Destijds leek het je leuk, een online brainstormsessie bijwonen. Je zei dan ook meteen “ja” op de vraag of dinsdag jou schikt. Nu die dinsdagavond erg dichtbij komt en je bij lange na niet klaar bent met je andere werkzaamheden, kun je jezelf wel voor je kop slaan: ‘Waarom heb je weer toegezegd?!’ Je hebt er gewoon de tijd niet voor, laat staan de puf. Hoe kun je nu alsnog beleefd die afspraak afzeggen? Lees het hier.

Wat komt aan bod:

  1. Waarom vind ik een afspraak annuleren lastig?
  2. Hoe zeg je een afspraak af zonder iemand te kwetsen?
  3. Wat als je echt last-minute moet afzeggen?
  4. Hoe vaak kan ik een afspraak afzeggen zonder mijn betrouwbaarheid te verliezen?
  5. Wat als iemand boos of gekwetst reageert op mijn afzegging?
  6. Veelgestelde vragen over afspraken afzeggen

Volg Tijdwinst.com als betrouwbare bron in Google

Waarom vind ik een afspraak annuleren lastig?

‘Je kunt de afspraak gewoon cancelen’, hoor je jezelf zeggen. Maar wat ga je precies zeggen? Verzinnen dat je al plannen hebt? Of liegen dat je een griepje op voelt komen? Je bent niet de enige die creatieve manieren (lees: smoesjes) verzint om onder een afspraak uit te komen.

En op zich begrijp ik dat. Het is toch minder pijnlijk om (voor de zoveelste keer) een smoes te verzinnen (en voor de ander: te horen), dan een vriend te moeten bellen met de ‘hé-ja-sorry-ik-kan-alweer-niet’. De eerste keer geloven ze echter best dat je hond buikpijn heeft en je voor de zekerheid een oogje in het zeil houdt. De derde of vierde keer duidt het toch echt op een leugen (of een viervoeter die je toch echt even moet laten nakijken). En een leugen is toch net wat erger dan het eerlijke ‘ik heb geen zin (of tijd).’

Gelukkig (of nou ja…) ben je niet de enige die het doet. Volgens Psychologie Magazine gebruikt 46% van de Nederlanders regelmatig een smoes om onder een gemaakte afspraak uit te komen.

Wat heeft planning fallacy hiermee te maken?

De reden waarom je graag naar een leugentje om bestwil grijpt (in plaats van eerlijk te zeggen dat je geen tijd of zin hebt) komt door planning fallacy. Je onderschat de tijd die je in de nabije toekomst hebt. Doodleuk spreek je dan een datum af, zonder goed vooruit te kijken. Je staat er niet bij stil dat, wanneer het dan eindelijk zover is, je agenda al uitpuilt en je energieniveau niet zo hoog is als je destijds dacht. Zodra je dan ineens drie, vier verschillende soorten afspraken en verplichtingen ziet staan, voel je je in een hoek gedreven.

En wat schrap je dan als eerst? Precies: de afspraken waar je het meest tegenop ziet. Hoe? Op de minst confronterende manier die er is: je stuurt een appje. Toch is dat not done, vind ik zelf. Afzeggen kun je beter op een stijlvolle manier doen.

Hoe zeg je een afspraak af zonder iemand te kwetsen?

Voordat je naar je telefoon grijpt om een appje (meestal ook nog inclusief slecht smoesje) te versturen, wil ik je wat leren over het afzeggen van een afspraak. Neem dus eens de volgende drie tips goed in je op:

  1. Zeg op tijd af.
  2. Stel een andere datum voor (als je wilt reschedulen).
  3. Wees eerlijk als je een afspraak volledig wilt afzeggen.

1. Je zegt de afspraak op tijd af

Een afspraak netjes afzeggen, begint met de klok in de gaten te houden. De belangrijkste regel blijft namelijk toch wel dat je niet last minute mag afzeggen. Houd een beetje rekening met de ander en breng hem of haar op tijd op de hoogte. Het liefst zo’n twee weken van tevoren. Zo heeft de ander nog voldoende tijd om nieuwe plannen te trekken.

