Tijdens vergaderingen is het belangrijk dat je duidelijk en bewust communiceert. Zeker als manager zijnde. Wat je zegt heeft namelijk niet alleen impact hebben op de algehele productiviteit, maar ook op het team zelf. Let daarom op wat je zegt. Door deze 6 zinnen uit je vocabulaire te schrappen maak je een goed begin.

Wat is het belang van goede communicatie tijdens een meeting?

Meetings kunnen ontzettend nuttig zijn; voor het bespreken van een nieuw project bijvoorbeeld of voor het vinden van een antwoord op een probleem. Of zo’n meeting succesvol verloopt hangt echter af van de onderlinge communicatie.

Missen teamleden namelijk een boodschap of wordt er vaag of ontwijkend gecommuniceerd dan blijft er niet alleen belangrijke informatie liggen, het is ook een verspilling van ieders tijd. Het is daarom belangrijk dat jij als manager helder en duidelijk je boodschap overbrengt.

En wellicht heb je het idee dat je dat prima doet. Toch hebben we vaak de neiging om bepaalde zinnen te gebruiken. Zinnen waarmee je uiteraard geen slechte bedoelingen hebt, maar die onbewust toch de communicatie met je team verslechteren.

Op die zinnen moet je letten, beter nog: die moet je schrappen. Zodat je niet alleen sneller tot de kern komt, maar omdat het ook de samenwerking met je team verbetert.

Welke 6 zinnen moet je uit je vocabulaire schrappen?

1. “Lekker bezig, vooral zo blijven doorgaan!”

Feedback waar jouw team weinig… of eigenlijk… niets aan heeft. Ook al klinkt het als een compliment, uiteindelijk wil je terugkoppeling krijgen waarvan je kunt leren.

Let er dus op dat, zodra je een teamlid een compliment geeft, je het niet enkel bij zo’n vaag zinnetje houdt. Benoem wat je goed vond gaan. Wees hierbij zo gedetailleerd en grondig mogelijk, en geef hem of haar een compliment waar hij nog uren van nagloeit.

Voorbeeld:
“De manier waarop je voet bij stuk hield nadat de klant de nadelige cijfers onder ogen kwam, is bewonderenswaardig. Je hebt echt laten zien dat je dat due-diligence rapport van binnen- en buiten kent. Daar moet je veel tijd in hebben gestoken.”

En heb je een puntje van kritiek? Houd dat zeker niet voor je! Deel het. Onderzoek toont namelijk aan dat ruim 82% van de kantoorwerkers het ontzettend waardeert wanneer iemand hem of haar op fouten wijst.

Zolang je maar niet de zin ‘met alle respect’ gebruikt:

“When someone starts a sentence with ‘with all due respect’, they are about to show you none,” zo zegt zakelijk spreker Larry Winget ook.

Duidelijk.

Bovendien is het belangrijk dat er begrip bestaat tussen de verschillende generaties op de werkvloer. Alleen zo creëer je vertrouwen en een goede samenwerking, zo vertelt Frank Vogt me tijdens deze aflevering van de Tijdwinst Podcast. 

2. “Kom me niet met problemen aan. Ik wil oplossingen zien.”

Volgens Adam Grant, professor (organisatie)psychologie aan de Universiteit van Pennsylvania, is het een van de slechtste zinnen die een manager kan gebruiken tijdens een vergadering. Een die veelal wordt gebruikt zodra er een probleem de kop opsteekt.

“Mensen hebben het nooit over problemen, moeilijke zaken die ze nog niet kunnen oplossen. Daar kun je wel zachtaardig mee omgaan, uiteindelijk moeten bedrijven toch ook problemen omarmen binnen hun bedrijfscultuur.”

Het bedrijf Warby Parker is daar een mooi voorbeeld van. Het brillenbedrijf moedigt iedere medewerker aan dagelijks een probleem te noteren in één gigantisch Google Docs document. Dan, aan het eind van de week, wordt er gezamenlijk door de lijst heen gelopen en worden er 2 á 3 problemen gekozen om aan te werken.

In plaats van dus problemen te omzeilen wordt er actief naar gezocht. Beter nog: ze worden daadwerkelijk besproken.

Dat kunnen jullie ook:

Neem jullie bedrijfscultuur een kritisch onder de loep. Hoe gaan jullie met problemen om? Worden ze open en eerlijk aangekaart of heerst er toch een ‘onder-het-tapijt-veeg’-cultuur?

Probeer hier als leidinggevende zelf verandering in te brengen. Door tijdens vergaderingen ook open te staan voor problemen of vraagstukken. Let er wel op dat problemen aankaarten niet omslaat in zeurgedrag:

Alison Greene, auteur van het boek Ask a Manager (2019):

“Er moeten wel duidelijke grenzen worden gesteld: spreek af dat iedereen maar 1 keer mag ‘klagen’. Daarna is het tijd voor oplossingen.”

Niet wegwuiven dus, die problemen: bespreken.

DISC profiel voor beter samenwerken

3. “Waar zullen we het vandaag eens over hebben?”

A big no no. Meetings vragen tijd. Kostbare tijd die je collega’s liever in iets anders steken dan een zoveelste vergadering. Vooral wanneer vooraf niet duidelijk is waar jullie over vergaderen. Durf dus zeker niet de vraag te stellen “Waar jullie dit keer over gaan sparren?”

Wil je een productieve en nuttige vergadering hebben, dan is volgens Harvard Business Review, de eerste vraag: “Hebben we überhaupt wel een meeting nodig?” De kans is groot dat dit in de meeste gevallen met een ‘nee’ kan worden beantwoord. Plan er dan ook geen.

Moeten er toch een aantal zaken worden besproken, zorg er dan tenminste voor dat minimaal 48 uur van tevoren iedereen een agenda ontvangt waarin puntsgewijs de bespreekpunten staan genoemd. Zo kan iedereen zich voorbereiden en voorkom je bovenstaande onzin-vraag.

Voorbeeld:
“Welkom iedereen. Ik hoop dat jullie allemaal de kans hebben gehad de agenda door te nemen? Goed, super. Dan kunnen we beginnen met het eerste bespreekpunt.”

4. “Naar mijn mening… ”

Zodra een manager deze zin gebruikt wéét je dat je idee wordt afgeschoten. Hij of zij ruilt als ware jouw mening in voor die van hem of haar.

En hoewel dat niet altijd een probleem hoeft te zijn (aan jouw inbreng hoeft en kan namelijk niet altijd gehoor worden gegeven), zal deze zin wel ondersteunt moeten worden met bewijs.

Voordat je dus zelf over de inbreng van een andere collega heen walst, zorg je ervoor dat je je feiten kent. Waarom zou jouw mening beter zijn? Zijn er feiten die dat ondersteunen? Baseer jij je op een succesverhaal?

Kortom: waaruit blijkt dat jouw opinie belangrijker is dan die van een ander? Uit cijfers? Of is het eerder gewoon een ego-dingetje? Baseer je altijd op feiten. Heel belangrijk.

Voorbeeld:
“Dank je Sjoerd voor je inbreng. Kijk ik echter naar de recente trends dan zie ik dat we onze conversies hoger blijken wanneer we…”

5. “Laten we dat even parkeren.”

Zodra je deze zin in een meeting hoort, weet je genoeg: het onderwerp wordt vermeden of jouw inbreng wordt weggewuifd. Ontzettend jammer, want dit doet iets met je motivatie.

Of zoals dit Forbes artikel over de 6 manieren om empowerment op de werkvloer te realiseren zegt:

“Soms heb je een geweldig idee, soms een ontzettend dom idee. Ondanks dat, zal men altijd respectvol naar elkaar moeten luisteren. Hiermee toon je aan dat je zijn of haar boodschap respecteert. Sta er als een team dus open voor, en zet niet zomaar ideeën aan de kant.”

Ligt een idee dus niet op één lijn met wat er tijdens de vergadering besproken wordt, ‘parkeer’ het dan niet; je weet immers zelf ook dat je er nooit meer op terugkomt. Spreek met de persoon af dat je na de vergadering dat punt even 1 op 1 bespreekt.

Voorbeeld:
“Dankjewel voor die inbreng Irene. Lijkt me ontzettend interessant om daar naar te kijken. Zullen we dat na deze meeting even kort bijeen zitten om het te bespreken?”

Indien de inbreng kant nog wal raakt, geef dat dan ook eerlijk aan:

“Binnen een andere context zou dat wellicht handig zijn. Voor nu lijkt het me niet geschikt.”

6. “Hierbij moeten we echt outside the box denken.”

Niet alleen een ontzettende cliché-opmerking, maar ook een die eigenlijk veel te vaag is. Niemand weet namelijk wat er precies van hem verwacht wordt. Goed, iets creatiefs, iets anders. Maar wat?

Vermijd de zin daarom en pak het anders aan.

Volgens Harvard Business Review zijn er meerdere manieren om tot creatieve ideeën te komen. Bespreek bijvoorbeeld eerst wat creativiteit binnen het bedrijf of voor het project betekent. Door het te koppelen aan een doel bijvoorbeeld:

Voorbeeld:
“Het zou mooi zijn als we een de productiekosten van dit materiaal kunnen vervangen. Laten we daar eens naar kijken.”

Werk eventueel eens met een andere afdeling samen om nieuwe ideeën te genereren. Bijvoorbeeld met de afdeling Sales, zodra de afdeling Grafisch een frisse blik nodig heeft.

Roep dus niet alleen de loze kreet dat jullie outside the box moeten denken, onderneem daadwerkelijk stappen die zullen leiden naar creativiteit.

Wil je dus de samenwerking verbeteren? Let op hoe je communiceert

Goede samenwerking ontstaat zelden vanzelf. Daar heb je heldere communicatie voor nodig, oprechte aandacht en de bereidheid om niet alleen te zenden maar ook echt te luisteren. Want wees eerlijk, veel gedoe op de werkvloer begint niet bij onwil maar bij onduidelijkheid, aannames en half uitgesproken verwachtingen. Wie daarin scherper communiceert, maakt samenwerken niet alleen prettiger maar ook een stuk effectiever.

Inge Martina Nysten,
Communicatie manager

Samenwerken start met samen leren

Betere samenwerking begint zelden bij nóg meer overleg. Het begint bij mensen die duidelijk durven zijn, echt luisteren en spanning niet uit de weg gaan. Precies daar maken de communicatietrainingen van Tijdwinst.com het verschil:

  • Met onze training assertiviteit leer je bijvoorbeeld helderder je grenzen aangeven, verwachtingen uitspreken en eerder benoemen wat schuurt, zodat irritaties niet stilletjes uitgroeien tot gedoe.
  • Middels onze training gesprekstechnieken ontdek je hoe je met meer aandacht luistert, slimmer doorvraagt en sneller tot de kern komt, waardoor gesprekken minder langs elkaar heen gaan en juist meer opleveren. Effectieve communicatie gegarandeerd.
  • Met onze cursus feedback geven en ontvangen wordt terugkoppeling geen spannend mijnenveld meer, maar een normaal onderdeel van samenwerken, leren en bijsturen.

Het resultaat van onze intensieve cursussen? Minder ruis, meer duidelijkheid en teams die niet alleen slimmer werken, maar vooral beter met elkaar werken. Meld je dus vandaag nog aan.

Meer lezen over betere samenwerking?

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan onze boeken: Full Focus op wat echt belangrijk is of Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.

Of kijk eens naar onze wekelijkse podcast voor als je liever relaxed vanachter een scherm leert.

Veelgestelde vragen over verbeteren samenwerking

  • Hoe stimuleer je samenwerking?

    Als leidinggevende stimuleer je samenwerking niet door alleen te roepen dat mensen meer moeten samenwerken. Je doet het door richting te geven, duidelijke afspraken te maken en zelf het goede voorbeeld te geven. Zorg dat iedereen weet wat het gezamenlijke doel is, wie waarvoor verantwoordelijk is en wat je van elkaar verwacht, want gedoe ontstaat opvallend vaak door vaagheid. Maak daarnaast ruimte voor open communicatie, spreek irritaties vroeg uit en moedig feedback aan, zodat problemen niet onder tafel verdwijnen tot ze ineens op schoot liggen.

  • Hoe kan ik mijn samenwerking verbeteren?

    Je verbetert samenwerking door drie dingen serieuzer te nemen dan de meeste mensen doen: duidelijkheid, afstemming en gedrag. Maak heldere afspraken over wie wat doet, spreek verwachtingen uit en check regelmatig of je elkaar nog goed begrijpt, want verrassend veel gedoe ontstaat gewoon door aannames. Luister ook echt, in plaats van alvast je antwoord te repeteren terwijl de ander nog praat, en geef irritaties of feedback op tijd aan, zodat kleine frictie geen grote ruis wordt.

  • Wat zijn de 10 gouden regels voor samenwerken?

    Dit zijn de gouden regels om je samenwerkingsverband te verbeteren:

    1. Transparantie
    2. Actief luisteren
    3. Successen vieren samen
    4. Constructieve feedback delen
    5. Open en flexibele houding
    6. Intensief contact
    7. Positieve mindset
    8. Kort en bondige communicatie
    9. Lastige gesprekken voer je 1-op-1
    10. Actief feedback vragen

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.