Hoe kun je effectief plannen? Stop met agenda-Tetris

Je kunt je agenda nog zo slim indelen, maar als je de verkeerde dingen plant, blijft je werkweek ontsporen. In dit artikel lees je waarom plannen begint bij keuzes maken, hoe je keien, kiezels en zand een realistische plek geeft en waarom er soms iets uit moet zodra er iets bijkomt. Stop dus met agenda-Tetris en kies ervoor om effectief te plannen.

Wat komt aan bod?

1. Wat is effectief plannen?
2. De grootste fout: plannen als agenda-Tetris
3. Waarom je planning steeds mislukt
4. Je kunt een effectiviteitsprobleem niet oplossen met efficiëntie
5. Praktijkvoorbeeld: de leidinggevende die alles efficiënter wilde maken
6. Begin niet bij je takenlijst, maar bij je OMA
7. Samenvatting
8. Veelgestelde vragen over effectief plannen

Wat gaat er fout bij planningen maken?

Veel mensen verwarren effectief plannen met hun agenda zo vol mogelijk proppen. Blokje hier, kleurtje daar, nog wat schuiven en ineens lijkt het alsof alles past. Agenda-Tetris voor gevorderden noem ik dat. Totdat de werkdag begint. Vragen, mails en meetings duwen je kaartenhuis zonder moeite omver.

Hoe dat komt? Niet omdat je slecht kunt plannen. Niet omdat jouw werk nou eenmaal niet te plannen is. Nee, omdat je geen keuzes hebt gemaakt en geen eigenaarschap hebt genomen.

Herkenbaar? Natuurlijk. Bijna iedere kenniswerker maakt dit mee. Sterker nog: sommige mensen ontlenen er hun identiteit aan. Kijk mij eens overeind blijven, terwijl mijn planning elke dag instort. Knap van mij, hè?

Alsof het iets is om trots op te zijn.

Ondertussen trekt het je leeg. Je maakt een planning namelijk niet voor niets. Je wilt ruimte maken voor werk dat ertoe doet: projecten, beslissingen, strategie, klanten, teamontwikkeling, denkwerk. Maar juist dat werk sneuvelt vaak als eerste. 

Wat is effectief plannen?

Effectief plannen betekent voor mij dat je vooraf bepaalt welke werkzaamheden écht bij jouw rol horen, hoeveel tijd die vragen en wanneer je ze uitvoert. Het gaat dus niet om zoveel mogelijk doen, maar om de juiste dingen doen binnen de tijd die je beschikbaar hebt.

Daar zit ook het verschil tussen effectief en efficiënt plannen. Efficiënt draait erom dat je dingen op de juiste manier doet. Effectief draait erom dat je de juiste dingen doet.

En precies daar gaat het vaak mis.

Wat is het verschil tussen effectief en efficiënt?

Je kunt namelijk heel efficiënt zijn en toch de hele dag bezig zijn met werk waar je niet mee bezig zou moeten zijn. Sneller mail beantwoorden. Razendsnel losse vragen wegtikken in chatprogramma’s. Slimmer vergaderen. Nog gestroomlijnder je administratie wegwerken. Allemaal prima en het bespaart je vast tijd. Maar als die taken niet bij jouw rol horen, ben je vooral de verkeerde dingen sneller aan het doen. Heb je niks aan.

Je bespaart hooguit tijd op werk dat je niet had moeten doen.

Laat die even bezinken. Je bent dus bezig met waar je niet mee bezig zou moeten zijn. Alleen dan efficiënter. De beloning? Waarschijnlijk niet meer tijd voor waardevol werk. Eerder nog meer werk dat niet bij jou hoort. Want blijkbaar kun jij dat zo lekker snel. Beest dat je bent.

Effectief plannen vraagt daarom ook om eigenaarschap. Je moet bepalen wat wel bij jou hoort, wat niet bij jou hoort en waar je dus ook geen tijd meer voor gaat vrijmaken. Pas daarna heeft efficiëntie zin. Eerst effectiviteit en daarna efficiëntie. Niet andersom.

Wat is de grootste fout? Plannen als agenda-Tetris

Voor veel professionals is plannen letterlijk agenda-Tetris. Ze proppen hun hele agenda vol met alles wat er op hen afgeschoten wordt. Ze laten hun omgeving bepalen hoe hun dag zich vult en proberen dat vervolgens zo efficiënt mogelijk te doen.

In deze video spreek ik meer over Agenda-tetris.

Elk leeg vakje wordt gevuld. Vaak met verschillende kleurtjes, want dan lijkt het nog professioneler en doordachter. Geen lucht tussen afspraken. Geen reistijd. Geen tijd om zaken uit te werken. Geen ruimte om actiepunten uit vergaderingen op te pakken. Geen tijd om iets voor te bereiden. Het wordt allemaal over het hoofd gezien. Het past trouwens ook niet meer.

Wat doet reactief werken?

En dan het reactieve werk dat gewoon bij hun functie hoort. Tijd om mail te beantwoorden? Dat zal tussendoor moeten. Laat staan dat er ruimte overblijft voor losse verzoeken of onverwachte zaken.

Als ik ze daarop wijs, krijg ik vaak te horen: “Als ik dat ook nog ga plannen, past het natuurlijk allemaal niet.”

Precies. Dat is dus het punt. Het past überhaupt al niet. Laat staan dat er nog wat bijkomt.

Op die manier voorkom je dat je keuzes hoeft te maken. Je hoeft niemand teleur te stellen. Je hoeft geen ‘nee’ te zeggen. Je gaat geen discussie aan. Maar je neemt ook geen eigenaarschap over wat wel en niet in jouw agenda thuishoort.

Alleen rekent de werkelijkheid daar snoeihard mee af. Wat op papier al nauwelijks paste, blijkt in de praktijk helemaal niet te passen. Dus schuift het door.

In deze video leg ik uit hoe je stopt met reactief werken.

Want die reistijd, voorbereidingstijd, uitwerktijd, mails en onverwachte dingen zijn er gewoon. En die nemen dus ook gewoon ruimte in.

Wat gebeurt er dan?

Dan blijven er twee opties over: langer werken of schuiven. Meestal allebei.

Vooral de blokken voor het echte belangrijke werk sneuvelen. Niet één keer, maar net zo lang totdat ze in de fik staan. Logisch ook. Vaak zijn die blokken nauwelijks planning te noemen. “Projectwerk.” “Strategie.” “Focus.” Als je niet concreet maakt wat je in die tijd gaat doen, weet je bij het “plannen” vaak al dat het blok waarschijnlijk sneuvelt.

Zonde. Want juist dat zijn vaak de taken waarmee je het verschil maakt.

Waarom mislukt je planning steeds?

Een planning mislukt meestal niet omdat je te weinig discipline hebt. Dat is een makkelijke verklaring, maar vaak helemaal niet de juiste. Een planning mislukt, omdat hij gebouwd is op twee leugens.

• De eerste: alles wat op je lijst staat, past ook daadwerkelijk in je week.
• De tweede: alles wat op je bord komt, moet ook daadwerkelijk door jou gedaan worden.

Je plant niet vanuit je rol, maar vanuit wat zich aandient. Dat voelt als plannen, maar eigenlijk organiseer je vooral de verwachtingen van anderen.

Je plant te vaag

Daar komt nog iets bij: veel planningen zijn te vaag. “Projectwerk” is geen planning. “Administratie” is geen planning. “Focusblok” is ook geen planning als je niet weet wat je in dat blok gaat doen. Dan reserveer je tijd, maar maak je nog steeds geen keuze. Je brein weet nog steeds niet waar het moet beginnen. Met als gevolg dat zo’n blok uiteindelijk sneuvelt zodra iemand anders harder roept.

Hoe maak je een realitische planning?

Een planning wordt pas realistisch als je drie dingen helder maakt:

• wat hoort bij jouw rol?
• hoeveel tijd kost het echt?
• wat doe je dus niet?

En vooral bij die laatste gaat het vaak mis. Mensen willen wel een betere planning, maar geen moeilijk gesprek. Geen ‘nee’. Geen teleurstelling. Geen gedoe.

En dus blijft alles erin staan. Totdat je agenda vol zit, je belangrijkste werk sneuvelt en je ’s avonds alsnog je echte werk zit te doen.

Helpt efficiëntie een effectiviteitsprobleem op te lossen?

Effectief plannen betekent niet dat je alles passend maakt. Het betekent dat je kiest wat erin hoort. Als je de verkeerde dingen doet, helpt het niet om ze sneller te doen. Een tekort aan effectiviteit los je niet op met meer efficiëntie.

Hoogleraar en consultant in management, Peter Drucker, zei het ooit scherp:

“There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.”

Daar zit precies het punt. De oplossing zit niet in nog beter optimaliseren, nog slimmer schuiven of nog harder proberen om alles passend te maken. De oplossing zit in keuzes maken:

• Wat hoort bij jouw rol?
• Wat hoort daar niet bij?
• Waar moet je eigenaarschap voor nemen?
• En waar moet je dus ook mee stoppen?

Ik zie het bij mezelf, bij cursisten en bij coachees: zolang je geen keuzes maakt, wordt efficiëntie vooral een manier om het verkeerde werk langer vol te houden.

Praktijkvoorbeeld: de leidinggevende die alles efficiënter wilde maken

Vorig jaar werd ik benaderd door een leidinggevende aan een universiteit. Ze wilde coaching omdat ze niet meer aan haar eigen werk toekwam. Ze werd voortdurend gestoord door vragen van onderzoekers en hoogleraren, nam werk over van een collega die volgens haar niet goed functioneerde en probeerde verzoeken van studenten op te lossen die helemaal niet bij haar hoorden.

Ze werkte zich een slag in de rondte. Op papier werkte ze 3,5 dag, maar feitelijk was ze meer dan fulltime met haar functie bezig. ’s Avonds, in het weekend en zelfs op vakantie was ze met haar werk bezig. Ze zei zelf dat ze bang was dat ze binnen een paar maanden zou uitvallen.

Wat was haar oplossing?

Toen ik haar vroeg waar de oplossing volgens haar lag, was haar antwoord: ‘nog efficiënter plannen en werken’. ‘Oh’, reageerde ik stomverbaasd. Ik moest denken: als je in een kuil zit, moet je vooral stoppen met graven. Maar ik besloot mijn mond te houden en trok alleen mijn wenkbrauw op.

Ze ging verder.

Ze had mijn eerste boek gelezen en paste allerlei principes rondom slimmer werken en plannen keurig toe. Ik had ook niet het idee dat er nog veel te optimaliseren viel. Sterker nog: ik vond dat ze er al veel te ver in was doorgeslagen.

Alles was gepland. Alles was geoptimaliseerd. Alles was geautomatiseerd. Alles was gestandaardiseerd. Eerlijk gezegd werd ik er bijna akelig van, omdat er totaal geen lucht meer zat in haar planning en manier van werken.

Wat was het probleem?

Maar het echte probleem was niet haar planning of haar manier van werken. Het echte probleem was dat ze geen keuzes wilde maken, geen grenzen stelde en niet het gesprek aanging over wat wel en niet bij haar rol hoorde.

Ze probeerde haar gebrek aan effectiviteit te compenseren met een extreem hoge mate van efficiëntie. Maar zo werkt het niet.

Ze wilde haar patroon niet veranderen. Ze wilde vooral dat het minder pijn deed. Niet efficiëntie ontbrak. Eigenaarschap ontbrak.

Hoe pak je effectief plannen aan? Begin niet bij je takenlijst, maar bij je OMA

Effectief plannen begint niet bij alles wat op je afkomt. Dan organiseer je bottom-up: vanuit ruis, verzoeken en verwachtingen van anderen. Effectief plannen begint top-down: vanuit je rol.

Vat je functie samen in drie of vier petten. Dat is wat ik het OMA-principe noem in mijn boek Full Focus op wat echt belangrijk is. OMA staat in mijn geval voor Ondernemer, Manager en Artiest: de drie petten van waaruit ik mijn werk organiseerde toen ik deze afkorting bedacht.

Dat klinkt misschien simpel. Dat is het ook. Maar precies daardoor werkt het.

Hoe werkt het OMA-principe?

Je OMA dwingt je om niet te starten bij wat anderen van je vragen, maar bij waar jij verantwoordelijkheid voor draagt. Welke rol heb je? Welke petten horen daarbij? Welke taken, projecten en verantwoordelijkheden komen daaruit voort?

Alles wat structureel tijd krijgt in je agenda, moet onder een van die petten passen. En natuurlijk: die petten heb je niet altijd een-twee-drie bedacht. Misschien denk je dat je ze scherp hebt en moet je er later toch nog aan schaven. Geen probleem. Dat hoort erbij. Je mag ook vier petten opzetten en tijdelijk zelfs een vijfde pet erbij pakken. Maar je snapt: hoe meer petten je hebt, hoe dunner je jezelf uitsmeert.

• Wie vanuit zijn dagelijkse werkelijkheid probeert te optimaliseren, richt zich meestal op efficiëntie: hoe kan ik dit allemaal slimmer organiseren zodat het wél past?
• Wie vanuit zijn rollen probeert te optimaliseren, richt zich op effectiviteit: wat zijn mijn verantwoordelijkheden, welke activiteiten horen daarbij en welke keuzes maak ik dus?

Precies daar begint eigenaarschap.

Hoe maak je nu een planning met OMA? 6 tips

Die activiteiten die bij je rollen horen onderscheid ik vervolgens in keien, kiezels en zand en daarmee ga ik aan de slag. 6 tips:

1. Kies je keien, kiezels en zand.
2. Maak een basisopstelling voor je week.
3. Plan alles vanaf 30 minuten in je agenda.
4. Houd lucht in je planning en verbeter je basisopstelling.
5. Bundel soortegelijke taken.
6. Maak naast je to-do-list ook een not-to-do-list.

1. Keien, kiezels en zand

Laat ik het kort uitleggen. Als je helder hebt vanuit welke petten je werkt, kun je de werkzaamheden die daarbij horen onderverdelen in keien, kiezels en zand.

Wat zijn keien?

Keien zijn doorgaans grote klussen met lange termijn impact. Vaak zijn ze weinig urgent en vooral strategisch, visionair of beleidsmatig. Juist daarom schuiven ze op als je ze niet bewaakt. Niemand heeft er op dat moment direct last van. Jij ook niet.

Bijvoorbeeld:

• een marketingstrategie uitwerken
• een certificering regelen
• een boek schrijven

Wat zijn kiezels?

Kiezels zijn je operationele werkzaamheden. Ze kunnen groot of klein zijn, maar hun impact ligt vooral op de korte en middellange termijn. Kiezels zijn concreter, urgenter en zichtbaarder. Ze kosten tijd en worden vaak alsnog ’s avonds afgerond als je dag overloopt. Als ze niet gebeuren heb je daar meteen last van.

Bijvoorbeeld:

• de vakantieplanning maken
• social posts schrijven
• een complexe offerte uitwerken
• facturen betalen

Wat is zand?

Zand bestaat uit kleine fluttaakjes tussendoor. Mails, verzoekjes, losse administratie, kleine vragen. Soms nodig, vaak op te sparen en regelmatig gewoon te schrappen of terug te leggen.

Wat is de Pickle Jar Theory?

Veel mensen kennen dit als de Pickle Jar Theory bekend geworden door Jeremy Wright. Die komt hierop neer: als je een inmaakpot pakt en je gooit eerst het zand erin, daarna de kiezels en daarna de keien, dan past het niet. Doe je het andersom, dan past het vaak wel.

Het belangrijkste verschil? Bij de eerste volgorde werk je vanuit wat zich aandient. Bij de tweede werk je vanuit je rol.

En wat als het zand dan niet meer past? Waarschijnlijk geen enkel probleem.

Waar het bij veel mensen misgaat, is dat ze vooral bezig zijn met zand. Ze beginnen de dag met mails, losse verzoeken, kleine vragen en administratieve rommel. Daarna de klussen die echt niet kunnen wachten. De kiezels. En daarna hopen ze dat er nog ruimte overblijft voor het werk waarmee ze echt verschil maken: hun keien.

Meestal niet dus.

2. Maak een basisopstelling voor je week

De volgende stap is simpel: maak een basisopstelling voor je week.

Breng eerst je OMA in kaart. Bepaal vervolgens wat je keien, kiezels en zand zijn. En maak van daaruit een vaste basisindeling voor je week.

Een basisopstelling is je vaste weekindeling waarin je tijd reserveert voor werkzaamheden die structureel bij jouw rollen horen of waar je tijd voor vrij moet maken om echt verder te komen.

Mijn planning als voorbeeld

Mijn basisopstelling neemt ongeveer 70% van mijn week in. Daarin zitten bijvoorbeeld tijd om te schrijven en video’s op te nemen. Dat zijn mijn keien. Daarnaast staan er overleggen en coachgesprekken in. Dat zijn kiezels. Mail en administratie zijn bij mij vooral gepland zand. Voorbereiding en reistijd zijn daarbij ook ingepland, omdat het gewoon tijd is die je kwijt bent. Dus die plan ik ook.

De rest van mijn tijd houd ik vrij voor zand. Sommige zandtaken staan zelfs al gepland. Zo heb ik dagelijks tijd voor mijn mailbox en tweewekelijks een blok voor administratie. De rest van mijn agenda is gewoon leeg en vult zich vanzelf met zand.

Zand vult op wat over is. Zand is niet de basis. Mijn keien en kiezels zijn de basis.

En wat gebeurt er met ad hocjes?

En natuurlijk: ook bij mij komen er dingen tussendoor. Maar ik werk vanuit mijn agenda en kies van daaruit: ga ik werken aan wat ik me had voorgenomen of laat ik me kapen door de waan van de dag? Soms wint de waan van de dag. Vaak verliest hij. Dat is effectiviteit.

En nee, daar is niet iedereen blij mee. Vooral mensen die iets van mij willen wat voor mij geen prioriteit is. En dat is prima. Een planning is geen verlanglijst van alles wat je graag gedaan krijgt. Het is een afspraak met de tijd die je daadwerkelijk hebt.

Mijn agenda is dus mijn uitgangspunt en dat werkt zo.

3. Plan alles vanaf 30 minuten in je agenda

Alles wat 30 minuten of langer duurt, krijgt een plek in mijn agenda. Inclusief reistijd, voorbereiding en verwerking achteraf als die nodig is. Die tijd ben je namelijk gewoon kwijt. Ze komt niet op magische wijze uit de lucht vallen, omdat jij haar niet hebt gepland.

Daarnaast heb ik vaste tijdsblokken waarin ik aan mijn keien werk. Dat hoeft echt niet 60% van je week te zijn, maar voor de meeste kenniswerkers moeten één of twee dagdelen per week voor belangrijk werk te organiseren zijn. Die blokken bewaak ik te vuur en te zwaard.

Ik blok tijd voor mijn keien en plan tijd voor mijn kiezels. Met kiezels bedoel ik de operationele taken en afspraken die bij mijn rol horen. Vaak staan ze als terugkerende afspraak in mijn agenda:

• MT-overleg
• individuele gesprekken met managers
• administratie
• facturen betalen
• socialmediaberichten beoordelen voordat ze live gaan

De rest blijft vrij voor zand. Bij mij is dat zo’n 20 à 30% van mijn tijd.

Een deel van dat zand heb ik bewust ingepland. Zo houd ik dagelijks een uur vrij voor mijn mail en takenlijst. De overige ruimte reserveer ik voor onverwachte zaken.

Want het onverwachte aan onverwachte taken zit niet in dát ze komen. Alleen in wát er komt. Houd daar dus ruimte voor.

4. Houd lucht in je planning en verbeter je basisopstelling

Iedereen heeft onverwachte zaken die zich aandienen. De een wat meer dan de ander. De ene dag wat meer dan de andere.

Een tijd geleden had ik het hierover met mijn collega Patrick en we kwamen tot een simpele conclusie: hoe beter je basisopstelling, hoe minder ‘onverwacht’ er is. Wat ik daarmee bedoel: als jij in je basisopstelling rekening houdt met de werkzaamheden die structureel bij je rol horen en je verbetert die basisopstelling gaandeweg, dan dienen zich na verloop van tijd steeds minder onverwachte dingen aan.

Ze waren namelijk nooit onverwacht. Ze waren ongepland en kwamen niet uit. Dat is echt wat anders.

Tijd plannen is hetzelfde als je financiële planning

Vergelijk het met je financiële situatie thuis. Als jij een goede financiële planning maakt, is het niet onverwacht dat je hypotheek wordt afgeschreven. Of je verzekering. Of dat er ineens een schoolreisje voor de kinderen betaald moet worden. Daar heb je rekening mee gehouden.

Je hebt waarschijnlijk ook een potje voor als er iets stuk gaat. Moet de wasmachine ineens vervangen worden, dan sta je niet meteen rood. Bij tijd werkt het net zo.

De vraag is alleen: waar begin je? Mijn advies: begin met 20 à 30% ruimte voor onverwacht werk.

Merk je dat je structureel meer mailtijd nodig hebt? Dan pas je je basisopstelling aan. Komen er taken op je pad die je vergeten was mee te nemen, maar horen ze wel bij je rol? Neem ze op.

Een goed systeem is niet meteen perfect. En dat wordt het ook niet. Het wordt beter doordat je het gebruikt. Daarna kun je altijd nog kijken hoe je het efficiënter maakt.

5. Bundel soortgelijke onverwachte taken

Sommige onverwachte taken komen op de raarste momenten binnen. Zo krijg ik de hele week door zaken toegestuurd die betaald moeten worden. Het moment is onverwacht. Dat ze komen niet. Heb je een vast moment gepland voor administratie, dan kunnen ze wachten totdat dat moment er is.

Hetzelfde geldt voor mails. En zelfs voor bespreekpunten. Ik spaar dit soort zaken op. Het is zand en zand hoort in een zandbak. Ik plan een blok voor mail. Ik plan een blok voor administratie. Zandbakken dus.

Eerst hield ik er alleen losse ruimte voor vrij. Gaandeweg ben ik er vaste blokken voor gaan plannen. Waarom? Omdat één keer tien facturen achter elkaar betalen efficiënter werkt dan tien keer tussendoor één factuur betalen. Hetzelfde geldt voor talloze andere taken.

Maar wat als het niet jouw taak is?

Tenzij het natuurlijk niet jouw taak is om facturen te betalen. Dan moet je het terugleggen bij degene bij wie het wel hoort.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

Dat is effectief. Het hoort niet bij je rol, dus je hoeft het niet passend te maken. Sterker nog: de tijd die je bespaart, moet naar je keien en kiezels gaan. Niet naar zand. En zeker niet naar andermans zand.

6. Maak naast je to-do-list ook een not-to-do-list

Effectief plannen betekent niet dat je alles doet wat op je bord komt. Effectief plannen betekent dat je kiest vanuit je rollen. Van bovenaf dus.

Stel jezelf daarom steeds deze vragen:

• Wat is mijn OMA?
• Welke keien moeten structureel ruimte krijgen?
• Welke kiezels moet ik blijven managen?
• Welk zand kan ik bundelen?
• En wat moet ik gewoon niet meer doen?

Wat moet ik niet meer doen?

Vooral die laatste vraag is belangrijk. Want als je planning steeds volloopt, is de oplossing niet dat je alles nóg efficiënter organiseert. De oplossing is dat je bepaalt wat er niet meer in hoort.

Maak daar dus letterlijk een lijst van: je not-to-do-list:

• Welke taken pak je niet meer op?
• Welke verzoeken leg je terug?
• Welke overleggen stop je?
• Welke terugkerende rommel hoort eigenlijk niet bij jou?
• Welke taken kun je delegeren?

Conclusie: effectief plannen betekent dus plannen vanuit je rol

Effectief plannen betekent dat je je werk organiseert vanuit je rol, niet vanuit de ruis van de dag. Je werkt top-down, niet vanuit wat zich toevallig aandient.

• Dat begint bij je OMA: de petten waaruit jouw functie bestaat. Van daaruit bepaal je welke werkzaamheden echt bij jouw rol horen.
• Die vertaal je vervolgens naar keien, kiezels en zand. Je keien krijgen structureel ruimte, je kiezels plan je realistisch in en je zand bundel je waar dat kan.
• Daarna maak je een basisopstelling voor je week. Alles wat 30 minuten of langer duurt, krijgt een concrete plek in je agenda. Inclusief voorbereiding, reistijd en verwerking.
• Houd daarnaast 20 à 30% lucht vrij voor onverwachte zaken, want onverwacht werk is zelden echt onverwacht. Vaak is het vooral ongepland.
• Maak naast je to-do-list ook een not-to-do-list. Want effectief plannen gaat niet over alles passend maken. Het gaat over kiezen wat erin hoort.

En als je agenda vol zit en er komt iets bij, moet er ook iets uit. Lijkt mij dan.

Björn Deusings,
productiviteitsexpert en persoonlijke effectiviteitscoach

Veelgestelde vragen over effectief plannen

• Wat is effectief plannen?

  Effectief plannen betekent dat je vooraf bepaalt welke werkzaamheden écht bij jouw rol horen, hoeveel tijd die vragen en wanneer je ze uitvoert. Je plant dus niet alles wat op je afkomt, maar kiest wat in je agenda thuishoort.

• Wat is het verschil tussen effectief en efficiënt plannen?

  Effectief plannen gaat over de juiste dingen doen. Efficiënt plannen gaat over dingen handig, snel of slim doen. De volgorde is belangrijk: eerst effectiviteit, daarna efficiëntie. Anders word je vooral beter in het sneller doen van werk dat je misschien helemaal niet had moeten doen.

• Waarom loopt mijn planning steeds uit?

  Je planning loopt meestal uit, omdat je te veel plant, te weinig ruimte houdt en taken onderschat. Vaak vergeet je voorbereiding, reistijd, verwerking, mail, losse verzoeken en onverwachte zaken. Dan lijkt je agenda op papier passend, maar stort hij in zodra de werkdag begint.

• Hoe maak ik een realistische weekplanning?

  Begin niet bij je takenlijst, maar bij je rol. Bepaal eerst je OMA: de belangrijkste petten waaruit jouw functie bestaat. Vertaal die naar keien, kiezels en zand. Maak daarna een basisopstelling voor je week en plan alles wat 30 minuten of langer duurt concreet in je agenda.

• Hoe combineer ik mijn to-do-list met mijn agenda?

  Gebruik je to-do-list voor overzicht en je agenda voor tijd. Taken die kort zijn, kunnen op je to-do-list blijven staan. Alles wat 30 minuten of langer duurt, krijgt een plek in je agenda. Anders heb je wel een lijst met werk, maar geen realistisch beeld van je beschikbare tijd.

• Hoeveel ruimte moet ik vrijhouden voor onverwachte taken?

  Begin met 20 à 30% ruimte in je planning. Merk je dat je structureel meer of minder ruimte nodig hebt, dan pas je je basisopstelling aan. Een goede planning wordt beter doordat je hem gebruikt.

• Wat doe ik als mijn agenda vol zit en er komt iets bij?

  Dan moet er ook iets uit. Veel mensen blijven echter toevoegen zonder te schrappen. Effectief plannen betekent dat je kiest: wat schuift op, wat vervalt, wat hoort niet bij jou en wat moet je terugleggen?

• Hoe voorkom ik dat urgente ruis belangrijk werk wegdrukt?

  Plan je keien eerst. Dat zijn de werkzaamheden met langetermijnimpact die vaak niet dringend voelen, maar wel belangrijk zijn. Zand, zoals mails, losse verzoeken en kleine administratieve taken, bundel je in vaste blokken. Zand vult op wat over is. Zand is niet de basis.

• Wat is een basisopstelling?

  Een basisopstelling is je vaste weekindeling waarin je tijd reserveert voor werkzaamheden die structureel bij jouw rollen horen. Denk aan blokken voor belangrijk werk, terugkerend overleg, voorbereiding, administratie, mail en ruimte voor onverwachte zaken.

• Wat is een not-to-do-list?

  Een not-to-do-list is een lijst met taken, verzoeken, overleggen of gewoontes die je niet meer doet. Daarmee voorkom je dat je agenda volloopt met werk dat niet bij jouw rol hoort.

• Hoe begin ik met effectief plannen?

  Begin met drie vragen: wat hoort bij mijn rol, hoeveel tijd kost dat echt en wat doe ik dus niet meer? Daarna bepaal je je OMA, verdeel je je werk in keien, kiezels en zand en maak je een basisopstelling voor je week. 

• Hoe voorkom ik schuldgevoel als ik niet alles afkrijg?

  Door vooraf realistisch te kiezen wat wel en niet in je planning past. Schuldgevoel ontstaat vaak doordat je agenda een verlanglijst is geworden. Als je vanuit je rol plant, 20 à 30% ruimte houdt en een not-to-do-list maakt, weet je beter wat je wel doet en wat je bewust laat liggen.