Een nieuw project starten, het klinkt heel leuk en kan ook veel energie geven. Zeker als het project uiteindelijk slaagt. Maar dat is nog niet zo vanzelfsprekend. Een project kent verschillende fases en stappen, waar je van tevoren goed over na moet denken over hoe je die wil aanpakken. Wij vertellen je in dit artikel alles over projectmatig werken.

Wat komt aan bod:

  1. Wat is een project eigenlijk?
  2. Wat houdt projectmatig werken in?
  3. Welke vormen van projectmatig werken zijn er?
  4. Wat is belangrijk bij projectmatig werken?
  5. Uit welke fasen bestaat een project?
  6. Hier gaat het vaak mis: let op de volgende valkuilen
  7. Zo lukt het je wel: gebruik onze mini-scrum methode

Je ziet al weken als een berg tegen dat ene project op. Het idee is er, maar je ziet de uitwerking niet voor je. Of je bent al gestart, maar daarna loopt het project al snel spaak. Een project kent verschillende fasen en die moeten allemaal goed uitgewerkt zijn. En daar ligt ook direct de sleutel tot succes: hoe gedetailleerder, hoe beter. 

Wat is een project eigenlijk?

Een project kan een freelance klus zijn voor een klant, een grote ontwerpopdracht die jullie met het hele team oppakken of een interne opdracht voor het verbeteren van bijvoorbeeld het klantcontact binnen de organisatie. De meeste mensen die aan dit soort projecten werken, werken op projectbasis. Of ze nu in de marketing werkzaam zijn, vakman zijn of van een financieel adviesbureau.

Het mooie aan een project is, is dat er een duidelijk begin en een duidelijke einddatum is. Je weet wat er moet gebeuren en wanneer de opdracht af moet zijn. Het stappenplan dat je opstelt, maakt het werk dat moet gebeuren heel overzichtelijk. Alle taken die uitgevoerd moeten worden om het project tot een succes te maken zijn helder opgeschreven.

Als het goed is. Niet elk project zit even goed in elkaar en is niet voor iedereen helder. Binnen het team kan bijvoorbeeld onduidelijkheid bestaan over wie welke taak op zich neemt. En zelfs als je goede communicatie hebt en het stappenplan perfect in elkaar zit, kan er alsnog bij elke stap iets misgaan. Kortom, effectief en efficiënt aan een project werken is nog niet zo makkelijk. 

Wij leggen je uit hoe je een project opstart, wat projectmatig werken nou eigenlijk inhoudt, welke fases er bestaan en voor welke valkuilen je moet uitkijken. Zo helpen we je je projectmanagementvaardigheden verbeteren en wordt ook jij een pro in projectmatig werken. 

projectmatig werken

Wat houdt projectmatig werken in?

Maar nu vraag je je misschien af: wat wordt er precies bedoeld met projectmatig werken? Projectmatig werken heeft drie belangrijke kenmerken. Eén: het is een manier om klussen en opdrachten efficiënt uit te voeren. Daarnaast helpt het je bij het behalen van het beoogde resultaat en succesvol uitvoeren van het project. En je zorgt er met deze methode voor dat de klant uiteindelijk krijgt wat hij of zij gevraagd heeft en je de afspraken nakomt. 

Bij projectmatig werken werk je aan een project. Een project is vaak een eenmalig iets. Er is een duidelijk begin en een duidelijk eind, daarna ga je vaak weer door naar een volgend project. 

Projectmatig werken kan in teams. Vaak worden binnen organisaties speciale teams samengesteld voor een specifieke opdracht of klus. Dit zijn mensen met verschillende expertise die samen het project tot een goed eind kunnen brengen. Het kan natuurlijk ook zijn dat je een project in je eentje doet,  omdat je zelfstandige bent of omdat er niet meer mensen nodig zijn op het project. ook een klein project kan een groot verschil maken.

Welke vormen van projectmatig werken zijn er?

Nu ben je natuurlijk wel benieuwd hoe je je effectief projectmatig kunt werken. Of wil je weten hoe je je projectaanpak kunt optimaliseren. Om daarachter te komen, is het belangrijk om je te verdiepen in de verschillende vormen van projectmatig werken. En te kijken het beste bij jou of het team past. De stappen die een projectteam doorloopt, kunnen bij elk project hetzelfde zijn. Maar het stappenplan kan ook aan het begin worden opgesteld en verschilt iedere keer. Of je gaat planmatig te werk, de derde vorm van projectmatig werken. 

Voor het uitvoeren van projecten bestaan dus drie basiswerkvormen: routine, improvisatie en planmatig werken. 

  • Routinematig: als handelingen herhaaldelijk terugkeren, kun je spreken van routine. Denk maar aan dagelijkse klusjes, zoals het inruimen van de vaatwasser. Daar hoef je eigenlijk niet meer bij na te denken. De taak is bekend, duidelijk en het resultaat is zeker. De aanpak van een routinematig project verloopt volgens een bekende procedure. 
  • Improvisatie: wie improviseert doet eigenlijk maar wat. Natuurlijk wel vanuit een bepaalde kennis, kunde en ervaring. Deze werkvorm kenmerkt zich door een grote mate van onzekerheid: jullie weten van tevoren nog niet wat de stappen worden binnen het project. De beste strategie wordt gaandeweg uitgevonden. 
  • Planmatig: planmatig werken zit tussen routinematig en improvisatie in. Bij de start is nog niet helemaal duidelijk hoe alles gaat lopen, maar het project wordt wel opgedeeld in verschillende fasen. Dat wordt vastgelegd in een plan. Daardoor behoud je het overzicht en blijft de structuur binnen het project behouden. 

projectmatig werken

Wat is belangrijk bij projectmatig werken?

Ze zeggen niet voor niets: een goed begin is het halve werk. Zeker als je wil gaan voor succesvol projectmanagement. Sta je al met ronkende motoren in de startblokken van een nieuw project, dan is het misschien slim om eerst de voorbereiding in kannen en kruiken te hebben. Er zijn drie belangrijke kenmerken van projectmatig werken: de organisatie, de opdracht en het plan. Is de manier van organiseren voor iedereen duidelijk? Ligt er een opdracht die iedereen begrijpt en is het plan dat je op hebt gesteld realistisch en haalbaar? 

Daar moet je beginnen. Een project uitvoeren is namelijk in feite ook een taak die je uitvoert. Wel een hele grote, die vaak meer tijd vraagt dan een uur of een dag, maar het is een taak. 

  • Leg daarom eerst eens alle taken vast. Dus voor je aan een project begint, creëer je een helder overzicht van wat er eigenlijk allemaal moet gebeuren de komende tijd. 
  • Beschrijf ze goed. Sommige taken bestaan uit meerdere stappen, kijk bij elke taak hoe lang deze duurt, wat je ervoor nodig hebt en wie ‘m gaat uitvoeren. 
  • Prioriteer de taken. Liggen de taken vast, dan is netjes organiseren de volgende stap. Het helpt om ze te prioriteren op urgentie. 

projectmatig werken

Uit welke fasen bestaat een project?

Planmatig werken krijgt bij de meeste bedrijven de voorkeur. Het opdelen van een project in fasen maakt het behapbaar en daardoor makkelijk te overzien. Je weet precies waar het team zich bevindt en of er nog een tandje bij moet om het project op tijd af te ronden. 

Veel organisaties gebruiken het faseringsmodel, een model dat zijn nut in de praktijk heeft bewezen. 

Dit model bestaat uit de volgende 6 fases. Maar wat zijn die 6 fases van een project dan? Hieronder beschrijven we het stappenplan van projectmatig werken:

  1. Initiatiefase: dit is het begin van het project, in deze fase wordt het idee voor het project uitgewerkt en onderzocht op haalbaarheid. Ook wordt gekeken welke teamleden er allemaal moeten worden aangehaakt. Na deze fase ligt er een projectvoorstel en kan het team officieel van start.
  2. Definitiefase: in deze fase worden de eisen en de wensen en de details verder uitgewerkt. Wat verwachten de betrokken partijen van het resultaat? Hoe gaan we die bereiken? Waar bewaren we alle bestanden? Wie is er verantwoordelijk voor de dataset? En welke beperkingen zitten er aan het ontwerp? 
  3. Ontwerpfase: met de eisen- en wensenlijst op zak, worden in deze fase alle ontwerpkeuzes gemaakt. Een ontwerp of meerdere ontwerpen waarmee het projectresultaat bereikt gaat worden, worden uitgewerkt. Dit kunnen maquettes zijn, schetsen, flowcharts, prototypes, site-trees, etc. 
  4. Voorbereidingsfase: nu wordt alles geregeld dat nodig is voor de realisatie van het project. Leveranciers worden ingeschakeld, er komt een draaiboek, materialen worden besteld, het personeel wordt geïnstrueerd. Alles zodat iedereen straks direct aan de slag kan.
  5. Realisatiefase: in deze fase vindt de bouw van het projectresultaat plaats. Programmeurs gaan coderen, designers ontwikkelen beeldmateriaal, de analisten duiken de cijfers in. Dit is dus de ‘doe’-fase van het project. Het is belangrijk om in deze fase de vaart er goed in te houden. Zodat het project uiteindelijk afkomt en het gewenste resultaat wordt bereikt. 
  6. Nazorgfase: de nazorg wordt vaak over het hoofd gezien, maar eigenlijk is deze fase onmisbaar. De gebruikers van het product dat jullie bijvoorbeeld hebben opgeleverd, moeten wel weten hoe ze ermee aan de slag moeten. In deze fase worden bijvoorbeeld cursussen gegeven, handleidingen geschreven en een helpdesk ingericht. 

projectmatig werken

Hier gaat het vaak mis: let op de volgende valkuilen

Dit is vooral belangrijk voor professionals die in teams werken. Hoe meer mensen betrokken zijn bij het project, hoe groter de kans dat jullie in een van de volgende valkuilen stappen. Bij goede projectcoördinatie horen bepaalde vaardigheden. Om erachter te komen welke jij kunt verbeteren, moet je je eerst verdiepen in de valkuilen. Zodat je van je valkuil een leerpunt kunt maken.

Geen duidelijke taakverdeling

Zonder een duidelijk doel, komt niemand in beweging. Dit heeft te maken met projectbeheer en -organisatie. Daarnaast zal het project nooit een succes worden als je niet eens weet waar je aan gaat werken. Naast een duidelijk doel, is het bij projectmatig werken van belang dat de taakverdeling duidelijk is. Iedereen moet weten wat hij of zij moet doen en wat alle afzonderlijke taken precies inhouden.

Niemand voelt zich verantwoordelijk

Onduidelijk rondom een project, heeft ook impact op het verantwoordelijkheidsgevoel. Mensen zijn geneigd om passief te worden zodra niet duidelijk is wat er van hen wordt verwacht. Met als gevolg dat niemand zich verantwoordelijk voelt voor het succesvol uitrollen van het project. Een goede samenwerking valt of staat met een gedeelde verantwoordelijkheid. Meer weten over een goede samenwerking binnen het team? Check dit artikel.

Communicatie verloopt niet goed

Een project kan een hoop vertraging oplopen als teamleden niet goed communiceren. Werk je in teamverband, houd elkaar dan op de hoogte van de voortgang en of alle deadlines worden gehaald. Het is de taak van een projectleider om in de smiezen te hebben hoe alle deelprojecten verlopen en op tijd dingen te tackelen die voor vertraging zouden kunnen zorgen. 

Deadlines worden niet gehaald

Wordt een deadline niet gehaald, dan heeft dat vaak impact op de rest van de stappen binnen het project. Dit raakt aan projectplanning en -uitvoering. Heeft bijvoorbeeld de grafisch vormgever zijn eerste opzet van de folder niet op tijd af, dan kan de tekstschrijver nog niet aan de slag met de inhoud. Is de deal met de leverancier niet rond, dan kan de order ook nog niet de deur uit. En ga zo maar door. 

Iedereen krijgt stress

Een project is eigenlijk een soort Domino Day. Vallen de eerste steentjes om, dan volgen de andere stenen binnen rap tempo. Tenzij daar een stokje voor gestoken wordt. 

Soms lijkt het net alsof stress op de werkvloer aanstekelijk is. Maar wat er eigenlijk gebeurt is dat één projectlid stress krijgt, minder werk aan kan en andere projectleden als gevolg daarvan meer op hun bordje krijgen. Als dit niet wordt opgelost en de taken niet worden herverdeeld, uitbesteed of de deadlines niet worden verschoven, zal het hele projectteam daar uiteindelijk stress door ondervinden. 

Klant is niet tevreden

Eigenlijk is dit de slotsom van het hele verhaal: is er geen duidelijkheid, een sterk verantwoordelijkheidsgevoel, goede communicatie, worden deadlines niet gehaald en krijgt iedereen stress, dan is het de klant of opdrachtgever die daar de dupe van wordt. Je kunt er gif op innemen dat als het project in de soep loopt, de kwaliteit niet goed is van het eindresultaat. 

Zo lukt het je wel: gebruik onze mini-scrum methode

Tegenwoordig kun je er op de werkvloer bijna niet meer omheen: scrum.

Maar wat is scrum nou eigenlijk? Het is een manier van werken waarin teams telkens volgens dezelfde korte cycli werken. Het gaat dan vaak om een deelproject of tussenproduct binnen een grootschalig project. Een cycli wordt ook wel een sprint genoemd. Het team doorloopt binnen de sprint stappen die ervoor zorgen dat het project aan het eind van de sprint af is. 

Een scrum helpt je bij het behapbaar maken van grote projecten. Zo worden ze kleiner, concreter en minder intimiderend. Bovendien: je kunt ook direct aan de slag zodra de scrum af is. In ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ beschrijven we onze eigen Mini-Scrum: een eenvoudige variant hierop. We laten zien hoe je een project in slechts enkele eenvoudige stappen kunt opdelen. Zo kun je direct in actie komt en voorkom je dan je weer in een uitstelmodus belandt. 

Projecten vereenvoudigen met de Mini-Scrum

  1. Definieer het einddoel: wat moet het tastbare resultaat zijn van het werk dat je gaat doen? Wat is het doel?
  2. Stel een deadline vast: wanneer moet het project of de klus af zijn, wat heb je met je baas of opdrachtgever afgesproken? Wees vervolgens realistisch in je planning.
  3. Identificeer de acties: je kunt pas aan het project beginnen als je het in behapbare stukken hebt opgedeeld, dus bedenk concrete stappen en acties.
  4. Categoriseer de stappen: in deze mini-scrum deel je de stappen in categorieën in. Je hebt vier opties: grote actie, kleine actie, wachten op, bespreekpunt. 
  5. Schat de tijdsduur in: wees altijd realistisch, neem niet teveel tijd voor elke taak maar plan ook zeker niet te krap. 
  6. Bepaal de volgorde van de acties: de laatste stap is eigenlijk het bepalen van de eerste stap. Waar begin je, hoe ziet de volgorde van de acties eruit en waar eindigt het project.

Björn vertelt je er meer over in deze video:

Wat kan nog meer helpen bij projectmatig werken? 4 tips

1. Maak een woordweb

Tijdens en zeker aan het begin van een project komt er veel informatie op je af. Dan kan het handig zijn een woordweb, ook wel een mindmap of woordspin, te maken. Dit is een manier om complexe en/of grote delen informatie in één overzicht te plaatsen. Met in het midden van het web het hoofdthema en straalvormig daaromheen de subthema’s en verdere vertakkingen daarvan, verbonden met lijnen. Dit helpt je geheugen een hoop informatie te verwerken en onthouden. Een beeld is namelijk beter te onthouden dan een compleet boekwerk. 

2. Zorg voor een waterdicht timemanagementsysteem

Al je taken en vooruitgang goed bijhouden is een must bij het uitvoeren van een project. Houd er dus een slim timemanagementsysteem op na. Dat bestaat uit een agenda en een takenlijst. Noteer in je agenda alle dingen die op vaste momenten moeten gebeuren. Zet daarnaast op je takenlijst de taken (van minder dan 30 minuten) die je op die dag gedaan wilt krijgen.

3. Gebruik een 1-op-1-lijst

Het idee daarvan is dat je alle dingen die je aan een specifiek persoon wilt voorleggen op een lijst noteert en die punten straks in één keer allemaal voorlegt. Dat werkt veel prettiger samen (voor jezelf en de ander) tijdens het uitvoeren van een project dan als je elkaar talloze keren voor één vraag uit de focus haalt. 

4. Prioriteer met de Eisenhowermatrix

Bij het verkennen van het project kan het lastig zijn om te bepalen welke taken nu voorrang moeten krijgen. Misschien loop je daar ook wel tegenaan bij het uitvoeren van jouw (deel)taken. Stel prioriteiten met de Eisenhower-matrix. Hier kun je samen met je collega’s mee aan de slag gaan. Maak een gezamenlijke prioriteitenlijst, zodat iedereen weet wat eerst moet gebeuren en wat daarna. 

projectmatig werken

Samengevat: zo maak je van elk project een succes

Het kan niet anders dat je na het lezen van dit artikel direct dat ene project wil oppakken dat al een tijdje ligt de verstoffen. Want je nu precies wat projectmatig werken is, uit welke vormen je kunt kiezen, waar je begint, uit welke fases een project bestaat en voor welke valkuilen je moet uitkijken. Daarnaast leerde je over onze eigen scrum-methode en ontdekte je wat er nog meer kan helpen bij projectmatig werken. Dus: ready, set…GO met dat project.

Ook interessant

Denk je nu “Interessante materie, doe mij meer!”, volg Tijdwinst dan ook op Instagram. Daar ontvang je dagelijks simpele en praktische tips rondom feedback geven, gesprekstechnieken en timemanagement. Vind je het leuk om ook een kijkje achter de Tijdwinst-schermen te krijgen? Volg dan ook zeker Björn op zijn account.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog