Een parel uit onze training Time Management: de wekelijkse reflectie. Hét moment waarop je mag piekeren — zinvol piekeren dan wel. Over de afgelopen week, maar ook over de week die komen gaat. Waarom dat rust geeft (en overeenkomsten heeft met een badkuip) lees je hier.
Een badkuip die voor 99% waterdicht is, lekt
Stel, je renoveert je badkamer. Nieuwe tegels sieren de muur en en je hebt eindelijk die ene badkuip kunnen bemachtigen. Er is echter 1 probleem met type: ze lekken wel eens. Nou ja, “zelden…” benadrukt de verkoper. “99% van de tijd zijn ze waterdicht. Niets om u zorgen over te maken.”
… maar dat doe je toch.
Jij weet namelijk niet of hij niet lekt, een ietsjepietsje lekt of dat er ooit een stortvloed aan water langs de muren de woonkamer binnen druppelt. Je zorgen maken? Nou en of.
Ditzelfde gebeurt met je planning:
Jij kunt niet met een gerust hart een time management systeem hanteren, zodra deze het “merendeel van de tijd” betrouwbaar is. Ontbreken er namelijk taken of afspraken, dan is hij gewoonweg niet waterdicht — hij lekt.
En dat werkt piekeren in de hand:
“Er was toch nog iets? Had ik niet woensdag een afspraak met Loek?” — “… of was dat volgende week woensdag?”
Je gedachten blijven heen en weer gaan. Zie je iets over het hoofd? Red je het allemaal wel? Kom je in tijdnood? In één klap wordt de rust en het overzicht dat een goed functionerend time management systeem je belooft van tafel geveegd.
Hoe de wekelijkse reflectie hierbij kan helpen
De enige manier om een eind te maken aan dit soort gepieker is door je systeem – evenals die badkuip – waterdicht te maken. Zodat je wéét dat je systeem alles bevat waar jij je doorgaans mee bezig houdt. Dat het betrouwbaar is — niet 98% of 99% van de tijd, maar de volle 100%.
De tool waarmee je het doet? De wekelijkse reflectie.
De wekelijkse reflectie is een moment waarop je de tijd neemt om terug te blikken én vooruit te kijken. Een moment waarop je kort stil staat bij taken, projecten en afspraken. Je weet wat er komen gaat, welke projecten je aandacht verdienen, en wat je prioriteiten zijn voor die week.
Met anderen woorden:
Het is één gezet moment in de week waarop je mag piekeren. Waarop je losse eindjes wegwerkt. Waarop je je voorbereid op wat komen gaat. Waarop je zorgt dat je time management systeem klopt.
Een soort ‘piekerkwartier’, maar dan voor je planning.
Dit gestructureerd piekeren zorgt voor meer rust in je hoofd en helpt je jouw focus te hervinden. Je brein weet namelijk: “Ik hoef me nu geen zorgen te maken. Iedere vrijdagmiddag loop ik alles even na.”
Dat kalmeert. Beter nog: het geeft overzicht. Je hervindt je focus en kunt bezig houden met de juiste dingen. Probeer het daarom eens, zo’n wekelijkse reflectie. Je hoeft enkel een paar stappen te doorlopen.
Wekelijkse reflectie uitvoeren in slechts 8 stappen
Het eerste gedeelte focust zich op opruimen. Van taken die je niet hebt kunnen uitvoeren bijvoorbeeld, of je mailbox.
1. Ruim je takenlijst op
Neem je takenmanager erbij. Hoe staat het met je taken? Heb je alles zover kunnen afronden, of ben je toch aan een aantal klussen niet toegekomen? Wil je deze doorschuiven naar volgende week of zijn ze achterhaald? Schrap ze dan.
2. Verwerk je notities
Digitaal of analoog, je maakt gedurende de week een hoop notities. Sommige aantekeningen heb je niets meer aan. Die kun je weggooien of archiveren. Anderen bevatten daarentegen wellicht nog (verborgen) klussen of afspraken. Daar moet je nog iets mee doen: je archiveert ze of plant ze in je agenda
Zolang je volgens de OHIO-methode werkt, komt ieder stukje informatie op de juiste plek.
3. Ga voor Mailbox Zero
De ideale staat van je inbox — 0 berichten op de teller. Je bereikt het door gedurende je werkweek je inbox te verwerken. Mocht het nou toch om een of andere reden niet lukken, dan is de wekelijkse reflectie hét moment om je overige mail te verwerken — natuurlijk weer volgens OHIO.
4. Werk je agenda bij
Kijk naar je planning van de afgelopen week. Welke afspraken heb je bijgewoond? Aan welke projecten heb je gewerkt? Loop ze stuk voor stuk na en evalueer: heb je alles gered of bleek de tijd die je ervoor uittrok te optimistisch? Zijn er zaken blijven liggen? Houd rekening met deze losse eindjes.
Zodra je deze losse eindjes hebt weggewerkt, kijk je naar de komende weken. Door je planning kritisch onder de loep te nemen en te anticiperen op wat komen gaat.
5. Kijk vooruit
Welke taken en afspraken vragen de komende tijd jouw aandacht? Zijn ze volledig of ontbreekt er nog iets? Heb je rekening gehouden met eventuele reistijd of extra tijd om zaken uit te werken?
Is je planning überhaupt wel realistisch? Misschien heb je bij nader inzien helemaal geen tijd voor die afspraak. Of kun je geeneens aan dat project beginnen, omdat je nog wacht op een reactie van een klant.
Nu kritisch naar je planning kijken voorkomt een hoop problemen in de weken die naderen.
6. Loop je projectenlijst na
De projecten waar je momenteel aan werkt, lopen ze nog? Staan er eerstvolgende acties gepland zodat jij – of een ander – de komende week vooruit kunt? Wellicht hebben sommigen projecten vertraging; waardoor komt dat, en kun je eventuele vervolgacties verzinnen om het project weer op gang te brengen?
Projecten die je die week hebt kunnen afsluiten, evalueer je. Zijn ze volledig afgerond? Moet je er nog iets mee? Hoeveel tijd heeft het je gekost?
Besteed er in je wekelijkse reflectie aandacht aan.
7. Doe een mini scrum
Je weet nu hoe de projecten ervoor staan. Kies nu één of twee nieuwe klussen waarin je de komende weken je tanden wil zetten. Een mini scrum helpt je daarbij. Door het project in behapbare brokken op te delen, maak je het uitvoerbaar — je weet wat er moet gebeuren, wanneer en hoe.
Besteed hier per project ongeveer 5 minuutjes aan. Heel kort inderdaad, maar lang genoeg om je prioriteiten voor de komende week helder te hebben.
Met de laatste tip zet je daadwerkelijk de laatste puntjes op de ‘I’. Het is het gedeelte waarmee jij je wekelijkse reflectie afsluit.
8. Maak het waterdicht
De laatste en gelijk belangrijkste stap. De stap die ervoor zorgt dat je met een gerust hart aan een nieuwe (werk)week kunt beginnen, wetende dat al je taken en afspraken netjes gepland zijn.
Je loopt deze zogenaamde ‘triggerlijst’ na — een soort checklist waardoor je zeker weet dat je écht niets over het hoofd hebt gezien. Geen afspraak, geen taak, geen project.
Het helpt je echt alle losse eindjes aan elkaar te knopen. Zodat dat time management systeem niet 99%, maar voor de volle 100% waterdicht is!
Kortom
Die wekelijkse reflectie, hij zorgt nog net niet voor wonderen. Wel voor dat gevoel van overzicht, orde en structuur. Dat gevoel waarbij je weet dat je met de juiste dingen bezig bent, met je prioriteiten. Dat geeft rust (en voorkomt gepieker).
En dat met slechts 30 minuten per week. Nou ja, hooguit een uur mocht je een drukke week hebben. Hoe dan ook: de tijd die je spendeert aan je wekelijkse reflectie betaalt zich driedubbel terug.
Maak er daarom een gewoonte van: plan de wekelijkse reflectie als een terugkerende afspraak in je agenda. Op vrijdagmiddag bijvoorbeeld, of op zondagochtend. Beiden uitermate geschikte momenten om even stil te staan bij de afgelopen- en komende week.
Voor lekvrije planningen — en badkuipen.
Wil je nou meer weten over de wekelijkse reflectie?
Volg dan een 1-daagse training Time Management. Daar vertellen we je namelijk nog meer over het slim(mer) organiseren van je werkdag — bij thuiswerken én op kantoor. We leggen je haarfijn uit hoe je projecten managet, maar ook hoe je ze vastlegt in één overzichtelijk systeem.
Ook reuze interessant voor teams!
Onze cursus is ook ontzettend nuttig voor teams. Zo leren jullie resultaatgericht en slimmer werken, jezelf wapenen tegen tijdgebrek en omgaan met de dagelijkse stortvloed aan mails en informatie.
En dat is niet alles: onze nieuwe training Effectief Thuiswerken voor Teams behandelt bovenstaande zaken, met als extra kers op de taart: thuiswerken. Hoe werk je effectief samen op afstand? Hoe spreek je anderen aan op hun verantwoordelijkheid? En online vergaderen, hoe doe je dat (goed!)? Je leert het tijdens de cursus.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van timemanagement, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Time Management
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
