Een groot deel van jouw functie bestaat uit concentratiewerk; klussen waar je de nodige aandacht voor moet opbrengen, anders loopt de boel geheid in het honderd. Er is alleen één probleem: het lukt niet altijd, dat concentreren. Je raakt afgeleid; door anderen, maar ook door je eigen gedachten. Hoe je jouw concentratie kunt verbeteren? Time management expert Björn Deusings geeft je een aantal nuttige concentratietips:
Dit is wat je moet weten over concentratie
Jouw concentratievermogen blijkt een tamelijk ingewikkeld brein proces. Laat me een poging doen het je zo eenvoudig mogelijk uit te leggen. Wat is concentratie precies? Ik hanteer de volgende definitie:
‘Concentratie is het met gerichte aandacht uitvoeren van één taak of handeling, zonder afleiding of versnippering.’
Met andere woorden: het is je volledig op één ding concentreren zonder dat jouw aandacht wordt onderbroken. Die onderbrekingen kunnen op twee manieren ontstaan:
Zo is er versnippering:
Versnippering is eigenlijk niets meer dan een poging tot multitasken. Dat is wanneer je twee dingen tegelijkertijd probeert te doen, bijvoorbeeld een mailtje typen en tegelijkertijd een gesprek met een collega proberen te voeren.Je denkt dat dat jou gaat afgaat, maar helaas: multitasken is onmogelijk. Je brein kan zich maar op één ding tegelijkertijd focussen. Probeer je dat nou toch, dan lever je in op kwaliteit en productiviteit. In ruil daarvoor ervaar je de nodige stress.
En dan hebben we nog afleiding:
Afleiding heeft te maken met interne en externe prikkels: indien jouw brein deze waarneemt, verschuift het zijn aandacht van de taak waaraan je werkt, naar de bron van de prikkel. Dit kan bijvoorbeeld een binnenkomend appje zijn, maar ook een plotselinge ingeving: ‘Sh*t, had ik niet morgen een belafspraak?’.
Of jij je dus wel of niet kunt concentreren hangt dus van hoe zeer je (brein) toegeeft aan versnippering en/of afleiding. Als kenniswerker is het dus van belang dat je van beiden zo weinig mogelijk last hebt.
Waarom? Nou, indien jouw concentratie steeds wordt onderbroken, heeft dit effect op je werk en gemoedstoestand:
Waarom je jouw concentratie wilt verbeteren
Zodra jij jouw aandacht goed kunt vasthouden, stel je binnen no time dat plan van aanpak op. Je verwerkt de informatie die je tegenkomt sneller en begrijpt én onthoudt deze ook beter. Het mooie? Je krijgt meer werk verzet in minder tijd, dan wanneer je om de haverklap je concentratie verliest. En fouten? Je maakt ze amper en indien dat toch gebeurt vallen ze je sneller op. Al met al zet je dus betere prestaties neer wanneer jij je kunt concentreren.
Wat je misschien niet wist, is dat wanneer jij dit minimaal dertig minuten volhoudt – je werkt dus minstens een half ongestoord aan een (concentratie)klus – je in een bepaalde toestand raakt: flow.
Je hebt dat vast wel eens meegemaakt: je gaat zo op in een taak dat je de tijd uit het oog verliest. Een heerlijk gevoel, dat niet alleen je motivatie en betrokkenheid vergroot, maar ook je creativiteit stimuleert! Daar wil je dus zoveel mogelijk van hebben.
Maar dát lukt alleen wanneer je dus niet wordt gestoord:
Je kunt de mentale toestand van flow enkel bereiken wanneer je niet wordt afgeleid én indien er geen versnippering van aandacht plaatsvindt. Een dikke, vette ‘nee’ tegen multitasken en prikkels, dus.
Even tussendoor
Kans maken op ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’? Volg ons dan op Instagram. Iedere week verloten we namelijk een gesigneerd exemplaar onder onze volgers. Je winkansen vergroten? Volg dan zowel Björn als Tijdwinst en verdubbel je kansen!
Multitasking en prikkels aanpakken bij de bron
Je concentratie verbeteren draait dus om het vermijden van multitasking en het zoveel mogelijk elimineren van prikkels. Dat kan op verschillende manieren. Laten we beginnen met het stukje multitasken:
Concentratie verbeteren door multitasking te voorkomen
Multitasking is het gelijktijdig uitvoeren van verschillende taken. Wat onmogelijk is. Je kunt niet gelijktijdig verschillende hoge-aandachtstaken uitvoeren. Dat bestaat niet.
Ja, het voelt misschien wel alsof je drie dingen tegelijkertijd doet wanneer je een mail stuurt, gelijktijdig een telefoongesprek voert en ook nog eens een mandarijntje probeert te pellen, maar dat is niet wat je brein doet. Je brein verdeelt de aandacht tussen taken. Eigenlijk kunnen we het dus beter switchtasken noemen.
Hoe voorkom je dit? Heel simpel: houd je bezig met slecht één ding. En nu hoor ik je zeggen ‘Ja, no sh*t Sherlock’, maar hierin schuilt wel de oplossing: multitasking, of beter gezegd switchtasking, voorkom je door jezelf te dwingen aan één taak te werken. Dat klinkt misschien niet heel innoverend, maar dat is wel hoe het werkt.
Een manier om dit te doen, is door te werken met focusblokken. Daarvoor kun je de bekende Pomodoro-techniek gebruiken, maar ikzelf gebruik graag langere blokken. Zeker wanneer het op grote concentratieklussen aankomt, zoals het schrijven van mijn boek ‘Elke Dag Om 15.00 Klaar’ of het opzetten van een nieuwe training.
Hoe werkt het?
- Je bedenkt allereerst welke taken je vandaag allemaal moet doen. Deze zet je op volgorde van prioriteit: de grootste, intimiderende en belangrijke klus voorop. ‘Eat that frog’, zou Mark Twain zeggen.
- Vervolgens blok je er voldoende tijd voor in je agenda. Hierbij is het belangrijk dat je realistisch bent. Kost iets je doorgaans twee uur, wees dan niet zo naïef om te denken dat je er ditmaal slechts anderhalf uur aan kwijt bent. Gun de taak de tijd die het nodig heeft, maar plan ook niet langer als dat.
- Vervolgens ga je aan de slag. Indien je het fijn vindt mag je een timer zetten. Bijvoorbeeld op 45 minuten. Gedurende die tijd werk je enkel en alleen aan die taak. Geen geswitch! Pas wanneer de timer gaat of de taak is afgerond, ga je door naar de volgende klus.
- … maar niet voordat je pauze neemt. Na ieder focusblok neem je even de tijd om op te laden, zo’n 5 minuutjes. Voorkom hierbij de neiging om gelijk naar je telefoon te grijpen, daar doe je jouw concentratie geen plezier mee. Ga voor een prikkelvrije pauze, een waarin je een kop koffie nuttigt of even een kort rondje wandelt.
Dat herhaal je totdat je taken erop zitten.
Concentratie verbeteren door zoveel mogelijk prikkels te elimineren
Oké, versnippering hebben we getackeld. Nu nog die vervelende prikkels die onze concentratie maar al te graag verstoren. Deze kunnen we op twee manieren onderscheiden:
- Zo hebben we externe prikkels…
Hierbij kun je denken aan alle dingen die van buitenaf invloed op je concentratie hebben. De kantoortuin waarin je werkt bijvoorbeeld, een rumoerige collega die luidkeels telefoneert of een smartphone die jou om de haverklap laat weten dat je een nieuwe bericht hebt. - … en interne prikkels
Dit is afleiding vanuit het brein zelf. Ingevingen die je te binnen schieten bijvoorbeeld, of gedachten die zomaar opkomen. Vooral wanneer je weinig overzicht in je (werk)leven ervaart en omkomt in chaos, heb je hier last van – ‘Had ik deze week geen deadline?’, ‘Waar liggen die papieren ook alweer’ en ‘Hoe laat stond dat gesprek ook alweer gepland?’. Zo’n zaken.
Wat kun je doen om zowel externe- als interne prikkels zoveel mogelijk te vermijden? Welnu:
- Werk met een time management systeem. Dat klinkt intimiderend, maar een time management systeem niets meer meer dan een takenlijst en een agenda waarin je al je taken en afspraken noteert. Dit fungeert als een extern geheugen. Op die manier kun jij je bezighouden met de inhoud van je werk. Dat brengt de onrust en chaos in je hoofd gauw tot rust.
- Plan grote (concentratie)klussen en afspraken altijd in je agenda. Ook weer om die onrust uit je hoofd te krijgen (interne prikkels). Klussen waarmee je langer dan een half uur zoet bent, plan je in je agenda. Hierdoor behoud je niet alleen het overzicht, dit dwingt je ook na te denken over de duur van een klus, wat het ideale moment is om het uit te voeren én wat je daar nog allemaal voor moet doen. Geloof me, dat neemt ontzettend veel stress (en dus afleiding) weg.
- Zet je notificaties uit. Dit kunnen we niet genoeg benadrukken. Niets is zo belangrijk dat jij de godsgruwelijke dag moet worden gestoord. Indien je jouw concentratie wilt verbeteren, zet je ze dan ook uit, die notificaties. Alle: die van je telefoon, mailbox, chatprogramma en laptop. Ook de visuele reminders, zoals die rode bolletjes of het dingetje dat aangeeft hoeveel nieuwe mails je hebt. Weg ermee.
- Reageer enkel op noodgevallen. Dit ligt in het verlengde. De enige meldingen die binnenkomen zijn die van de brandweer om je te vertellen dat het gebouw waarin je werkt in vuur en vlam staat. Bij wijze van spreke dan. Je reageert gedurende je concentratie werk nergens anders op, behalve op zaken die werkelijk dringend zijn.
- Kies je (werk)omgeving bewust uit. In een kantoortuin kun jij je vanzelfsprekend minder goed concentreren dan in een rustig, lege vergaderzaal. Houd daarom rekening met de plek waarin je werk probeert te verzetten. Ook wanneer je thuiswerkt. Zoek een rustige omgeving op, doe de deur dicht (en op slot), noise cancelling headset op je bolletje en gaan! Je kunt je concentratie tevens nog een boost geven door naar concentratieverhogende muziek te luisteren of naar wonderlijke binaural beats. Dat laatste is zeker het proberen waard.
Kortom
Je concentratie verbeteren klinkt als een hele opgave, maar het steekt tamelijk eenvoudig in elkaar: houd je niet bezig met multitasking (om versnippering tegen te gaan) en elimineer zoveel mogelijk prikkels (om afleiding tegen te gaan).
- Multitasking voorkom je door je slechts op één taak te richten en daaraan te werken totdat deze klaar is. Tussendoor mag je gerust (prikkelvrije!) pauzes nemen om je concentratie op te laden.
- Prikkels elimineer je door zoveel zoveel mogelijk chaos en onrust uit te bannen; intern door je zaakjes op orde te brengen door middel van een time management systeem, extern door (audio)visuele stimulans het zwijgen op te leggen.
Meer is het niet.
Björn Deusings
Wil je nog méér?
Koop ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ en maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen. Leest niet alleen lekker weg, je leert ook hoe je minder tijd op kantoor kunt doorbrengen. Die tijd kan je dan weer besteden aan nóg meer uit je leven halen.
Leer je liever in de praktijk?
Volg dan onze cursus Snellezen of onze training Time Management. Daarin gaan we véél uitgebreider op bovenstaande zaken in. Zo leren we je bij de 1-daagse training Time Management hoe je precies zo’n systeem inricht voor meer overzicht in je (werk)leven. In de 1-daagse cursus Snellezen focussen we ons vooral op het brein en hoe je deze traint om informatie zo effectief mogelijk op te slaan en te verwerken. Stuk voor stuk manieren om je concentratie vooruit te helpen!
