Delegeren kun je leren. Dat heb je vast weleens horen zeggen. Maar tussen wéten dat het nuttig kan zijn en het ook daadwerkelijk dóen, zit een gapend gat. Want ja, je wilt zelf tijd besparen en je leiderschap tonen, maar je wilt niet gezien worden als die manager die taken over de schutting gooit. Gelukkig kun je delegeren écht leren. Ik vertel je hoe.

Waarom hebben mensen moeite met delegeren?

Voor iedere kenniswerker is het belangrijk te leren om zaken uit handen te geven. Je wilt jezelf immers niet in een burn-out werken. En als leidinggevende is delegeren helemaal belangrijk.

Je kunt simpelweg niet al het werk zelf doen.

En als je het uit handen geeft, maar daarna gaat zitten micromanagen, ben je ongeveer net zoveel tijd en energie kwijt.

Tegelijkertijd vinden veel mensen het lastig taken te delegeren. Vaak blijkt men bang te zijn voor de mening van anderen. Voor veel mensen is delegeren synoniem aan afschuiven. Misschien vinden ze je onproductief of zelfs nonchalant. Denken ze dat je geen zin hebt in je taken. 

De delegeren betekenis is echter niets meer en minder dan het overdragen van een taak, inclusief bijbehorende verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

Een onmisbare vaardigheid voor jou als manager of leidinggevende dus. Als jij taken effectief delegeert en goed delegerend gedrag vertoont, heeft dat positieve impact. Voor zowel jouzelf als je medewerkers. 

Wat houdt je dan tegen? Waarschijnlijk één van deze vier argumenten.

soms moet je taken delegeren als ze voor jou niet van belang zijn, maar wel moeten gebeuren

1. Zelf doen lijkt sneller

Ja, delegeren kost tijd. Je moet je medewerker uitleggen wat er moet gebeuren, hoe het moet gebeuren en daarna moet je de output controleren. Tja, in die tijd had je het toch net zo goed zelf kunnen doen? 

Je kunt je afvragen of je planning klopt. Maar inderdaad, in theorie klopt dat. Maar ga je de uitvoerende taken echt altijd zelf blijven doen als leidinggevende? Dat lijkt me niet helemaal de bedoeling. Dat worden dure projecten dan en jouw werkdruk wordt er ook niet beter van.

Zorg juist dat je de tijd neemt om je werknemers te trainen. Dat kost je nú tijd en energie, maar op de lange termijn heb je er veel profijt van.

2. Het gebeurt niet op jouw manier

Als een klus geklaard moet worden, heb jij een bepaalde uitkomst in gedachten. Laat je het iemand anders doen, dan zal het resultaat ook anders zijn. En dat wil je liever niet. Dus doe je het toch maar zelf.

Maar… klopt je redenatie wel? Ja, het werk zal anders verlopen en de output zal misschien ook verschillen van wanneer je het zelf doet. Maar hoe erg is dat? Ik heb na jaren kenniswerken één ding wel geleerd: Een andere aanpak is soms helemaal niet verkeerd. Soms levert een frisse blik juist nieuwe ideeën en resultaten op! Ga dus in gesprek met je innerlijke control freak en durf los te laten.

3. Je wilt anderen niet lastigvallen met extra werk

Natuurlijk, je wilt je collega’s niet opgebrand op de bank laten belanden. Door taken te delegeren, verhoog je de werkdruk van anderen. En misschien denken ze wel dat jij lekker achteroverleunt terwijl zij zich uit de naad werken. Dat wil je niet. Dus doe je het zelf.

Draai het eens om. Wat voor leider ben jij als je nooit om hulp vraagt of dingen uit durft te besteden? Zouden je collega’s je een harde werker vinden of zouden ze zich afvragen of je hen niet vertrouwt?

Pak het eens anders aan en neem je rol als leider serieus. Vraag je af welke uitvoerende taken je bij anderen neer kunt leggen. Natuurlijk houd je daarbij rekening met de draagkracht van medewerkers, maar stel gewoon een vraag in plaats van dat je aanneemt dat een ander het er niet bij kan hebben.

Zo kun jij uit de uitvoering gaan en je aansturende rol beter pakken. En daar wordt uiteindelijk iedereen beter van.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

4. Je bent te druk om de leraar uit te hangen

Er loopt een stagiair op jullie afdeling of een junior medewerker. En er ligt een klus die diegene best zou kunnen uitvoeren, als er maar wat uitleg aan vooraf gaat. Jij staat voor de keuze: tijd steken in uitleggen of tijd steken in het werk zelf doen. Zoals altijd, kies je weer voor het laatste.

