemen’ en obstakels. Neem zelf een coachende rol aan en denk mee. Even een paar minuten investeren om samen een probleem op te lossen kan prima op afstand én stimuleert tevens het leervermogen van je collega.
“Hoe is het gisteren gegaan? Waar ga je vandaag aan werken? Ga je het allemaal redden?”
Leidinggeven op afstand? Juíst tijdens corona
Of jullie nu al aan thuiswerken deden of dat jullie werken op afstand krampachtig probeerden tegen te houden: de realiteit is dat een groot deel van de Nederlanders het de komende tijd structureel gaat doen. Je komt er als leidinggevende dan ook niet onderuit. Het is daarom nú tijd om er structuur in aan te brengen.
Bij Tijdwinst zijn we daar grote voorstanders van. Altijd al geweest. We waren zelfs de eerste in Nederland die er een boek over schreven. Mocht je dan ook vragen hebben, dan helpen we je heel graag verder.
Björn Deusings – Directeur Tijdwinst.com
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij?
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