En dat mag, als je het op tijd doet, best via een mailtje. Ervan uitgaande dat het dan om iemand gaat die iets verder van je af staat dan een goede vriend of familielid; een collega bijvoorbeeld. Wordt het erg kort dag, dan bel je. Doe het alsjeblieft niet via Whatsapp. Je weet namelijk niet of je bericht is gelezen en daarnaast kan dat in verkeerde aarde vallen.

2. Je stelt een andere datum voor

Indien je de afspraak wilt laten doorgaan, maar het komt je op dit moment gewoon niet zo goed uit, kun je de afspraak verplaatsen of verzetten. Dit keer op een dag waar je wél rekening houdt met planning fallacy. Ik geef je een aantal voorbeelden:

een afspraak afzeggen kun je heel professioneel doen

  1. Jij neemt ten eerste het voortouw in de communicatie. Voorbeeld van een zakelijke afspraak afzeggen: “Hé, Paul! Ik dacht ik bel je even. Zoals je weet hebben we volgende week dinsdag een meeting staan. Helaas moet ik onze afspraak afzeggen, want ik ga dat niet redden met mijn werkplanning. Excuses dat ik niet eerder aan de bel heb getrokken, maar ik was helaas iets te optimistisch qua planning…”
  2. Jij neemt de verantwoordelijkheid in het verschuiven van de afspraak. Voorbeeld van een afspraak afzeggen met een vriendin: “Hey Ilse, ik had er echt naar uitgekeken, maar ik merk dat het deze week toch te veel wordt. Het spijt me dat ik moet afzeggen. Zullen we binnenkort een nieuwe datum prikken? Ik maak dan graag tijd om even bij te kletsen!”
  3. Je geeft de ander de vrijheid een nieuwe datum te kiezen, als je de afspraak wilt verzetten. Voorbeeld: “Lijkt het je een goed idee om op een ander moment af te spreken? Mocht dat lukken, laten we dan even via WhatsApp een geschikt tijdstip afspreken…”
  4. Jij toont begrip voor vervelende situatie. Voorbeeld: “Nogmaals, ik vind het erg vervelend. Ik wil graag met je bijkletsen. Maar indien ikzelf geen 100% kan geven, zou ik het rot vinden om het door te laten gaan…”
  5. Je sluit netjes af. Zakelijke afspraak afzeggen voorbeeld: “Goed, ik hoor graag van jou welke alternatieve datum schikt voor het overleg. Laat je me iets weten?”

3. En indien je niet wil, wees dan eerlijk

Oké, maar hoe zeg je een afspraak af als je écht geen zin hebt? Als je al weken lang opkijkt tegen die afspraak? Zo heb je uit beleefdheid maar ‘ja’ gezegd tegen een oude schoolvriendin (aangezien ze graag wat vrijblijvend advies wilt van jou over het oprichten van een webshop), hopende dat het er toch niet van zou komen. Wat dan? En wat is een goede reden om een afspraak af te zeggen? En heb je wel een reden nodig, die je moet vermelden?

Indien het van jou niet zo hoeft, wees dan eerlijk. Verzet de afspraak niet (want dan moet je hem later weer afzeggen), maar geef aan dat je niet wilt afspreken. Voelt hard, maar beter nu eerlijk zijn dan later weer smoesjes moeten verzinnen. Je zegt gewoon waar het op staat. Dus niet alleen “ik ben verhinderd om te komen”, maar ook een korte reden. Het komt niet uit, je hebt het te druk of je prioriteiten liggen ergens anders. 

In deze video leggen Inge Martina Nysten, communicatie- en marketing manager, en Björn Deusings, persoonlijke effectiviteitscoach, het belang van prioteiten stellen uit.

Je gebruikt bovenstaande stappen, maar met een iets andere invulling. Je bent meteen aan het begin van het gesprek al eerlijk.