Wat een gemiste kans! Jij bent manager, dat betekent dat je uitvoerende taken zoveel mogelijk door de specialisten in jouw team uit laat voeren. En die nieuwe collega moet nog veel leren, dat klopt. Maar gun de ander die kans om iets te leren en profiteer zelf op de lange termijn van de tijdwinst die het jou oplevert.

Ik zou zeggen: tijd om meer te delegeren. Besteed taken waar anderen iets van kunnen leren uit. Zij groeien ervan, jij kunt je leidinggevende rol oppakken en uiteindelijk is de tijdwinst ook groter wanneer je niet alles zelf hoeft te doen. Je toont vertrouwen in je teamleden en laat zien dat je zelf zicht houdt op het grotere plaatje.

Ik raak niet uitgepraat over time management, persoonlijke ontwikkeling en motivatie voor je werk. Kom regelmatig terug op dit blog voor updates. En volg mij daarnaast op Instagram of LinkedIn. Zo ben je altijd op de hoogte van het laatste nieuws en de meest recente inzichten, interessante feitjes en nuttige tips.

Hoe kun je leren delegeren?

Delegeren kun je leren uit een boek. Of je gebruikt dit handige lijstje. Om te bepalen welke taken je kunt delegeren, maak je een lijst van alle taken en projecten die op dit moment op jouw lijstje staan. Vraag je bij al deze taken een aantal dingen af:

  • Moet deze taak überhaupt gedaan worden?
  • Zo ja, ben ik dan de enige die hem uit kan voeren?
  • Is er iemand die het sneller kan?
  • Is er iemand met meer expertise die het kan doen?
  • Kan iemand het doen en het gebruiken als leermoment?
  • Kan ik de taak extern goedkoper uit laten voeren?

Ik geef je een voorbeeld. Stel je voor dat je manager op een marketingafdeling bent. Er moet een poster worden gemaakt om jullie nieuwe product bekendheid te geven. Jij kunt je buigen over de eerste versie van die poster, maar zou het niet beter zijn de grafische medewerker daar het voortouw in te laten nemen? Die kan beter inschatten of het ontwerp goed is.

Of neem de voorbespreking van een project met een nieuwe klant. Natuurlijk kun jij dat doen, jij hebt er al zoveel gedaan, dat is een eitje voor je. Maar je hebt ook een junior medewerker op je afdeling die het vak nog moet leren. Gun diegene het leermoment.

In mijn nieuwe boek FULL FOCUS op wat écht belangrijk is, help ik je te leren delegeren. Je ontdekt namelijk hoe je prioriteiten kunt stellen en leert daardoor automatisch welke taken je uit kunt besteden.

thread post van tijdwinst.com over ontspannen

Hoe pas je delegeren toe? (5 stappen)

Je hebt nu een overzicht van taken die je kunt overdragen. Maar hoe pak je dat slim aan, zonder dat je team het idee krijgt dat je alleen maar werk van je afschuift? Hoe ziet effectief delegeren er nu uit?

1. Verwachtingen duidelijk maken

Als je een taak overdraagt, is het niet de bedoeling dat je er vervolgens bovenop blijft zitten. Geef je iemand verantwoordelijkheid, dan laat je ook het proces los en richt je je zelf alleen nog op de hoofdlijnen. Laat je communicatie dat ook weerspiegelen.

In plaats van in elk detail te duiken, maak je de gewenste uitkomst zo duidelijk en tastbaar mogelijk. Leg uit wat het doel is en met welke zaken rekening gehouden moet worden.

2. Dit is waarom je delegeert

Deze stap is niet in elke situatie noodzakelijk, maar kan het overdragen van taken wel een stuk soepeler maken. Voor de meeste teamleden werkt het namelijk sterk motiverend als ze begrijpen waarom juist zij die opdracht krijgen. Bovendien laat je hiermee duidelijk zien dat je bereid bent om verantwoordelijkheden echt los te laten.

3. Welke kwaliteit wens je te zien?

Natuurlijk wil je dat je team het maximale levert, maar bij delegeren hoort ook een realistische blik.

Stel dat je het maken van een presentatie overdraagt. De medewerker is een echte perfectionist, iemand die met gemak uren stopt in het finetunen van één slide. Alleen, deze presentatie wordt niet aan een miljoenenpubliek getoond, dus topniveau is hier simpelweg niet nodig. Als je dat vooraf duidelijk maakt, kan diegene zijn tijd een stuk verstandiger inzetten.

Het werkt ook de andere kant op.

Geef je een zeer belangrijke taak aan iemand die nog weleens details mist, dan is het verstandig om hem daar vooraf op te attenderen.

