Houd je in jouw manier van werken rekening met je concentratie, zodat je optimaal kunt presteren? Fantastisch, dat betekent dat je verantwoordelijkheid neemt voor je output. Ben je daarentegen iemand die toch de neiging heeft om te multitasken? Of die zich stelselmatig laat afleiden door zijn of haar telefoon gedurende het werk? Dan is dit artikel voor jou. Lees hoe jij jouw concentratie kunt verbeteren, dankzij 2 gouden tips.
Jij kunt er niet zonder: concentratie
Jouw productiviteit en de kwaliteit die je daardoor neerzet, zijn afhankelijk van jouw concentratievermogen: hoe goed kun jij je focussen op je werk? Indien jou dat goed afgaat, ga je een productieve werkdag tegemoet. Je werkt aan de klussen die prioriteit hebben en gaat aan het eind van de week met een voldaan gevoel het weekend in.
Kun jij je niet concentreren, dan ervaar je dit anders. Je hebt het gevoel dat je werk nooit af komt; vanwege alle ad hocverzoeken die je tussendoor moet oppakken of je telefoon die telkens rinkelt. Je springt daarom regelmatig in de avonduren of in het weekend nog bij om zaken af te ronden of op te schonen.
Met andere woorden: een gebrek aan concentratie is funest. Als kenniswerker wil jij je volledig op je werk kunnen richten zonder dat jouw aandacht daarbij wordt onderbroken. Je zult afleiding en versnippering daarom zoveel mogelijk moeten voorkomen.
Wat zijn afleiding en versnippering precies?
Je kunt jouw concentratie op twee manieren verliezen:
1. Je wordt blootgesteld aan “versnippering”
Versnippering is niets meer dan multitasken; of een ieder geval een poging daartoe, want multitasking is in feite onmogelijk. Je brein kan zich slechts op één ding tegelijk bewust focussen. Zo kun je niet aandachtig een Zoom-meeting bijwonen en tegelijkertijd een e-mail opstellen. Tenminste, niet als je beiden goed wilt doen. Wel kun je een zoom meeting bijwonen en onbewust een broodje eten. Dat kan het wel.
Indien je toch probeert te multitasken, dan richt jij je aandacht telkens op een andere taak. Niet alleen ontzettend vermoeiend voor je brein, maar ook een voedingsbodem voor fouten en de nodige stress die daarbij komt kijken.
2. Je wordt blootgesteld aan “afleiding”
Zodra je wordt blootgesteld aan prikkels vindt jouw brein het lastig om te bepalen waar het op moet focussen; alles lijkt even belangrijk. Het kan jouw belangrijke verslag dan niet meer onderscheiden van een telefoon die rinkelt, qua prioriteit dan. Zulk soort afleiding kunnen zowel extern als intern ontstaan. Denk aan een collega die je kantoor komt binnenwandelen met een vraag of die telefoon die rinkelt (beiden extern), maar ook aan ingevingen of (stress)gedachten (intern).
Indien je jouw concentratie wilt verbeteren zul je versnippering en afleiding zoveel mogelijk moeten voorkomen of vermijden. Daarvoor zul je ze beide moeten aanpakken bij de bron:
Concentratie verbeteren door multitasking en prikkels te voorkomen
Er zijn verschillende manieren om afleiding (door interne en externe prikkels) en versnippering (door multitasking) zoveel mogelijk uit de weg te gaan. Laten we beginnen met multitasking:
1 gouden tip om multitasking te voorkomen: focusblokken
Zoals je nu weet is multitasking het tegelijkertijd uitvoeren van verschillende taken. Je weet nu ook dat dat onmogelijk is. Een hele eenvoudige manier om dit te voorkomen, is door hier niet aan toe te geven. Je voert dus niet langer verschillende zaken naast elkaar uit, maar focust je op één enkele taak. ‘Singletasken’ noemen we dit ook wel.
In plaats van je aandacht telkens op te delen, werk je aan de hand van focusblokken. Dit zijn tijdsblokken van telkens zo’n 30 tot 45 minuten, kies zelf wat je het fijnste vindt werken.
Hoe begin je?
- Bedenk vooraf waaraan je wilt werken: welke taken hebben prioriteit en moeten vandaag worden afgerond?
- Vraag je af hoeveel tijd je aan iedere klus kwijt bent. Wees hierbij realistisch en plan niet te krap. Noteer de tijd achter de taak.
- Neem je agenda erbij en rooster ze in. Hierdoor ben je minder snel geneigd toe te geven aan ad hocklussen of -verzoeken. Indien je agenda openbaar is zien collega’s meteen dat je niet mag worden gestoord.
- Zet een timer op de door jou gekozen tijd en ga aan de slag. Focus je enkel op de taak. Pas zodra deze volledig is afgerond ga je naar de volgende.
- Gaat de timer neem dan pauze, ongeacht of je wel of niet met de klus klaar bent. Na ieder focusblok neem je een break van 5 minuten. Hierbij check je niet je telefoon of je inbox; je blijft zo ver mogelijk uit de buurt van prikkels. In plaats daarvan ga je een kort blokje om of klets je even bij met een collega.
- Je herhaalt dit tot je al je taken hebt afgerond of je werkdag erop zit.
- Houd ruimte voor het werk dat tussendoor binnenkomt. Vragen of verzoeken die tussendoor binnenkomen terwijl aan werk bent, spaar je op. Houd ruimte aan het einde van je dag zodat je het op kunt pakken.
Dat is singletasken! Je focussen op één taak. Een fantastische manier om je concentratie te verbeteren en gedurende je werkdag een hoop werk te verzetten! Dag versnippering, hallo focus!
1 gouden tip om prikkels te voorkomen: een concentratiebubbel
Nu we versnippering hebben aangepakt, zullen we de andere boosdoener uit de weg moeten ruimen: afleiding. Je weet wel: wat ontstaat wanneer prikkels de overhand krijgen. Door een concentratiebubbel te creëren, kun je zoveel mogelijk van afleiding voorkomen. Daarvoor zul je zowel externe prikkels als interne prikkels het zwijgen moeten opleggen.
Een aantal ideeën:
- Kies voordat je aan de slag gaat een rustige werkomgeving uit. Een printer die om de haverklap blèrt of een collega die luidkeels belt? Onmogelijk om je te concentreren wanneer dit soort externe prikkels je afleiden. Kies daarom een plek uit waar jij je kunt afzonderen.
- Draag een noise cancelling headset. Om overige externe prikkels uit te filteren draag je er een. Het liefst met concentratieverhogende muziek op de achtergrond of binaural beats; trillingen die je helpen concentreren.
- Zet al je notificaties uit en leg je telefoon buiten handbereik. Je smartphone is namelijk één van de grootste stoorzenders. Net deze concentratieterrorist dan ook ook op stil (niet trillen) en stop hem diep in je tas. Ook de meldingen van je inbox of direct message tools zet je uit.
- Reageer alleen op noodgevallen. De enige meldingen die je toestaat zijn die wat jou attenderen op een noodgeval: je partner bijvoorbeeld, de school van je kinderen of je leidinggevende of baas. Gedurende je werkzaamheden reageer je verder nergens op. En nee: je mist niets. Iets wat voor een ander dringend “voelt” wil niet zeggen dat het ook daadwerkelijk dringend is.
- Werk met een timemanagementsysteem om zo interne afleiding te voorkomen. Je wilt je niet telkens zorgen hoeven maken: ‘Had ik nou om 2 of om 3 die afspraak?’, ‘Wie moest ook alweer het project voorbereiden?’ en ‘Wat moest ik vandaag ook alweer allemaal doen?’. Zulke gedachten voorkom je door taken en afspraken vast te leggen in een takenmanager en agenda.
Kortom: je concentratie verbeteren?
Werken aan je persoonlijke effectiviteit betekent dat je kritisch kijkt naar je dagelijkse workflow: is deze zo ingericht dat jij je als kenniswerker optimaal kunt concentreren? Indien dat het geval is: hoera, je bent productief en zet keer op keer goede resultaten neer.
Indien het er toch aan scheelt, kijk je waar je dingen kunt verbeteren. Heb je bijvoorbeeld de neiging om te multitasken of rinkelt je telefoon om de haverklap? Tsjah, in zo’n geval wil je jouw concentratie verbeteren. Je stelt jezelf dan het doel om je werk zo weinig mogelijk te versnipperen en afleiding zo veel mogelijk tegen te gaan.
Hopelijk hebben bovenstaande tips je daarbij geholpen. Meer tips? Check ook deze video waarin Inge je meer vertelt over focus:
Wie zijn wij?
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
