Als je voor jezelf een takenlijst maakt, dan ben je al erg goed bezig. Een takenlijst zorgt namelijk voor overzicht. Je hebt helder voor ogen welke taken er op je wachten. Kanttekening is wel dat je jouw takenlijst goed gebruikt, want anders zul je al snel merken dat alles wat er op je to do lijst staat, niet af te handelen is in één dag met uitstelgedrag als gevolg. En naarmate je lijstje groeit, hoe gefrustreerder je je voelt en hoe onrustiger het in je hoofd wordt. Gelukkig kan ik je helpen om een realistische takenlijst te maken in slechts 5 eenvoudige stappen. Weg met die frustraties aan het eind van je werkdag en hallo haalbare to do list!

Wat komt aan bod: 

  1. Takenlijst = tevredenheid?
  2. Cherry picking voor een snelle dopamine boost
  3. Dus dan maar geen to do lijst meer maken?
  4. Hoe maak ik een goede takenlijst? (Een 5-stappenplan)
  5. Maak van je takenlijst dus geen wensenlijst!
  6. Meer weten over to do lijsten maken?
  7. Nog productiever te werk gaan? Volg onze time management cursus
  8. Veelgestelde vragen over takenlijsten maken

Takenlijst = tevredenheid?

Waarom zou je een takenlijst maken? Nou, één van de redenen waarom je een to do list maakt, is om overzicht te creëren. Je kunt alles wat nog in je hoofd rondspookt even van je afschrijven (op papier of digitaal), waardoor je precies ziet welke taken nog op je liggen te wachten. Zo vergeet je ook minder snel dingen.

Een bijkomend voordeel is dat je bij het afstrepen van taken op je to do lijst dopamine in je hersenen aanmaakt. Dit stofje zorgt ervoor dat je je tevreden voelt. Het zorgt voor een gevoel van innerlijke beloning. Dopamine is hetzelfde stofje dat bijvoorbeeld wordt aangemaakt, als je eindeloos door je social media feeds zit te scrollen.

Je zou dus zo zeggen dat een “takenlijst = tevredenheid”. In de praktijk is de situatie echter anders en voel je je juist ontevreden en onrustig na een werkdag met je takenlijst. Hoe komt dit toch, als het hele doel van een to do list is om je stressvrij, gelukkig en tevreden te maken? Dat zit zo:

Hoe je een takenlijst maakt, die wél werkt? Ik leg het je uit in deze video of lees onder de video verder.

Cherry picking voor een snelle dopamine boost

Als je alle taken die je wilt/moet doen zo maar dropt op je lijst zonder er verder wat mee te doen, dan ontstaat het risico dat je je schuldig gaat maken aan cherry picking. Je kiest de snelle, leuke en eenvoudige taken, want die kun je snel afstrepen van je lijst in tegenstelling tot grotere projecten. Denk aan het beantwoorden van dat ene eenvoudige mailtje of het plegen van dat telefoontje, zo gepiept! En dát levert je vlug een shotje dopamine op! 

Voorbeeld:

Je opent je takenlijst op maandagochtend. Daar staan ze, keurig op een rij:

  • Lastige klant bellen over een misgelopen levering
  • Maandrapport afmaken
  • Inhoud brainstormen voor dat grote project van volgende maand
  • Mailbox opschonen
  • LinkedIn-post schrijven
  • Factuur declareren

En wat kies je?

Natuurlijk: die LinkedIn-post schrijven en even snel die factuur indienen. Lekker overzichtelijk. Lekker behapbaar. Lekker snel klaar. Dopamine shot binnen!

De grotere klussen schuiven echter telkens door naar de volgende dag. Dit leidt dus tot uitstelgedrag en dit gaat weer hand in hand met weerstand. Hoe vaker je immers iets vooruit schuift, des te minder zin krijg je vervolgens om die taak op te pakken. Je weerzin groeit en je maakt het in je hoofd zwaarder en lastiger dan het waarschijnlijk is.  

Een andere valkuil van een takenlijst maken is planning fallacy: je maakt je takenlijst te vol, omdat je minder tijd rekent voor elke actie dan die actie daadwerkelijk in beslag neemt. Bovendien zul je altijd zien dat er ook dingen op een dag gebeuren, die je niet voorzien had en dus niet ingecalculeerd had. 

Optimisme is goed, maar bij het inplannen van taken misschien niet de handigste instelling. 

Planning fallacy uit zich niet alleen door de tijd die taken in beslag nemen te onderschatten, maar ook door de beschikbare tijd op een werkdag te overschatten. Zonder dat je het door hebt, plan je bijvoorbeeld 10 uur aan taken in op je normale werkdag van 8 uur. Dus tenzij je op Amerikaanse wijze werkdagen hebt van 12 uur of meer, kun je het vergeten je takenlijst af te werken. Het gevolg: frustratie alom. 

En sommige mensen maken het heel bont: ze controleren hun mail niet alleen te vaak op een dag, maar ook gebruiken ze de inbox als een takenlijst. Mijn tip? NIET DOEN! Ik spreek er ook over met time management trainer Patrick van der Gulik in de Tijdwinst Podcast. Luister de podcast hier.

Andere redenen waarom jouw takenlijst geen uitkomst biedt

In mijn boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar en Full Focus op wat echt belangrijk is beschrijf ik nog een aantal redenen waarom veel takenlijsten niet doen wat ze moeten doen. Naast dat je takenlijst niet realistisch is, kan hij ook:

  • vage taken bevatten, waardoor je geen inzicht hebt op de tijd en energie die een taak je kost.
  • onbetrouwbaar zijn, omdat je jouw lijst niet consequent bijwerkt.
  • te grote projecten bevatten, die je niet in kleinere stukken hebt gehakt.

Dus dan maar geen to do lijst meer maken?

Het is zeker zinnig om een takenlijst te maken. Takenlijsten zijn handige middelen, omdat:

  1. ze voorkomen dat je hoofd te vol aanvoelt, als je dingen neerpent. Dat geeft rust.
  2. je minder afgeleid wordt door ad hoc gedachten. Zo kun je die focus in je werk behouden.
  3. ze je structuur geven in je dagelijkse workload
  4. je minder snel dingen vergeet, als je ze op papier ziet staan.

Hoe maak ik een goede takenlijst? (Een 5-stappenplan)

Het moet toch zeker mogelijk zijn om een goede takenlijst te maken, waarmee je wél je taken kunt afronden en wél die dopamine aanmaak triggert? Het goede nieuws is: ja, die takenlijst bestaat er. Het “slechte” nieuws is dat je er wel wat oefening in moet krijgen om die lijst op te stellen. Hieronder geef ik je daarom een kleine oefening met een vijftal stappen, waarmee je zelf een goede to do lijst kunt leren opstellen:

  1. Maak je takenlijst waterdicht.
  2. Zet alleen taken op je lijst; geen projecten.
  3. Ga na wat je eerstvolgende actie moet zijn.
  4. Noteer alleen taken op je lijst die korter duren dan 30 minuten.
  5. Houd je lijst reëel en uitvoerbaar

1. Creëer een waterdicht systeem

Je takenlijst maak je pas echt waterdicht, als je ervan uit kunt gaan dat al je taken hierop genoteerd staan. Je wilt immers dat je alles uit je hoofd op papier zet, omdat je hersenen anders nog kostbare energie moeten verspillen aan dingen onthouden. Schrijf alles wat je te binnen schiet aan taken op je lijstje middels mijn Gedachtendump-techniek. 

2. Alleen ruimte voor taken en géén complete projecten

Nu je alle taken netjes op papier hebt gezet, is het tijd om te filteren. Haal eerst de grote projecten uit je takenlijst. Een project kun je namelijk nooit doen. Een project bestaat uit meerdere afzonderlijke taken, die je met een mini-scrum kunt achterhalen. Zo maak je de afzonderlijke taken concreet. Ik geef je een paar concrete taken die op mijn takenlijst voorkomen als voorbeeld:

  • e-mail sturen naar trainers
  • een offerte aanmaken
  • factuur versturen naar klanten
  • over ons-pagina optimaliseren
  • agenda bijwerken

To do lijst voorbeeld

takenlijst maken

3. Dit moet je eerst doen!

Nu je jouw project hebt verdeeld in afzonderlijke taken, kijk je meteen naar de uitvoerbaarheid van je taken. Moet jij die taak wel oppakken of kun je het beter delegeren? Daarnaast moet je prioriteiten stellen. Welke taak heeft direct je aandacht nodig en welke kun je nog op een andere dag aanpakken? 

4. Duurt het langer dan 30 minuten? Naar de agenda ermee!

Kijk ook naar de duur van elke taak. Het kan zomaar zo zijn dat een taak een hoge prioriteit heeft, maar dat deze taak langer dan een half uur duurt. In dit geval kun je deze taak beter inplannen in je agenda. Een taak die nog geen 30 minuten tijd in beslag neemt, kun je op je to do lijst laten staan. De samenwerking tussen agenda en takenlijst zorgt voor een waterdicht time managementssysteem!

5. Houd je to do lijst reëel en uitvoerbaar

De gedachtendump heeft meer taken opgeleverd dan je waarschijnlijk op een werkdag kunt uitvoeren, maar door de rest van bovenstaande stappen heb ik het hopelijk wel inzichtelijk gemaakt welke klussen voorrang zouden moeten krijgen. Houd er echter rekening mee dat je niet je hele werkweek met deze belangrijke taken vol plant. Je moet ook altijd ruimte houden voor de zogenaamde ad-hoc- taken; taken die niet structureel zijn, maar taken die onverwacht ontstaan of met spoed langs fietsen. 

Reserveer daarom 70-80% voor je structurele taken en behoud minimaal 20-30% voor deze onverwachte klussen. Dit voorkomt stress bij jezelf (en anderen).

Maak van je takenlijst dus geen wensenlijst!

Het afstrepen van je takenlijst kan je dat gewenste shotje van dopamine geven, als je jouw takenlijst op de juiste manier inzet; dus als je een to do list hebt die realistisch en uitvoerbaar is. 

Zet jij je takenlijst daarentegen vol met allerlei taken, dan is het niet haalbaar om al die acties in een dag uit te voeren. Het gevolg? Taken worden voortdurend vooruitgeschoven en je dagelijkse shot dopamine wordt je ontnomen. Je takenlijst is kortom veranderd in een wensenlijst: een lijstje met acties die je ooit uitgevoerd wilt hebben, maar die telkens vooruitgeschoven worden en ooit wel eens een keer af komen. En dat niet precies weten wanneer, dat frustreert enorm. 

Als je echter mijn stappenplan volgt, dan zul je zien dat je overzicht en controle behoudt over jouw taken. Weten wat je te doen staat? Check. Weten wat de prioriteit is? Check? Een productieve en voldane werkdag voor de boeg? Dubbelcheck.

Meer weten over to do lijsten maken?

In de uitgebreide kennisbank vind je meer over hoe je efficiënte takenlijsten moet opstellen en leer je meer over andere handige zaken binnen timemanagement. Ik help je graag om slimmer met je tijd om te gaan en efficiënter te werk te gaan. Om die reden heb ik ook twee boeken op de markt gebracht vol met handige tips om je tijd beter te managen. 

Bovendien kun je Tijdwinst volgen op onze socials voor regelmatige updates op het gebied van time management, assertiviteit en persoonlijke effectiviteit.

Nog productiever te werk gaan? Volg onze time management cursus

Merk je dat het maken van een effectieve takenlijst nog een beetje onwennig voelt? Heb je meer hulp nodig bij het maken van een waterdicht timemanagementssysteem? Of lijkt het je gewoon leuk om in de praktijk met een time management expert te oefenen? Meld je dan aan voor onze 1-daagse cursus Timemanagement. We bieden open trainingen en incompany trainingen op locatie of online. Het unieke aan onze trainingen is dat je niet alleen te maken krijgt met droge theorie. Onze cursussen staan bol van praktische voorbeelden en tips, zodat je direct aan de slag kunt gaan. 

We leren je:

  • Hoe je prioriteiten kiest en waanzinnig effectief werkt
  • Hoe je je agenda en takenlijst combineert tot één waterdicht systeem
  • Hoe je afleidingen en onderbrekingen elimineert
  • Hoe je minder stress en meer rust ervaart aan het einde van je dag

Welk talent je ook beter wilt ontwikkelen, ik help je graag erbij! Een dag is er maar nodig om te leren efficiënt te plannen. Een dag tegenover een leven lang profijt; dat klinkt goed, toch?

Veelgestelde vragen over takenlijsten maken

  • Welke app is een goede takenmanager?

    Zelf ben ik een groot voorstander van Todoist, waar je een to do lijst gratis kunt maken en gebruik ik dit dagelijks op de werkvloer en voor privé zaken. Daarnaast heb je nog bekende takenmanagers als: Monday, ClickUp, Microsoft To Do en Asana.

  • Hoe maak je een takenlijst in Excel?

    Ik raad een takenlijst maken in Excel niet aan, maar het kan. Een takenlijst opstellen in Excel is verrassend eenvoudig, maar wel zo handig. Begin met een kolom waarin je per rij duidelijk de taak beschrijft. In de kolom ernaast geef je aan hoe belangrijk de taak is en welke prioriteit deze dus krijgt (denk aan termen als ‘hoog’, ‘middel’ of ‘laag’), zodat je in één oogopslag ziet wat voorrang verdient. Voeg vervolgens een kolom toe voor de deadline, zodat je weet wanneer iets af moet zijn. Wil je het overzicht compleet maken? Dan kun je extra kolommen gebruiken voor aanvullende notities, relevante links, bijbehorende documenten of zelfs de naam van de verantwoordelijke.

    Nogmaals, liever niet, maar als jij het handig vindt, kun je Excel gebruiken. Ik gebruik veel liever Todoist, omdat het overzichtelijker is en veel gebruiksvriendelijker.

  • Hoe maak ik een takenlijst in Word?

    Ook hier: mwah, ik gebruik liever geen Word als takenlijst. Het is omslachtig. Gebruik liever een daadwerkelijke takenlijst-tool. Wil je aan Microsoft vasthouden, gebruik dan liever de Outlook agenda en takenlijst. Toch proberen met Word? Een to do list in Word pak je hetzelfde aan als in Excel, alleen moet je nu zelf je tabel met kolommen maken. Je kunt deze taken. Het handige aan een takenlijst in Word is dat je jouw taken ook digitaal kunt afstrepen! Dit doe je door selectievakjes aan iedere cel van je tabel toe te voegen en het formulier te vergrendelen.

  • Hoe maak ik een effectieve takenlijst die ik ook echt afwerk?

    Wil je een takenlijst maken, die je ook echt afwerkt? Volg dan deze stappen:

    • maak je taken specifiek
    • plaats taken die langer duren dan 30 minuten op agenda in plaats van je takenlijst
    • gebruik de Eisenhower Matrix om je taken te prioriteren
    • verdeel grotere taken in kleine taken
    • plan realistisch je taken in
    • delegeer taken die niet onder jouw verantwoordelijkheid vallen
    • houd je to do list nauwgezet bij

  • Wat is het verschil tussen een takenlijst en een to-dolijst?

    Er is een subtiel verschil tussen een takenlijst en een to do list, ondanks het feit dat beide termen in de praktijk door elkaar gebruikt worden. Een takenlijst is een lijst met acties, die je moet uitvoeren. Vaak wordt een takenlijst vooral gebruikt in een zakelijke context. Een to do lijst slaat meer op een lijstje met dingen die je moet doen op privégebied.

  • Hoe voorkom ik dat mijn takenlijst te lang wordt?

    Om te voorkomen dat je takenlijst te lang wordt, moet je je to do list realistisch en haalbaar maken. Verdeel grote taken in kleine taken en geef prioriteit aan je taken. Taken die niet binnen je vakgebied horen, delegeer je. Door taken kleiner te maken, voorkom je uitstelgedrag en houd je je takenlijst pas echt overzichtelijk.

  • Wat is de beste app of tool om mijn takenlijst bij te houden?

    Bij Tijdwinst heb ik mijn medewerkers aangeleerd om gebruik te maken van de takenlijst-app Todoist. Andere bekende takenmanagers zijn: Monday, ClickUp, Microsoft To Do en Asana.

  • Moet ik mijn takenlijst dagelijks of wekelijks maken?

    Of je dagelijks of wekelijks een takenlijst moet maken, is ook een beetje afhankelijk van je behoeften en de aard van je taken. Aangezien je met mijn methode (de gedachtendump) alles noteert wat je binnen afzienbare tijd moet uitvoeren, is een wekelijkse reflectie voldoende om je takenlijst up to date te houden.

  • Hoe prioriteer ik taken op mijn lijst?

    Prioriteit geven aan bepaalde taken doe ik meestal met de Eisenhower Matrix. Eisenhower verdeelde taken in vier vakken. Hierbij stelde hij zich de volgende twee vragen:

    • Is het belangrijk?
    • Is het dringend?

    Bij belangrijke taken, die dringend zijn, moet je volgens hem meteen handelen. Belangrijke taken die niet zo’n vaart lopen, kun je gerust inplannen. Bij onbelangrijke zaken die wel dringend zijn, kun je kiezen ervoor om deze klussen te delegeren. Onbelangrijke zaken die ook niet dringend zijn, kun je helemaal van je takenlijst verwijderen.

  • Wat doe ik met taken die steeds blijven liggen?

    De taken die steeds blijven liggen, zijn taken die je nog niet onderverdeeld hebt in kleinere subtaken. Na de verdeling in kleine klussen kun je kijken naar de prioriteit van iedere losse taak en die ofwel meteen oppakken ofwel inplannen voor een later tijdstip. Je zult zien dat die kleine taken al niet meer zo confronterend lijken en je ze dus sneller oppakt.

  • Hoe combineer ik mijn takenlijst met mijn agenda?

    Een takenlijst is eigenlijk geschikt voor de kleine taken, die je binnen een halfuur kunt uitvoeren. Voor de grotere taken die je echt moet inplannen, omdat ze wel wat tijd in beslag nemen, is de agenda nodig. Door een takenmanager te combineren met een agenda (en deze tools goed bij te houden) zorg je voor een waterdicht timemanagementssysteem.

  • Hoe houd ik overzicht bij meerdere projecten en takenlijsten?

    Je houdt overzicht door structuur te creëren. Dit doe je door je taken op één takenmanager en agenda bij te houden. Zo heb je maar twee plekken, die je bij je wekelijkse reflectie hoeft na te lopen. Deel daarbij grotere projecten altijd op in afzonderlijke taken om alles behapbaar te maken en uitstelgedrag te voorkomen. Categoriseer en prioriteer iedere taak en houd je takenlijst en agenda up to date.

  • Wat zijn veelgemaakte fouten bij het maken van een takenlijst?

    Mensen denken vaak dat een takenlijst maken een fluitje van een cent is, maar ik heb gemerkt dat dit lang niet altijd het geval is. Veelgemaakte fouten zijn dan ook:

    • je onderschat de duur van een taak
    • je overschat het aantal werkuren in een week
    • je maakt grote projecten niet kleiner in afzonderlijke taken
    • je vergeet taken op je lijst te zetten
    • je delegeert taken niet
    • je houdt geen rekening met ad-hoc-taken

Wie zijn wij? | Cursus Time Management

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.