4. Deadlines bepalen

Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar tijdens het delegeren schiet dit punt er vaak bij in.

Je vraagt iemand tenslotte al om iets voor jou op te pakken; hem of haar ook nog vastzetten aan strakke deadlines voelt al snel ongemakkelijk.

Toch is het verstandig om dat gewoon te doen. Geef je namelijk niet aan wanneer je die documentatie nodig hebt, dan zit jij straks met irritatie, omdat je collega volgens jou te traag heeft gewerkt. Ondertussen is de kans groot dat de ander gefrustreerd raakt, zeker als hij twee avonden heeft doorgehaald en daarna hoort dat het “over twee weken ook prima was geweest.”

Maak daarom duidelijke afspraken; niet alleen over de einddatum, maar ook over momenten om even bij te sturen.

Houd daarbij rekening met de tijd die nodig is om feedback te verwerken.

5. Verzeker jezelf ervan dat afspraken duidelijk zijn

Als laatste is het belangrijk dat jullie allebei precies weten wat er verwacht wordt. Heb je de voorgaande stappen doorlopen, vraag je collega dan of de gedelegeerde taak helder is. Zijn er nog vragen? Ziet hij mogelijke knelpunten op korte termijn? Kun jij ergens bij ondersteunen?

Goed delegeren draait dus vooral om duidelijke communicatie; over de taak zelf, over de verwachtingen en over hoe het proces verloopt. Zo creëer jij meer rust voor jezelf, terwijl je team precies weet wat er van hen verwacht wordt.

Delegeren voorbeeld

 “Eline, jij hebt nog niet veel vlieguren, ik denk dat jij veel kunt leren van de voorbespreking met die nieuwe klant.

Bel ze deze week eens en achterhaal wat zij precies van ons verwachten. Je kunt de uitkomst van dat gesprek in een puntsgewijs rapport naar mij sturen zodat ik met je mee kan kijken of je op de goede weg zit.

Ik denk dat je in de toekomst meer van dit soort klanten naar je toe kunt trekken als dit goed gaat.

Let er in je rapport op dat je de probleemvraag goed uitwerkt. De planning hoef je nog niet tot in detail uit te werken, dat komt in een later stadium wel.

Als jij ze deze week belt, kun je het rapport voor het weekend naar me mailen zodat we volgende week samen even kunnen gaan zitten om te zien of we de goede richting op gaan.

Denk je dat het allemaal gaat lukken? Heb je nog meer informatie van me nodig of kan iemand anders je helpen? Misschien heb je nu nog geen vragen, maar mijn deur staat altijd voor je open om je verder te helpen.

Laten we er samen een succes van maken!”

leren delegeren

Vergeet niet dat jij uiteindelijk eindverantwoordelijk bent. Jij bent de leidinggevende dus jij zult aangesproken worden op de kwaliteit. Daarom is het belangrijk dat je mee kijkt. Tegelijkertijd moet je je niet de hele tijd met elke stap bemoeien.

Daarom is het zo belangrijk controlemomenten af te spreken en duidelijk te zijn over de evaluatie die aan het eind volgt. Op die manier kun je objectief blijven en geef je anderen niet het gevoel dat je hen op de vingers kijkt. En onthoud wat ik eerder al zei: dingen gaan misschien anders dan wanneer je het zelf zou doen, maar dat betekent niet dat het niet goed is.

Kun je delegeren leren? Jazeker!

Je weet nu, ook jij kunt makkelijk delegeren. Kom uit de uitvoering en neem je leidinggevende rol weer aan. Durf te vertrouwen op vaardigheden van anderen en gun medewerkers een leermoment. Zorg dat je altijd vinger aan de pols houdt en geniet van de tijd die je overhoudt nu je taken beter delegeert.

Björn Deusings,
Coach persoonlijke effectiviteit

Lees verder

Veelgestelde vragen over leren delegeren

  • Hoe weet ik welke taken ik wel en niet kan delegeren?

    Maak een lijst van al je taken en stel jezelf deze vragen:

    • Moet deze taak überhaupt gedaan worden?
    • Zo ja, ben ik dan de enige die hem uit kan voeren?
    • Is er iemand die het sneller kan?
    • Is er iemand met meer expertise die het kan doen?
    • Kan iemand het doen en het gebruiken als leermoment?
    • Kan ik de taak extern goedkoper uit laten voeren?

    Taken die routine zijn, waar anderen van kunnen leren of waar jij niet alleen voor bent, zijn ideaal om te delegeren.

  • Hoe vind ik de juiste persoon om een taak aan over te dragen?

    Kijk naar de capaciteit, vaardigheden en toewijding van mensen. Match daarnaast ook expertise, ga zelf niet aan de slag met dingen waarvoor je experts op de werkvloer rond hebt lopen.

  • Hoe zorg ik dat gedelegeerde taken goed worden uitgevoerd zonder micromanagement?

    Gedelegeerde taken loslaten zonder dat het rommelig wordt, dat is voor veel leidinggevenden en ondernemers een spanningsveld. Je wilt vertrouwen geven, maar ook resultaat zien. Te strak sturen voelt als micromanagement, te loslaten voelt als risico. Waar ligt de balans?

    Goede delegatie begint met een helder kader. Hoe duidelijker jij bent bij de start, hoe minder je later hoeft te controleren.

    Geef daarom altijd antwoord op deze vijf vragen:

    1) Wat is het doel van de taak?
    2) Wat is het gewenste eindresultaat?
    3) Wat is de deadline of het moment van oplevering?
    4) Welke beslissingsruimte heeft de ander?
    5) Wanneer spreken jullie elkaar weer?

    Als deze vijf punten helder zijn, verdwijnt 80 procent van de behoefte aan micromanagement.

  • Hoe geef ik duidelijke instructies bij het delegeren?

    Leg uit wat er moet gebeuren, wat het gewenste eindresultaat is en welke deadlines er gelden. Vertel waarom de taak belangrijk is, wat wel en niet gebruikt mag worden en spreek concrete controle- en rapportagemomenten af. Vraag goed na of alles duidelijk is en wees beschikbaar voor vragen en ondersteuning.

  • Wat als iemand een taak niet goed oppakt of fouten maakt?

    Onthoud dat jij als leidinggevende eindverantwoordelijk blijft. Daarom is het ook zo belangrijk om controlemomenten in te bouwen. Geef constructieve feedback op die momenten, help waar nodig en beoordeel objectief het eindresultaat. Zie het als leermoment voor jullie allebei, je medewerker leert van jouw feedback, jij oefent in delegeren zonder micromanagen.

  • Hoe houd ik overzicht op gedelegeerde taken?

    Maak een lijst met taken die je gedelegeerd hebt en plan per project duidelijke rapportage- en controlemomenten. Als medewerkers een vooraf afgesproken format hanteren voor hun rapportages, maak je het jezelf nog iets makkelijker.

  • Hoe ga ik om met het gevoel dat ik het zelf sneller of beter kan doen?

    Houd jezelf voor wat het langetermijnresultaat zal zijn. Ja, het kost nu tijd en energie om uit te leggen en controleren. Maar op de lange termijn bespaart het je juist tijd. En onthoud dat een nieuwe aanpak soms nieuwe ideeën en resultaten op kan leveren. Accepteer dat het resultaat misschien anders is dan wanneer je het zelf doet, maar weet dat dat niet per se slechter is.

  • Hoe leer ik vertrouwen op mijn team bij het delegeren?

    Begin met kleine, low-risk taken en ervaar dat anderen dingen óók goed kunnen. Door je team te vertrouwen, geef je bovendien een positieve boost aan je team.

  • Hoe motiveer ik iemand om een gedelegeerde taak echt goed te doen?

    Wees duidelijk over waarom de taak belangrijk is en bijdraagt aan het grotere geheel. Breng het als groeikans en toon vertrouwen in het kunnen van anderen.

  • Wat zijn de grootste fouten die mensen maken bij delegeren?

    Mensen denken dat ze het zelf sneller kunnen, beter doen of anderen te zwaar belasten. Soms denken leidinggevenden dat ze te druk zijn om de leraar uit te hangen. Ook gebeurt het vaak dat er onduidelijke instructies zijn of dat de manager vervalt in micromanagen.

  • Wat is de 80/20 regel van delegeren?

    Het komt erop neer dat 80% van de resultaten voortkomt uit 20% van de inspanningen. Daar kun je bij het delegeren rekening mee houden. Zorg dat je je concentreert op de 20% die de grootste bijdrage leveren aan het behalen van jullie doelen.

  • Wat is de Engelse vertaling van delegeren?

    Delegeren in het Engels is to delegate. Dat is weer afgeleid van het Latijnse delegare, wat afvaardigen of toevertrouwen betekent. De delegeren uitspraak is dus eigenlijk in de loop der tijd helemaal niet zoveel veranderd.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen) werken. Daarvoor bieden we je diverse (online) trainingen aan. Van time management tot snellezen. Nieuwsgierig? Bezoek onze website of blogs en schrijf je snel in voor een van onze trainingen. 

Populaire trainingen: