Storende collega’s, e-mails en andere ad hoc klussen — toen je een paar weken geleden nog vanuit je kantoor werkte, bleek concentreren al vaak lastig. Nu je vanuit huis werkt, is dat niet anders. Wij bieden de oplossing: 1 ontzettend eenvoudige (en smakelijke) time management techniek voor meer concentratie. Het geheime ingrediënt? Een tomaat…
Werkt de Pomodoro techniek? Nou en of!
Goed, je hebt niet langer last van collega’s die je kantoor binnenlopen; in plaats daarvan wordt je misschien afgeleid door je partner die ook vanuit huis werkt. En wat dacht je van huishoudelijke klusjes die om je aandacht vragen? Stuk voor stuk zaken die voorkomen dat jij je kunt concentreren en daarbij jouw work/life-balance in de war schoppen.
Iets waar ook de Italiaanse student Francesco Cirillo mee te maken had. Ook hij kreeg vrij weinig gedaan wanneer hij telkens werd afgeleid. Hij bedacht daarom het volgende:
Uit zijn keuken nam hij een kookwekker (in de vorm van een tomaat) en stelde deze op iets minder dan een half uur in. De tijd benutte hij aan een bepaalde taak. Dat werkte. Niet alleen werd hij minder snel afgeleid, hij kreeg ook méér gedaan.
Hij doopte zijn uitvinding om tot de ‘Pomodoro techniek’ — en met succes. Met meer dan 2 miljoen aanhangers is de techniek uitgegroeid tot een van de meest bekende time management technieken.
En dat is niet vreemd. Hij werkt namelijk fantastisch:
Werken met de Pomodoro techniek stelt je in staat gefocust te werken. Door een gezette tijd aan een taak te werken, voorkom je dat je wordt afgeleid door ad-hoc klusjes of tussentijdse verzoekjes.
Daarnaast dwingt het je na te denken over welke klussen je gaat uitvoeren en hoeveel tijd je hieraan wilt besteden. Op die manier ga je bewuster met je tijd om en leer je prioriteiten stellen. Je brengt meer structuur aan in je workflow en haalt de complexiteit uit grote en ingewikkelde taken.
Zo werk je niet alleen met meer focus, je krijgt ook daadwerkelijk meer gedaan. En dat werkt motiverend!
“Oke, ik ben overtuigd. Hoe werkt het?”
Wat houdt de Pomodoro Techniek in?
De techniek is ontzettend simpel.
Je besluit welke taken je vandaag gaat doen en prioriteert deze. Vervolgens zet je een timer voor een periode van 25 minuten en gaat aan de slag. Gedurende dit tijdsblok check je je telefoon niet. Je blijft weg uit je inbox en werkt enkel en alleen aan die ene taak. Timer gaat af? Pauze!
Dit is de ‘standaard’ pomodoro-duur. Ideaal om genoeg gedaan te krijgen, zonder dat je aandacht verslapt. Werk je aan een zware concentratieklus (Deep Work) dan raadt Cal Newport 40 minuten aan.
Na die 25 minuten neem je 5 minuten pauze. Dat is voldoende om je brein te resetten en om zich klaar te maken voor de volgende pomodoro. Grijp niet direct naar je telefoon en check ook niet meteen je mail. Je doet even helemaal niets; enkel een koffie koffie of thee drinken en die grijze massa rust gunnen.
Dit herhaal je vier maal. Zo heb je uiteindelijk twee uur aan werk verzet. Na het vierde tijdsblok neem een langere pauze — een van 15 tot 30 minuten. Genoeg om even een frisse neus te halen of om bij te kletsen met je partner of kinderen.
Simpel, niet?
De enige regel die geldt: je onderbreekt nooit een pomodoro. Niet om langer aan een taak door te gaan, maar ook zeker niet wanneer je vroegtijdig klaar bent. Jouw timer, dáár houd jij je aan.
Met dat in je achterhoofd; tijd om het zelf te proberen!
Probeer de Pomodoro Techniek zelf — 7 eenvoudige stappen
Om de techniek zelf toe te passen heb je niet meer nodig dan een vel papier en een timer. Dit kan een ouderwetse keukenwekker zijn, maar ook een digitale. Denk aan een add-on voor je browser, maar ook verscheidene pomodoro-apps.
In dit artikel lees je de verschillende mogelijkheden.
Dan ga je aan de slag:
Stap 1: Maak een takenlijst
Voordat je aan je pomodoro’s begint, noteer je eerst welke taken er moeten worden uitgevoerd. Maak een lijst van alles dat je vandaag wilt doen.
Stap 2: Prioriteer en schat in
Vervolgens organiseer je deze lijst. Zo krijg je meer overzicht en kun je bewuster je taken kiezen.
- Je schrijft achter iedere taak hoeveel ‘pomodoro’s’ hierin gaan zitten. Een taak waar je een uur mee bezig bent, vraagt dus om 3 pomodoro’s.
- Dit aantal vertaal je naar hokjes. Een taak van 50 minuten krijgt dus twee hokjes. Een taak van 10 minuten maar één.
- Zet deze taken vervolgens op volgorde van prioriteit. De meest urgente taken plaats je bovenaan. Korte taken voeg je eventueel samen in één pomodoro.
In onze digitale 1-daagse training Time Management leggen we je haarfijn uit hoe het stellen van prioriteiten werkt. Wil je daar meer over weten overweeg dan zeker om deel te nemen aan de cursus.
Stap 3: Begin aan je eerste pomodoro
Neem je timer erbij. Zet hem op 25 minuten en begin. Onthoud dat je gedurende deze tijd niets anders doet dan aan de taak werken die voor je ligt.
Stap 4: Timer gaat af?
Na 25 minuten is het tijd voor je eerste pauze, maar niet voordat je het hokje achter de taak aangekruist. Zo kun je eenvoudig bijhouden hoeveel tijd een taak werkelijk kost.
Bij het kopje ‘Veel gestelde vragen’ gaan we dieper in op het nut van deze hokjes en hoe het je helpt je tijd beter in te schatten.
Stap 5: Neem pauze
Na het afvinken van je eerste pomodoro heb je een korte pauze van 5 minuten verdiend. Laat de taak even voor wat het is en strek je benen. Voorkom dat je deze pauzetijd spendeert aan je mailbox of een andere werkgerelateerde zaken.
Stap 6: Herhaal de voorgaande stappen
Deze stappen herhaal je. Vink weer af, neem tussendoor 5 minuten pauze en ga door tot je vier pomodoro’s erop hebt zitten.
Stap 7: Neem een lange pauze
Je hebt hard gewerkt, tijd voor een wat langere pauze. Je vinkt je voorgaande pomodoro weer af en neemt 15 tot 30 minuten de tijd om af te schakelen. Vervolgens begin je opnieuw.
Ontzettend simpel, niet?
5 antwoorden op veelgestelde vragen
Ondanks het eenvoudige karakter van deze time management techniek rijzen er wellicht een paar vragen op.
1. “Ik heb geen kookwekker
Hoeft ook niet. Er zijn tal van manieren waarop je de tijd kunt bijhouden. Van een simpele timer op je telefoon tot apps en software. Kijk welke bij jouw workflow past.
2. “Ik word tijdens mijn pomodoro onverwacht gestoord”
Vervelend. Een ander ziet natuurlijk niet direct dat jij in een pomodoro zit, dus je kunt het de ander niet direct kwalijk nemen. Je kunt wel het volgende ondernemen:
- Informeer de ander dat je op dit moment geen tijd voor hem of haar hebt.
- Stel een ander, meer geschikt, moment voor waarop je wel beschikbaar bent.
- Kom je afspraak na. Afgesproken dat je je om 11 uur Skypt met je collega? Houd je daar dan ook aan.
3. “Ik heb veel kleine taken, die hooguit 5 tot 10 minuten duren”
Hoe klein of groot een taak is, maakt niet uit. Pak ze samen in één pomodoro en werk gedurende de 25 minuten aan verschillende taken.
4. “Ik heb mijn taak afgerond nog voordat de pomodoro voorbij is”
Een ideale kans dus om er nog een extra blik op te werpen. De regels is immers: je onderbreekt een pomodoro nooit. Benut daarom de rest van je 25 minuten en kijk wat je kunt verbeteren.
5. “Ik heb te weinig tijd om deze taak binnen 25 minuten af te ronden”
Geen probleem. Hier komen die hokjes van pas.
Allereerst geldt weer: houd je aan de pomodoro-regel. Je stopt wanneer de tijd op is. Gaat de timer, dan leg je je werkzaamheden neer en neem je pauze. Je vinkt op de normale wijze je hokjes af zoals je dat na iedere pomodoro doet. Ongeacht of je taak allerminst is afgerond.
Ben je nou door je hokjes heen (met andere woorden: de taak duurt langer dan dat je van te voren had ingeschat), dan doe je het volgende:
- Je bepaalt hoeveel extra pomodoro’s je nodig hebt — “Ik heb minstens nog een uur voor dit rapport nodig.” Prima. Dat zijn dus 3 pomodoro’s extra die je moet inroosteren.
- Bepaal of je deze tijd er nog wel aan wilt besteden — Vraag jezelf af of de taak deze extra tijd waard is. Je hebt wellicht nog andere prioriteiten en dit rapport is toch niet zo belangrijk als dat je dacht. In dat geval staak je het uitvoeren van de taak.
- Houd de extra tijd bij die je ergens aan spendeert — Besluit je dat een taak de extra tijd waard is, houd deze dan bij door middel van cirkeltjes in plaats van hokjes.
Op die manier kun je duidelijk zien welke taken je onderschat hebt en hoeveel tijd je hier extra voor had moeten rekenen. Krijg je in de toekomst een soortgelijke taak, dan kun je de tijdsduur beter inschatten.
Kortom
Alleen wanneer je op deze manier met de Pomodoro Techniek werkt, boek je optimaal resultaat. Dat vergt discipline.
- Discipline om niet tussendoor je telefoon te checken of je mailbox bijwerken.
- Discipline om niet ‘even snel’ die vraag van een collega te beantwoorden.
- Discipline om niet langer aan een taak door te gaan, ook al gaat de timer af.
Dan pas kun je er zeker van zijn dat jij je concentratie kunt bewaren.
Probeer het eens zelf. Vooral nu je thuiswerkt en jij je concentratie wel kunt gebruiken. Je zult merken dat je met meer focus aan je taken werkt, je tijd realistischer leert inschatten én het de kwaliteit van je werk verhoogt.
En wil je nou nog meer leren over het concentratie en focus, volg dan digitaal onze 1-daagse Time Management cursus. Daar gaan we nog dieper in de materie en leer je hoe je om kunt gaan met stoorzenders — of dat nu storende collega’s zijn, een partner of mails die binnendruppelen.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