Voorbeeld:
“Leuk zeg, een eigen webshop oprichten! Je liep al langer met het idee, toch? Ik heb het helaas te druk om daarin mee te denken…”

Probeer de ander tegemoet te komen door op een andere manier te helpen

Voorbeeld:
“… ik ken gelukkig wel andere professionals die daarin veel beter zijn dan ik. Die hebben veel meer ervaring, ik denk dat je daar meer aan hebt. Ik zal je zo even een paar contactgegevens op de mail zetten. Ook heb ik nog een goed boek dat ik je kan tippen.”

Sluit eventueel af met een vrijblijvende belofte.

Wat als je echt last-minute moet afzeggen?

In een ideale wereld zeg je een afspraak netjes twee weken van tevoren af, zodat de ander er zo min mogelijk hinder door ervaart. In de praktijk werkt dit helaas niet altijd zo. Het kan natuurlijk gebeuren dat je écht plotseling behoorlijk ziek wordt. En dan vraag je jezelf af: hoe zeg je last-minute een afspraak af?

Ik neem als voorbeeld een afspraak die je af moet zeggen door ziekte. Omdat je dit niet twee weken van tevoren al weet, doe je het zo vroeg mogelijk op de dag én telefonisch.

Voorbeeld van beleefd last minute afzeggen:
“Hi, ik bel even om te laten weten dat ik helaas onze afspraak moet afzeggen. Ik ben onverwacht ziek geworden en voel me vandaag echt niet goed genoeg om de afspraak door te laten gaan. Het spijt me dat ik zo last-minute moet afzeggen. Ik hoop dat dit geen al te groot ongemak veroorzaakt. Zodra ik me beter voel, neem ik contact op om een nieuwe afspraak in te plannen.”

Lukt het niet om iemand telefonisch te bereiken?

Dan verstuur je jouw annulering toch maar per e-mail. Let op: ik raad echt aan om altijd nog een extra keer te bellen. Dit toont aan dat je moeite wil doen om zo min mogelijk ongemak voor de ander te veroorzaken.

Afspraak annuleren voorbeeld mail:

Onderwerp: Afspraak helaas afzeggen

Beste X,

Helaas moet ik onze afspraak op het laatste moment afzeggen. Ik ben plotseling ziek geworden en ben daardoor helaas niet in staat om de afspraak door te laten gaan.

Het spijt me dat dit zo kort van tevoren is, en ik hoop dat dit geen grote overlast veroorzaakt. Zodra ik me beter voel, neem ik graag contact met je op om een nieuwe afspraak te plannen.

Bedankt voor je begrip.

Hartelijke groet,

X

En vergeet dan niet om de volgende afspraak opnieuw in te plannen om te voorkomen dat je de volgende keer moet annuleren vanwege een dubbele afspraak! In dit videootje legt Björn Deusings, time management expert, uit hoe je dit handig doet met de Google Afsprakenplanner.

Hoe vaak kan ik een afspraak afzeggen zonder mijn betrouwbaarheid te verliezen?

Dat hangt af van de context. Heb je te maken met een vriend(in)? Familie? Of een werkrelatie? In alle gevallen geldt in ieder geval dat een enkele keer afzeggen geen probleem is. Gebeurt het echter een tweede, derde of zelfs vierde keer, dan wordt het tijd om jezelf achter de oren te krabben.

Hierbij heb ik één belangrijke tip: vraag jezelf af wat jij ervan zou vinden. Hoe zou jij je voelen als iemand een afspraak met jou meerdere keren afzegt?

Wat als iemand boos of gekwetst reageert op mijn afzegging?

Tja, soms komt een afzegging van een afspraak gewoon niet lekker binnen. Dat ligt niet altijd aan jou. Sommige mensen zijn gevoeliger voor veranderingen of hadden zich er echt op verheugd. Belangrijk is dat jij duidelijk en oprecht bent geweest in je communicatie. Heb je vriendelijk afgezegd, eerlijk uitgelegd waarom én eventueel een alternatief voorgesteld? Dan heb jij jouw deel gedaan. En twijfel je wat het verschil is tussen eerlijk en te direct zijn bij het afzeggen?

Eerlijkheid draait om zeggen waar het op staat. Te direct zijn, draait om zeggen waar het op staat, zonder na te denken over hoe dat bij de ander binnenkomt.

Voorbeeld:

  • Hoe je het niet doet: “Ik heb geen zin om te komen”
  • Hoe je het wél doet: “Ik merk dat ik er nu niet de ruimte of energie voor heb om met volle aandacht aanwezig te zijn.”

De manier waarop een ander reageert op de afzegging van een afspraak kun je niet controleren; wel hoe jij erop reageert. Gaat de ander door het lint bij een afzegging? Blijf kalm, toon begrip, maar laat je niet een schuldgevoel aanpraten. Je stelt een grens en je moet er trots op zijn dat je dat doet. Vraag je je af: moet ik me schuldig voelen als ik een afspraak afzeg? Dan is het antwoord heel duidelijk.

Laat de reactie van de ander bij de ander en oefen invloed uit op hoe jij zelf reageert. Het is een gedachtegang die Mel Robbins in haar boek The Let them Theory uitgebreid promoot. Inge en Björn bespreken het boek in de Tijdwinst Podcast.

Nee. Je hoeft je niet schuldig te voelen omdat je je grenzen bewaakt. Jezelf over de kop werken om maar niet af te zeggen? Daar wordt niemand beter van – jij niet, en de ander ook niet.

Hoe zeg je een afspraak af zonder schuldgevoel? Volg een cursus Gesprekstechnieken

Vind je het lastig om een afspraak af te zeggen zonder je schuldig te voelen? Tijdens de eendaagse cursus Gesprekstechnieken van Tijdwinst.com leer je hoe je helder en respectvol communiceert, ook wanneer jouw boodschap voor de ander minder prettig is. Je oefent met duidelijk formuleren, actief luisteren en reageren op teleurstelling of weerstand. Daardoor kun je een afspraak afzeggen zonder vaag te blijven, onnodige excuses te maken of alsnog over je eigen grens heen te gaan. Je houdt rekening met de ander en blijft tegelijk eerlijk over wat voor jou haalbaar is. Meld je dus meteen aan en leer assertief te communiceren.

Conclusie: wat kun je zeggen als je een afspraak wilt afzeggen?

De hamvraag van dit artikel was: hoe zeg je een afspraak op een beleefde manier af? Dat is simpel. Wees eerlijk, op tijd en houd rekening met de ander. Geef aan dat het niet uitkomt, neem verantwoordelijkheid en – als je wel wilt afspreken, maar later – laat de ander een realistische nieuwe datum voorstellen.

En heb je echt geen behoefte aan de afspraak? Zeg dat dan op een respectvolle manier. En ja, last-minute ziek? Dan bel je even. Uiteindelijk draait het om eerlijkheid, duidelijkheid en wederzijds respect. Want liever één keer eerlijk afzeggen dan jezelf in bochten wringen voor een afspraak die je toch liever niet wilt.

Maggs Rippen,
Communicatietrainer

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan de boeken van time management expert Björn Deusings Elke Dag om 15.00 Uur Klaar ofFull Focus op wat echt belangrijk is. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.

Lees je al genoeg op je werk? Snap ik. Je kunt onze tips ook meekrijgen in onze Youtube video’s en leerzame Tijdwinst Podcast.

Meer lezen?

Veelgestelde vragen over afspraken afzeggen

  • Moet je altijd een reden geven als je een afspraak afzegt?

    Nee, je hoeft niet altijd uitgebreid uit te leggen waarom je een afspraak afzegt. Een korte reden kan wel helpen, omdat de ander dan begrijpt dat je de afspraak niet zomaar laat schieten.

    Je kunt bijvoorbeeld zeggen:
    “Het lukt me vandaag helaas niet” of “Er is iets tussengekomen.”

    Zeker bij een zakelijke afspraak is het belangrijker dat je op tijd afzegt, verantwoordelijkheid neemt en eventueel een nieuw moment voorstelt dan dat je persoonlijke details deelt.

  • Hoe zeg je een zakelijke afspraak professioneel af?

    Zeg een zakelijke afspraak zo snel mogelijk af, zodat de ander nog ruimte heeft om de planning aan te passen. Houd je bericht kort, duidelijk en respectvol. Benoem dat je de afspraak moet verzetten, bied eventueel je excuses aan voor het ongemak en stel meteen een paar nieuwe momenten voor. Je hoeft geen uitgebreide reden te geven.

    Voorbeeld:
    “Helaas kan onze afspraak op donderdag niet doorgaan. Excuses voor het ongemak. Zou een van de volgende momenten voor jou passen: maandag om 10.00 uur of dinsdag om 14.00 uur?”

  • Wat is een goed voorbeeldbericht om een afspraak af te zeggen?

    Hier een kleine format voor het verzetten van je afspraak:

    “Hoi [naam], helaas kan onze afspraak op [datum en tijd] niet doorgaan. Excuses voor het ongemak. Kunnen we de afspraak verzetten naar [voorstel 1] of [voorstel 2]? Laat gerust weten wat jou het beste uitkomt.”

    En hier een format voor als je echt annuleert:

    “Hoi [naam], helaas zeg ik onze afspraak op [datum en tijd] af. Voor nu is een vervolgafspraak niet nodig. Bedankt in ieder geval voor de tijd en moeite die je hiervoor hebt vrijgemaakt.”

  • Hoe stel je meteen een nieuwe datum voor als je een afspraak afzegt?

    Juist omdat jij annuleert, is het netjes om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor het vervolg. Door één of twee nieuwe momenten voor te stellen, voorkom je dat de ander extra regelwerk krijgt.

    Voorbeeld:
    “Hoi [naam], helaas kan onze afspraak op [datum en tijd] niet doorgaan. Excuses voor het ongemak. Ik kan eventueel op [voorstel 1] of [voorstel 2]. Passen die momenten niet, laat dan gerust weten wanneer het jou beter uitkomt.”

    Je moet dus wel de ander wel ruimte geven om een ander moment te kiezen.

  • Hoe zeg je beleefd een afspraak af?

    Ik heb hiervoor 3 tips:

    1. Laat het zo snel mogelijk weten wanneer de afspraak niet doorgaat.
    2. Draag zelf een nieuw moment aan wanneer je de afspraak wilt verplaatsen.
    3. Geef duidelijk aan wanneer je geen behoefte hebt aan een vervolgafspraak.

  • Wat zijn goede smoesjes om een afspraak af te zeggen?

    Nou, eigenlijk kun je beter eerlijk zijn, want dat duurt het langst, zo zou mijn moeder zeggen. Houd je afmelding simpel en neem verantwoordelijkheid. Dus liever “Ik moet onze afspraak helaas afzeggen, omdat mijn planning anders loopt dan verwacht” dan een spannend verhaal over een lekkage, een zieke goudvis en een verdwenen autosleutel. Zeg bijvoorbeeld:

    • Er is onverwacht iets tussengekomen.
    • Ik krijg mijn planning vandaag niet rond.
    • Ik voel me niet fit genoeg om af te spreken.
    • Er speelt privé iets dat mijn aandacht nodig heeft.
    • Ik moet op het laatste moment ergens bijspringen.

  • Hoe kan je een afspraak afzeggen?

    Zeg een afspraak zo snel mogelijk af. Houd je bericht duidelijk en respectvol, zonder een uitgebreid excuusverhaal te verzinnen. Benoem dat je niet kunt komen en bied je excuses aan voor het ongemak.

    Wil je de afspraak verplaatsen? Stel dan een nieuwe datum voor of vraag wanneer het de ander uitkomt. Wil je de afspraak definitief annuleren? Zeg dat eerlijk, zodat je geen verwachtingen wekt.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat mensen helpt slimmer en efficiënter (samen)werken. Door het hele land geven we (online) trainingen, zoals time management, assertiviteit, gesprekstechnieken en snellezen. Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Bekijk onze website en blog of schrijf je in voor een van onze (digitale) trainingen.