Goede communicatie is het basisingrediënt voor een goede samenwerking. Delegeren doe je daarom graag met beleid. Op een manier zodat zowel jijzelf als ook de ander er baat bij heeft. En is jouw aanpak hierin prettig, dan komt dit de vibe binnen het team óók ten goede. Leer het hier met 7 tips van professor Scott Williams.

Delegeren – de 3 grootste fabels

Je hoeft heus niet altijd álles zelf te doen. Sommige taken kan een ander nu eenmaal beter. En jij hebt er misschien niks mee. Of je hebt er gewoon geen tijd voor. De taak delegeren is dan de perfecte oplossing. ‘Hoe kan ik goed delegeren?’ vraag je je misschien af.

Het betekent niet dat je zomaar je taken waar je geen zin in hebt over de schutting bij je collega gooit. Ook niet dat je een ander opzadelt met jouw werk. Wanneer je goed kan delegeren, weet jij juist precies de manier waarop je iets zegt of wat je vraagt aan jouw collega. Hier geldt:

‘C’est le ton qui fait la musique.’   Oftewel: Het is de toon die de muziek maakt.

Dus geen passieve (‘veel plezier met mijn taakje’) of commanderende (‘hé, doe dat eens even voor mij’)  aanpak, maar door de taak op een positieve manier over te dragen (de assertieve aanpak). Dan wordt het een liedje waar jullie beide plezier aan hebben.

Delegeren hoeft echt geen bergen met tijd te kosten. Om nog meer fabels uit de wereld te helpen, zetten we ze voor je op een rijtje.

Eigenwaarde vergroten

Fabel 1: “Dit móet ik zelf doen”

In het geval als je denk dat niemand anders je taak kan uitvoeren, dat jij degene bent die ‘m móet uitvoeren, kan dit een aantal redenen hebben:

  • Je vindt jezelf te goed
  • Je vindt je collega’s niet goed genoeg
  • Je delegeert aan de verkeerde collega
  • Je delegeert de verkeerde taken
  • Je hebt de verkeerde toon of voice te pakken

Je zelf overschatten, zoals in het eerst genoemde punt, is overigens volkomen normaal. Er is volgens de psychologie zelfs een term voor bedacht: “het zelf enhancement effect”. Dit betekent dat wanneer je zelf ergens aan meewerkt, je er een hogere waarde aan toekent.

Wanneer je denkt dat je collega’s niet capabel genoeg zijn, of het niet kunnen overnemen zonder dat jij erbij bent, delegeer je simpelweg niet goed. Of je hebt de betekenis van delegeren niet helemaal onder de knie. In beide gevallen is het goed om hier even kritisch naar jezelf te kijken. Er valt gelukkig nog wat te winnen!

Fabel 2: “Ik heb geen tijd om goed te delegeren”

Natuurlijk kost het tijd om een taak te delegeren. En zeker als je er aandacht aan besteed en de manier van communiceren hoog in het vaandel hebt staan. Maar het is een investering die je dubbel en dwars terugverdient. Eén keer hier goed voor gaan zitten en de ander kan het meerdere keren (of zelfs permanent) van je overnemen. Tel dus uit je winst. (En je winst qua goede communicatie en goed feedback geven!)

Fabel 3. “Als ik delegeer, gooi ik mijn taken over de schutting”

De Amerikaanse schrijver en bestseller auteur Harvey Mackay zegt hier het volgende over:

Mensen verwarren delegeren vaak met werk doorschuiven. Dus doen ze het niet – en verspillen ze uiteindelijk hun eigen tijd en de tijd en middelen van het bedrijf.”

Maar wat delegeren volgens hem werkelijk inhoudt:

Delegeren kan een kans zijn om de eigen werkdruk behapbaarder te maken, maar het is meer dan dat. Het kan een waardevolle kans zijn voor werknemers om te leren en ontwikkelen.”

Heb je het zo wel eens bekeken? Dat de ander graag wil dat jij taken doorschuift die hem of haar goed liggen. Zo kan je collega zichzelf ontwikkelen. En verwelkomt daarom iets nieuws met open armen. Verandering van spijs doet leven. Enkel winnaars dus!

Pak je delegeren dus goed aan, waarbij je de juiste toon te pakken hebt, dan kan de ander zonder problemen en mét plezier jouw taken overnemen. 

Lees hieronder hóe je dat doet.

Delegeren – Zo maak je er een goed muziekstuk van

Wat is delegeren? Wanneer je je taken op een goede manier overdraagt aan je collega, zodat hij of zij de motivatie voelt om de taak uit te voeren mét kwaliteit. En dus alle partijen winst boeken. Het kan! Want delegeren kun je leren. De volgende 4 belangrijke ingrediënten zijn hiervoor nodig.

1. Tijd en ruimte

Je collega kan nóg zo geschikt zijn, wanneer hij of zij niet beschikt over de tijd en ruimte, houdt het helaas op. Check dus eerst altijd of je collega zijn planning op orde heeft. 

2. Vertrouw en laat los

Je mag erop vertrouwen dat de persoon die jouw taken overneemt, dit echt wel serieus oppakt. Geen van beide heeft er iets aan als je er als een stresskip mee bezig blijft. Slecht voor jouw tijdsplanning en slecht voor de motivatie van je collega. Vertrouw op je eigen communicatie skills. En ook op je collega. En ervaar zelf wat dit je oplevert!

3. De geschikte taken

Niet alle taken zijn geschikt om te delegeren. Sommige zijn er echter perfect voor. Welke taken tot deze laatste categorie behoren, kun je checken aan de hand van deze voorwaarden:

  • De taak ligt buiten jouw expertise en je collega is er juist goed in. Delegeren die handel!
  • De taak is leerzaam voor een ander. Wanneer jij je wel raad weet met die nieuwsbrief schrijven, maar je nieuwe collega zijn expertise kan uitbreiden, kun je dit werk delegeren.
  • De taak weerhoudt jou van groei. Meestal bij tijdnood kun je een taak beter aan een ander overlaten, zodat jij ruimte krijgt voor andere zaken en dus voor persoonlijke groei.

4. De juiste persoon

Je weet dat je een geschikte taak voor de juiste persoon te pakken hebt wanneer: de taak binnen de kennis én wensen ligt van deze persoon. Als ook binnen de missie van de organisatie.

Als jij al deze ingrediënten in huis hebt, ben jij klaar om je werk te delegeren. Wat je nu nog rest is een goede manier van communiceren. Hoe vraag je een ander een project over te pakken?

Wát zeg of vraag je?

5. Vertel waarom

Ondernemer Cavoulacos zegt er dit over:

“Wanneer je de mensen hebt geselecteerd om je taak aan te delegeren, vertel je waarom je specifiek hen hebt uitgekozen, en hoe je hoopt dat dit een geschikte taak is om hen te zien groeien.”

Zo zo je kunnen zeggen:

“Omdat jij deze klant veel beter kent dan ik.”

Leg ook uit waarom je vindt dat deze persoon er zo geschikt voor is.

Bijvoorbeeld:

“Het is van belang dat de nieuwsbrief iedere maand verstuurd wordt. Aangezien ik er de tijd niet voor hebt en jij veel beter bent in tekst- en beeld opmaak dan ik, dacht ik gelijk aan jou.”

6. Vertel hoe

Ga hier samen voor zitten en leg uit hoe je collega jouw taak op een goede manier kan overnemen. Pak de taak er even bij en laat zien hoe jij het aanpakt. Doe het dan een keer samen. Tenslotte vraag je je collega het alleen te doen, terwijl je meekijkt. Dit wordt het ‘ik doe, wij doen, jij doet’ principe genoemd. Neem hier dus echt even de tijd voor. Dat is het zeker waard.

7. Wees dankbaar en spreek dit uit

Misschien wel de belangrijkste in de reeks: spreek je waardering uit. Dit is een belangrijke drijfveer om gemotiveerd aan het werk te gaan. Geef je collega dus deze positieve vorm van feedback. Jullie zullen er beide door groeien.

Begrip tonen

Kortom

Delegeren kun je leren. De belangrijkste ingrediënten die je ervoor nodig hebt, zijn vertrouwen en een goede communicatie. Durf de controle los te laten. Daarmee win je tijd voor jezelf en het vertrouwen en motivatie van de ander. De manier waarop je de taken overdraagt is key. Hoe je iets zegt en wat je zegt, maakt een groot verschil.

Het is de toon die de muziek maakt. Een muziekstuk dat voor alle partijen winst oplevert!

Communicatieskills nog meer ontwikkelen? Volg onze 1-daagse feedback training

Een goede communicatie op de werkvloer is van groot belang, weet jij nu. Feedback geven en ontvangen is één van de belangrijke onderdelen die hieronder valt. Wist je dat wij hier zelfs een 1-daagse feedback training voor hebben ontwikkeld? Met een heel scala aan tips.

Wij hopen jou te mogen begroeten daar!

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van slimmer communiceren, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw productiviteit een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de tweewekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.

Wie zijn wij? | Cursus Feedback Geven

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog