Vergaderingen waren al een ding op zich. Nu echter veel meetings online plaatsvinden krijgen we te maken met compleet nieuwe obstakels. 6 tips helpen je op een professionele, efficiënte en vooral productieve manier om te gaan met deze ‘nieuwe normaal’.
Last van digitale vergadermoeheid? 6 tips doen opleven
We waren het al: een tikkeltje vergadermoe.
Gedeeltelijk omdat vergaderingen vaak een groot deel van onze werkweek opslokken, maar ook omdat ze vaak ronduit slecht verlopen — een collega komt te laat, een ander is slecht voorbereid, en weer haalt dat ene teamlid een onderwerp aan dat vorige week al uitvoerig is besproken.
Voeg nu aan die bestaande ergernissen thuiswerken toe en we krijgen te maken met een geheel nieuwe vergadermoeheid:
Ineens duurt die vergadering niet alleen lang, hij is ook nog eens moeilijk te volgen — de verkeerde inlogcodes zijn verstuurd, iemand’s microfoon hapert, of jij kunt je niet concentreren omdat er op de achtergrond twee kinderen ruzie maken over een legoblokje.
En hoewel we aan het begin van de corona crisis deze incidenten door de vingers zagen, is nu echter de tijd aangebroken om te wennen aan deze ‘nieuwe normaal’.
Jij kunt je niet langer verschuilen achter niet op tijd inloggen “omdat Teams weer hapert”. Of het gesprek met die klant niet kunnen voortzetten omdat het geluid van een stofzuigende partner het gesprek overstemt.
Online vergaderen moet dus een stuk professioneler. Zodat jullie weer efficiënt aan de slag kunnen en toekomen aan het echte werk. Ook al werk je nog aan de eetkamertafel in plaats van op kantoor.
Om jou daarbij te helpen delen we enkele online vergadertips, geïnspireerd op het boek “Indistractable: How to Control Your Attention and Choose Your Life” van schrijver Nir Eyal. Zijn 6 tips helpen jou en je teamleden de focus te bewaren tijdens online vergaderingen, voor efficiënt werken (en hopelijk een vermindering in vergadermoeheid.)
1. Plan niet zomaar een vergadering
Wist je dat maar liefst 70% van de kantoorwerkers wel eens andere werkzaamheden heeft uitgevoerd tijdens een vergadering? En dat was tijdens ‘normale’ omstandigheden! Nu we thuiswerken en vergaderingen dus online plaatsvinden zijn we nog vaker met andere zaken bezig — niemand die immers ziet dat jij tijdens de Teams-meeting je mail checkt.
Om dit te voorkomen raadt Eyal aan vergaderen moeilijker te maken — om echt alleen te vergaderen omdat het nodig is, niet omdat dat wekelijkse teamoverleg nou eenmaal op de agenda staat.
“Het belangrijkste doel van een vergadering moet zijn consensus bereiken over een beslissing, niet de ideeën van degene die de vergadering heeft belegd van alle kanten bevestigd te krijgen.”
Op die manier voorkom je dat teamleden er voor spek en bonen bijzitten, en hun tijd kostbare tijd opvangen door tussendoor andere werkzaamheden uit te voeren.
Hoe? Door niet ‘zomaar’ een online vergadering in te plannen, maar je telkens bewust te zijn van het doel. Weet wat er besproken moet worden, hoeveel tijd je hiervoor nodig hebt, en wees selectief in wie er deelneemt.
Dat brengt ons bij het volgende:
2. Breng teamleden vooraf op de hoogte door middel van een agenda
Zo kan iedereen zich op tijd voorbereiden op de online vergadering en kan men gelijk aan de slag met het bespreken van de punten. Een online meeting is immers concentratie- en tijdrovend. Die wil je zo kort en beknopt mogelijk houden.
Daarom:
“Degene die de vergadering plant laat vooraf een agenda rondgaan. Hierin wordt kort het probleem geschetst en de eventuele bespreekpunten. Een toelichting met daarin een beknopte argumentatie helpt het overzichtelijk te maken.”
En ja, dat vraagt inderdaad iets meer inspanning vooraf, maar dat is juist de bedoeling. Niet alleen bespaart een agenda iedereen tijd, je beperkt ook het aantal nutteloze meetings. Spreek daarom bijvoorbeeld af: 2 dagen vóór de vergadering geen agenda = geen vergadering. Iedereen moet zich namelijk goed kunnen voorbereiden.
3. Durf vergaderingen te weigeren
Doordat die agenda je vooraf inzage geeft in de strekking van de online vergadering is het erg eenvoudig om een inschatting te maken of de meeting jouw tijd waard is. Een vergadering duurt namelijk al snel een uur. Kun jij die tijd nuttiger en productiever besteden, durf de vergadering dan te weigeren.
Of zoals onze trainer Patrick altijd tijdens onze 1-daagse training Time Management zegt:
“Vraag je bij iedere vergadering af: “Wat kom ik brengen?” en “Wat kan ik halen?”. Zijn beiden je tijd en aandacht niet waard, weet dan dat je afwezigheid geoorloofd is.”
4. Brainstormen? Dat doe je vooraf
Nog een belangrijk punt van Nir Eyal:
“Samenwerking kan uiteraard heel nuttig zijn, maar vergaderingen moeten niet worden gebruikt om niet zelf het zware denkwerk te hoeven doen.”
Eyal raadt daarom aan een vergadering, online of fysiek, nooit te gebruiken om te brainstormen over een idee. Dat doe je vooraf aan de vergadering. In je eentje, of in een klein groepje.
Enerzijds omdat je op die manier tot een grotere diversiteit aan oplossingen komt. Anderzijds omdat teamleden hierdoor minder snel overschreeuwd worden door dominante teamleden. Daarnaast is het voeren van een discussie vaak lastig omdat beeld en geluid niet altijd synchroon lopen. Brainstorm daarom vooraf, deel dan jullie – nu doordachte – ideeën.
5. Zorg voor de juiste randvoorwaarden
Jij wil niet de persoon zijn die tijdens een Zoom-sessie telkens wegvalt vanwege een slechte verbinding. Of de persoon die telkens moet rommelen met zijn geluid — “Kunnen jullie me nu wel horen?”
Bereid je daarom goed voor. Weet op welke wijze je aan een vergadering deelneemt, en ken ook gelijk de technologie. Test het desnoods vooraf zodat jij niet degene bent die de vergadering vertraagt. Check je webcam, je microfoon en houd je achtergrond omgeving zo neutraal en professioneel mogelijk.
6. Elimineer zoveel mogelijk afleiding (voor jezelf én anderen)
Kinderen die door het beeld heen rennen of een kat die zich op je toetsenbord nestelt — toen de corona crisis net haar intrede deed en thuiswerken voor sommigen nog nieuw was, konden je teamleden er begrip voor opbrengen.
Nu thuiswerken echter een blijvertje is, kun jij je het niet langer veroorloven om je thuisomgeving ‘in beeld’ te brengen. Niet alleen omdat het anderen (en jezelf) afleidt, maar ook omdat het gewoonweg niet professioneel overkomt.
Ga daarom allereerst op een stille en opgeruimde plek zitten. Stapels vaat op de achtergrond of speelgoed dat rondslingert hoeven niet in beeld. Gebruik tevens de ‘mute’-knop om te voorkomen dat achtergrondgeluiden continue hoorbaar zijn.
Wees je ook bewust van je kleding. Natuurlijk ziet niemand dat jij je nette blazer hebt gecombineerd met een comfortabele pyjamabroek — professioneel is anders. Draag daarom dezelfde kleding die je ook zou dragen als je naar kantoor zou gaan.
Houd hierbij wel rekening met printjes of reflecterende materialen. Een kekke print of gestreepte blouse ogen namelijk tamelijk vervelend op een beeldscherm.
Kortom: online vergaderen?
We hebben nu eenmaal te maken met een nieuwe manier van werken. Je kunt er voor kiezen om dit je efficiëntie en productiviteit in de war te laten schoppen, of je neemt proactief actie: je brengt de professionaliteit terug in vergaderingen, ook al vinden ze op dit moment digitaal plaats. Doe dat door goed voorbereid te zijn, je kostbare tijd te bewaken en afleiding zoveel mogelijk te voorkomen.
Hier hulp bij gebruiken? | Training Time Management
In onze nieuwe training ‘Effectief Thuiswerken voor Teams’ gaan we verder in op bovenstaande zaken. We leren je hoe je samenwerken op afstand laat slagen, hoe je omgaat met verantwoordelijkheid, en hoe je het meeste uit online vergaderen haalt. Aan de hand van de nieuwste tools en technieken, in minder dan 1 dag. Aanrader!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Dit bericht op Instagram bekijken
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
