Hoe ga je het gesprek aan met iemand die jouw vertrouwen heeft geschaad? Met een vriend die jou voor de zoveelste keer heeft laten zitten, of een collega die niet zijn of haar verantwoordelijk neemt? Simpel: gebruik deze tool en maak het onderwerp bespreekbaar. Klaar de lucht met de ‘Accountability Dial’ (en deze gesprekstechnieken).
Tamelijk vervelend wanneer iemand zijn of haar afspraken niet nakomt. Ongeacht of het om een collega gaat, een vriend of je partner. Zodra jij er van overtuigd bent dat jullie gezamenlijk iets zijn overeengekomen, doet het zeer wanneer een ander zich daar niet aan houdt.
Zoiets schaadt niet alleen het vertrouwen dat jij in iemand hebt. Het schaadt ook jullie (werk)relatie. Moet jij namelijk telkens smoesjes aanhoren, excuses aanvaarden of alweer iets door de vinger zien, dan verlies je respect voor die persoon.
Je werkt daarnaast misschien liever niet meer samen, slaat uitstapjes over of merkt dat het spanningen in de relatie brengt.
Zodra zoiets gebeurt, wil je dat bespreekbaar maken. Je wilt het gesprek aangaan, de lucht klaren. Jij wilt achterhalen wat er aan de hand is en daarnaast zoeken naar een mogelijke oplossing. Je hecht immers waarde aan jullie vriendschap of relatie.
Hoe je zo’n gesprek aangaat, is natuurlijk afhankelijk van de ernst. De eerste keer dat iemand je vertrouwen beschaamd, wil je het misschien nog wel door de vingers zien. De keer daarna… tjah, dan zul je het een en het ander moeten bespreken.
Dat doe je zo:
De ‘Accountability Dial’ — 5 soorten gesprekken
In zijn boek ‘Good Authority’ legt schrijver Jonathan Raymond een gesprekstechniek uit — een die kan dienen als handig framework wanneer jij iemand wilt aanspreken op het schaden van jouw vertrouwen.
Hij noemt het “the Accountability Dial”.
Zoals je ziet bestaat de Accountability Dial uit vijf ‘niveaus’, die volgens Raymond niet per se lineair hoeven te verlopen. Afhankelijk van de ernst van de situatie, kies jij de gespreksvorm.
Een vriend waar je normaal gesproken van op aankunt, maar die je nu heeft laten zitten, spreek je bijvoorbeeld eerst aan met de mildste variant — de Aankondiging. Een collega die echter al weken achter de feiten aanloopt vraagt eerder om Het Gesprek.
Kortom: zoveel situaties, zoveel gespreksvormen — variërend van even peilen hoe iets zit tot aan het geven van een laatste waarschuwing.
Laten we ze toelichten:
1. De Aankondiging
Deze variant gebruik je wanneer er nog niet veel aan de hand is. Het is korte en directe feedback waar je aangeeft wat je opvalt en waar je even peilt hoe het ervoor staat. Vaak en public, zonder iemand apart te nemen.
“Hé Chris, je zou me deze week iets laten weten over ons uitje. Ik heb nog niks van je gehoord. Gaat alles goed?
2. De Uitnodiging
Een informeel praatje, meestal onder vier ogen, waarbij je een iemand informeert over een bepaald probleem. Niets om je druk over te maken, simpelweg even checken.
“Lieverd, ik merk dat je de laatste tijd nogal afwezig bent en telkens wanneer ik aanhaal kap je me af. Kun je me vertellen wat er aan de hand is?
3. Het Gesprek
Bij deze gespreksvorm spreek je iemand direct aan op zijn of haar gedrag. Je voert de druk op het probleem of de situatie op. Onder vier ogen, zonder er doekjes om te winden.
“Saskia, ik wil je er even op wijzen dat de manier waarop jij gister het project toe eigende me heeft gekwetst. We zijn beiden verantwoordelijk voor het project en wanneer jij achter mijn rug…”
4. De Grens
Het ‘Grens’-gesprek is een dringendere, strengere gespreksvorm. Een waarbij je de persoon duidelijk maakt dat als hij of zij niet snel de situatie aanpakt, er consequenties zullen zijn.
“… ik begrijp dat je het druk hebt op het werk, maar dit is de derde keer dat je tien minuten van te voren onze afspraak afzegt. Ik hecht veel waarde aan onze vriendschap, maar als dit zo doorgaat spreek ik liever niet meer met je af.”
5. De Limiet
De laatste variant die Raymond noemt is het ‘Limiet’-gesprek. Het is de conversatie die je liever niet voert — de laatste strohalm. Je vertelt de persoon dat hij of zij nog één kans krijgt om zichzelf te verbeteren.
“Luister, we hebben het hier al meerdere malen over gehad. Verander je nu niet je houding, dan is het voor mijn part klaar…”
Hoe dat in de praktijk gaat
Bovenstaand framework is ontzettend nuttig om te bepalen welk soort gesprek je aangaat. Maar of je nu een vriend aanspreekt op zijn gedrag of een collega onder vier ogen spreekt: wat je vervolgens in zo’n gesprek zegt, is natuurlijk belangrijker.
Laat daarom op de volgende punten:
1. Stel open vragen
Je gaat een lastig gesprek met de persoon aan omdat je wil weten wat er speelt. Hier kom je alleen achter wanneer je open vragen stelt — vragen die je niet met enkel ‘ja’ of ‘nee’ kunt beantwoorden.
“Kun je me vertellen waarom je de hele vriendengroep hebt uitgenodigd, maar mij niet?”
“Je zegt dat je terughoudender bent omdat ik jouw situatie niet begrijpt. Kun je me uitleggen wat je daarmee bedoelt?”
“Waardoor denk je dat onze samenwerking zo stroef verloopt?”
2. Veeg smoesjes van tafel
Raymond raadt daarnaast aan te waken voor smoesjes. Spreek jij namelijk iemand aan op zijn gedrag dan zal de ander altijd redenen verzinnen om zijn of haar gedrag goed te praten.
Trap daar niet in. Vertelt de ander een smoesje dan legt hij de oorzaak van het gedrag buiten zichzelf, wat impliceert dat het niet zijn schuld is.
Smoesje: “Nou, ik wilde je wel meevragen maar je bent altijd zo druk. Ik ging er vanuit dat je deze vrijdag toch niet kon.”
Oprecht: “Je hebt gelijk. Ik heb je niet meegevraagd omdat ik en Sander een keer iets zonder jou wilden doen. Sorry, ik had je dat gelijk moeten zeggen.”
Het laatste doet misschien meer pijn, maar je weet nu wel de oprechte redenen. Daar kun je iets mee. Daar kun jij of een ander aan werken. Prik er dan ook doorheen, door die smoesjes. Werk enkel met concrete zaken en gevoelens.
3. Blijf kalm en toon empathie
Zodra je het gesprek bent aangegaan en het onderliggende probleem hebt besproken, zullen er allerlei emoties opborrelen.
“Onze afspraak afzeggen zodat je met vriendinnen kunt uitgaan?!” of “Mij laten opdraaien voor het falen van het project? Mooi niet.”
Probeer ondanks deze emoties toch kalm te blijven. Adem rustig in- en uit.
Onthoud dat jij degene bent wiens vertrouwen geschaad is. Jij hebt het recht om de ander hier op aan te spreken. Schiet de ander in de verdediging, verlaag je dan niet tot zijn of haar niveau;
“Ik snap dat jij je aangevallen voelt, dat is niet mijn bedoeling. Ik wil alleen duidelijk maken dat ik me ontzettend gekwetst voelt omdat je…”
Weersta de neiging om uit je slof te schieten of de ander te zeggen waar het op staat. Vind je dat lastig, excuseer jezelf dan en loop even weg. Neem de tijd om te bedaren en keer dan terug.
4. Spreek de consequenties uit
Afhankelijk van de ernst van de situatie vraag je jezelf af waar je de grens trekt. Zie je het dit keer door de vingers of zal er toch echt iets moeten veranderen? In het laatste geval zul je duidelijke grenzen moeten stellen — en eventueel zelfs consequenties moeten aandragen.
“Ik begrijp waarom je me buitensloot. Zullen we toch afspreken dat als er nog een keer zoiets voorvalt je dit met me bespreekt?”
“Als je het project telkens in mijn schoenen schuift en er zelf geen verantwoordelijkheid voor neemt, werk ik liever niet meer met je samen. Ik ga het dan ook aankaarten bij de teamleider.”
Kortom
Heeft iemand jouw vertrouwen geschaad, praat er dan over. Lucht je hart en bespreekt wat er aan de hand is. De ‘Accountability Dial’ kan hierbij helpen. Het helpt je bepalen hoe je het gesprek aangaat. Let je daarbij op de bovenstaande vier punten dan zal het bespreken van het probleem een stuk rustiger verlopen.
Succes.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Gesprekstechnieken
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
